Inhaltsverzeichnis

1  Einleitung  3

2  Der Kreditprozess in einer Bank  4

3  Der grundlegende Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems  11

3.1  Dokumentation und Dokument  11

3.2  Document Lifecycle  17

3.3  Die Kriterien für die Verwaltung von Dokumenten in einem DMS  19

4  Einführung eines Dokumentenmanagementsystems  28

4.1  Klärung der rechtlichen Anforderungen bei der Einführung zu Beginn  28

4.2  Die Wahl der geeigneten DMS Lösung  29

4.2.1  Der DMS Selektionsprozess  30

4.2.1.1  Zieldefinition  31

4.2.1.2  Anforderungsanalyse  32

4.2.1.3  Gewichtung der Anforderungen.  35

4.2.1.4  Vorauswahl für ein DMS  35

4.2.1.5  Funktionale und technische Bewertung  37

4.2.1.6  Produkteingrenzung  39

4.2.1.7  Prototyp  40

4.2.1.8  Entscheidung und Realisierung  40

4.2.2  Die Beachtung der verschiedenen DMS-Schwerpunkte  41

4.2.3  Beachtung von Kriterien bei der DMS-Software  43

4.2.4  Einschätzung verschiedener DMS auf Eignung für die Bank  50

4.2.5  Die Funktion von Usability bei der Einführung eines DMS  55

5  Synopsis  57

6  Abbildungsverzeichnis  II

7  Tabellenverzeichnis  III

8  Abkürzungsverzeichnis  V

9  Literaturverzeichnis  VI

I

1 Einleitung

Die Verwaltung von großen Datenbeständen stellt für die Bankwirtschaft eine zunehmende Herausforderung dar. Deshalb sind heutzutage Dokumentenmanagementsysteme für die elektronische Archivierung in einer Bank unabdingbar. Die Arbeit beginnt mit der Beschreibung des Kreditprozesses einer Bank aus bankbetriebswirtschaftlicher Sicht. Der Kreditprozess gehört zu den absoluten Kernprozessen des Bankgeschäftes. Ablauforganisatorisch haben in der Vergangenheit die Banken diesem Prozess große Aufmerksamkeit geschenkt. Ursächlich hierfür ist zu einem die Komplexität des Kreditprozesses, zum anderen die Einbindung von vielen Bereichen der Bank. Das sind Filialen, Kreditentscheider, Kreditsachbearbeiter, evtl. Sicherheitenbearbeiter, Juristen und Controller.

Der Kreditprozess einer Bank steht im Spannungsverhältnis von Vorgaben des Managements (Zielvorgaben beim Betriebsergebnis) und regulatorischen Anforderungen (Vorgaben des BaFin, des Gesetzgebers etc.).

Darüber hinaus gibt es selbstverständlich auch Anforderungen an diesen Kernprozess durch die involvierten Mitarbeiter.

Und nicht zuletzt gibt es in jeder Bank etablierte IT-Systeme („Altsysteme“), die durch die Schnittstellenproblematik letztlich technische Grenzen für die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems setzen.

In Punkt 2 wird der Kreditprozess aus bankbetriebswirtschaftlicher Sicht dargestellt. Kapitel 3 widmet sich dem grundlegenden Aufbau, sowie den Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem in einer Bank.

Kapitel 4 beinhaltet den Auswahl-, Entscheidungs- und Implementierungsprozess eines Dokumentenmanagementsystems in einer Bank.

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2 Der Kreditprozess in einer Bank

Der Kreditprozess ist der Kernprozess, gehört zur Kernkompetenz einer Bank und beginnt mit der Kundenansprache. Diese kann aktiv durch Ansprache, Akquisition oder passiv erfolgen, indem der Kunde eigenständig als Nachfrager für einen Kredit gegenüber der Bank auftritt.

¹ sind Vollbanken und bieten die gesamte Bandbreite der Bank- und Fi-Universalbanken

nanzdienstleistungsgeschäfte an. Vollbanken sind Banken, die den Finanzgesetzen des Landes unterliegen. Ihnen ist es erlaubt Dienstleistungen des Bankgewerbes an alle Kunden anzubieten. Sie unterliegen einer staatlichen Kontrolle, Aufsicht durch die BaFin und der Zentralbank. Die Privatkunden einer Vollbank werden in der Fachsprache auch als ² Retail Kunden bezeichnet.

