Inhaltsverzeichnis 2

Inhaltsverzeichnis   

Inhaltsverzeichnis   2

Abk  ürzungsverzeichnis  4

Abbildungsverzeichnis   5

1  Einführung  6

1.1  Thematik  6

1.2  Zielsetzung der Arbeit  6

1.3  Vorgehensweise und Gliederung  6

2  Prozesskostenrechnung  7

2.1  Die Prozesskostenrechnung  7

2.1.1  Konzept  7

2.1.1.1  Entstehung  7

2.1.1.2  Versionen  7

2.1.1.3  Ziele  8

2.1.1.4  Einsatzbereiche  9

2.1.1.5  Grundlegende Begriffe  10

2.1.1.6  Aufbau  12

2.1.2  Vorgehensweise  13

2.1.2.1  Struktur  13

2.1.2.2  Festlegung der Unternehmensbereiche und Zielsetzungen  13

2.1.2.3  Grunddatenermittlung  14

2.1.2.4  Teilprozessrechnung  15

2.1.2.5  Hauptprozessrechnung  16

2.1.3  Die Prozesskostenrechnung als Controllinginstrument  17

2.1.4  Einschätzung  18

2.2  Die Prozesskostenrechnung im SAP R/3 - System  20

2.2.1  Allgemeines  20

2.2.2  Beispiel: Einrichtung eines Geschäftsprozesses im SAP R/3 - System  20

3  Resümee  27

Inhaltsverzeichnis 3

3.1  Zusammenfassung  27

3.2  Prozesskostenrechnung  27

3.3  Prozesskostenrechnung im SAP R/3 - System  28

3.3  Ausblick  28

Glossar   30

Literaturverzeichnis   32

Abkürzungsverzeichnis 4

Abkürzungsverzeichnis

Abb. Abbildung ABC Activity-Based Costing / Prozesskostenrechnung (USA) bzw. beziehungsweise CO Controlling CO-OM Overhead Cost Controlling / Gemeinkostencontrolling Prozesskostenrechnung im Controllingmodul des SAP ^® CO-OM-ABC R/3 ^® Systems ff. fortfolgende ggf. gegebenenfalls PKR Prozesskostenrechnung sog. sogenannte vgl. vergleiche

Abbildungsverzeichnis   

Abbildungsverzeichnis   

Abb.  1 Abgrenzung der Einsatzgebiete verschiedener  

Kostenrechnungsvarianten   

Abb.  2 Prozesszusammensetzung innerhalb der Prozesskostenrechnung  

Abb.  3 Strukturmodell der Prozesskostenrechnung  

Abb.  4: Starten des SAPlogon  

Abb.  5: Das SAPlogon- Fenster SAP AG  

Abb.  6: SAP Anmeldefenster SAP AG  

Abb.  7: Das SAP - Hauptfenster SAP AG  

Abb.  8: Die Struktur des Controlling- und des Prozesskostenrechnungsmoduls  

SAP  AG  

Abb.  9 Das Stammdatenmenü in der Prozesskostenrechnung SAP AG  

Abb.  10: Wahl des Kostenrechnungskreises SAP AG  

Abb.  11: Die Grunddaten eines Geschäftsprozesses  

Abb.  12: Die Verrechnungsdaten eines Geschäftsprozesses  

Abb.  13: Navigationsbuttons in SAP SAP AG  

Abb  14: Die Geschäftsprozesshierarchie SAP AG  

Einführung 6

1 Einführung

1.1 Thematik

Auf Grund immer stärker wachsender Gemeinkostenanteile an den Gesamtkosten in den Unternehmen wird es immer wichtiger, diese verursachergerecht den Kostenträgern zuzuordnen. Mit den traditionellen Kostenrechnungsmethoden, wie z.B. der Vollkostenrechnung oder der Grenzplankostenrechnung ist dies nicht möglich. Um die Kosten der indirekten Leistungsbereiche wie z.B. dem Vertrieb oder der Qualitätssicherung realitätsnah abzubilden, wurde eine neue Art der Kostenrechnung konzipiert: die Prozesskostenrechnung.

Durch die Transparenz dieser Kostenrechnungsmethode ist es nun möglich, Gemeinkostenressourcen effektiv einzusetzen und Prozesskosten besser zu planen und zu kontrollieren. Für die Umsetzung dieses „Prozesskostencontrolling“ bietet sich ein in vielen Unternehmen vorhandenes ERM- System, wie z.B. das Standardsoftwaresystem SAP ^® R/3 ^® , an. 1

1.2 Zielsetzung der Arbeit

Ziel dieser Ausarbeitung ist es, dem Leser einen kurzen Überblick über die Funktionsweise, die Zielsetzung und die Anwendungsbereiche der Prozesskostenrechnung sowie deren Verwendung als Controlling- Instrument in der Standardsoftware SAP ^® R/3 ^® zu verschaffen.

1.3 Vorgehensweise und Gliederung

Um eine verständliche Darstellung zu erreichen, wird zuerst die Prozesskostenrechnung und anschließend ihre Umsetzung im SAP ^® - System beschrieben. Im abschließenden Resümee werden noch einige Stärken und Schwächen der Prozesskostenrechnung und deren Anwendung im SAP ^® R/3 ^® -System aufgezeigt..

^® AG Funktionen im Detail - CO Prozesskostenrechnung SAP ^® AG 1999] Seiten 1-1 ¹ vgl. [SAP ff.

