eProcurement in der Kommunalverwaltung

Elektronische Beschaffung in der Kommunalverwaltung

die Stadt Grevenbroich (Nordrhein-Westfalen) durch den Einsatz von eProcurement jährlich circa 27.000€, jedoch wurde nach einer Prozesskostenanalyse im Jahre 2002 ein Einsparungspotential von 139.000€ vorhergesagt [DURS02, S. 308]. eProcurement bedeutet mehr, als die Einführung einer Software, sondern darüber hinaus eine strukturelle Neuordnung der Beschaffungsprozesse. Ein erfolgreicher Einsatz erfordert „eine integrierte Veränderung der Prozesse, der Organisation, der IT, sowie eine umfassende Einbindung der Mitarbeiter und Lieferanten“ [ALTS03, S 10].

Ziel dieser Hausarbeit ist es, einen Überblick über den Beschaffungsprozess (operativ/strategisch) zu geben und den Einsatz von eProcurement in der Kommunalverwaltung zu veranschaulichen. Im dritten Kapitel werden Methoden des eProcurement vorgestellt. Danach wird am Beispiel der Stadt Grevenbroich eine erfolgreiche Umsetzung von eProcurement in der Kommunalverwaltung aufgezeigt. Im Kapitel 6 wird dann auf Chancen, Risiken und Hemmnisse bei der Einführung von eProcurement eingegangen. Der abschließende Ausblick veranschaulicht, wie eProcurement in der Kommunalverwaltung effektiver und kostengünstiger umgesetzt und genutzt werden kann.

2 Überblick

Dieses Kapitel gibt einen Überblick über den Beschaffungsprozess. Des Weiteren werden die Begriffe eGovernment und eProcurement erläutert.

2.1 Beschaffungsprozess

Ziel der Beschaffung ist die Maximierung des Beitrags zur Erreichung der überge-ordneten Unternehmensziele. Dies beinhaltetet sowohl die Sicherung der Versorgung zu geringstmöglichen Kosten, als auch den Aufbau von Potentialen, beispielsweise durch die Realisierung von Einkaufsgemeinschaften um Synergiepotentiale zu erreichen und die Verhandlungsmacht zu stärken.

Der Beschaffungsprozess wird in einen strategischen und in einen operativen Prozess gegliedert.

Bei dem operativen Beschaffungsprozess handelt es sich um einen Kreislauf, der den Zyklus der Beschaffung beschreibt. Abbildung 1 zeigt die wesentlichen Elemente des operativen Beschaffungsprozesses auf.

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Elektronische Beschaffung in der Kommunalverwaltung

Abbildung 1: Operativer Beschaffungsprozess (in Anlehnung an [BOGA04, S. 49]) Der Bedarfsermittlung folgt die Feststellung des Nettobedarfs, die durch eine Be-standskontrolle in den Lagern ermittelt werden. In einem weiteren Schritt wird für die Bestellung der geeignetste Lieferant durch Bewertungskriterien identifiziert und je nach Budget durch den berechtigten Mitarbeiter freigegeben. Es folgt die Bestellung (per Fax, Telefon, WWW oder EDI) und deren Überwachung. Nach dem Transport und der Lieferung werden die betroffenen Güter gelagert oder direkt an dem benötigten Bedarfspunkt (Produktionsstätte) verbraucht. Wenn diese Schritte reibungslos abgelaufen sind, wird die Zahlung veranlasst und verbucht.

Die strategischen Aufgaben der Beschaffung sind:

S Entwicklung von Beschaffungsstrategien,

2.2 Begriffsabgrenzung eGovernment und eProcurement

Unter dem Begriff eGovernment versteht man „die Integration aller digitalisierbaren Informationsaufgaben in Behörden, mit den Bürgern und den Unternehmen“ [THOM05, S. 2].

Im Bereich des eGovernments ist die elektronische Beschaffung (eProcurement) ein wichtiger Teilaspekt.

eProcurement ist „die Integration der Informations- und Kommunikationstechnologie zur Unterstützung der operativen Tätigkeiten sowie der strategischen Aufgaben im Beschaffungsbereich in den Unternehmen“ [WIRT01, S. 309].

Vorrangige Ziele des eProcurement sind die Senkung der Prozesskosten und die Be-

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Elektronische Beschaffung in der Kommunalverwaltung schleunigung des Beschaffungsprozesses durch die elektronische Abwicklung der Beschaffung. Der Einsatz des eProcurement in der Kommunalverwaltung wird auch als Public eProcurement bezeichnet (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Funktions- und marktteilnehmerspezifische Abgrenzung des Public eProcurement (in Anlehnung an [KOSI02, S. 6])

3 Anforderungen und Anwendungen des Public

eProcurement

Dieses Kapitel geht auf die Rahmenbedingungen und die daraus resultierenden Ziele der Kommunalverwaltung ein. Im zweiten Teil werden – durch den Einsatz von Public eProcurement – neu entstandene Methoden vorgestellt.

3.1 Rahmenbedingungen und vorrangige Ziele

Die öffentliche Hand muss im Rahmen der elektronischen Beschaffung einer Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften berücksichtigen. Dabei handelt es sich im Speziellen um die Verdingungsordnung für Leistungen ausgenommen Bauleistungen (VOL/A), die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) und die Ver-dingungsordnung für Bauleistungen (VOB/A). Darüber hinaus, müssen zusätzlich europäische Richtlinien beachtetet werden.

Aus dem Primärziel, jeder öffentlichen Geschäftsstelle seine Verwaltungstätigkeit permanent zu garantieren, lassen sich weitere Ziele bei der öffentlichen Verwaltung ableiten:

S Kostenwirtschaftliche Ziele,

S Administrative Ziele und

S Wettbewerbsorientierte Ziele.

Die kostenwirtschaftlichen Ziele verlangen von dem öffentlichen Auftraggeber, vor-handene Finanzmittel wirtschaftlich und sparsam einzusetzen.

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