Danksagung

Ich möchte mich bei allen Mitarbeitern der mit einbezogenen Institutionen bedanken, die mich mit Ihrer Bereitschaft den Fragebogen auszufüllen, unterstützt haben.

Mein besonderer Dank gilt Wolfgang Ries und Benjamin Wurst, die mit Ihrer tatkräftigen Unterstützung vor Ort für einen überdurchschnittlichen Rücklauf der Fragebögen sorgten.

Inhaltsverzeichnis

1  Einleitung  1

2  Zweck der Verwendung von EDV-Systemen.  3

2.1  Optimierung von Planung und Dokumentation sozialer Arbeit.  3

2.2  Gewinnung von Führungs- und Management-Informationen.  4

2.3  Effizienzsteigerung durch Verwaltungsrationalisierung.  6

2.4  Kompetenzsteigerung durch Internet- und  

Wissensmanagement  -Systeme.  7

3  Voraussetzungen  9

3.1  Verwendete Software  9

3.2  Qualifikation der Mitarbeiter.  10

3.3  Motivation  10

3.4  Kommunikation  11

3.5  Datensicherheit.  12

3.5.1  Hardware.  12

3.5.2  Betriebssysteme.  13

3.5.3  Antiviren-Software.  13

3.5.4  Datensicherung  14

3.5.5  EDV-Beauftragte  14

3.6  Ergonomie  15

4  Empirische Untersuchung  16

4.1  Arbeitshypothesen.  16

4.2  Wahl des Instruments.  17

4.3  Die Auswahl.  17

4.4  Pretests.  18

4.5  Der Fragebogen  19

4.5.1  Soziografische Daten  19

4.5.2  Anwendung und Qualifikation  20

4.5.2.1  Anzahl der Computer pro Mitarbeiter  20

4.5.2.2  Gemeinsame Nutzung eines Computers  20

4.5.2.3  Dauer der Verwendung  20

4.5.2.4  Häufigkeit der Verwendung  20

4.5.2.5  Anwenderprogramme  21

4.5.2.6  Zweck der Programme  21

4.5.2.7  Allgemeine Anwenderkenntnisse  21

4.5.2.8  Ursprung der Anwenderkenntnisse  21

4.5.3  Motivation.  22

4.5.3.1  Notwendigkeit der Verwendung  22

4.5.3.2  Störung des Arbeitsbildes.  22

4.5.4  Kommunikation  22

4.5.4.1  Vernetzung mit einem Server.  22

4.5.4.2  Verwendung von Email.  22

4.5.4.3  Zugang zum Internet  23

4.5.5  Datensicherheit  23

4.5.5.1  Verwendetes Betriebssystem  23

4.5.5.2  EDV-Beauftragter  24

4.5.6  Ergonomie.  24

4.5.6.1  Monitorgröße  24

4.5.6.2  Strahlenschutzrichtlinie.  24

4.6  Statistische Auswertung  24

4.6.1  Rücklauf  24

4.6.2  Erfassung der Daten  25

4.6.2.1  Mehrfachantworten bei offenen Fragen  26

4.6.2.2  Mehrfachantworten bei geschlossenen Fragen  27

4.6.2.3  Eindeutige Antworten bei offenen und geschlossenen Fragen.  28

4.6.3  Häufigkeiten  31

4.6.3.1  Alter  32

4.6.3.2  Geschlecht.  32

4.6.3.3  Schulabschlüsse.  33

4.6.3.4  Anzahl der Berufe.  33

4.6.3.5  Vorherige Berufe  34

4.6.3.6  Ausgeübter Beruf.  36

4.6.3.7  Funktion am Arbeitsplatz  37

4.6.3.8  Arbeitsfelder  38

4.6.3.9  Anzahl verwendeter Computer  39

4.6.3.10  Computerteilung  39

4.6.3.11  Beginn der Arbeit mit Computern  40

4.6.3.12  Häufigkeit der Nutzung  41

4.6.3.13  Verwendete Programmarten  42

4.6.3.14  Aufgaben  43

4.6.3.15  Zusätzlich gut beherrschte Programme  45

4.6.3.16  Ursprung der Anwenderkenntnisse  46

4.6.3.17  Notwendigkeit der EDV-Verwendung und Störung  

durch  die Arbeit mit Computern.  48

4.6.3.18  Vernetzung mit Server.  49

4.6.3.19  Verwendung von Email  49

4.6.3.20  Häufigkeit der Internetverwendung  50

4.6.3.21  Verwendete Betriebssysteme.  51

4.6.3.22  Spezieller EDV-Mitarbeiter  53

4.6.3.23  Monitorgröße  54

4.6.3.24  Entsprechung des Monitors nach TCO 95 oder 99.  56

4.6.4  Maße der zentralen Tendenz und der Variabilität.  56

4.6.4.1  Erklärung der Begriffe.  56

4.6.4.2  Alter  57

4.6.4.3  Anzahl erlernter Berufe.  58

4.6.4.4  Notwendigkeit und Störung  58

4.6.5  Kombinierte Merkmale  59

4.6.5.1  Alter  59

4.6.5.2  Geschlecht.  59

4.6.5.3  Schulabschluss.  61

4.6.5.4  Ausgeübte Berufe.  62