Prozesskostenrechnung 7

2 Prozesskostenrechnung

2.1 Die Prozesskostenrechnung

2.1.1 Konzept

2.1.1.1 Entstehung

Die Prozesskostenrechnung findet ihre Anfänge im Jahre 1985 in dem Aufsatz „The hidden factory“ von Miller und Vollmann, in dem sie feststellen, dass „the real driving force comes from transactions, not physical product“ ² (Die treibende Kraft auf den Transaktionen und nicht auf dem physikalischen Produkt beruht). In den folgenden Jahren wurde dieser Ansatz in den USA durch Cooper, Johnson und Kaplan weiterentwickelt, wodurch im Jahre 1988 ein Kostenrechnungssystem des „activity-based costing“ (ABC) vorgestellt werden konnte.

1989 wurde das Nordamerikanische Modell des activity-based costing von den deutschen Horváth und Mayer aufgegriffen und an die Bedürfnisse einer deutschen Kostenrechnung angepasst. Die daraus entstandene Prozesskostenrechnung ist konzeptionell eigenständig zu betrachten. 3

2.1.1.2 Versionen

Die Unterscheidung des deutschen Konzepts der Prozesskostenrechnung nach Horváth und Mayer und des nordamerikanischen Konzepts nach Cooper, Johnson und Kaplan beruht auf der Situation, dass die in den USA vorwiegend praktizierten Kostenrechnungen direkt auf Anwendungen beruhen und keine Kostenstellenrechnung beinhalten. Somit werden häufig die gesamten Gemeinkosten über einen einzigen Verrechnungssatz kalkuliert. Die in deutschen Unternehmen differenziert praktizierten Kostenrechnungen mit Kostenstellen- und Kostenartenrechnung führten dazu, dass sich für die

² [Miller, Jeffrey G.; Vollmann, Thomas E.: The hidden factory, 1985] Seite 144

³ vgl. [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite

228

Prozesskostenrechnung 8

deutsche Prozesskostenrechnung die Verursachungsrelevanz und deren strategische Dimension in den Vordergrund schob.

2.1.1.3 Ziele

Das strategische Ziel der Kostenrechnung besteht in der Verbesserung des Gemeinkostenmanagements, und somit der Schaffung eines Wettbewerbsvorteils.

Mit Hilfe der Prozesskostenrechnung ist es nun möglich, aktivitäts-bezogen des Kostenbild und das Kostenverhalten in der Wertschöpfungskette aufzuzeigen. Dadurch ist es leicht möglich, einzelne Wertaktivitäten in der Wertekette zu stärken (value activities), welche den Wettbewerbsvorteil erhöhen, oder Nichtwertaktivitäten (non value activities) zu beseitigen. ^4,5 Nachdem nun auch das Grobziel definiert wurde, folgen nun die primären und sekundären Ziele der Prozesskostenrechnung:

Primäre Ziele ⁶ :

- Erhöhung der Kostentransparenz in den indirekten Leistungsbereichen unter zusätzlicher Kenntnis der gemeinkostentreibenden Faktoren;

- Gewährleistung eines wertschöpfungsgerechten Ressourceneinsatzes;

- Erfassung und Steuerung des Wertschöpfungsprozesses in Qualität, Zeit, Adaption und Kosten;

- Verbesserung der Kalkulation von Produkten in Hinsicht auf die Verursachungsgerechtigkeit und die strategische Implikation von Kosten;

- Strategische Entscheidungsunterstützung bei Produktprogramm und Kapazitätsveränderungen;

- Stärkung des individuellen Verantwortungsbewusstseins für Aktivitäten, Kosten und Kundennutzen.

⁴ vgl. [Porter, Michael E: Wettbewerbsvorteile, 1992] (Wertekette)

⁵ vgl. [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite 226 ff.

⁶ [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite 227

Prozesskostenrechnung 9

Sekundäre Ziele ⁷ :

- Einsicht in die Kostenentwicklung bei Produkt- und Verfahrensveränderungen

- Erleichterung der Gemeinkostenplanung und -budgetierung

- Abbildung der Kapazitätsauslastung in den Unternehmensbereichen

- Aufbau eines unternehmensinternen strategischen Informationssystems

- Aufbau eines unternehmensinternen Target Costing

- Aufbau eines unternehmensinternen Benchmarking

- Vermeidung strategischer Fehlentscheidungen.“

2.1.1.4 Einsatzbereiche

Die im Unternehmen vorhandenen Bereiche der direkten und indirekten Leistungserstellung können nicht ausschließlich von der Prozesskostenrechnung abgedeckt werden.

Die Bereiche der direkten Leistungserstellung, wie z.B. Teilfertigung und Montage mit ihrer Planbarkeit durch ein Mengengerüst (Stücklisten und Arbeitspläne), werden häufig von der Grenzplankostenrechnung abgedeckt. Die indirekten Leistungsbereiche, in dem die Forschung und Entwicklung, Beschaffung, Logistik u. a. angesiedelt sind, werden aber hervorragend durch die Prozesskostenrechnung abgedeckt, weil jeder dieser Bereiche Gemeinkosten verursacht. Die Verrechnung dieser Kosten erfolgte teilweise realitätsfern anhand hoher Zuschlagsätze. Durch die Verwendung der Prozesskostenrechnung werden die Kosten nun verursachungsgerecht den entsprechenden Kostenträgern zugeordnet, wobei sich dabei besonders solche Kosten eignen, die durch Tätigkeiten repetitiver Art oder indirekte Tätigkeiten, die direkt der Leistungserstellung dienen, entstanden sind (vgl. Abb. 1). 8

⁷ vgl. [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite 227

⁸ vgl. [Remer, D.: Einführen von Prozesskostenrechnung 1996] Seite 59

Prozesskostenrechnung 10

Abb. 1 Abgrenzung der Einsatzgebiete verschiedener Kostenrechnungsvarianten

2.1.1.5 Grundlegende Begriffe

Mit der Prozesskostenrechnung sind neue kostenrechnerische Begriffe entstanden, die vor der weiteren Betrachtung der Thematik definiert werden sollten, um Fehlinterpretationen und Missverständnisse zu vermeiden ⁹ :

- Tätigkeit

Kleinster betrachteter produktionsfaktorverzehrender Arbeitsvorgang in einer Kostenstelle.

