Inhalt

Abbildungsverzeichnis   III

1  Einleitung  1

1.1  Definition von Projekt nach DIN 66901  1

1.2  Projektbeteiligte Personen  2

1.2.1  Auftraggeber  2

1.2.2  Projektteam  2

1.2.3  Lenkungsausschuss/Steering Commitee  2

1.2.4  Projekttutor/Projektpate  3

1.2.5  Projektleiter  3

1.2.6  Kontrollfragen  4

1.2.7  Anforderung an die Teammitglieder/ Projektleiter  4

1.3  Vorteile für Projektmitglieder  4

1.4  Vorteile des Projektmanagements für das Unternehmen  5

1.5  Phasenmodell eins Projekts  5

1.6  Projektkostenverlauf (typisches Beispiel)  6

2  Projekte als Teamaufgabe  7

2.1  Projektübersicht  7

2.2  Projektziel  7

2.2.1  Elemente des Projektziels  8

2.2.2  Pflichtenheft  8

2.3  Projektplanung  8

2.3.1  Projektstrukturplan  9

2.4  Projektsteuerung  10

2.4.1  Meilensteintrendanalyse  10

2.5  Projekteröffnung und Projektende  11

2.5.1  Projekteröffnung  11

I

2.5.2  Projektende  11

3  Projektmanagement als Management-Aufgabe  13

3.1  Übersicht  13

3.2  Organisation von Projektmanagement  14

3.2.1  Matrixorganisation  15

3.3  Aufgaben für das einzelne Projekt  16

3.3.1  Aufgabenstellung  17

3.3.2  Entscheidungsstruktur  18

3.3.3  Ressourcen  18

3.3.4  Projektreviews  18

3.3.5  Kick-off-Meeting  19

3.3.6  Projektabschluss  19

4  Projektmanagement-Instrumente  21

4.1  Projektmanagement-Software  21

4.2  Risikoanalyse  22

4.2.1  Rolle der Risikoanalyse  22

4.3  Projektleitung und Teamarbeit  23

4.3.1  Teammitglieder  24

4.3.2  Projektleiter  24

4.3.3  Vergleich Projektteam mit Arbeitsgruppe  25

4.4  Netzplantechnik  26

5  Quellenverzeichnis  28

5.1  Internet:  28

5.2  Literatur:  28

II

Abbildungsverzeichnis   

Abbildung  1: Aufgaben des Projektleiters  

Abbildung  2: Darstellung des Phasenverlaufs  

Abbildung  3: Projektkostenverlauf  

Abbildung  4: minimaler Projektverlauf  

Abbildung  5: Zusatzpläne der Projektplanung  

Abbildung  6: Handlungsdreieck  

Abbildung  7: Diagramm zur Meilensteintrendanalyse  

Abbildung  8: Matrixorganisation  

Abbildung  9: Vergleich zwischen Arbeitsgruppe und Projektteam  

III

1 Einleitung

Projektmanagement ist eine Arbeitsmethode, beziehungsweise Organisationsform und gewinnt in der Wirtschaft stark an Bedeutung. Immer häufiger werden Teilbereiche eines Unternehmens mit neuen, umfangreichen, zeitlich begrenzten und klar definierten Aufgabenstellungen konfrontiert, die in einer Linienorganisation nicht mehr bewältigt werden können. Diese Aufgaben verlangen eine abteilungs- bzw. bereichsübergreifende Zusammenarbeit von Spezialisten, die nur durch Projekte erreicht werden können.

1.1 Definition von Projekt nach DIN 66901

„Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in seiner Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation.“ 1

Aus der oben genannten Definition lassen sich somit Projektmerkmale ableiten bzw. ablesen die ein Projekt besitzen muss, um sich Projekt nennen zu dürfen bzw. um zu einem guten Abschluss erreichen zu können. Diese Merkmale sind:  Eine klare Zieldefinition  Definierte und personifizierte Verantwortung  Strukturierte Abläufe  Ergebnisorientierte Planung und Steuerung  Einbeziehung aller Betroffenen  Eine gewisse Einmaligkeit  hohen Innovationsgrad  Schaffung eindeutiger dokumentierter Zustände  Begrenzte Mittel und Zeit  Hohe Komplexität  Einen Hohes Risiko an Fehlschlägen  Hohe Bedeutung für das Unternehmen

 Einen großen Umfang und einen unübersichtlichen Schwierigkeitsgrad

¹ Vgl. DIN 66901.

Dabei ist es sehr wichtig den Begriff Projekt nicht falsch zu verwenden. Eine routinemäßige Arbeit in einem Unternehmen, z.B. das Montieren einer Stoßstange in einer Serienfertigung, als Projekt zu bezeichnen wäre nach den oben genannten Merkmalen falsch. Dadurch wird der Begriff sehr geschwächt und hat nicht mehr diesen Stellenwert den er haben sollte.

1.2 Projektbeteiligte Personen

Das Projektmanagement kann nur dann erfolgreich sein, wenn das Zusammenspiel zwischen den beteiligten Personen reibungslos abläuft.  Auftraggeber  Projektteam  Lenkungsausschuss/Steering Commitee  Projekttutor  Projektleiter

1.2.1 Auftraggeber

Der Auftraggeber definiert zusammen mit dem Projektleiter das Projektziel und die Projektaufgaben. Des Weiteren kontrolliert der Auftraggeber und genehmigt Ressourcen.