Diese Arbeit beschränkt sich auf standardisierte Kredite für Retail-Kunden bei Vollbanken, weil Kredite für Unternehmen eine zu hohe Komplexität aufweisen und somit nicht im Rahmen der Arbeit behandelt werden können. Vorgestellt wird der standardisierte Kreditprozess der Baufinanzierung für Retail-Kunden in einer Bank mit einer Verknüpfung zum Dokumentenmanagementsystem. Auf Internet-/Selbstbedienungskredite wird nicht näher eingegangen, da das Scoring Verfahren und das anschließende Dokumentenmanagement anders verläuft, als bei dem Kreditvergabeprozess in einer Bankfiliale. In einer Bank folgt der Kreditprozess als Kernprozess nicht nur betriebswirtschaftlichen Zielstellungen, sondern darüber hinaus auch regulatorischen.

Betriebswirtschaftlich realisieren Banken durch die Kreditvergabe einen Teil ihres Gewinns. Der andere Teil des Gewinns wird durch das Provisionsergebnis (z.B.: Wertpapierhandel) erwirtschaftet.

Die Marge ist der Gewinn, den die Bank durch den zu vergebenen Kredit erwirtschaftet. Des Weiteren muss die Bank den Kredit refinanzieren können. Somit unterliegt der Kreditprozess einer Bank regulatorischen Anforderungen. Darunter ist die gesetzliche Rege-

¹ Vgl.

² Vgl. Krumnow 2002

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lung für die Kreditvergabe und das Portfoliomanagement (Risk Management) zu verstehen. Als Anmerkung wird aus Basel II verwiesen. Basel II besteht aus Eigenkapitalvorschriften und Richtlinien für die Kreditvergabe. In den Vorschriften ist gesetzlich festge- ³ legt wie hoch Eigenkapitalunterlegung für das Kreditportfolio einer Bank sein darf. ⁴ . Die Eigenkapitalunterlage der Bank wird ermittelt an den „Risk-Weighted Asset (RWA)“ Sie sind das Produkt vom ausstehendem Kreditbetrag und Risikogewicht (Risk Weight, RW). Diese werden in einem Ratingverfahren für Kunden ermittelt. Jeder Kunde wird einer Risikoklasse zugeordnet (A, B, C…). Daraus ist zu erkennen, wie hoch die theoretischen Risiken für die Bank sind, dass der Kredit des Kunden nicht vollständig zurückgezahlt werden kann bzw. ob es zu einem Kreditausfall kommen kann. Darüber hinaus besteht Meldepflicht gegenüber dem BaFin welche Risikostrukturen das Kreditportfolio aufweist. Zudem gilt es den gesamten Kreditprozess in einem Dokumentenmanagement- ⁵ system (DMS) zu dokumentieren.

Die Dokumentation zur Kreditvergabe ist zwingend erforderlich, weil die BaFin regelmäßige Meldungen über die Risikostruktur von Krediten verlangt. Das bedeutet für die Bank, dass somit der Datenhaushalt des Kreditportfolios nachgehalten werden muss. Es muss nachgewiesen werden, wie sie die RWAs ermittelt und in welchem Rhythmus sie diese Risikoermittlung vornimmt. Die Offenlegung der Risikostruktur des Kreditportfolios ist als weiterer Punkt zu beachten, weil entsprechende Eigenkapitalunterlegungen für die BaFin nachgewiesen werden müssen, denn nur das 12,5 fache Eigenkapital kann als Kredit herausgelegt werden. Acht Prozent der Kreditsumme muss mit Eigenkapital unterlegt sein. Eine höhere Auslegung ist nicht gestattet und kann juristische Konsequenzen bis ⁶ zum Entzug der Banklizenz nach sich ziehen.

Die Bank verleiht Gelder, die ihr nicht gehören. Sie verleiht das Geld der Kunden an andere Kunden für einen Kredit aus den Einlagen. Daher gibt es die regulatorische Anforderungen, die in einem Dokumentenmanagementsystem bei der Einführung berücksichtigt werden müssen.

³ Vgl. Derleder 2003

⁴ Vgl. Wilkens 2001

⁵ Vgl. Derleder 2003

⁶ Vgl. BMJ 2009

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In dieser Arbeit wird darauf eingegangen wie das Dokumentenmanagementsystem einen standardisierten Kreditprozess in der Baufinanzierung speichert, weiterverarbeitet sowie die regulatorischen Erfordernisse, die Höhe der Eigenkapitalunterlegung und Sicherheiten abbildet.