- Teilprozess

Bündel von sachlich aufeinander bezogenen Tätigkeiten in einer Kostenstelle, das zu einem Arbeitsergebnis führt, und für die eine gemeinsame Prozessgröße gefunden werden kann.

⁹ vgl. [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite 231 ff.

Prozesskostenrechnung 11

- Hauptprozess

Sachlich zusammengehörige Teilprozesse mehrerer Kostenstellen werden zu Hauptprozessen zusammengefasst. Ein Hauptprozess ist eine kostenstellenübergreifende Kette homogener Aktivitäten, die dem selben Kostentreiber unterliegen.

- Prozess

„Ein Prozess ist die Zusammenfassung logisch zusammenhängender Arbeitsschritte, die einen bestimmten Input in einen bestimmten Output transferieren.“ 10

- Prozessgröße

Maßgröße für die Kostenentstehung eines Teilprozesses, die die Abhängigkeit der Kosten bestimmt.

- Kostentreiber (Cost Driver, Hauptprozessgröße) Maßgröße für die Kostenentstehung eines Hauptprozesses, die die Abhängigkeit der Kosten bestimmt.

- Leistungsmengeninduzierte Prozesse

Prozesse, die direkt von der Häufigkeit der Prozessdurchführungen abhängig sind. Sie sind mengenvariabel in Bezug auf das zu erbringende Arbeitsvolumen.

- Leistungsmengenneutrale Prozesse Prozesse, die unabhängig von der Häufigkeit der Prozessdurchführungen sind.

- Teilprozesskosten

Die einem Teilprozess zurechenbaren Kosten einer Periode.

- Hauptprozesskosten

Die einem Hauptprozess zurechenbaren Kosten einer Periode.

- Prozesskosten

Die einem Prozess zurechenbaren Kosten einer Periode.

- Teilprozesskostensatz

Teilprozesskosten je Mengeneinheit einer Periode.

- Hauptprozesskostensatz

Hauptprozesskosten je Mengeneinheit einer Periode.

¹⁰ [Remer, D.: Einführen von Prozesskostenrechnung 1996] Seite 66

Prozesskostenrechnung 12

- Prozesskostensatz

Prozesskosten je Mengeneinheit einer Periode.

2.1.1.6 Aufbau

„Das konstituierende Bindeglied der Kostenentwicklung und Kostenzurechnungen für Gemeinkostenbereiche bilden Prozesse, die auf Tätigkeiten gründen. (...) Die durch Tätigkeiten und Prozesse erzeugten Kosten hängen dabei von der Häufigkeit, der Vielfalt, der Komplexität und der Verbundenheit der Tätigkeiten und Prozesse ab. Die Prozesse sind folglich primäres Zurechnungsobjekt der Kosten.“ 11

Abb. 2 Prozesszusammensetzung innerhalb der Prozesskostenrechnung 12

¹¹ [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite 230

¹² [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite

230

Prozesskostenrechnung 13

2.1.2 Vorgehensweise

2.1.2.1 Struktur

„Zwischen den Prozessen, den gemeinkostentreibenden Faktoren und den Kosten der Prozesse bestehen auf und zwischen Teil- und Hauptprozessebene Verrechnungsbeziehungen, die den Abrechnungsfluß herstellen.“ ¹³ Dazu die folgende Abbildung:

Abb. 3 Strukturmodell der Prozesskostenrechnung 14

2.1.2.2 Festlegung der Unternehmensbereiche und Zielsetzungen

Wenn die Prozesskostenrechnung in einem Unternehmen eingeführt wird, muss zuerst ein relevanter Unternehmensbereich bestimmt werden, in dem die

¹³ [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite 233

¹⁴ [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite

233

Prozesskostenrechnung 14

Prozesskostenrechnung zur Anwendung gelangen soll. Zu Anfang erscheint es sinnvoll, die Prozesskostenrechnung nur in einem Teilbereich anzuwenden, um Erfahrungen zu sammeln. Dazu bietet sich ein Unternehmensbereich mit großem Kostenvolumen und undurchsichtigen Strukturen an, in dem schnell Erfolge erzielt werden können. Später kann die Anwendung der Prozesskostenrechnung dann auf alle Unternehmensbereiche ausgedehnt werden. Mögliche Zielsetzungen wären z.B. Planung der Gemeinkostenbereiche oder Erlangung einer Kostentransparenz. Die Definition der Ziele ist sehr wichtig, um die zu untersuchenden Bereiche und die Strukturierung der Prozesse daraus abzuleiten. 15

2.1.2.3 Grunddatenermittlung

Nach der Festlegung der Ziele und Unternehmensbereiche muss nun die vorläufige Hauptprozessstruktur erarbeitet werden. Das ist notwendig, um sinnvolle Teilprozesse bilden zu können. Zur Findung der möglichen Hauptprozesse sollten Workshops mit Bereichs- und Kostenstellenleitern gebildet werden. Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass die Kostentreiber der Hauptprozesse aus einem DV-System ableitbar sind. Hauptprozesse, die dem nicht entsprechen, sind im Ist mengenmäßig nicht erfassbar und damit zur Steuerung ungeeignet. Außerdem sollten die Hauptprozesse der Erfüllung der Zielsetzung dienlich sein.