1.2.2 Projektteam

Ein Projektteam setzt sich aus bereichsübergreifenden, abteilungsübergreifenden, leistungsfähigen und kompetenten Arbeitsgruppen zusammen, die ein klares Ziel haben, jedoch den Weg zu diesem Ziel selber schaffen müssen. Die Größe eines Projektteams ist abhängig von der Komplexität und der Zeit in der das Projekt abgeschlossen sein sollte. Damit das Team gut funktioniert werden an alle Teammitglieder hohe soziale sowie fachliche Anforderungen gestellt.

1.2.3 Lenkungsausschuss/Steering Commitee

Der Lenkungsausschuss dient als Berichts- und Entscheidungsinstanz und wird bei großen und komplexen Projekten eingerichtet, an denen verschiedene Einheiten

bzw. Arbeitsgruppen beschäftigt sind. Aus den Führungskräften der verschiedenen Einheiten und dem Auftragsgeber bildet sich der Lenkungsausschuss. Dieser hat folgende Aufgaben:

 Abstimmen der Projektziele und Aufgaben mit dem Projektleiter  Prüfen und genehmigen der Projektressourcen  Hilfestellung für den Projektleiter bieten

1.2.4 Projekttutor/Projektpate

Kann bei kleineren bzw. übersichtlichen Projekten an Stelle des Lenkungsausschuss treten und dessen Aufgabe erfüllen. Des Weiteren ist der Projekttutor der Ansprechpartner des Projektleiters außerhalb der Lenkungsausschuss-Meetings.

1.2.5 Projektleiter

Ist das Bindeglied zwischen Auftraggeber und dem Projektteam und wird auch häufig als Subunternehmer bezeichnet. Der Projektleiter trägt die Verantwortung über das Gelingen des Projekts und steht in der Gruppenhierarchie an der Spitze. Er kontrolliert, steuert, delegiert d.h. er verteilt die Aufgaben, koordiniert und dokumentiert die einzelnen Arbeitsschritte und trifft Entscheidungen. Jedoch sollte die Entscheidung zusammen mit der Gruppe getroffen werden, da es sonst die Gruppenmitglieder demotiviert bzw. ein schlechtes Betriebsklima herrscht.

2 Abbildung 1: Aufgaben des Projektleiters

² Vgl. o. V. 1. (2008).

1.2.6 Kontrollfragen

Diese Fragen sollte sich ein Projektteam nach jedem Arbeitsschritt stellen, um Fehler zu vermeiden.

 Sind die Verantwortungsbereiche noch klar verteilt?  Stimmt die Zieldefinition noch?  Sind die zur Verfügung stehenden Ressourcen ausreichend?  Sind wir noch im Zeitplan (Meilensteinbetrachtung)?  Sind die Produkteigenschaften erreicht(Qualität, Preis etc.)?

1.2.7 Anforderung an die Teammitglieder/ Projektleiter

Über diese Kompetenzen sollte jede Person in einem Projektteam verfügen, da sonst die Zusammenarbeit schwerer fällt und längere Zeit in Anspruch nimmt.  Kommunikativ  Motivationsfähig  Belastbar  Verhandlungsgeschick  Teamfähig  Fachliche Kompetenz  Selbstdisziplin  Planungs- und Organisationsgeschick  Selbstbewusst, Selbstsicher  Führungseigenschaften  Selbstständig

1.3 Vorteile für Projektmitglieder

Projektmanagement dient heutzutage auch als Karrieresprungbrett, besonders für „Neulinge“ bzw. Absolventen. Da sie einem Projekt zugewiesen werden können, welches von seiner Größe und Komplexität für Anfänger geeignet ist. Bei diesen kleineren Projekten lernt der Neuling sein Handwerkszeug und wird so auf größere und komplexere Projekte vorbereitet.

Jedoch ist das Projektmanagement nicht nur für Berufseinsteiger vorteilhaft, sondern auch für erfahrene Mitarbeiter. Das hat folgende Gründe:

 Der Mitarbeiter stimmt seine Aufgabe mit dem Auftraggeber ab  Die Arbeit des Projektmitglieds wird im Projekt sichtbar  Der Mitarbeiter hat Klarheit was von ihm erwartet wird  Der Mitarbeiter kann selbständig den Weg zum Ziel wählen bzw. erarbeiten  Jeder Projektmitarbeiter ist stark im Team integriert  Der Mitarbeiter trägt die Verantwortung über seine Arbeit bezüglich des Entwicklungsergebnisses, welches sich aus Funktion und Kosten zusammensetzt

1.4 Vorteile des Projektmanagements für das Unternehmen

Durch das Bündeln von Kompetenzen in Teams, ermöglicht es der Unternehmensleitung ständig im Kontakt und auf dem neusten Stand des Projekts zu bleiben. Daraus lassen sich verschiedene Vorteile ableiten:  Schnellere Durchlaufzeiten von Projekten

 Reduzierung von Planungsfehlern durch ständige Meetings bzw. Informationsaustausch

 Bessere Termintreue durch ständige Überwachung  Projektstand ist klar visualisiert  Übersicht über alle Aufgaben  Kalkulierbares Risiko  Budget ist klar geregelt

 Ein Verantwortlicher der die Rahmenbedingungen kennt und als Ansprechpartner dient

 Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch ständigen Informationsaustausch

1.5 Phasenmodell eins Projekts

Die Phasen werden in jedem Lebenszyklus eines Projekts durchlaufen.