Darüber hinaus muss immer die goldene Bankenregel Beachtung finden. Die besagt, dass kurzfristig aufgenommenes Geld nur kurzfristig ausgeliehen werden darf, während lang- ⁷ DieBank muss somit fristig aufgenommenes Kapital langfristig ausgeliehen werden darf. für ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen ihrem Aktivgeschäft und Passivgeschäft sorgen. Auf der Aktivseite befinden sich die kurzfristigen und langfristigen Kredite und auf der Passivseite die kurzfristigen und langfristigen Einlagen.

⁷ Vgl. Wirtschaftslexikon24.net 2009

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Das folgende Schaubild veranschaulicht die goldene Bankenregel:

Abbildung 1: Die goldene Bankenregel

„Während Kreditnehmer eine lange Zinsbindung wünschen, bevorzugen Anleger kurzfristige Anlagen. Wenn Banken langfristige Kredite mit kurzfristigen Einlagen refinanzieren gehen sie jedoch ein Risiko ein: Wenn künftig kurzfristige Gelder nicht oder nur zu hohen Zinsen zur Verfügung stehen, wird die Bank illiquide und kann fällige Zahlungen nicht leisten. Die Goldene Bankenregel empfiehlt daher, langfristige Darlehen ⁸ Das Dreieck bezeichnet die Laufzeit. nur mit langfristigen Einlagen zu refinanzieren.“

Das Schaubild auf der folgenden Seite veranschaulicht die schrittweise Umsetzung des Kreditprozesses unter der Einbeziehung eines Dokumentenmanagementsystems.

⁸ Glebe 2009, S. 85

7

9 Abbildung 2: Der Kreditprozess in einer Bank ⁹ Schaubild erstellt nach Silge 2005 und Betge 1996

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Die Kundenansprache erfolgt aktiv/passiv aus bankbetriebswirtschaftlicher Sicht. In der Regel erfolgt sie durch einen Kundenbetreuer, welcher den Kunden telefonisch kontaktiert oder in der Filiale direkt anspricht. Der Kundenbetreuer prüft dann die Unterlagen des Kunden auf Vollständigkeit. Dies sind die Prüfungen der Bonität, die Kontoverbindung und die persönlichen Verhältnisse des Kunden. Von diesem Punkt an beginnt die Dokumentationspflicht der Bank. Die Daten werden heutzutage in ein System eingetragen und müssen nach heutiger Rechtslage archiviert und in Papierform aufgehoben werden. Für eine optimale Archivierung bietet sich ein computergestütztes Dokumentenmanagementsystem an. Bis zum Schritt des Kreditentscheiders liegt alles aber noch in Papierform vor. Die Aufgabe des Kunden besteht nun darin, seine Lohn und Gehaltsabrechnungen einzureichen. Die entsprechende Rate, die der Kunde ausbezahlt bekommt wird ermittelt anhand der letzten drei Gehaltsabrechnungen und allen seinen anderen flüssigen Mitteln. Dazu zählen unter anderem auch eine eventuelle Erbschaft des Kunden und seine Spareinlagen. Als weitere Sicherheiten für den fälligen Kredit muss der Kunde der Bank, falls Eigentümer einer Immobilie, eine Kopie des Grundbucheintrags mit Objektfoto vorweisen. Als zusätzliche Fälligkeit für einen positiven Kreditentscheid ist die Abtretung von weiteren Forderungen des Kunden an die Bank. Beispiele sind hierfür Lebensversicherungen, Aktien oder Fonds, Bürgschaften und sonstige Bezüge/Sicherheiten. Die Wichtigkeit bei einer Kreditvergabe ist die Klärung des individuellen Rechtsverhältnisses zwischen Kunde und Bank, denn das Regulative muss dokumentiert sein. Das Regelwerk für die ¹⁰ und die Gesetze der „Europäischen Union“ ¹¹ vor. Kreditvergabe schreiben die „BaFin“