Nun folgt die Tätigkeitsanalyse. „Die Tätigkeitsanalyse bildet das Fundament der Prozesskostenrechnung. Über die Tätigkeitsanalyse soll das Arbeitsvolumen einer Kostenstelle art- und mengenmäßig nach Vorgängen erfasst werden. Sie dient zudem zur Feststellung der zeitlichen Beanspruchung der Kostenstellenmitarbeiter aus den Bearbeitungsvorgängen. Darüber hinaus sollen die Vorgänge kenntlich werden, die einen hohen Zeiteinsatz der Mitarbeiter erfordern oder einen hohen Ressourcenverbrauch mit sich bringen.“ ¹⁶ Die Tätigkeitsanalyse sollte zweckmäßigerweise durch den

¹⁵ vgl. [Stoi, R.: Prozessorientiertes Kostenmanagement in der deutschen Unternehmenspraxis. Eine empirische Untersuchung. 1999] Seite 25

¹⁶ [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite

237

Prozesskostenrechnung 15

Kostenstellenleiter durchgeführt werden. Das Ergebnis der Tätigkeitsanalyse ist in einem Tätigkeitsverzeichnis oder -katalog festzuhalten. 17

2.1.2.4 Teilprozessrechnung

Die zuvor ermittelten Tätigkeiten werden nun strukturiert und zu Teilprozessen zusammengefasst. Die so entstandenen Teilprozesse werden mittels Verben und Nomen, wie z.B. „versende Ware“ in der Logistik, beschrieben, und den Kostenstellen eindeutig zugeordnet. Nun werden die Teilprozesse in leistungsmengeninduzierte (lmi) und leistungsmengenneutrale (lmn) Prozesse klassifiziert. Die Leistungsmenge der lmi- Prozesse wird über Maßgrößen bestimmt, die so zu wählen sind, dass sich die Kostenänderungen proportional zu Leistungsänderungen verhalten. Als Maßgröße kann z.B. die Häufigkeit eines Vorgangs definiert werden, wie z.B. Anzahl Positionen. Für die lmn-Prozesse werden keine Maßgrößen bestimmt, da diese nicht- repititiven Tätigkeiten keinen Bezug zum Leistungsprozess aufweisen und somit eine fixe Grundlast der Kostenstelle darstellen, z.B. die Abteilungsleitung. ^18,19 Abschließend müssen nun noch die Teilprozesskosten und Teilprozesskostensätze ermittelt werden. „Jeder Teilprozess ist nun mit Kosten zu bewerten. Für lmi- Teilprozesse bilden die festgelegten Prozessmengen die Grundlage für die analytische Planung der Kostenarten und Kostenzusammenfassungen in den Teilprozessen. Die lmn- Teilprozesse sind nach ihrer Leistungsvorhaltung zu budgetieren.“ 20

Die in einer Periode anfallenden Prozesskosten werden durch Multiplikation der Prozessmenge mit dem Teilprozesskostensatz errechnet. Die Kosten der lmn-Prozesse werden im Verhältnis der Kosten der lmi- Prozesse auf diese umgelegt. Dieser Sachverhalt gründet sich auf der Annahme, dass je größer

¹⁷ vgl. [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite 237

¹⁸ vgl. [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite 237 ff.

¹⁹ [Stoi, R.: Prozessorientiertes Kostenmanagement in der deutschen Unternehmenspraxis. Eine empirische Untersuchung. 1999] Seite 25 ff.

²⁰ [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite

242

Prozesskostenrechnung 16

der erhöhte Aufwand eines lmi- Prozesses sei, desto größer sei auch der dadurch verursachte lmn- Aufwand. Es wird also von einem proportionalen Zusammenhang ausgegangen. Die Prozesskostensätze werden anhand der Division der Teilprozesskosten durch die Menge der Maßgrößen der lmi-Prozesse ermittelt.

2.1.2.5 Hauptprozessrechnung

Die im letzten Schritt gebildeten Teilprozesse werden nun zu Hauptprozessen verdichtet. Die zu gewinnenden Hauptprozesse sind zwar im allgemeinen kostenstellenübergreifend anzulegen, beschränken sich aber meist auf bestimmte Ausschnitte der Wertekette. ²¹ Obwohl mehrere Kosteneinflussfaktoren vorhanden sein können, darf für jeden Hauptprozess nur ein Kostentreiber definiert werden, was sich als durchaus schwierig erweisen kann. Für die Wareneingangskontrolle kann der Kostentreiber z.B. die Anzahl der Positionen eines Lieferscheins darstellen.

Nachdem die Hauptprozesse gebildet und alle Kostentreiber definiert sind, werden nun die Hauptprozesskostensätze ermittelt. Dies geschieht durch die Addition der zugehörigen Teilkostensätze. Das Ergebnis sind die Kosten für ein einmaliges Durchführen der Hauptprozesse. ^22,23 Die Zusammenfassung zu Hauptprozessen ist einer der zentralsten und innovativsten Prozesse bei der Einführung einer Prozesskostenrechnung. Durch die Hauptprozesse und ihre Kostentreiber werden die Ursache für die Gemeinkostenentstehung im Unternehmen aufgedeckt. Diese Informationen können für strategische Zwecke, wie z.B. Prozessveränderungen verwendet werden.

