Inhaltsverzeichnis

1.  Einleitung Seite  3

2.  Begriffserläuterung  

2.1  Begriff der Abteilung Seite  4

2.2  Unterschiedliche Definitionen der Abteilungsbildung Seite  4

2.3  Begriff der Delegation Seite  5

2.4  Die Leitungsspanne Seite  5

3.  Kriterien der Abteilungsbildung  

3.1  Prinzipien der Abteilungsbildung  

3.1.1  Homogenitätsprinzip Seite  6

3.1.2  Beherrschbarkeitsprinzip Seite  6

3.2  Aspekte der Abteilungsbildung  

3.2.1  Delegationsprozess (Top-Down-approach) Seite  6

3.2.2  Zusammenfassung (Bottom-up-approach) Seite  7

3.3  Die Art der Abteilungsbildung  

3.3.1  Gruppierungskriterien von Stellen zu Abteilungen  

3.3.1.1  Abteilungsbildung nach Tätigkeiten oder Funktionen Seite  7

3.3.1.2  Abteilungsbildung nach Objekten oder Produkten Seite  8

3.3.1.3  Abteilungsbildung nach Kundengruppen oder Regionen Seite  8

3.3.1.4  Abteilungsbildung nach Phasen des Entscheidungsprozesses. Seite  9

3.3.1.5  Abteilungsbildung nach Projekten Seite  9

3.3.2  Strukturtypen in Abhängigkeit von den Gruppierungskriterien  

3.3.2.1  Funktionale Organisation Seite  10

3.3.2.2  Divisionale Organisation Seite  11

4.  Hierarchie in Organisationen  

4.1  Abteilungsbildung im Einlinien- und Mehrliniensystem Seite  12

4.2  Abteilungsbildung im Stabliniensystem Seite  13

5.  Resümee Seite  14

Literaturverzeichnis   

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1. Einleitung

Besonders in großen Unternehmen und Organisationen ist die Notwendigkeit der Bildung von Teilbereichen, so genannten Abteilungen unabdingbar, um zu gewährleisten, dass alle Aufgaben des Unternehmens koordiniert und erfüllt werden können. Kleinere Unternehmen benötigen weniger Abteilungen, als größere, da dort der Koordinationsaufwand von Aufgaben geringer ist, als in größeren Unternehmen. ¹ Steigen zum Beispiel in einer Schreinerei ständig die Aufträge, so wird der Schreinermeister zusätzliche Stellen besetzen müssen, um die Aufträge alle fristgerecht bearbeiten zu können. Mit steigender Mitarbeiterzahl wird jedoch nun auch die Koordination der Aufgaben und Ziele für den Schreinermeister komplexer und den Mitarbeitern wird es schwerer fallen sich bei der Auftragserfüllung gegenseitig abzustimmen. Eine Möglichkeit dieses Problem zu lösen ist die Zusammenfassung der einzelnen Stellen zu größeren organisatorischen Einheiten beziehungsweise Teilbereichen. Dabei wird jeder Einheit bzw. jedem Teilbereich ein Vorgesetzter zugeordnet. 2

Bevor es jedoch zu einer Abteilungsbildung kommt werden zunächst Stellen gebildet, wie eben im Schreiner-Beispiel. Bei der Stellenbildung findet eine Zusammenfassung von Aufgaben für eine Arbeitskraft statt. Dabei wird die Kompetenz, also die Zuständigkeit für die Ausführung der Aufgaben und die Verantwortung und Rechenschaft gegenüber den Vorgesetzten festgelegt. Aus der Stellenbildung heraus entstehen dann so genannte Abteilungen durch eine Zusammenfassung von Stellen. Die Abteilungen selbst werden in einem nächsten Schritt nach verschiedenen Kriterien untergliedert, welche im weiteren Verlauf dieser Hausarbeit noch näher dargestellt werden. 3

Ziel dieser Hausarbeit ist es zu zeigen, dass die Abteilungsbildung geschlossene Verantwortungsbereiche schafft, bei der die Abstimmung nicht mehr zwischen allen einzelnen Stellen erfolgen muss und somit die Instanz entlastet wird.

Im weiteren Verlauf werden zunächst einige Begriffe im Bezug zur Abteilungsbildung erläutert, bevor dann die Kriterien der Abteilungsbildung näher beleuchtet werden. Anschließend wird die Art der Hierarchie in Organisationen behandelt. Abschließend dieser Hausarbeit werden die wesentlichen Ergebnisse zusammengefasst.