Als nächster Punkt wird die Plausibilitätprüfungsgrenze erreicht. Der Kreditentscheider prüft, ob die Bonität des Kunden ausreichend für den Erhalt eines Kredites ist. Dieser prüft nochmals in einem zweiten Schritt die Vollständigkeit der Unterlagen des Kunden und ob das Engagement vom Kunden in Ordnung ist. Wie oben erwähnt, liegen die Dokumente bis zu diesem Schritt noch in reiner Papierform vor und werden von unten nach oben an die einzelnen Bearbeiter weitergereicht. Der Kreditsachbearbeiter meldet den Kredit und gibt diesen in die Systeme ein. Der Kredit wird einer Schlüsselsystematik zugeordnet. ¹⁰ Vgl. BaFin 2003

¹¹ Vgl. EUR LEX 2009

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Abschließend erhält der Kreditnehmer/Kunde nach diesem Prüfprozess bei einem positiven Entscheid das Geld ausgezahlt.

Als BWL-Problem lässt sich in diesem Kreditprozess eindeutig erkennen, dass die Aufgaben doppelt ausgeführt werden. Der Kundenberater könnte auch die Aufgaben des Kreditsachbearbeiters übernehmen. Das würde für die Bank eine Kostenreduzierung bedeuten und Zeit sparen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem ist es organisatorisch möglich, dass Dokumente einmal zentral abgelegt werden. Bei Banken wird dieses System auch Kreditmanagementsystem genannt. Diese Art von System macht den Kreditsachbearbeiter, welcher sich um die Entschlüsselung kümmert, überflüssig, denn der Kundenbetreuer kann von Beginn an die Daten in das System ein pflegen bzw. alle Mitarbeiter, die ¹² daran beteiligt sind, müssen die Daten insgesamt einmal nur erfassen.

¹² Vgl. Hildebrand 2009

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3 Der grundlegende Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems

3.1 Dokumentation und Dokument

Dokumente sind als Nachweise anzusehen, denn sie dokumentieren ein Ereignis, einen Sachverhalt oder halten einen Vorgang fest. Die verschiedenen Arten der Dokumentation sind die Schriftform, Bild und Ton, Mikrofilm, Dokumentation auf Film (Zelluloid) und die elektronische Speicherung. Aufgrund der Durchsetzung von Personalcomputern Ende des vorherigen Jahrhunderts, sowie dem Ausbau des Internets gewinnt die elektronische ¹³ Speicherung von Dokumenten zunehmend an Bedeutung.

Elektronisch gespeicherte Dokumente sind „im Prinzip […] alle Arten von unstrukturierten ¹⁴ Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-System als Datei vorliegen.“ Das können z.B. gescannte Kreditverträge, digitale Faxe, Datenbankauszüge, Listen oder Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen sein. Ein sehr bekanntes System zur Erstellung elektronischer Textdokumente ist beispielsweise das Textverarbeitungsprogramm ¹⁵ von der Firma Microsoft. Hersteller von professionellen DMS sind SAP ¹⁶ , Open Word ¹⁷ , und IBM/Filenet ¹⁸ . Vorteilhaft ist die Integration mit Word, welche die Hersteller Text anbieten.

Ein wesentlicher Faktor für ein Dokumentenmanagementsystem sind die zu verwaltenden Dokumente. Dabei wird zwischen unterschiedlichen Typen von Dokumenten unterschieden, den sogenannten Dokumentenarten. Ein Dokument soll unter anderem „als Nach- ¹⁹ dienen.Das sind Protokolle, Gutweis einer Tatsache oder potenzielles Beweismittel“

achten, Lieferscheine, Rechnungen und Verträge. Zusammengefasst handelt es sich hierbei um Belege. Der Kreditvertrag für die Baufinanzierung ist demnach im juristischen Kontext als Beleg zu bezeichnen. Weitere Bezeichnungen für Beleg sind Beweis und amtliches Schriftstück. Die Dokumentenart und der Zweck der zu verwaltenden Dokumente bilden

¹³ Vgl. Götzer 2008

¹⁴ Vgl. Kampffmeyer 1999, S. 27

¹⁵ Vgl. Microsoft 2009

¹⁶ Vgl. SAP 2009

¹⁷ Vgl. Open Text

¹⁸ Vgl. IBM/Filenet 2009

¹⁹ Vgl. Götzer 2008, S. 29

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die Anforderungen an das System. Wichtige Anforderungen sind der Nachweis, dass Dokumente nicht mehr verändert wurden, wenn der Status des Beleges erreicht wurde, ²⁰ verfügbar sind und jederzeit „dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist ²¹ Das wird vom Gesetzgeinnerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.“ ²² in elektronischen Systemen beber als vorgeschriebene revisionssichere Archivierung schrieben. ²³ bezeichnet. Bezogen auf Ein Dokument wird auch als reiner „Träger von Informationen“

das Beispiel Kreditantrag ist es das Produktblatt mit der Produktbeschreibung Baufinanzierung. In diesem Typ Dokument möchte der Sachbearbeiter schnell Inhalte suchen, kopieren, verändern und gegebenenfalls die Informationen anderweitig verwenden können. Dokumente, die den Beweis oder Belegstatus haben, dürfen aber nicht mehr verändert werden.