²¹ vgl. [Jandt, J., et al. Neuere Formen Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite 245

²² vgl. [Jandt, J., et al. Neuere Formen der Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] S. 244 ff.

²³ vgl. [Stoi, R.: Prozessorientiertes Kostenmanagement in der deutschen Unternehmenspraxis. Eine empirische Untersuchung. 1999] Seite 28

Prozesskostenrechnung 17

2.1.3 Die Prozesskostenrechnung als Controllinginstrument

Warum eignet sich die Prozesskostenrechnung als Controllinginstrument? Diese Frage soll im nun Folgenden behandelt werden. Durch die Prozesskostenrechnung bekommt man einen Überblick über die durch einen Prozess benutzten Ressourcen. Durch die geplante Prozessmenge kann man nun beurteilen, ob Überschusskapazitäten vorhanden sind. Durch dieses Ressourcenmanagement kann nun die Kapazität angepasst werden. Ressourcenmanagement bedeutet aber auch, die einzelnen Tätigkeiten eines Prozesses hinsichtlich der Effizienz kritisch zu hinterfragen und ggf. zu verbessern. Mangelnde Effizienz kommt z.B. durch Medienbrüche, häufige Meetings und Ressortdenken zustande. 24

Die Vorgabe und Kontrolle der Prozesskosten ist ein weiteres wichtiges Instrument in der Prozesskostenrechnung. Nach der Planung mit Prämisse der Isterreichung und anschließender Kontrolle, können die gesammelten Informationen nach einer Periode ausgewertet werden. Hierbei liegt der Schwerpunkt nicht auf einem genauen Soll- Ist- Vergleich, sondern in den strategischen Informationen zur zukünftigen Ressourcenplanung (Kapazitätsnutzung und Kapazitätsdimensionierung). Die Beachtung der Soll-Ist- Abweichungswerte mit Signalwirkung sollte aber trotz der längerfristigen Orientierung der Prozesskostenrechnung nicht außer Acht gelassen werden. ²⁵ Im Zuge der Einführung einer Prozesskostenrechnung kann auch sinnvollerweise eine Geschäftsprozessoptimierung stattfinden. Durch das Redesign der Geschäftsprozesse können diese an die aktuellen Marktanforderungen angepasst werden. Aufbauinsuffizienzen, wie z.B. fehlerhafte Zuordnung von Prozessen auf organisatorische Stellen, und Ablaufinsuffizienzen, wie z.B. sachliche Mängel bei der Prozessdurchführung, sollten dabei behoben werden. 26

²⁴ vgl. [Jandt, J., et al. Neuere Formen der Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] S. 251 ff.

²⁵ vgl. [Jandt, J., et al. Neuere Formen der Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] S. 255 ff.

²⁶ vgl. [Jandt, J., et al. Neuere Formen der Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] S. 269 ff.

Prozesskostenrechnung 18

Allein anhand dieser drei Werkzeuge aus der Prozesskostenrechnung lassen sich schon sehr viele Einsatzmöglichkeiten für einen Controller ableiten. Auf die einzelnen Aufgaben des Controllers möchte ich an dieser Stelle nicht weiter eingehen und verweise auf die Vorlesung von Herrn Prof. Dr. Schönberg.

2.1.4 Einschätzung

Die Prozesskostenrechnung bringt viele Vorteile mit sich, so dass man davon sprechen kann, dass man nun über eine erweiterte Sicht bezüglich des Kostenverständnisses der indirekten Bereiche verfügt. Dazu beigetragen haben folgende Bausteine der Prozesskostenrechnung: 27

- Wertschöpfungsgeleitetes Kostendenken für Gemeinkostenbereiche

- Kostenstellenübergreifender Gemeinkostenansatz

- Kostenaufteilung nach der Leitungsvolumenabhängigkeit

- Erweiterte Produktkalkulation

- Direkte Maßgrößen des Leistungsverhaltens in den indirekten Gemeinkostenbereichen

Die Prozesskostenrechnung erhebt den Anspruch, Gemeinkosten verursachungsgerecht auf die Kostenträger zu verteilen. Diesem Anspruch wird sie aber nicht im vollen Umfang gerecht. So werden die lmn- Prozesse proportional auf die lmi- Prozesse umgelegt, auch wenn sie sich nicht automatisch an Prozessveränderungen anpassen.

„Nun wird auch die (noch) offene Flanke der Prozesskostenrechnung offenbar. Die heißt: Indirekte Entscheidungsabhängigkeit mit zudem unklaren Zeithorizont einer Kostenveränderung. Die lmi- Prozesskosten hängen zwar vom Mengenvolumen der Prozessdurchführung ab, der Kostenanfall jedoch variiert nicht ohne weiteres mit einer veränderten Menge der Prozessdurchführung. Zum einen verhalten sich die leistungsmengeninduzierten Prozesskosten inkremental mit Sprüngen, zum anderen ist für eine Veränderung der Kosten eine Kapazitätsanpassung (Kapazitäts-reduzierung, Kapazitätsausweitung,

²⁷ nach [Jandt, J., et al. Neuere Formen der Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] S. 273

Prozesskostenrechnung 19

Kapazitätsverlagerung) notwendig und verlangt eine eigenständige Kostendisposition. Eine strikte Entscheidungsrelevanz der Prozesskosten pro einmaliger Durchführung des Prozesses bzw. dessen Unterlassung in Form einer Durchführung ist nicht gegeben. Wegen des unklaren Betrachtungszeitraums, mittelfristig und mindestens ein Jahr, können keine Aussagen über Bindungszeitpunkte, Bindungsdauern und die Abbaufähigkeit von Prozesskosten gemacht werden, so wie sie etwa in der dynamischen Grenzkosten- und Deckungsbeitragsrechnung von Gerhard Seicht möglich werden.“ 28

Daraus folgt, dass es (noch) nicht möglich ist die Prozesskostenrechnung als alleinige Kostenrechnung zu betreiben. So wird sie vorerst, durch eine Grenzplanlosten- oder Deckungsbeitragsrechnung ergänzt, anzutreffen sein.