4.6.5.5  Funktion  68

4.6.5.6  Arbeitsfeld (Institution)  73

4.6.5.7  Computerteilung  84

4.6.6  Korrelationen.  84

4.6.6.1  Notwendigkeit und Störung  85

4.6.6.2  Anzahl der Programmarten und Aufgaben.  86

4.6.6.3  Vernetzung mit einem Server.  86

4.6.6.4  Email und Internet  87

5  Zusammenfassung.  88

5.1  Überprüfung der Hypothesen  88

5.2  Zusammenfassung weiterer Merkmale  90

5.2.1  Anzahl der Computer  90

5.2.2  Computerteilung.  90

5.2.3  Häufigkeit der Nutzung  91

5.2.4  Vernetzung.  91

5.2.5  Email  91

5.2.6  Internet  92

5.3  Fazit  93

6  Anhang.  94

7  Literatur  98

Abbildungsverzeichnis   

Relative  Häufigkeitsverteilung des Alters.  32

Relative  Häufigkeitsverteilung der Geschlechter  32

Relative  Häufigkeitsverteilung der Schulabschlüsse  33

Relative  Häufigkeitsverteilung der Anzahl erlernter Berufe  33

H  äufigkeitsverteilung der vorherigen Berufstypen  34

Relative  Häufigkeitsverteilung der ausgeübten Berufe.  36

Relative  Häufigkeitsverteilung der Funktion am Arbeitsplatz.  37

Relative  Häufigkeitsverteilung der Mitarbeiter pro Arbeitsfeld  38

Relative  Häufigkeitsverteilung der Anzahl verwendeter Computer pro Mitarbeiter  39

Relative  Häufigkeitsverteilung der Computerteilung.  39

Relative  Häufigkeitsverteilung des Beginns der Arbeit mit Computern  40

Relative  Häufigkeitsverteilung der Nutzung  41

H  äufigkeitsverteilung einzelner Programmarten  42

H  äufigkeitsverteilung einzelner Aufgaben.  43

H  äufigkeitsverteilung einzelner zusätzlich gut beherrschter Programme.  45

H  äufigkeitsverteilung der einzelnen Anwenderkenntnisquellen.  46

Relative  Häufigkeitsverteilungen von Notwendigkeit und Störung  48

Relative  Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Vernetzung  49

Relative  Häufigkeitsverteilung der Emailverwendung.  49

Relative  Häufigkeitsverteilung der Internetnutzung  50

H  äufigkeitsverteilung der Angaben zum Betriebssystem  51

Relative  Häufigkeitsverteilung der Betriebssysteme.  52

Relative  Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Beschäftigung  

eines  speziellen EDV-Mitarbeiters  53

H  äufigkeitsverteilung der Angaben zur Monitorgröße  54

Relative  Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Richtlinienkonformität  56

Mittelwerte  der Notwendigkeit in Abhängigkeit vom ausgeübten Beruf.  65

Mittelwerte  der Störung in Abhängigkeit vom ausgeübten Beruf.  66

Kombinierte  Mittelwerte aus Notwendigkeit und Störung in Abhängigkeit  

vom  ausgeübten Beruf  66

Mittelwerte  der Notwendigkeit in Abhängigkeit von der Funktion  70

Mittelwerte  der Störung in Abhängigkeit von der Funktion  71

Kombinierte  Mittelwerte aus Notwendigkeit und Störung in Abhängigkeit  

von  der Funktion  72

Mittelwerte  der Anzahl der verwendeten Programmarten in Abhängigkeit  

vom  Arbeitsfeld  76

Mittelwerte  der Anzahl der Aufgaben in Abhängigkeit vom Arbeitsfeld  77

Mittelwerte  der Notwendigkeit in Abhängigkeit vom Arbeitsfeld  78

Mittelwerte  der Störung in Abhängigkeit vom Arbeitsfeld  79

Mittelwerte  aus Notwendigkeit und Störung in Abhängigkeit vom Arbeitsfeld  80

Tabellenverzeichnis   

Absolute  Häufigkeitsverteilung des Alters.  32

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Geschlechter  32

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Schulabschlüsse  33

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Anzahl erlernter Berufe  33

H  äufigkeitsverteilung der vorherigen Berufstypen in Abhängigkeit  

zur  Anzahl der Berufe  34

H  äufigkeitsverteilung der vorherigen Berufstypen in Kombination miteinander  35