Elektronische Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem lassen sich demzufolge in zwei verschiedene Arten von Dokumententyp aufteilen. Das sind zum einen die Dokumente, die als bearbeitbar für die Weiterverarbeitung gespeichert werden und diejenigen, die nicht mehr geändert werden sollen, die sogenannten Belege. Editierbare Dokumente werden in einem Dokumentenmanagementsystem als CI-Dokumente bezeichnet und Dokumente, die nicht der Weiterverarbeitung dienen als NCI-Dokumente. CI steht hierbei für Coded Information und NCI für Non Coded Information. CI-Dokumente sind beispielsweise Textdokumente, die in Form von Word- oder XML-Dateien in einem Unternehmen/Bank bereits in elektronischer Form vorliegen. Bei NCI-Dokumenten wird ²⁴ die Information als Image bzw. Bild gespeichert.

Ein unterzeichneter Kreditvertrag als Papierdokument, der nach dem Einscannen als ²⁵ elektronisches Dokument vorliegt und ins DMS eingefügt wurde, ist ein NCI-Dokument. Die CI-Dokumente sind somit die „Träger von Informationen“ in denen gesucht und edi-

²⁰ Vgl.

²¹ HGB §239 Absatz 4

²² HGB §§ 239, 257, 146, 147

²³ Vgl. Eiermann 2009

²⁴ Vgl. Götzer 2008

²⁵ Vgl. Gulbins 1993

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tiert werden kann. NCI-Dokumente hingegen sind die elektronischen Belege, die als Form von Images vorliegen. Die juristische Bezeichnung für ein CI-Dokument ist „originär digita- ²⁶ undfür ein NCI-Dokument „analoges Dokument“ ²⁷ . Dokumente in elektles Dokument“

ronischer Form mit einer elektronischen Unterschrift, die editiergeschützt gespeichert werden müssen, sind digitale NCI-Dokumente.

Verschiedene Dokumente über einen Kunden können in unterschiedlicher Form vorliegen. Es gibt sie in Papierform, in Dateien, auf Datenträgern, Faxen, Mikrofilm usw. Oftmals sind diese Informationen nicht ordentlich indiziert. Diese Art der unstrukturierten Informationen gilt es zusammenzuführen, zu ordnen, zu strukturieren und in elektronische Dokumente für jeden Bankkunden im System abzulegen, damit ein Wiederauffinden schnell und effizient erfolgen kann. Sinnvoll ist es sicherlich mehrere Dokumente in eine elektronische Mappe zu legen, die indizierbar ist. Befinden sich die Dokumente in einem Index kann datenbankgestützt schneller nach den gewünschten Informationen gesucht werden. Zu den NCI Dokumenten werden mittels OCR-Technik und des Extrahierens von Texten zusätzliche CI-Dokumente angelegt, damit später nach den gewünschten Informationen gesucht werden kann. Die manuelle Indizierung dient dem Wiederauffinden. Des Weiteren werden den CI Dokumenten Suchkriterien zugeordnet. Wird der Kreditvertrag nur als Image abgelegt ist ein Auffinden sehr schwierig, denn Textdokumente können leichter durchsucht werden, als Bilddokumente. Deshalb liegen meistens den NCI- ²⁸ Dokumenten CI-Dokumente bei. ²⁹ Die In einer Bank werden Dokumente nach Kunde und Kundenverbänden geordnet. Ordnung nach Kunde bedeutet, dass jedem Kunden eine eindeutige Kontonummer zuge- ³⁰ ordnet wird. Das ist vergleichbar mit einem Primärschlüssel in einem Datenbanksystem und dient der eindeutigen Identifikation eines jeden Kunden. Die Ordnung nach Kundenverbänden erfolgt auch nach demselben Schlüsselsystem. Das bedeutet aber, dass einem