²⁸ [Jandt, J., et al. Neuere Formen der Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] S.

275

Prozesskostenrechnung 20

2.2 Die Prozesskostenrechnung im SAP ® R/3 ® - System

2.2.1 Allgemeines

Die integrierte betriebswirtschaftliche Standardsoftware, die man heutzutage wohl am häufigsten in Unternehmen für den Einsatz der

Prozesskostenrechnung antrifft ist das System R/3 ^® der SAP ^® . Das SAP ^® R/3 ^® System ist umfassend und erlaubt es, alle Teile eines Unternehmens softwaretechnisch abzubilden. Solche Systeme bezeichnet man auch als ERM-Systeme (vgl. Glossar). Die Prozesskostenrechnung befindet sich im SAP ^® R/3 ^® - System im Bereich Rechnungswesen im Modul Controlling. „Ab SAP ^® -R/3 ^® -Release 4.0 können Sie die Prozesskostenrechnung parallel zum bestehenden operativen Kostenrechnungssystem einführen oder für eine volle Integration in die Produktkalkulation in den operativen Wertefluss der Komponente Controlling (CO) einbeziehen.“ ²⁹ Dies hat den Vorteil, dass man die Prozesskostenrechnung erst einmal testen kann, bevor man sie in den Produktivbetrieb integriert.

®

2.2.2 Beispiel: Einrichtung eines Geschäftsprozesses im SAP ® - System

R/3

Zur Verdeutlichung der Vorgehensweise im SAP ^® R/3 ^® - System zur Einrichtung einer Prozesskostenrechnung möchte ich hier kurz das Anlegen eines Geschäftsprozesses (hier auch als Bezeichnung eines Teil-, bzw. Hauptprozesses verwendet) im System beschreiben.

Zuerst muss man das SAPlogon Programm starten. Mit diesem Programm kann man das SAP ^® - System auswählen, das man verwenden möchte. Dies befindet sich bei Windows XP und einer SAPGUI ^® Standardinstallation unter: Start -> Alle Programme -> SAP Frontend -> SAPlogon

²⁹ SAP ^® -online Bibliothek

http://help.SAP.com/SAPhelp_46c/helpdata/de/7e/cb7d1443a311d189ee0000e81ddfac/frames et.htm

Prozesskostenrechnung 21

Abb. 4: Starten des SAPlogon

Daraufhin erscheint ein Auswahlfenster mit den zur Verfügung stehenden Systemen:

Abb. 5: Das SAPlogon- Fenster © SAP ® AG

Nach der Auswahl eines Systems erscheint ein Fenster, in dem man seinen Benutzernamen und sein Kennwort eingeben, sowie den Mandanten (Client) und die Sprache der Benutzerführung auswählen muss.

Prozesskostenrechnung 22

Abb. 6: SAP ® Anmeldefenster © SAP ® AG

Nach erfolgter Anmeldung befindet man sich nun im SAP ^® - Hauptfenster.

Abb. 7: Das SAP ® - Hauptfenster © SAP ® AG

Prozesskostenrechnung 23

Um zur Prozesskostenrechnung im Modul Controlling des Bereichs Rechnungswesen zu gelangen, führt man zuerst einen Doppelklick auf das Wort Rechnungswesen aus, dann auf Controlling und schließlich auf Prozesskostenrechnung.

Abb. 8: Die Struktur des Controlling- und des Prozesskostenrechnungsmoduls © SAP ® AG

Um nun einen Geschäftsprozess anzulegen, (Haupt- oder Teilprozess) muss man zuerst auf Stammdaten doppelklicken. Hier können auch andere Stammdaten angelegt werden, z.B. statistische Kennzahlen.

Abb. 9 Das Stammdatenmenü in der Prozesskostenrechnung © SAP ® AG

Prozesskostenrechnung 24

Nun wählt man Geschäftsprozess und anschließend Anlegen. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem man den Kostenrechnungskreis eingeben muss. (Dieses Fenster öffnet sich jedes Mal, wenn man sich an das System angemeldet hat und zum ersten Mal eine Funktion der Prozesskostenrechnung aufruft.)

Abb. 10: Wahl des Kostenrechnungskreises © SAP ® AG

Nachdem man einen Kostenrechnungskreis eingegeben und diesen bestätigt hat, öffnet sich das Fenster zur Erstellung von Geschäftsprozessen.

Abb. 11: Die Grunddaten eines Geschäftsprozesses

Prozesskostenrechnung 25

Abb. 12: Die Verrechnungsdaten eines Geschäftsprozesses

Hier können nun die Grunddaten, die Verrechnungsdaten, die Geschäftsprozessnummer und viele weitere betriebswirtschaftlich relevante Daten eingegeben werden.