Absolute  Häufigkeitsverteilung der ausgeübten Berufe.  36

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Funktion am Arbeitsplatz.  37

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Mitarbeiter pro Arbeitsfeld  38

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Anzahl verwendeter Computer pro Mitarbeiter  39

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Computerteilung.  39

Absolute  Häufigkeitsverteilung des Beginns der Arbeit mit Computern  40

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Nutzung  41

H  äufigkeitsverteilung kombinierter Programmarten.  43

H  äufigkeitsverteilung kombinierter Aufgaben  44

H  äufigkeitsverteilung kombinierter zusätzlich gut beherrschter Programme.  46

H  äufigkeitsverteilung der kombinierten Anwenderkenntnisquellen  47

Absolute  Häufigkeitsverteilung von Notwendigkeit und Störung  48

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Vernetzung  49

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Emailverwendung.  49

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Internetnutzung  50

H  äufigkeitsverteilung der kombinierten Betriebssysteme  51

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Beschäftigung  

eines  speziellen EDV-Mitarbeiters  53

H  äufigkeitsverteilung der kombinierten Monitorgrößen  55

Absolute  Häufigkeitsverteilung der Angaben zur Richtlinienkonformität  56

Zentralwerte  und Variabilität beim Alter  57

Zentralwerte  und Variabilität bei der Anzahl erlernter Berufe  58

Zentralwerte  und Variabilität bei Notwendigkeit und Störung  58

Kreuztabelle  aus Mittelwert des Alters und der Anzahl verwendeter Computer.  59

Kreuztabelle  aus Geschlecht und Durchschnittsalter  60

Kreuztabelle  aus Geschlecht und Notwendigkeit  60

Kreuztabelle  aus Geschlecht und Störung.  60

Mittelwerte  aus Notwendigkeit und Störung in Bezug auf das Geschlecht  60

Kreuztabelle  aus Geschlecht und der Verwendung von Email.  61

Kreuztabelle  aus Geschlecht und der Häufigkeit der Internetnutzung  61

Kreuztabelle  aus Schulabschluss und der Anzahl verwendeter Computer  61

Kreuztabelle  aus ausgeübtem Beruf und der Funktion am Arbeitsplatz.  62

Kreuztabelle  aus ausgeübtem Beruf und der Anzahl verwendeter Computer.  63

Kreuztabelle  aus ausgeübtem Beruf und Computerteilung  63

Kreuztabelle  aus ausgeübtem Beruf und der Häufigkeit der Nutzung.  64

Kreuztabelle  aus ausgeübtem Beruf und Notwendigkeit  64

Kreuztabelle  aus ausgeübtem Beruf und Störung  65

Kreuztabelle  aus ausgeübtem Beruf und der Verwendung von Email  67

Kreuztabelle  aus ausgeübtem Beruf und Häufigkeit der Internetnutzung  67

Kreuztabelle  aus Funktion und der Anzahl verwendeter Computer  68

Kreuztabelle  aus Funktion und Computerteilung.  68

Kreuztabelle  aus Funktion und der Häufigkeit der Nutzung  69

Kreuztabelle  aus Funktion und Notwendigkeit.  69

Kreuztabelle  aus Funktion und Störung.  70

Kreuztabelle  aus Funktion und der Verwendung von Email  72

Kreuztabelle  aus Funktion und der Häufigkeit der Internetnutzung.  73

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und der Anzahl verwendeter Computer  73

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und Computerteilung.  74

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und der Häufigkeit der Nutzung  74

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und verwendeten Programmarten  74

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und der Anzahl der verwendeten Programmarten.  75

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und Aufgaben.  76

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und der Anzahl der Aufgaben  77

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und zusätzlich gut beherrschten Programmarten  78

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und Notwendigkeit  78

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und Störung.  79

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und der Vernetzung mit einem Server  80

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und der Verwendung von Email.  81

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und Häufigkeit der Internetnutzung.  81

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und Betriebssysteme  81

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und der Kombination angegebener Betriebssysteme.  82

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und der Anstellung eines EDV-Mitarbeiters.  82

