EIDESSTATTLICHE  ERKLÄRUNG  III

ABK  ÜRZUNGSVERZEICHNIS  IV

FREMDWORTVERZEICHNIS.   V

1  EINLEITUNG.  1

1.1  MOTIVATION UND THEMENWAHL.  1

1.2  ZIELSETZUNG DER ARBEIT  1

2  EINFÜHRUNG IN DAS FACILITY MANAGEMENT UND DAS  

VERTRAGSWESEN   2

2.1  DEFINITION DES BEGRIFFS FACILITY MANAGEMENT.  2

2.2  VERTRAGSTYPUS BEI DIENSTLEISTUNGEN IM FACILITY MANAGEMENT.  4

2.3  VERTRAGSUMFELD BEI DIENSTLEISTUNGEN IM FACILITY MANAGEMENT.  6

3  DER FACILITY MANAGEMENT VERTRAG  9

3.1  FINDUNG DES VERTRAGSZWECKS.  9

3.2  GESETZLICHER HINTERGRUND  10

3.3  AUFBAU UND STRUKTURIERUNG VON VERTRÄGEN IM FACILITY MANAGEMENT  11

3.3.1  Der Facility Management-Vertrag.  11

3.3.2  Der Beratervertrag.  12

3.3.3  Der Rahmenvertrag  13

3.4  DER VERTRAGSMANTEL DES FACILITY MANAGEMENT- VERTRAGS.  14

3.4.1  Gängige Regelungstypen im Vertragsmantel  14

3.4.2  Facility Management spezifische Regelungen im Vertragsmantel.  17

3.4.3  Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen  29

3.5  DAS LEISTUNGSVERZEICHNIS UND DESSEN ANLAGEN.  30

3.6  SONSTIGE ANLAGEN.  31

3.7  SERVICE-LEVEL AGREEMENTS  31

I

4  OPTIMIERUNG AUSGEWÄHLTER FACILITY MANAGEMENT-  

VERTRAGSREGELUNGEN   32

4.1  KONKRETISIERUNG DER ZU BEHANDELNDEN VERTRAGSREGELUNGEN  32

4.1.1  Leistungserfüllung  32

4.1.2  Haftungsregelungen  32

4.2  BETRACHTUNG AUSGEWÄHLTER VERTRAGSREGELUNGEN.  33

4.2.1  Leistungserfüllung  33

4.2.2  Haftungsregelungen  37

5  ERGEBNISSE DER ARBEIT.  43

5.1  ZUSAMMENFASSUNG DER ERGEBNISSE  43

5.2  GEMACHTE ERFAHRUNGEN, AUSBLICK.  44

LITERATURVERZEICHNIS   VI

ABBILDUNGSVERZEICHNIS.   VIII

II

Eidesstattliche Erklärung

Ich erkläre hiermit, dass ich die vorliegende Bachelorarbeit bzw. die klar gekennzeichneten Teile selbständig verfasst, und in der Bearbeitung und Abfassung keine anderen als die angegebenen Quellen oder Hilfsmittel benutzt, sowie wörtliche und sinngemäße Zitate als solche gekennzeichnet habe. Die vorliegende Bachelorarbeit wurde noch nicht anderweitig für Prüfungszwecke vorgelegt.

MÜNCHEN, DEN 17.06.2004

Abkürzungsverzeichnis

AG ...................Auftraggeber

AGB..................Allgemeine Geschäftsbedingungen AN ....................Auftragnehmer ArbSchG ...........Arbeitsschutzgesetz ArbStättV..........Arbeitsstättenverordnung BetrSichV .........Betriebssicherheitsverordnung BGB .................Bürgerliches Gesetzbuch CEN ..................Comiteé Européen de Normalisation DIN ..................Deutsches Institut für Normung DL.....................Dienstleister EDV ..................Elektronische Datenverarbeitung EGBGB.............Einführungsgesetz zum Bürgerlichen Gesetzbuche FM ...................Facility Management GEFMA ...........German Facility Management Association GM....................Gebäudemanagement GU ....................Generalunternehmer HGB..................Handelsgesetzbuch

IFMA ...............International Facility Management Association IT ......................Informationstechnologien LV.....................Leistungsverzeichnis OwiG ................Gesetz über Ordnungswidrigkeiten PE .....................Projektentwickler SLA...................Service-Level-Agreement StGB .................Strafgesetzbuch VDI ...................Verein Deutscher Ingenieure e.V. VDMA ..............Verband deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.V. VOB..................Verdingungsordnung für Bauleistungen ZPO...................Zivilprozessordnung

IV

Fremdwortverzeichnis

All-in-Servicevertrag:

Eine Vertragsform, die sich aus zwei Teilen zusammensetzt: Aus einem allgemeinen Teil sowie aus einen objektspezifischen Teil. So enthält der erste Teil alle maßgebenden rechtlichen Regelungen und der zweite Teil beschäftigt sich mit dem eigentlichen Geltungsbereich des Vertrags. Ziel ist eine Übersichtlichkeit und eine Globalregelung für die im Gebäudemanagement (GM) beteiligten Gewerke. ¹ Dezisionsjurisprudenz:

Das Wort „Dezision“ kommt aus dem lateinischen und bedeutet: Beschluss, Entscheidung. Die Jurisprudenz der Dezision, also die Rechtswissenschaft der Dezision, beschäftigt sich mit der „...Rechtsgewinnung im Prozess...“ ² . „Typischer Vertreter dieser Art von Rechtsfindung,..., ist der streitentscheidende Richter.“ ³ Die universitäre und praktische Ausbildung des deutschen Juristen richtet sich auf diese Tätigkeit aus. Kautelarjurisprudenz:

Die Rechtswissenschaft, die entgegen der Dezisionsjurisprudenz ihr Augenmerk auf die Zukunft hat. Typische Vertreter dieser Rechtswissenschaft sind Notare, Anwälte als auch Wirtschafts- und Verwaltungsjuristen. Ziel ist es, durch diese Wissenschaft sich gegen aus dem Vertrag möglicherweise entstehenden Nachteile in Hinblick auf die Zukunft abzusichern. Service-Level-Agreements:

Ein Service-Level-Agreement (SLA) ist eine Menge von fest definierten und messbaren Service- und Leistungsvereinbarungen zwischen einem Servicegeber und einem Servicenehmer. ⁴ Sie finden sich in der ergebnisorientierten Ausschreibung von Leistungen wieder. Service Levels sind zum Beispiel: Reaktionszeiten, Verfügbarkeit, Mindestforderungen, Maximalforderungen. 5

¹ vgl. Häflinger: „Optimierung des Facility Managements, Gebäudetechnik-Kostensenkung durch All-In-

Servicevertrag“

² Limmer: „Vertragsgestaltung im Zivilrecht SS 2000, I. Einführung in die Vertragsgestaltung“

³ Langenfeld: „Vertragsgestaltung“, Seite 1

⁴ vgl. Bernhard: “Service Level Management = Supply-Chain-Management”

⁵ für eine Einführung in SLA siehe: http://www.hausarbeiten.de/faecher/vorschau/19992.html

V

1 Einleitung

1.1 Motivation und Themenwahl

Bei der Suche nach einem geeigneten Thema für die Bachelorarbeit wurde während der Literaturrecherche zu verschiedenen Themen festgestellt, dass es gerade im Bereich des Vertragsmanagements im Facility Management (FM) nur unzureichende Informationen über die Vertragserstellung und -gestaltung gibt. So sind Ausarbeitungen zu den Grundlagen der Vertragsgestaltung, der empfohlenen Strategie und einzelne Untersuchungen zu Regelungen, die auch im allgemein juristischen Bereich kritisch anzusehen sind, zu finden. Auch im FM-Bereich sind durchaus Ausarbeitungen, wie beispielsweise die GEFMA (German Facility Management Association) - Richtlinie 502 „Facility Management - Vertrag“ mit einem Vorschlag zu der Vertragsstruktur eines Outsourcing- Vertrags, zu dem Thema Vertragsmanagement zu finden.

Eine Aufgliederung bzw. Erläuterung jener Regelungen aber, die für das FM relevant sind, sowie eine systematische Heranführung an das Thema Vertragsgestaltung im FM wurden vom Verfasser vergeblich gesucht. Da in dieser Arbeit Hinweise und Problemstellungen zu den einzelnen Regelungen zu dem FM-Vertrag einfließen, wird über die Grundlagenvermittlung hinaus ein mögliches Optimierungspotenzial aufgezeigt. Dies war nur mit einem nahen Bezug zu erfahrenen Facility Managern und der Analyse aktueller Literatur unter Berücksichtigung der neuesten Rechsprechung möglich.

1.2 Zielsetzung der Arbeit

Ziel dieser Ausarbeitung ist es, durch eine Betrachtung des Zwecks, Typus, Umfelds und Inhalts des FM-Vertrags zum einen den Facility Manager in die Materie des Vertragswesens einzuführen und zum anderen das Optimierungspotential in diesen Bereichen aufzuzeigen. Problemstellungen in Bezug auf das geltende Recht und dessen eigentliche Anwendung werden aufgezeigt.

Mit Hilfe einer ausgewählten Betrachtung von kritischen Vertragsregelungen zum Ende dieser Ausarbeitung soll dem Leser die Problematik bei der Erstellung von Regelungen im FM

1

vorgestellt werden.

