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Inhaltsverzeichnis

INHALTSVERZEICHNIS...................................................................................................................................   2

1  PROBLEMSTELLUNG  3

2  ZIELSETZUNG UND VORGEHENSWEISE.  5

3  DOKUMENTENMANAGEMENT.  6

3.1  BEGRIFFSERLÄUTERUNG.  6

3.2  AUFGABEN EINES DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEMS  7

3.3  WIRTSCHAFTLICHE VOR- UND NACHTEILE VON DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEMEN.  8

3.4  GESETZLICHE RICHTLINIEN IM BEREICH DES DOKUMENTENMANAGEMENTS.  10

3.4.1  Das Signaturgesetz  10

3.4.2  Das Bundesdatenschutzgesetz  11

4  BESTANDSAUFNAHME DER WICHTIGSTEN UNTERNEHMENSEXTERNEN DOKUMENTE  

UND  VERTRÄGE VON AUTO-MUSTERMANN.  12

5  ANALYSE DES BISHERIGEN DOKUMENTENMANAGEMENTS DER FIRMA AUTO-  

MUSTERMANN   13

6  ABLAUFSCHEMA ZUR EINFÜHRUNG DES DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEMS.  16

6.1  ZIELDEFINITION  16

6.1.1  Strategische Zielplanung.  16

6.1.2  Operative Zielplanung.  17

6.2  ZUSAMMENSTELLUNG DES PROJEKTTEAMS  18

6.2.1  Der Projektleiter  18

6.2.2  Der Betriebsrat.  18

6.2.3  Der Revisor  18

6.2.4  Der Datenschutzbeauftragte.  19

6.2.5  Sonstige Mitglieder des Projektteams  19

6.3  UMSETZUNG DES PROJEKTES  19

6.3.1  Gesamtübersicht der Dokumente  20

6.3.2  Analyse des Archivguts.  20

6.3.3  Durchführung und Organisation.  22

6.4  DAS PROJEKTCONTROLLING  24

7  FAZIT UND ZUKUNFTSPERSPEKTIVEN.  25

LITERATURVERZEICHNIS   27

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1 Problemstellung

Unternehmen sind organisierte und komplexe Wirtschaftseinheiten, deren

Wettbewerbsumfeld durch die derzeitige Dynamik des Marktes einem ständigen Wechsel unterworfen ist. Dies impliziert auch, dass die Wirtschaft und die Verwaltung zunehmend vielschichtiger werden. Die ständig wachsende Datenflut und der sich immer mehr verschärfende Konkurrenzkampf führen unter anderen zu immer größer werdenden Informationsmengen.

Diese Informationsmengen müssen bewältigt werden, um schnelle und fundierte Entscheidungen zu fällen, zu begründen und zu dokumentieren. Eine solche Datenverarbeitung gehört zur Grundausstattung der Unternehmenssteuerung, ist ein unerlässlicher Wettbewerbsfaktor und unterstützt vielfach eine hohe Kundenorientierung. ¹ Die Führungsebene im Unternehmen muss täglich Entscheidungen treffen auf der Grundlage von Information.

Ein schneller Zugriff auf Informationen und eine hohe Auskunftsbereitschaft werden deshalb zu strategischen Komponenten eines Unternehmens.

Die Orientierung an einer logischen Integration von Informationen und die schnelle und effiziente Verarbeitung von großen Datenmengen nehmen eine immer größere Rolle bei der Bewältigung von Umweltproblemen, der Verbesserung der Produktqualität und der Steigerung der Arbeitseffizienz ein. 2

Auch bei der Firma AUTO-Mustermann GmbH (im weiteren Textverlauf: AUTO-Mustermann) nehmen Themen wie das Management von Dokumenten und Dokumenten-Management-Systeme einen großen Stellenwert ein. Denn durch den immer schnelleren und größeren Anfall von Dokumenten und Datenmengen ist es notwendig ein Dokumenten-Management-System einzuführen, zum Beispiel für eine spätere Beurteilung und Auswertung von Informationen oder aus juristischen Gründen.

Derzeit wird ein Großteil der anfallenden Dokumente von AUTO-Mustermann in Ordnern abgeheftet und in Filialinternen Archiven hinterlegt. Diese Methode der

Dokumentenaufbewahrung ist mit einem großen Arbeitsaufwand und steigenden Kosten verbunden.