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2. Begriffserläuterung

2.1 Begriff der Abteilung

Unter einer Abteilung versteht man mehrere zusammengefasste Stellen, die einen gemeinsamen Vorgesetzten haben (die so genannte Leitungsstelle oder Instanz). ⁴ Die Abteilung ist dabei eine weitere Hierarchieebene in einem Unternehmen oder einer Organisation und steht somit zwischen der Stelle und der Hauptabteilung bzw. der Unternehmensleitung. Abteilungen ermöglichen es sich zu spezialisieren und die Aufgabenverteilung zu erleichtern, da jede Abteilung nur die Aufgaben ihres jeweiligen Bereiches zu erfüllen hat. 5

2.2 Unterschiedliche Definitionen der Abteilungsbildung

In der Literatur wird der Begriff der Abteilungsbildung unterschiedlich umfassend und detailliert umschrieben.

So beschreiben Alfred Kieser und Peter Walgenbach in ihrem Buch „Organisation“ Abteilungsbildung als Prozess, bei dem Stellen zu einem Verantwortungsbereich zusammengefasst werden und somit von anderen Stellen separiert werden. Dies führt dazu, dass Probleme nur noch innerhalb der Abteilungsebene gelöst werden müssen, was einen geringeren Koordinationsaufwand zur Folge hat. Des Weiteren versuchen die beiden Autoren die Abteilungsbildung an verschiedenen Merkmalen festzumachen. Diese sind zum einen die Schaffung einer Hierarchie in Form von Personen oder Entscheidungen, die Wahrnehmung von Koordinationsaufgaben durch spezielle Stellen sowie die Zusammenfassung von Stellen mit ähnlichen Aufgaben oder Funktionen. 6

Helmut Laux und Felix Liermann definieren die Abteilungsbildung so, dass eine einstufige Hierarchie zu einer mehrstufigen Hierarchie mit mindestens drei Ebenen erweitert wird. Zunächst werden Hauptabteilungen gebildet, die in Unterabteilungen gespalten werden. Diese Unterteilung findet solange statt, bis man an den Stellen auf der untersten Hierarchieebene angelangt ist. Jeder Abteilung ist einem Vorgesetzten zugeordnet, der die Aufgabe hat, dass die Anforderungen seiner Abteilung erfüllt werden. 7

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Das Internet bietet zum Thema Abteilungsbildung ebenfalls ein breit gefächertes Informationsspektrum. So wird dort unter anderem Abteilungsbildung als Vorgang verstanden, bei dem Instanzen über mehrere Hierarchieebenen geschaffenen werden, die jeweils eine „organisatorische Einheit“ leiten. Dadurch werden die Instanzen entlastet und es kommt zu einer vereinfachten Abstimmung zwischen den Stellen. 8

2.3 Begriff der Delegation

Unter Delegation versteht man die Übertragung von Entscheidungskompetenzen (Fähigkeit eines Vorgesetzten bestimmte Aufgaben durchzuführen) von einer Instanz an meist unterstellte Instanzen bzw. Stellen. Dies kommt beim Delegationsprozess zum tragen, der im Punkt 3.2.1 noch näher erläutert wird. Dabei spielen gewisse Voraussetzungen eine Rolle. Bei der Delegation von Aufgaben wird unter Anderem der Vorgesetzte nicht von seiner Verantwortung entbunden. Die

Führungsverantwortung bleibt weiterhin bei ihm. Nur die Handlungsverantwortung (z.B. Qualitätsausführung) kann er deligieren. 9

2.4 Die Leitungsspanne

Die Leitungsspanne, auch Kontrollspanne genannt, gibt an, wie viele Abteilungen bzw. Stellen ein Vorgesetzter zu führen hat. Dabei führt eine Erhöhung der Leitungsspanne zu steigenden Führungsaufgaben des Vorgesetzten. Die optimale Leitungsspanne hängt deshalb von vielen verschiedenen Faktoren ab. Einer der wichtigsten ist die Tätigkeit. Je einfacher diese ist desto höher kann die Leitungsspanne sein. Zum zweiten hängt die Leitungsspanne von der Mitarbeiterqualifikation ab. Je qualifizierter diese sind, desto mehr können sie leisten und der Vorgesetzte wird mehr entlastet, was zu einer erhöhten Leitungsspanne führt. Der Führungsstil beeinflusst ebenfalls die Leitungsspanne. Eine hohe Motivation kann z.B. die Leitungsspanne stark erhöhen. 10