Die Arbeit dient nicht als Leitfaden zur Vertragsgestaltung, denn „die Methode und Technik der Vertragsgestaltung kann insofern nicht isoliert entwickelt und betrieben werden, sondern baut auf den Grundlagen der Dezisionsjurisprudenz auf.“ ⁶ Diese Dezisionsjurisprudenz- und die damit in Verbindung stehenden Kautelarjurisprudenz-Kenntnisse sind bei den meisten Facility Managern in der Praxis nicht zu erwarten. Nicht zuletzt aufgrund der juristischen Methode, auf bereits bewährte Vertragsregelungen zurückzugreifen, kann der Jurist mit seinen Erfahrungen zu aktuellen richterlichen Entscheidungen nicht ersetzt werden. So ist es unabdingbar, bei einer detaillierten vertraglichen Verhandlung den Rechtsbeistand eines Juristen einzuholen.

Das Problem, das die Fähigkeit der juristischen Seite an dieser Stelle eingrenzt, ergibt sich aus dem FM selbst. Die ständige Optimierung von Arbeitsaufgaben im FM erfordert eine Neugestaltung von überholten Vertragsregelungen, die den Ansprüchen beider Vertragsparteien gerecht werden sollen. Die in dieser Arbeit ersichtliche Problematik der Vertragsgestaltung - die Ausübung von Vertragsoptimierungen aus der Umsetzung von neuen Konzepten im FM mit Hilfe juristischer Grundlagen heraus - rechtfertigt die Tätigkeit des Facility Managers in diesem ursprünglichen nur Juristen vorbehaltenen Umfeld. So ist der Facility Manager durch ein grundlegendes Verständnis im Vertragswesen zu Anfang der Vertragsgestaltung bei der „... Ermittlung dessen, was die Beteiligten wollen“ ⁷ fähig, mit der Beratung eines Juristen an seiner Seite ein optimiertes Vertragswerk zu erarbeiten.

2 Einführung in das Facility Management und das Vertragswesen

2.1 Definition des Begriffs Facility Management

Der aus dem Amerikanischen stammende Begriff „Facility Management“ bedeutet wörtlich übersetzt: „Einrichtung, Ausstattung verwalten“. Der Begriff „Facility“ wird in den gängigen Definitionen von Fachverbänden und Normungsinstituten wie der IFMA (International Facility Management Association) oder der GEFMA weit über die wörtliche Bedeutung hinaus interpretiert. Als „Facilities“ werden „... erbrachte Leistungen im Unternehmen verstanden, die nicht zum Kerngeschäft gehören.“, als „... strategische Ressourcen in den unternehmeri- ⁶ Langenfeld:„Vertragsgestaltung“,Seite 3

⁷ Langenfeld:„Vertragsgestaltung“, Seite 53

2

schen Gesamtprozess...“ ⁸ laut der GEFMA oder laut der IFMA: „Something that is built, installed or established to serve a purpose.“ ⁹ , also ein gebautes, installiertes oder auch etabliertes Etwas, was einen Zweck erfüllt.

Die benannte Erfüllung des Zwecks liegt in Deutschland noch hauptsächlich in der technischen Optimierung der Gebäudeimmobilie. Ziel ist, durch Planung, Kontrolle und Bewirtschaftung bei Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten sowie Einsparpotentiale zu finden. Aus der Theorie heraus sollte aber auch eine Verbesserung der Integrierung der mit der Immobilie in Kontakt stehenden Menschen, Orte, Prozesse und Technologien angestrebt werden. Die Bestrebung, im gesamten Lebenszyklus einer Immobilie eine ganzheitliche Bewirtschaftung zu gewährleisten.

Folgende Definitionen spiegeln diesen Gedanken nach Meinung des Verfassers am Besten wieder:

Die IFMA-Definition: “A profession that encompasses multiple disciplines to ensure ^- functionalityof the built environment by integrating people, place, process and technology.“ 9

Eine „Working Definition“ des „Comiteé Européen de Normalisation“ für das Facility ^- Management(CEN/TC 348) vom 28.04.2004 ¹⁰ : “Facility Management is a discipline that improves and supports the effectiveness of an organization by integrated management and delivery of the appropriate processes that are needed to achieve business objectives.” 11

Angesichts dieser Definitionen ist ersichtlich, dass Bereiche der Rechtswissenschaften das Aufgabengebiet des Facility Managers erweitern. Das Vertragsmanagement im kaufmännischen Aufgabenteil des Facility Managers umfasst Vorbereitung, Abschluss und regelmäßige

⁸ GEFMA Definition FM: http://www.gefma.de/Gefma/1024x768/index2.html, [Stand: 3.05.04]

⁹ IFMA Definition +Facility: http://www.ifma.org/whatsfm/definition.cfm?actionbig=9&actionlil=168 [Stand:

03.05.04]. Übersetzung des Verfassers: „Ein Beruf, der mehrfache Disziplinen umfasst, um die Funktionalität

des Umfelds einer Immobilie durch die Integration von Menschen, Raum, Prozesse, und Technologie sicher-

zustellen.“

¹⁰ zur Verfügung gestellt von Herrn Stadlöder, FMC GmbH

¹¹ Übersetzung des Verfassers: „Facility Management ist eine Disziplin, die die Effektivität einer Organisation

durch integriertes Management und Förderung jener entsprechenden Prozesse verbessert und unterstützt, die

erforderlich sind, um die Unternehmensziele zu erreichen.“

3

Überprüfung von Miet-, Energieliefer-, Wartungs- und Dienstleistungsverträgen. ¹² Von der Vertragsvorbereitung über das Vertragsdesign bis hin zur Vertragsverhandlung besteht gerade in den Punkten Vorbereitung, Planung und Verhandlung Optimierungspotenzial. 13

2.2 Vertragstypus bei Dienstleistungen im Facility Management

Der Zuständigkeitsbereich des Facility Managers ist schon allein aus seiner Zweckbestimmung heraus weit gefasst. So ist das GM (Gebäudemanagement) nur ein Teilbereich des Facility Managements, denn hier geht es hauptsächlich um die Leistungspakete: Technisches-, Infrastrukturelles- und Kaufmännisches GM. Tätigkeiten außerhalb der Nutzungsphase, wie vorangehende Konzepterstellungs-, Planungs- und Erstellungsphasen und danach eventuell anstehende Abrissphasen, sind im GM nicht berührt. Dienstleistungen wie Beratungen und Optimierungen über die Gebäudebewirtschaftung hinaus vervollständigen erst das umfangreiche Aufgabengebiet des Facility Managers. So ist es bei einer Zusammenfassung der verwendeten Vertragstypen im Facility Management wichtig auch dieses umfangreiche Aufgabengebiet zu beachten.

Folgende im FM üblich vorkommenden Leistungsarten mit deren vertraglichen Interpretation lassen sich mit Hilfe des BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) klassifizieren:

Der Kauf, Verkauf einer Sache Æ Kaufvertrag, § 433 ff. BGB ^- DasAnmieten, Vermieten einer Sache Æ Mietvertrag, § 535 ff. BGB ^- DieÜberlassung eines Gegenstandes zum Gebrauch und zum Genuss der Früchte (Er- ^- träge)Æ Pachtvertrag,§ 581 ff. BGB Die Ausübung einer Leistung Æ Dienstvertrag, § 611 ff. BGB ^- DasErfüllen eines geforderten Leistungsergebnisses Æ Werkvertrag, § 631 ff. BGB ^- DieÜbernahme einer gesetzlichen Pflicht eines Anderen Æ Geschäftsbesorgungsver- ^- trag,§ 675 ff. BGB 14

vgl. GEFMA Richtlinie 100, S.4, Entwurf Dezember 1996 12

¹³ vgl. Hellerforth: „Facility Management Solutions, April 2004“

¹⁴ Für das FM aus diesem Vertragstypus heraus ist der damit in Verbindung stehende Paragraph §670 BGB inte-

ressant, durch den der AN bei zusätzlichen Aufwendungen aus der Übernahme jener Verantwortung heraus

die daraus entstandenen Kosten auf den AG umwälzen kann.

4

Diese Auflistung erhebt nicht den Anspruch der Vollständigkeit, da aus dem weit gefassten Aufgabengebiet des Facility Managers heraus durchaus weitere Vertragstypen Anwendung finden können.

Die Einordnung von einzelnen Leistungen in diese Vertragstypen kann mit Hilfe von ausgewählten Beispielen veranschaulicht werden:

Kaufvertrag: Der Kauf eines Kopiergeräts im Rahmen einer Überholung der Einrichtung eines Büros.

Mietvertrag: Die Vermietung freistehender Flächen des zu bewirtschaftenden Gebäudes im Zuge des Flächenmanagements.

Pachtvertrag: Die Überlassung von Immobilienfläche einer Cateringfirma für eine mo-

Dienstvertrag: Die Beauftragung eines Sicherheitsunternehmen oder die Dokumentationspflicht zu ausgeführten Arbeiten.

Werkvertrag: Die Abschließung von Optimierungsregelungen, Energiemanagement, oder die technische Instandsetzung einer Immobilie.

Geschäftsbesor-

gungsvertrag: Das Flächenmanagement, Vertragsmanagement, Beschaffungsmanagement, etc.

Eine Zuordnung von einzelnen FM-Leistungen zu einem Vertragstypus ist somit möglich. Da aber in einem üblichen FM-Vertrag mehrere Leistungen mit jeweils unterschiedlichem Vertragstypus laut obiger Auflistung involviert sind, lässt sich der Vertrag für die Dienstleistungen im FM nicht ohne weiteres pauschal nach BGB klassifizieren. Es liegt vielmehr ein Ver-

5