Nachdem man nun einen oder mehrere Geschäftsprozesse definiert hat, kann man diese in der Geschäftprozesshierarchie unterordnen und zusammenfassen. Zur Geschäftsprozesshierarchie gelangt man, indem man auf den grünen Pfeil in der Buttonleiste des Fensters klickt und in den

Prozesskostenrechnung 26

Stammdaten auf Geschäftsprozesshierarchie und anschließend auf Anzeigen doppelklickt.

Abb. 13: Navigationsbuttons in SAP ® © SAP ® AG

Abb. 14: Die Geschäftsprozesshierarchie © SAP ® AG

Das Anlegen der restlichen Stammdaten erfolgt analog zu der hier vorgestellten Vorgehensweise zum Anlegen eines Geschäftsprozesses. Durch den strukturierten Aufbau des SAP ^® R/3 ^® - Systems sollte es dem Anwender leicht fallen, die bereits erfassten Daten, z.B. über Kostenstellen und Kostenarten, zu integrieren. Den hierfür erforderlichen Zeitaufwand sollte man aber nicht unterschätzen, da es sehr viele Parameter einzustellen gilt.

Resümee 27

3 Resümee

3.1 Zusammenfassung

Wie in den vorherigen Kapiteln beschrieben hat sich die Prozesskostenrechnung zu einem mächtigen Instrument der Kostenrechnung / des Controllings entwickelt. Mit einer Integration dieser Komponente in ihr System SAP ^® R/3 ^® hat die SAP ^® versucht, der Entwicklung ,Rechnung zu tragen und den Unternehmen dieses Instrument als betriebswirtschaftliche Standardanwendung zur Verfügung zu stellen. In einem Beispiel wurde ein Teil dieser Implementierung dargestellt.

3.2 Prozesskostenrechnung

Die Prozesskostenrechnung kann zur Zeit leider noch nicht als alleinige Kostenrechnung eingesetzt werden. Diese Schwäche gilt es zu beachten, da durch die Verwendung zweier Kostenrechnungen erhöhter Aufwand entsteht. In manchen Unternehmen könnte dies ein K.O. Kriterium sein. Ein großes Problem in Deutschland ist auch die Kostenstellenrechnung, da anzunehmen ist, dass viele Kostenstellenleiter ihre „Macht“ nicht für eine prozessorientierte Organisation aufgeben wollen („Kirchturmspolitik“). Somit wird es einfacher sein, neue Produktionsstätten direkt prozessorientiert aufzubauen. Dort wird dann direkt für jeden Prozess ein Prozess- Owner ernannt, der für den Prozess verantwortlich zeichnet.

Auf diese Weise wird auch der Wandel von der deutschen Prozesskostenrechnung zum amerikanischen activitie-based costing vollzogen werden können. Dieser Schritt wird mit Blick auf die Globalisierung immer wichtiger, da sich das angelsächsische Modell der Unternehmensführung auf immer breiterer Ebene durchsetzt. Das kann man heute schon daran erkennen, dass z.B. die Trennung in In- und Externes- Rechnungswesen aufgehoben wird. Abgesehen von diesen noch bestehenden Schwächen ist die Prozesskosten- rechnung ein guter Ansatz, vor allem in der heutigen Zeit, in der die

Resümee 28

Gemeinkostenanteile immer weiter steigen, diese verursachungsgerecht zu verrechnen.

3.3 Prozesskostenrechnung im SAP ® R/3 ® - System

Die Prozesskostenrechnung im SAP ^® R/3 ^® - System entspricht der deutschen Prozesskostenrechnung. Die Implementierung ist sehr umfassend und basiert auf anderen gespeicherten Daten zu Kostenstellen, usw. Das erleichtert zwar die Eingabe einzelner Daten, aber die gesamte Implementierung einer Prozesskostenrechnung in diesem System dürfte viel Zeit und Know-how erfordern. Um überhaupt irgend etwas einstellen zu können, muss man sich hundertprozentig mit dem System und dem eigenen Unternehmen auskennen. Das kann ein Vor- aber auch ein Nachteil sein. Es ist sicher erwünscht, dass nicht jeder wichtige welche Einstellungen tätigt. Um eine Prozesskostenrechnung aber parallel zum Testen einzurichten, damit man sich ein Bild von den Vor- und Nachteilen machen kann, wird zu einer teuren und zeitaufwändigen Aufgabe, die Schlüsselressourcen belegt, bzw. die gar nicht unternehmensintern durchgeführt werden kann.

So bleibt zu wünschen, dass das SAP ^® R/3 ^® - System in Zukunft offener gestaltet wird, um so eine kreative Tätigkeit wie die Einrichtung einer Prozesskostenrechnung nicht zu behindern, sondern zu unterstützen. Dies wäre vielleicht mit integrierten Assistenten möglich, die mit Hilfe von künstlicher Intelligenz selbsttätig Aufgaben erledigen oder Lösungen vorschlagen.

3.3 Ausblick

Die Prozesskostenrechnung befindet sich noch in der Entwicklung. Vielleicht wird es in Zukunft möglich sein, eine Prozesskostenrechnung in modifizierter Form als alleinige Kostenrechnung zu verwenden.. Um vernünftigen Auswertungen des Informationssystems im SAP ^® R/3 ^® -System erhalten zu können, müssen viele Plan- und Istdaten im System vorhanden sein. Da eine ausreichende Datenbasis leider nicht zur Verfügung stand, musste auf eine Ergebnisanalyse einer Prozesskostenrechnung leider verzichtet werden. Dieser sehr interessante Teil der Prozesskostenrechnung,

Resümee 29

sowie die Entwicklung, bzw. Ansätze zur Modifizierung der Prozesskostenrechnung zur alleinigen Kostenrechnung, könnten eventuell in folgenden Arbeiten behandelt werden.

