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Inhaltsverzeichnis   

Inhaltsverzeichnis   I

Abk  ürzungsverzeichnis  II

1.  Einleitung  1

2.  Optimierung von Geschäftsprozessen  2

3.  Was ist ein Dokumentenmanagementsystem  3

4.  Kreditorische und Debitorische Prozesse der XXXGmbH  

4.1  XXXGmbH  4

4.2  Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung  5

4.3  Nachteile des bisherigen Prozessablaufs  5

5.  Prozessoptimierung durch ein Dokumentenmanagementsystem  

5.1  Darstellung der optimierten Prozesse  6

5.2  Effekte der Optimierung  7

5.3  Bewertung einer Optimierung  8

5.4  Weitere potentielle Anwendungsgebiete  9

6.  Fazit  12

Literaturverzeichnis   13

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Abkürzungsverzeichnis

GmbH Gesellschaft mit beschränkter Haftung ggf. gegebenenfalls AG Aktiengesellschaft u.a. unter anderem

1. Einleitung

Bisher vorherrschende Kommunikationsmittel wie Telefon oder Brief werden im verstärkten Maß durch das Medium Internet verdrängt. Der Wechsel zu dem Kommunikationsmittel Electronic Mail hat sich jetzt bereits in vielen Unternehmen etabliert. Die Kommunikation zwischen business to business, aber auch zwischen business to consumer hat sich dadurch spürbar verbessert. Darüber hinaus gibt es elektronisch geführte Systeme, welche mit dem firmeninternen Netz verbunden werden und somit eine optimale Prozessgestaltung unterstützen. Im Laufe der Zeit sollten Geschäftsprozesse in Unternehmen in regelmäßigen Abständen analysiert werden, um die Effizienz der bisherigen Durchführung dieser Prozesse zu überprüfen.

Auch bei der XXX GmbH hat diese Überprüfung stattgefunden. Es hat sich herausgestellt, dass die interne Prozessdurchführung, insbesondere in der Kreditoren-und Debitorenbuchhaltung auf nicht elektronischer Dokumentenarchivierung basiert. Dies bringt negative Folgen mit sich: nicht nur dass diese Art und Weise eines Prozessablaufes in einem elektronisch gesteuerten Zeitalter nicht mehr zeitgemäß ist, sondern auch die Zufriedenheit des internen und externen Kunden nicht mehr gewährleistet wird. Der interne Kunde stellt bei der XXX GmbH die einzelnen Abteilungen dar, die mit der Kreditoren- als auch mit der Debitorenabteilung zusammenarbeiten. Die externen Kunden sind in diesem Fall zum Einen die Lieferanten und zum Anderen die Auftraggeber der XXX GmbH.

Im Zentrum dieser Arbeit steht die Erläuterung, warum eine Prozessoptimierung in vielen Unternehmen notwendig ist. Zudem wird ein Dokumentenmanagementsystem vorgestellt, um anschließend in dem Praxisbeispiel zu veranschaulichen, wie die Prozessabwicklung vor und nach der Einführung eines

Dokumentenmanagementsystems erfolgt. Im Zuge dessen werden die Effekte, die sich aus dieser Veränderung ergeben haben, dargestellt. Abschließend wird ein Ausblick über weitere potentielle Unternehmensbereiche abgegeben.

2. Optimierung von Geschäftsprozessen

Bei der Begrifflichkeit der Geschäftsprozesse werden verschiedene Arten von Prozessen unterschieden. Der Prozess im Allgemeinen ist definiert als eine „zielgerichtete Erstellung einer Leistung durch eine Folge von logisch zusammenhängenden Aktivitäten, die innerhalb einer Zeitspanne nach bestimmten Regeln durchgeführt

wird.“ ¹ Es gibt Prozesse auf der Unternehmensebene, Primärprozesse, Sekundär- und Innovationsprozesse. Primärprozesse sind an der Wertschöpfung unmittelbar beteiligt. Sekundärprozesse unterstützen die Primärprozesse bei ihrer kontinuierlichen Ausführung und stellen die benötigten Ressourcen bereit wie beispielsweise das Finanz-und Rechnungswesen. Innovationsprozesse beschreiben Prozesse in der Produkt- und

Marktentwicklung und dienen Produkt-, Prozess- und Strukturinnovationen. ² Die Optimierung von Geschäftsprozessen wird für Unternehmen in der heutigen Zeit immer wichtiger, da sich der Verkäufer- zum Käufermarkt gewandelt hat und somit die Befriedigung der Kundenbedürfnisse, wie beispielsweise eine Produktvielfalt zu angemessenen Preisen, an Bedeutung zugenommen hat. Aus diesem Grund ist die Prozessoptimierung Aufgabe des Managements, damit eine Effizienzverbesserung stattfindet und eine schnellere Reaktionsfähigkeit auf Nachfrageveränderungen ermöglicht wird.

Durch die wachsende Komplexität der wirtschaftlichen Tätigkeiten und die Veränderungen im Marktumfeld, beispielsweise die Zunahme von

Unternehmenszusammenschlüssen, sind Unternehmen gefordert ihre Strukturen zu überdenken und ggf. zu verändern. Das bedeutet, dass die interne Organisation von Unternehmen an den externen Gegebenheiten angepasst werden muss.

Eine Geschäftsprozessoptimierung wie beispielsweise im Rechnungswesen reicht über alle Teilprozesse von dem Eingang einer Lieferantenrechnung bis hin zur Zahlung dieser Rechnung inklusive der internen Verbuchung.

Solch eine Geschäftsprozessoptimierung lässt sich in vier Schritten beschreiben. Im ersten Schritt müssen die Prozesse strukturiert werden, wobei die einzelnen Geschäftsfelder eines Unternehmens voneinander abgegrenzt werden und die

¹ Vgl. Vahs (2007), S. 222.

^{2 Vgl. Berndt, Leger (1994), S. 26 und Vahs (2007), S. 228.}