Weitere Probleme bestehen bei der Langzeitarchivierung der Dokumente. Denn durch dieses Aufbewahrungsverfahren ist ein schneller und gezielter Zugriff auf größere Datenmengen nur bedingt möglich.

¹ [GSS99] vgl. S. 1

² [GSS99] vgl. S. 2

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Daneben werden wichtige Dokumente abteilungsintern aufbewahrt, dies führt zu immer größer werdenden Datenmengen innerhalb der einzelnen Abteilungen und es besteht kein dezentraler Zugriff für die Mitglieder der Geschäftsleitung auf diese Daten. Dabei muss auf jene Dokumente und Informationen schnell, effizient, planvoll und logisch zugegriffen werden können.

Um die Informationsbereitstellung und die Verwaltungsabläufe zu optimieren, ist es unumgänglich das AUTO-Mustermann ein solches Dokumenten-Management-System in die Arbeitsprozesse integriert. Dadurch kann eine enorme Verringerung von Lagerkapazitäten erreicht werden. Des Weiteren, wird durch ein Dokumenten-Management-System eine einfache und zeitsparende Möglichkeit gegeben Informationen zu verteilen und für berechtigte Unternehmensmitglieder zugänglich zu machen. In jedem Dokument können wertvolle Informationen stecken die zum Erfolg der Firma beitragen, deshalb ist es wichtig diese Daten langfristig, logisch und zielgerichtet mit Hilfe eines Dokumenten-Management- Systems sicherzustellen.

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2 Zielsetzung und Vorgehensweise

Eines von drei Unternehmenszielen von AUTO-Mustermann lautet: „Prozesse optimieren“. Dies umfasst zum einen die bestmögliche Umsetzung von Vertriebs- und Servicestrategien und zum andern die Optimierung Firmeninterner Arbeitsprozesse.

Das Ziel dieser dritten Projektarbeit ist es, einen Einblick über die wichtigsten externen Verträge und Dokumente der Firma AUTO-Mustermann zu geben. Darauf aufbauend besteht die Aufgabe der Projektarbeit darin, einen Ablaufplan zur Einführung und Umsetzung eines Dokumenten-Management-Systems zu entwerfen.

Ein derartiges Informationssystem ist ein Hilfsmittel zur Registrierung und Kommunikation von Informationen. Es dient zur Erreichung der angestrebten Unternehmensziele. Ein derartiges Dokumenten-Management-System liegt bereits innerhalb der Firma vor, ist jedoch noch nicht in die Arbeits- und Ablaufstruktur eingegliedert. Die Aufgabe des Autors ist es nun, einen Ablaufplan zur Integration dieses Systems in die Arbeitsprozesse zu erarbeiten. Da der Themenkomplex „Dokumentenmanagement“ sehr umfangreich und der Rahmen der Arbeit begrenzt ist, geht der Autor nur auf die Ablauforganisation zur Zusammenführung von Verträgen und dem Dokumenten-Management-System ein. Darüber hinaus soll das bisherige Dokumentenmanagement des Unternehmens ansatzweise analysiert werden, um die interne Informationsverarbeitung und -bereitstellung übersichtlicher, innovativer und zeitsparender zu gestalten. Besonders sollen Verbesserungsmöglichkeiten und Einsparpotenziale aufgezeigt werden. Um das Dokumentenmanagement von AUTO-Mustermann zu erfassen und zu erklären geht der Verfasser vorab auf den Themenkomplex Dokumentenmanagement und Dokumenten-Management-Systeme inhaltlich ein. Anschließend befasst sich der Autor mit den wichtigsten Unternehmensexternen Dokumenten und Verträgen. Danach erfolgt ein kurzer Einblick in die bisherigen Archivierungsmethoden und Archivierungsmittel des Unternehmens. Im Anschluss entwirft der Autor einen Plan am Beispiel von Unternehmensexternenverträgen, der die schnelle Einführung und Umsetzung eines Dokumenten-Management-Systems ermöglicht.

Abschließend gibt der Verfasser einen Ausblick auf das Potenzial und die Tendenzen von Dokumenten-Management-Systemen.