Glossar 30

Glossar

Controlling, Führungsinstrument zur Koordination, Planung und Controlling

Kontrolle unternehmerischer Zielvorgaben. 30 Enterprise Ressource Management - System: System zum ERM- System

Planen und Verwalten von Ressourcen in einem Unternehmen Kosten, die sich keiner bestimmten Bezugsgröße (z.B. einem Gemeinkosten

Produkt) exakt zurechnen lassen. Dazu zählen auch Kosten, die theoretisch zwar direkt als Einzelkosten auf die Kostenträger oder Kostenstellen zugerechnet werden könnten (z.B. Schrauben), aber aus Wirtschaftlichkeitsgründen mit Hilfe von

31 Schlüsseln verrechnet werden.

Gemeinkostencontrolling Komponente, die die Koordination, Überwachung und Optimierung indirekter Kosten unterstüzt. Durch die Analyse von Verantwortungsbereichen (Kostenstellen) sowie einzelner Aufträge und Projekte dient das Gemeinkosten-Controlling der Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Informationen für

32 strategische Unternehmensentscheidungen.

Grenzplankostenrechnung Form der Deckungsbeitragsrechnung, die nur proportionale Kosten als verursachungsgerecht anlastbare Kosten ansieht und auf die Zurechnung fixer Kosten auf die Kostenträger

verzichtet. 33

Klassifiziert den betriebszweckbezogenen bewerteten Verbrauch Kostenart

von Produktionsfaktoren innerhalb eines Kostenrechnungskreises. Einer Kostenart entspricht eine kostenrelevante

Kontenplanposition. 34

Derjenige Bereich des betrieblichen Rechnungswesens, in dem Kostenrechnung

die Kosten erfasst und verrechnet werden. Die Kostenrechnungsverfahren lassen sich nach dem Umfang der jeweils berücksichtigten Kosten in die Vollkostenrechnung und

³⁰ [Seng, J. 2002 Microsoft Encarta 2002 prof.] ³¹ [SAP ^® Glossar] ³² [SAP ^® Glossar]

³³ vgl. [Jandt, J., et al. Neuere Formen der Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998] Seite 315

³⁴ [SAP ^® Glossar]

Glossar 31

die Teilkostenrechnung Untergliedern. 35

Organisatorische Einheit innerhalb eines Unternehmens, für die Kostenrechnungskreis

eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Ein Kostenrechnungskreis kann einen oder mehrere, ggf. unterschiedliche Währungen führende Buchungskreise umfassen. Die zugehörigen Buchungskreise müssen alle denselben operationalen Kontenplan nutzen. Alle innerbetrieblichen Verrechnungen beziehen sich nur auf Objekte

desselben Kostenrechnungskreises. 36 Organisatorische Einheit innerhalb eines Kostenstelle

Kostenrechnungskreises, die einen eindeutig abgegrenzten Ort der Kostenentstehung darstellt. Die Abgrenzung kann nach folgenden Aspekten vorgenommen werden: funktional, abrechnungstechnisch, räumlich oder nach

Kostenverantwortung. 37 Kostenträger sind die Leistungseinheiten des Kostenträger

Wertschöpfungsprozesses, denen entsprechend ihrer Verursachung Kosten periodengerecht zugerechnet werden. Kostenträger können entweder eigenständige Entitäten (sog. Kostenträger-Identnummern) sein oder andere Entitäten, wie Aufträge, Projekte, o.ä. darstellen. Für jeden Kostenträger kann eine Vorkalkulation, eine mitlaufende Kalkulation und eine

Nachkalkulation durchgeführt werden. 38 Bezeichnung für einen Konzern im System SAP ® R/3 ® . Mandant

Mitarbeiter, Maschine, Rohstoff, Anlage Ressource Vergleiche ERM- Systeme Standardsoftware

Kalkulationsansatz, bei dem nicht zwischen fixen und variablen Vollkostenrechnung

Kosten unterschieden wird. Die Kosten werden auf Kostenträger verrechnet, ohne als fixe oder variable Kosten kategorisiert zu

39 werden.

³⁵ [DUDEN: Schüler Duden „Die Wirtschaft“] Seite 228

³⁶ [SAP ^® Glossar]

³⁷ [SAP ^® Glossar]

³⁸ [SAP ^® Glossar] ³⁹ [SAP ^® Glossar]

Literaturverzeichnis 32

Literaturverzeichnis

- [SAP ^® AG Funktionen im Detail - CO Prozesskostenrechnung SAP ^® AG 1999]

- [Seng, J. 2002 Microsoft Encarta 2002 prof.]

- [Remer, D.: Einführen von Prozesskostenrechnung 1996]

- [Jandt, J., et al. Neuere Formen der Kostenrechnung mit Prozesskostenrechnung 1998]

- [Stoi, R.: Prozessorientiertes Kostenmanagement in der deutschen Unternehmenspraxis. Eine empirische Untersuchung. 1999]

- [Porter, Michael E: Wettbewerbsvorteile, 1992]

- [Miller, Jeffrey G.; Vollmann, Thomas E.: The hidden factory, 1985]

- [SAP ^® online Bibliothek http://help.SAP.com -> SAP ^® R/3 ^® -> Release 4.6C -> German -> IDES das Modellunternehmen]

- [SAP ^® Glossar http://help.SAP.com -> SAP ^® R/3 ^® -> Release 4.6C -> German -> Glossar]]