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und Monitorgröße.  83

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und der Kombination verwendeter Monitore.  83

Kreuztabelle  aus Arbeitsfeld und Richtlinienkonformität.  83

Kreuztabelle  aus Computerteilung und Anzahl der Rechner.  84

Ma  ßkorrelation für Notwendigkeit und Störung nach Pearson  85

Rangkorrelationen  nach Spearman  85

1 Einleitung

1 Einleitung

Die soziale Arbeit war innerhalb der letzten Jahrzehnte immer wieder Veränderungen ausgesetzt. Diese Veränderungen kamen laut KREIDENWEIS (2001) oft von außerhalb, wie z.B. der Methodenimport aus den USA während der 50er Jahre, der Methoden wie Case Work und Group Work mit sich brachte. Ende der 60er und Anfang der 70er Jahre brachten Politik und Soziologie der sozialen Arbeit Modernisierungsimpulse. Waren es während der 80er Jahre Psychologie und Psychotherapie, die ihren Einfluss geltend machten, so war es die Betriebswirtschaft in den 90ern, die Begriffe, wie Controlling, Benchmarking oder Qualitätsmanagement mit sich brachte. Derzeit zeichnet sich wieder ein neuer Trend in der sozialen Arbeit ab, nämlich der zur Technisierung, was u.a. bedeutet, dass man sich den Nutzen technischer Hilfsmittel stärker zu eigen macht. Technisierung steht aber auch für eine weitergehende Entfremdung des Sozialarbeiters, der sich einmal wünschte, Einzelfallhilfe zu leisten (VERLEYSDONK, VOGEL 1990: 9). Dies zeigt sich im Besonderen im verstärkten Einsatz von EDV-Systemen, welche allgemein formuliert für mehr Transparenz und Effizienz sorgen sollen. Formulierungen wie „Steigerung von Transparenz und Effizienz“ sind aber auch zu einer Standardantwort auf die Frage geworden, welches Ziel mit der Verwendung von EDV in der sozialen Arbeit eigentlich erreicht werden soll. Vage Antworten wie „Arbeitsersparnis in der Verwaltung“ und „bessere Statistik“ sind weitere Begründungen dafür, warum man verstärkt in die EDV investieren sollte. Was verspricht man sich eigentlich wirklich von der Verwendung der EDV in sozialen Institutionen? Eines ist sicher, bereits vorhandene Abläufe sollen nicht originalgetreu auf EDV-technischer Ebene nachgebildet werden. Vielmehr sollen neue Qualitäten in Bereichen wie

Informationsaustausch, Dokumentation, Statistik und Controlling erreicht werden (KREIDENWEIS 1998: 10). Es geht unter anderem um die Verarbeitung von Informationen, die für die Steuerung eines ganzen

1

1 Einleitung

Unternehmens, z.B. eines Wohlfahrtsverbands auf regionaler Ebene, relevant sind.

Was sind die Voraussetzungen hierfür? Welche Punkte müssen beachtet werden, damit Institutionen sozialer Arbeit hinsichtlich der EDV auf derselben professionellen Ebene agieren können, wie es für gewerbliche Unternehmen schon längst selbstverständlich ist?

Die relevanten Punkte sind:

• die verwendete Standard- und Branchensoftware

• die Qualifikation der Mitarbeiter in Bezug auf den Umgang mit Computern und Programmen

• die Motivation der Mitarbeiter bezüglich der EDV-Verwendung

• die technischen Möglichkeiten der Kommunikation (Email sowie Information und Präsentation im Internet)

• die Sicherheit der Daten (Hardware, Betriebssystem, Virenschutz, Datensicherung und Systempflege)

• die Ergonomie am Arbeitsplatz

Da dem praktischen Teil dieser Arbeit eine empirische Untersuchung in Form einer Mitarbeiterbefragung zu Grunde liegt und der durchschnittlich qualifizierte Mitarbeiter nur zu einem Teil des Themenkomplexes befragt werden kann, wird das Spektrum auf solche Fragen reduziert, zu denen er sich äußern kann. Dadurch kann zwar eine Reihe interessanter Fragen nicht behandelt werden, aber diese Abstriche müssen in Kauf genommen werden, wenn man keine fehlerhaften Ergebnisse erhalten will.

Im Folgenden wird von Mitarbeitern und Anwendern die Rede sein. Die ausschließliche Verwendung der männlichen Form stellt keine Diskriminierung des weiblichen Geschlechts dar, sondern dient nur dem Zweck der Vereinfachung und der besseren Lesbarkeit des Textes.

