Die Bedeutung der informellen Kommunikation innerhalb einer Organisation zur Effizienzsteigerung

Die Bedeutung der informellen Kommunikation innerhalb
einer Organisation zur Effizienzsteigerung

von: Benedikt Kantus

1. Überarbeitung, WS 2003/2004

Inhaltsverzeichnis

1. Problemstellung 03

2. Kommunikation im Unternehmen 04

2.1 Definition der formalen Kommunikation 04
2.2 Definition der informellen Kommunikation 05

3. Effizienzsteigerung durch informelle Kommunikation 06

3.1 Soziale Aspekte 06
3.2 Informationsvorsprung 08

4. Effizienzverminderung durch informelle Kommunikation 11

5. Fazit 12

Literaturverzeichnis

1. Problemstellung

In Organisationen sind von offizieller Seite formale Kommunikationswege vorgegeben, die zur Verbreitung von Informationen innerhalb einer Hierarchiestufe, aber auch durch die Hierarchiestufen benutzt werden. Ziel dieser formalen Kommunikation ist es, die Arbeitsabläufe möglichst effizient zu gestalten. Zusätzlich zu dieser offiziellen Art der Kommunikation gibt es jedoch auch die informelle Kommunikation, die von den Arbeitnehmern ausgeht und die durch die Unternehmensführung nicht zu beeinflussen ist. Diese unkontrollierbare Art der Kommunikation innerhalb einer Organisation ist jedoch nicht nur nachteilig, sondern kann auch wichtige Beiträge zur Effizienzsteigerung liefern. Diese Arbeit wird nach einer genauen Definition der formalen und informellen Kommunikation einen Überblick über die verschiedenen Bereiche geben, in denen informelle Kommunikation die Effizienz der Organisation steigert und die Gründe für diese Steigerung erläutern.

Außerdem wird kurz auf die negativen Auswirkungen der informellen Kommunikation eingegangen, da diese trotz der positiven Auswirkungen nicht zu vernachlässigen sind, so dass man die effizienzsteigernde Wirkung nicht ohne Gegenüberstellung gelten lassen kann. Aus Definitionsgründen muss hier gesagt werden, dass Organisationen zumeist Wirtschaftsunternehmen sind und deshalb die Begriffe „Organisation“ und „Unternehmen“ in dieser Arbeit gleichzustellen sind. Ebenso wird nicht zwischen „Mitarbeiter“ und „Arbeitnehmer“ differenziert. Außerdem wurde wegen der besseren Lesbarkeit nur die jeweils männliche Form gewählt; nichtsdestoweniger bezieht sich der Text auf die Angehörigen beider Geschlechter.

2. Kommunikation im Unternehmen

Zunächst muss dargelegt werden, was Kommunikation bedeutet. In der Wissenschaft wird Kommunikation als Bedeutungsvermittlung verstanden, die zwischen mindestens zwei Lebewesen stattfindet¹. Dabei gilt Kommunikation als Vorgang oder Prozess, keinesfalls aber als statisches Gebilde. Kommunikation bedeutet, dass mindestens zwei Menschen sich einander etwas mitteilen. Im Zusammenhang der formalen und informellen Unternehmenskommunikation kann aber man nicht wie Burkart davon ausgehen, dass Kommunikation stets in zwei Richtungen verläuft², da es durchaus Kommunikation gibt, die nur in eine Richtung erfolgt und keine Antwortmöglichkeit bietet. Jede Kommunikation benötigt außerdem ein Medium, durch das die Informationen übertragen werden³. Solche Medien können Memos, Berichte, Protokolle, eMails, Telefonate oder persönliche Gespräche usw. sein.

2.1 Definition der formalen Kommunikation

Im Rahmen dieser Arbeit sind unter der formalen Kommunikation die Kommunikationswege zu verstehen, die durch das Management der Organisation vorgegeben sind und zur Ausübung der Arbeit dienen. Zu diesem Zweck ist diese Kommunikation in vorgegebene Wege eingeteilt, die zu benutzen jeder Mitarbeiter verpflichtet ist. Man differenziert dabei zwischen drei verschiedenen relevanten Richtungen der Unternehmenskommunikation, nämlich der abwärtsgerichteten, der aufwärtsgerichteten und der seitwärtsgerichteten⁴. Die abwärtsgerichtete Kommunikation ist von der jeweils höheren Hierarchiestufe an die tiefere gerichtet, während die aufwärtsgerichtete von der tieferen Stufe an die höhere gerichtet ist. Typische Inhalte der abwärtsgerichteten Kommunikation bestehen aus Anweisungen an die Untergebenen, um deren Arbeit zu steuern oder um Informationen weiterzureichen, während die aufwärtsgerichtete Kommunikation oftmals an Vorgegebene über Vorgänge im zuständigen Bereich berichtet.

[...]

1 Vgl. Burkart, R.: Kommunikationswissenschaft. Grundlagen und Problemfelder. Wien. Böhlau Verlag, 1995. S. 30- 53, zitiert nach: Bolten, Jürgen u. Ehrhardt, Claus (Hrsg.): Interkulturelle Kommunikation. Sternenfels. Verlag Wissenschaft & Praxis, o. J. S. 17.

2 Vgl. ebda.

3 Vgl. ebda., S. 21.

4 Vgl. Bruhn, Manfred: Integrierte Unternehmenskommunikation. Stuttgart. Poeschel, 1992. S. 3.