²⁶ Götzer 2008, S. 30

²⁷ Götzer 2008, S. 30

²⁸ Klingelhöller, S. 10

²⁹ Vgl. Kleiner 2008, Anmerkung 658

³⁰ Vgl. Kleinschmidt 2004

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physischen Kunden mehrere Konten, wie laufendes Konto, Kreditkonto, Depotkonto und weitere Konten unter einem Schlüssel zugeordnet werden müssen. Kontonummer, Kundennummer und Kundenverbände sind das Ordnungskriterium in einer Bank, damit der Kunde im DMS gefunden werden kann. Nicht jedes Konto bildet einen physischen Kunden bzw. kann immer einem physischen Kunden zugewiesen werden, da der physische Kunde auch mehrere Konten bei der Bank haben kann. Bei einem Kunden mit mehreren Konten in der gleichen Bank handelt es sich um einen Kundenverband. Bei Kundenverbänden gestaltet sich das Auffinden der richtigen Informationen bzw. deren Abbildung im DMS als problematisch, denn Kunden können Konten bei verschiedenen Filialen einer Bank haben. Ein Konto befindet sich beispielsweise in einer Filiale in Schwerin und das andere Konto in einer Filiale in Berlin. Die verschiedenen Konten eines Kunden gilt es in einem DMS zusammenzuführen, denn die einzelne Bankfiliale kann die anderen Konten eines Kunden von anderen Filialen nicht ermitteln, obwohl es sich in diesem Fall um die gleiche Bank, beispielsweise die Deutsche Bank, handelt. Der Bank ist es unbekannt, wo der Kunde weitere Konten hat. Viele Kunden mit mehreren Konten bei verschiedenen Filialen einer Bank sind meistens nicht bereit oder zu bequem ihre Konten selbständig allesamt auf eine Filiale zu übertragen.

Die Identifizierung durch die Schlüssellung stellt somit ein großes Problem bei Kundenverbänden dar, denn eine Identifizierung ist anhand der Schlüsselsystematik bei vielen Konten eines Kunden, den Kundenverbänden, problematisch, denn das System erkennt in der Regel nicht, dass die Konten des Kunden der Deutschen Bank aus Schwerin und Berlin zusammengehören. Bei Großunternehmen ist das Problem der Schlüsselung aber noch weitaus größer, denn dort sind die Konten meistens nicht nur auf verschiedene Filialen verteilt, sondern zudem noch global verstreut. Das Unternehmen Siemens besitzt beispielsweise Konten in mehreren Ländern. Die gilt es unter einem Schlüssel zusammenzufassen. Ansonsten kann der Konzernkundenbetreuer der Bank von Siemens überhaupt nicht beurteilen wie die Bonität ist. Kernproblem des DMS ist somit die Schlüssellung bzw. das Zusammenfassen von physischen Kontoinhabern, denn die Kernsysteme zur Kontoverwaltung bei den Banken sind Altsysteme aus den 60er Jahren auf denen immer wieder neue Module auf gedockt wurden. Bei der neuen Oberfläche beim Online Banking sind

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neue Module auf gedockt wurden. Die Oberfläche des Online Banking greift aber tech- ³¹ nisch auf die Altsysteme bei der Datenverarbeitung zurück. Diese Systeme können alphanummerische Daten nicht verarbeiten, sondern sind nur für nummerische Werte bezüglich der Kontenzuordnung ausgelegt. Der Name „Behrens“ ist somit erstmal nicht eindeutig zuzuordnen. Die IT Infrastruktur ist selbst für Spezialisten hochkomplex. Somit kommt es vor, dass Nebensysteme laufen, für die eigentlich keine Verwendung mehr da ist, die sich die Experten aber nicht trauen abzuschalten, weil dann vermutlich ein Chaos entstehen würde. Wenn ein DMS in einer Bank eingeführt wird, sollten sich die Verantwortlichen darüber im Klaren sein, dass eine Zusammenarbeit mit den Altsystemen gewährleistet ist. Die Beachtung und Integration von Schnittstellen ist hierbei unabdingbar. Die folgende Grafik veranschaulicht die Schlüsselproblematik für ein elektronisches DMS:

Abbildung 3: Die Schlüsselproblematik in einem DMS

³¹ Vgl. Nord/IT 2009

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