2

2 Zweck der Verwendung von EDV-Systemen

Diese Arbeit wurde mittels der Software „Duden Korrektor Plus“ auf orthografische und grammatikalische Richtigkeit gemäß der neuen deutschen Rechtschreibung geprüft.

Der Begriff „Institution“ wird in dieser Arbeit nicht in gesellschaftlichem Kontext gesehen, sondern synonym mit dem Begriff „Einrichtung“ verwendet.

Ebenfalls synonym wird an einigen Stellen dieser Arbeit anstelle des Begriffs „Computer“ der Begriff „Rechner“ verwendet.

2 Zweck der Verwendung von EDV-Systemen

Was verspricht man sich eigentlich konkret von der Verwendung von EDV in Institutionen sozialer Arbeit? Es sind laut KREIDENWEIS (2001) im Wesentlichen vier Punkte, die hierbei im Vordergrund stehen:

• Optimierung von Planung und Dokumentation sozialer Arbeit

• Gewinnung von Führungs- und Management-Informationen

• Effizienzsteigerung durch Verwaltungsrationalisierung

• Kompetenzsteigerung durch Internet- und Wissensmanagement-Systeme

2.1 Optimierung von Planung und Dokumentation

sozialer Arbeit

Im Sinne eines modernen Qualitätsmanagements kann eine Branchensoftware-Lösung, die sich an den Arbeitsprozessen in der Praxis orientiert, durchaus eine strukturiertere Arbeitsweise unterstützen. So können beispielsweise Aufnahme-Checklisten und komfortable Hilfeplanungsformulare bereitgestellt werden oder wichtige Informationen im Betreuungsverlauf sauber und nachvollziehbar dokumentiert werden. Solche Informationen sind für den Notdienst oder im Vertretungsfall wesentlich leichter und schneller aufzufinden, was selbstverständlich auch für Fallübergaben an neue Kollegen gilt. Es

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2 Zweck der Verwendung von EDV-Systemen

können damit aber auch - bei aller gebotenen Vorsicht - Erfolge oder Misserfolge in der Arbeit mit Klienten ersichtlich gemacht werden und eventuell kann man sogar die Gründe dafür erkennen.

2.2 Gewinnung von Führungs- und

Management-Informationen

Strategische Planung ist die permanente und systematische Auseinandersetzung der Organisationen mit den Chancen und Risiken, die in der zukünftigen Entwicklung ihrer Märkte und ihres weiteren Umfelds liegen. Sie ist ein dialektischer Prozess, in der sich die Suche nach potenziellen Problemen und deren Lösung abwechseln und gegenwärtig akzeptierte Strategien eine ständige kritische Überprüfung erfahren (SCHOBER 1987: 183).

Operatives Controlling beschäftigt sich mit der permanenten Diagnose der Unternehmenskennzahlen, die zum Messen der Ziel- oder Planerfüllung verwendet werden. Es werden Daten in großer Detaillierung erfasst und zu relevanten Informationen verdichtet, um Entscheidungsprozesse zu unterstützen (MARTIN 1987: 175). Ermittlung und Verarbeitung von Informationen, die für das Management relevant sind, beeinflussen die strategische und insbesondere die operative Unternehmenssteuerung. Eine gute Branchensoftware kann beispielweise auf der Grundlage fallbezogen erfasster Daten u.a. Auskunft geben über die Entwicklung der Problemkonstellationen im eigenen Einzugsbereich, über die pro Fall (und Problemkonstellation) aufgewendete Zeit und die Vermittlungs-oder Behandlungserfolge. Diese Informationen leisten auch für die Argumentation gegenüber Politik und Kostenträgern gute Dienste. Dies ist deswegen so wichtig, da die Finanzierung sozialer Dienstleistungen heute und in Zukunft immer mehr von konkreten Leistungen und Erfolgen abhängig gemacht wird.

Die Institution wird nach innen transparenter und die Führungsebene erhält aktuelle Informationen über das "betriebliche Geschehen". Damit

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2 Zweck der Verwendung von EDV-Systemen

bekommt sie aber auch eine stärkere Verantwortung, die im Sinne einer gezielten Steuerung genutzt werden muss. Beispielsweise ist denkbar, dass solche Daten mittelfristig zu wichtigen Elementen eines neuen Steuerungs- und Entwicklungsinstrumentariums wie der Balanced Scorecard ¹ werden.

Durch so genannte Management-Informationssysteme (MIS) werden laut SIEßEGGER (1998: 20) Informationen auf jene, die führungsrelevant sind, verdichtet, was eine Überflutung des Managements verhindert. Bestehende Organisationsstrukturen werden durch MIS abgebildet, wodurch eine differenzierte Analyse einzelner Bereiche sowie auch des ganzen Unternehmens ermöglicht wird.

