Inhaltsverzeichnis

1  Einleitung  1

2  Definition Event.  1

2.1  Was ist ein Event?  1

2.2  Typisierung  2

2.3  Abgrenzung Veranstaltung/Event.  2

3  Verschiedene Arten von Events  3

3.1  Roadshows  3

3.2  Produktpräsentationen  3

3.3  Firmenpartys  3

3.4  Incentive-Events  3

3.5  Messeauftritte  4

4  Eventplanung  4

4.1  Das Briefing  4

4.2  Das Re-Briefing  5

4.3  Ideenfindung  5

4.4  Recherche  5

4.5  Kalkulation  5

4.6  Erstellung eines Konzepts  5

4.6.1  Rahmendaten / Re -Briefing  6

4.6.2  Ziele / Zielgruppe / Aufgabe  6

4.6.3  Analyse / Strategie  6

4.6.4  Idee / Motto / Leitmotiv.  6

4.6.5  Umsetzung / Programm  7

4.6.6  Location / Veranstaltungsdatum  7

4.6.7  Organisation.  7

4.6.8  Timing  7

4.6.9  Urheberrechtsklauseln  7

4.7  Strategische Planung  7

4.8  Operative Planung  8

4.9  Umsetzung  8

4.10  Nachbereitung  8

5  6 Hürden für erfolgreiche Events aus der  

Sicht  der strategischen Markenführung  8

5.1  Aufmerksamkeit / Einzigartigkeit.  8

5.2  Passung des Events zur Marke  9

5.3  Integration der Marke.  9

5.4  Zielgruppe.  10

5.5  Organisation.  10

5.5.1  Probleme der Unternehmen.  10

5.5.2  Probleme der Agenturen  10

5.6  Controlling.  11

5.6.1  Die Zurechnungsproblematik  11

5.6.2  Externe Störeinflüsse.  11

5.6.3  Das Problem des Vergessens  11

6  Fazit  12

7  Literaturverzeichnis  12

1 Einleitung

In der heutigen Zeit beherrschen die Bedürfnisse der Kunden die Märkte und Ihre Beziehungen untereinander. Diese werden immer spezieller, was sich in der immer größer werdenden Zahl, immer genauer definierter „Szenen“ äußert. Durch diese Auflösung der Massenmärkte werden die Massenmedien zur Kommunikation mit den (potentiellen) Kunden immer ungeeigneter.

Die Unternehmen versuchen diesem Trend durch verstärkte Kundenorientierung entgegenzuwirken um die schwächer werdenden Beziehungen zu den Kunden wieder zu verstärken.

Um dieses Ziel zu erreichen bedienen sie sich in wachsendem Maße an dem Kommunikationsinstrument der Events um Ihre Marken und Produkte in Szene zu setzen und die jeweiligen Zielgruppen gezielt zu erreichen. Diese Veränderung in der Marketingstrategie der Unternehmen fällt in den sich ändernden Rahmenbedingungen unserer Gesellschaft auf fruchtbaren Boden, da die Menschen mehr verdienen als noch vor 10 Jahren und auch mehr Freizeit zur Verfügung haben. Dies äußert sich in dem Wandel vom Versorgungskonsum, hin zum Erlebniskonsum.

Aus diesen Gründen gelten Events als modernes Mittel der Kundenbindung und der Kommunikation, und sollen im Laufe dieses Referats genauer betrachtet werden. Zunächst wird betrachtet, was ein Event ausmacht und einige verschiedene Arten vorgestellt. Danach wird der Planungsprozess beschrieben, dem eine Vorstellung der 6 häufigsten Hürden folgt, die ein erfolgreicher Event zu überwinden hat.

2 Definition Event

2.1 Was ist ein Event?

Der Begriff Event steht für „Ereignis & Erlebnis“ (Hosang 2002, S. 147) und bezeichnet die beiden wichtigsten Faktoren die einen Event auszeichnen. Dieses soll bei den Teilnehmern als Ereignis und Erlebnis wahrgenommen werden.

In den meisten Fällen wird eine solche Veranstaltung von einer so genannten Eventagentur im Auftrag eines Unternehmens organisiert. Es gibt aber auch Eventabteilungen in großen Firmen die sich dieser Aufgabe widmen. Das Ziel ist bei den Teilnehmern Emotionen auszulösen die einen positiven Beitrag zu dem Empfinden der Marke oder des Produktes leisten, um der Marketingstrategie zur Durchsetzung zu verhelfen (vgl. Hosang 2002, S.12).

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Dies ist in diesem Umfang nur möglich, da ein Event den direkten Kontakt zwischen den Unternehmen und der jeweiligen Zielgruppe herstellen kann.

2.2 Typisierung

• Das Ergebnis der Bemühungen der Organisatoren ist das Event selbst und dieses kann nur in seltenen Fällen verschoben, und während des Ablaufes in nur geringem Maße nachgebessert werden.

• Die Vorbereitung und Planung ist extrem wichtig, da jede Reaktion nach dem Startschuss schon im Voraus geplant sein muss.

• Das Ergebnis ist einmalig und der Erfolg ist von der subjektiven Wahrnehmung der Besucher abhängig.

• Das Ergebnis kann nicht konserviert oder auf Lager gelegt werden.

• Die Vorbereitung ist im Vergleich zum Ereignis umfangreicher, sowohl in Hinblick auf die Zeitdauer, als auch im Hinblick auf den Aufwand

• Das Event lebt davon dass es besucht wird. Wenn zu wenig Teilnehmer kommen, verfehlt das Ergebnis seine Wirkung.

• Rechtzeitige Ankündigung, Marketing, Werbung und Public Relations sind kritisch für den Gesamterfolg

• Risikomanagement und Sicherheitsaspekte spielen eine wichtige Rolle. (vgl. Holzbauer 2002, S. 1f)

2.3 Abgrenzung Veranstaltung/Event

Der Begriff „Event“ ist heutzutage durchweg positiv belegt und erfährt dadurch einen nie da gewesenen Hype. Das, was früher Außendienstkonferenz, Mitarbeiterveranstaltung, Händlerpräsentation oder Jubiläumsparty hieß, heißt jetzt alles Event. Es sind dabei nur die Begriffe vertauscht worden. Sogar Kindergeburtstage sind teilweise schon Events. Dabei sind Events immer Veranstaltungen, aber eine Veranstaltung ist nicht immer auch gleich ein Event. Wenn man Event hört, verbindet man damit etwas Großes und Spektakuläres, mit vielen Leuten und hohen Kosten. Allerdings kann auch eine kleine Veranstaltung ein Event sein.

Auf was kommt es an? Auf Events wird eine Botschaft inszeniert die direkt erlebbar ist und bei dem Teilnehmer eine nachhaltige Emotion auslöst. Sie sollen etwas Einzigartiges und Unwiederholbares sein. Eine Veranstaltung ist dagegen nur gut organisiert. (vgl Hosang 2002, S. 23ff)

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