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3 Dokumentenmanagement

3.1 Begriffserläuterung

In der Literatur finden sich vielfältige Definitionen zum Begriff des Dokumentenmanagements und des Dokumenten-Management-Systems. Zunächst aber stellt sich die Frage: „Was ist ein Dokument?“.

Diplom Wirtschaftsingenieur Lothar Leger versteht unter einem Dokument alle in Papierform vorliegenden Informationen. Paff wiederum versteht darunter alle Informationen die sich auf einem Computer speichern lassen und für Kampffmeyer ist es ein Mix aus beiden. Alles in allem ist ein Dokument eine Information innerhalb eines bestimmten Trägermediums.

Das Dokumentenmanagement umfasst demzufolge alle Abläufe, Zuständigkeiten und Prozesse im Zusammenhang mit der Administration von Dokumenten. Das Management von Dokumenten beinhaltet primär Verwaltungsfunktionen und weniger die inhaltliche Konzeption. 3

Ein Dokumenten-Management-System basiert auf einer IT-Anwendung und dient der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. 4

Dabei wird zwischen Dokumenten-Management-Systemen im engeren und im weiteren Sinne unterschieden.

Bei Dokumenten-Management-Systemen im engeren Sinn handelt es sich um die Verwaltung der Unterlagen um deren Zustand. Dabei werden auch der Inhalt und die Struktur der Dokumente genauer betrachtet. Dokumentenmanagement im weiteren Sinn befasst sich mit weiteren Funktionen wie zum Beispiel dem Scannen und der Texterkennung.

Dokumenten-Management-Systeme werden in der Fachliteratur mit einer Vielzahl weiterer Namen um- und beschrieben. Hierzu zählen unter anderem Archivsysteme, Image-Management-Systeme, Engineering Document Management Systeme und Knowledge Management-Systeme. 5

Im weiteren Verlauf der Projektarbeit wird ausschließlich von Dokumenten-Management-Systemen gesprochen.

³ [GSMK08] vgl. S. 3

⁴ [GSMK08] vgl. S. 4

⁵ [GSS99] vgl. S. 10

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3.2 Aufgaben eines Dokumenten-Management-Systems

Zu den Aufgaben von Dokumenten-Management-Systemen gehören die Erfassung und Bearbeitung von Rechnerexternen Dokumenten und Informationen, sowie deren Aufbereitung in eine passende elektronische Form. Dazu zählt auch die Ablage, die Speicherung und soweit erforderlich die Verteilung dieser Informationen. ⁶ Darüber hinaus regelt und organisiert ein Dokumenten-Management-System die Administration von Dokumenten und Informationen, die Ablagestruktur und die unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen von Benutzern.

Mit Hilfe des Dokumenten-Management-Systems sollen Medienbrüche verhindert werden oder die kollektive Verwaltung von Dokumenten unterschiedlicher Medien ermöglicht werden.

Zudem besteht eine weitere Funktion von Dokumenten-Management-Systemen darin, die einzelnen Abteilungen des Unternehmens bei der Erstellung, Verteilung und Verwaltung der im Unternehmen erzeugten Dokumente und Informationen zu unterstützen. 7

Dokumenten-Management-Systeme ermöglichen zudem die Suche nach Unterlagen und Informationen, sowie die Organisation des Informations- und Verarbeitungsflusses von Unterlagen innerhalb einer Organisation (Workflow).

Das Workflow-Management-System wird zu einem zunehmenden integralen Bestandteil des Dokumenten-Management-Systems. Diese Systeme steuern den Arbeitsfluss und den Transport von Aufgaben und die dazu notwendigen Informationen durch das Unternehmen beziehungsweise den einzelnen Arbeitsbereich. 8

Ferner regeln Workflow-Management-Systeme wie der Arbeitsfluss für bestimmte Arbeitsvorgänge realisiert werden soll, welche Mitarbeiter bestimmte Arbeitsschritte ausführen dürfen und wie die nächsten Arbeitsschritte aussehen sollen. Das Ziel des Einsatzes von Workflow-Management-Systemen liegt in der Prozessoptimierung. 9

⁶ [GSS99] vgl. S. 12

⁷ [Kl01] vgl. S. 15

⁸ [GSS99] vgl. S. 127

⁹ [GSS99] vgl. S. 71