Im Einzelnen liefern MIS:

• grafische Analysen

• schnelle, bis zu (stunden-)aktuelle Informationen

• Risikobetrachtungen

• die kritischen Erfolgsfaktoren

• Prognoserechnungen

• Simulationsrechnungen

• Ursachenanalyse durch Drill-Down

• übersichtliche Berichte

¹ Die Balanced Scorecard (BSC) ist ein Controlling-Instrument, das dazu dient, das tägliche Unternehmensgeschehen richtig zu steuern. Dazu zeigt die BSC den

aktuellen Kurs aller wichtigen Betriebsdaten an, wobei die Besonderheit in der

ganzheitlichen Darstellung von Unternehmenszusammenhängen und in der Art ihrer

Entstehung liegen.

5

2 Zweck der Verwendung von EDV-Systemen

Bei der funktionalen Unterstützung von Management und Controlling wird unterschieden nach:

• Präsentationsfunktionalität

• Berichtsfunktionalität

• Analysefunktionalität

• Planungsfunktionalität

2.3 Effizienzsteigerung durch

Verwaltungsrationalisierung

Dieses Thema ist etwas heikel und wird - wenn überhaupt - oft nur mit „Samthandschuhen“ angefasst. Das Wort Rationalisierung wird hier aber bewusst verwendet, denn auch Einrichtungen der

Wohlfahrtsverbände müssen sich zunehmend dem Wettbewerb mit privatwirtschaftlichen Anbietern stellen. Der PC darf nicht länger nur als etwas modernere Schreibmaschine begriffen werden, vielmehr geht es darum, die Möglichkeiten moderner Büro- und Kommunikationssoftware konsequent zu nutzen. Das kann natürlich auch bedeuten, dass dadurch künftig vor allem im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich Stellen wegfallen.

6

2 Zweck der Verwendung von EDV-Systemen

In den Verwaltungen mancher Einrichtungen lassen sich gravierende Mängel erkennen:

• Daten werden doppelt oder gar dreifach erfasst

• Informationen werden im PC und zugleich auch auf Papier festgehalten und müssen selbstverständlich auch aufwändig abgeglichen werden, will man keine Datendivergenz ² in Kauf nehmen

• In der Verarbeitung von Daten liegen zum Teil Medienbrüche vor, d.h. Informationen werden von elektronischer Form zu Papier gebracht, nur um sie nachher wieder eintippen zu können

Eine konsequente Nutzung schon vorhandener Technik birgt hier ein erhebliches Rationalisierungspotenzial.

2.4 Kompetenzsteigerung durch Internet- und

Wissensmanagement-Systeme

Hierbei handelt es sich um relativ neue Entwicklungen in der Informationstechnik, die vor allem das Management und den Informationsaustausch in der sozialen Arbeit betreffen. Intranets ³ und Extranets ⁴ haben sich hierfür als sehr nützliche Werkzeuge herausgestellt, um den Informationsfluss und die Abstimmung von Terminen, die Vorbereitung von Treffen, etc. zu verbessern.

² Eine zunehmende inhaltliche Unterscheidung von an verschiedenen Orten gespeicherten Daten zu ein und derselben Sache aufgrund einer mangelhaften

Synchronisierung

³ Netzwerke innerhalb eines Gebäudes oder Gebäudekomplexes, auch LAN (Local Area Network) genannt

⁴ Eine Netzwerkanbindung zu weiter entfernten Computern oder

Computernetzwerken, wie z.B. dem Internet, auch WAN (Wide Area Network) genannt

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2 Zweck der Verwendung von EDV-Systemen

Der zentrale Ansatz für die Zukunft besteht wohl in einem intranetgestützten Wissensmanagement. Bislang wurde in sozialen Organisationen der Umgang mit den eigenen Wissensressourcen weitgehend dem Zufall überlassen. Ein Teil des Wissens sammelt sich in den Köpfen der Mitarbeiter und geht bei deren Ausscheiden verloren. Weitere Wissensbestände schlummern in Aktenschränken,

Bücherregalen oder auf Festplatten einzelner Arbeitsstationen. Prinzipiell ist zwar viel Wissen vorhanden, den meisten Mitarbeitern ist es aber nicht zugänglich oder erreicht sie nur mit Verlusten und zeitlicher Verzögerung. Oftmals fehlt auch schlicht die Kenntnis darüber, ob und wo das Wissen intern überhaupt verfügbar ist. Intranet-gestützte Wissensmanagement-Systeme machen das

vorhandene Wissen in der Organisation jedem zugänglich, der es benötigt. Hier genügt es aber nicht, einfach ein Programm zu kaufen. Dazu ist auch eine Unternehmenskultur notwendig, die Wissen nicht mehr als Faktor der persönlichen Macht begreift, sondern die Weitergabe des Wissens fördert und belohnt. Ein noch weitergehender Ansatz ist es, internes und externes Wissen, z.B. Fachartikel, Gesetzestexte oder Kommentare in solchen Systemen einzubinden und mit dem internen Wissen zu verknüpfen. Das kann beispielsweise darin münden, dass vom internen Entwurf einer Leistungsvereinbarung auf die betreffenden Paragrafen verwiesen wird oder umgekehrt.

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3 Voraussetzungen

3 Voraussetzungen

3.1 Verwendete Software

Hier wird unterschieden in Standardsoftware, wie z.B. Officesuites, die Module wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, etc. enthalten und Software, die auf eine spezielle Branche oder gar auf ein spezielles Unternehmen zugeschnitten ist. Die marktgängigen Officeprogramme haben ungefähr denselben Leistungsumfang, deshalb sollte man das Augenmerk auf die Verbreitung richten, damit erstellte Dokumente mit Partnern evtl. ausgetauscht werden können. Aus demselben Grund sollte man auch auf die Aktualität der Programme achten. Will man die Informationstechnik in der sozialen Arbeit effektiv nutzen, muss ein gewisses Grundverständnis für die elektronische Datenverarbeitung und den Umgang mit Computern vorhanden sein. Darüber hinaus brauchen die Mitarbeiter das, was man "Computer literacy" nennt (KREIDENWEIS 2001). Das ist einfach die Fähigkeit, mit üblicher Standardsoftware wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail oder Internet-Browser problemlos zu arbeiten. Für einen Teil von uns ist das heute bereits Alltag, für andere gilt es noch allerlei - oft mentale - Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Für eine nicht zu vernachlässigende Anzahl von Mitarbeitern in sozialen Institutionen stellt die Verwendung technischer Hilfsmittel im Umgang mit Menschen immer noch einen Widerspruch dar. Diese ablehnende Haltung führt zum Teil dazu, dass dieses Werkzeug nicht oder auf nur sehr unprofessionelle Art und Weise verwendet wird. Die soziale Arbeit, die sich in neuerer Zeit verstärkt darum bemüht, an Professionalität zu gewinnen, kann sich dies aber nicht leisten, will sie auf vergleichbar professioneller Ebene wie gewerbliche Unternehmen tätig werden. Welche Voraussetzungen sind nun außer der verwendeten Software noch für eine professionelle Umsetzung der EDV relevant?

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3 Voraussetzungen

3.2 Qualifikation der Mitarbeiter

Wie schon zu Beginn dieses Kapitels angeführt, sollte mit gängiger Standardsoftware gearbeitet werden können, die Qualifikation der Mitarbeiter ist also einer der entscheidenden Faktoren. Der souveräne Umgang mit Standardsoftware ist natürlich nicht alles, oftmals werden vor Ort maßgeschneiderte Programme verwendet, um den Bedürfnissen der jeweiligen Institution nachzukommen. Den Umgang mit Standardprogrammen erlernt man meist bereits auf der Schule oder in Ausbildung und Studium, manchmal werden auch Kurse in Volkshochschulen oder Softwarehäusern belegt. Die Handhabung spezieller Programme hingegen erlernt man meist erst vor Ort. Um eine wirklich effektive Nutzung dieser Programme zu gewährleisten, sollten die Mitarbeiter in unternehmensinternen Kursen geschult werden, da sich beim autodidaktischen Lernen gerne Fehler einschleichen und verfestigen. Das Gleiche gilt übrigens auch für die Standardsoftware, reine Autodidakten begehen bei Textverarbeitungsprogrammen wie dem weit verbreiteten Microsoft Word oft Formatierungsfehler, die bei größeren Dokumenten zu Mehrarbeit und irreversiblen Fehlern führen können.

3.3 Motivation

Eine positive Haltung gegenüber der Arbeit mit Computern kann nicht einfach vorausgesetzt werden. Genauso wenig wird sie erreicht, indem man seine Mitarbeiter mit vollendeten Tatsachen und dem Argument, dass es aus Gründen der Effektivität nötig wäre, konfrontiert. Gerade bei Mitarbeitern sozialer Einrichtungen wird vermutet, dass wenn überhaupt eine positive Haltung gegenüber der Verwendung von EDV vorläge, ein Zwiespalt herrsche. Notwendig sei es ja schon, aber trotzdem störe die Arbeit mit diesem technischen Hilfsmittel den Umgang mit Menschen. Es ist wichtig, seine Mitarbeiter in den Einführungsprozess mit einzubeziehen. Dies gilt vor allem, wenn es

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3 Voraussetzungen

darum geht, ein Unternehmen auf EDV umzustellen und die entsprechende Branchensoftware auszusuchen, da die Mitarbeiter vor Ort die Arbeitsabläufe kennen und wissen, welche zu verarbeitenden Informationen relevant sind. Am besten ist es, eine Projektgruppe zu formieren, die mehrere Hierarchieebenen überspannt und eine Auswahl an Mitarbeitern der betroffenen Abteilungen enthält. Beim Engagement einer externen Beratung ist darauf zu achten, dass sowohl fundierte Erfahrungen im Sozialsektor als auch entsprechende EDV-Kompetenzen im Bereich Soft- und Hardware vorliegen. Privatwirtschaftlich organisierte Beratungsfirmen, die sich

ausschließlich in der freien Wirtschaft bewegen, können vielfach nur im Bereich des Rechnungswesens agieren, während ihnen

inhaltlich-fachliche Fragestellungen fremd sind. Beratungsinstitute aus dem Bereich der sozialen Arbeit hingegen haben ihren Schwerpunkt weniger im Bereich Soft- und Hardware, sondern eher bei inhaltlichen und organisationsstrukturellen Problemstellungen (vgl. KREIDENWEIS 1993: 72-73).

Ist die Umstellung erfolgt und die gewählte Software installiert, wird die bereits erwähnte Schulung der Mitarbeiter nötig, da die jeweiligen Aufgaben sonst mangels Anwenderkenntnissen unnötig Zeit beanspruchen, mehr Arbeit verursachen und dadurch höhere Kosten verursachen. Das hat zur Folge, dass die Leistung, anstatt zu steigen, sinkt und Frustration entsteht.

Dasselbe gilt natürlich auch für Programmaktualisierungen, damit die Mitarbeiter mit evtl. Änderungen oder neuen Features zurechtkommen.

3.4 Kommunikation

Mit Kommunikation sind hier nicht die persönlichen Fähigkeiten zweier oder mehrerer Mitarbeiter gemeint, sich auszutauschen. Vielmehr ist die Rede von technischen Möglichen, um Informationen auszutauschen. Dies beginnt bereits damit, dass mehrere Computer in einem Unternehmen miteinander vernetzt sind. Daraus resultiert z.B.

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3 Voraussetzungen

die einfache Möglichkeit, Dokumente auszutauschen oder mehreren Anwendern gleichzeitig zur Verfügung zu stellen. Basierend auf dieser Infrastruktur sind aber auch die Voraussetzungen geschaffen, um Email zu verwenden, sei es nur innerhalb eines Unternehmens oder auch außerhalb über das Internet. Das Internet, respektive das so genannte World Wide Web (WWW), das mit dem Internet umgangssprachlich gleichgesetzt wird, bietet darüber hinaus noch andere Möglichkeiten, sich auszutauschen. Man kann sich z.B. in Internetforen mit anderen Interessierten zu einem Thema auseinander setzen. Diverse Institutionen sind inzwischen auch per eigener Homepage im Internet vertreten, um über sich zu informieren und Kontakte anzubieten.

3.5 Datensicherheit

Die Sicherheit der eigenen Daten ist für ein Unternehmen ein äußerst wichtiges und heikles Thema, da sie oft die Grundlage für die eigene Arbeit bilden und ein Verlust derselben Schäden in Millionenhöhe hervorrufen kann. Die Restauration verlorener Daten zieht eine zeitweilige Handlungsunfähigkeit von Mitarbeitern oder gar der gesamten Organisation nach sich und resultiert nicht selten darin, dass ein Teil der Informationen endgültig verloren ist.

3.5.1 Hardware

Sollen Informationen sicher verarbeitet und zuverlässig gespeichert werden können, ist die verwendete Hardware von großer Bedeutung, denn sie bietet die nötige Grundlage für Stabilität und Zuverlässigkeit. Dies kann von günstigen PCs, welche in Multimediahäusern und inzwischen auch in Supermärkten für den Privatanwender angeboten werden, nicht unbedingt erwartet werden. Besser ist es, Systeme zu verwenden, die von Firmen, wie z.B. Dell, für den professionellen Einsatz in Unternehmen konzipiert wurden. Diese sind zuweilen nicht

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