Softwareunterstützung für das Projektmanagement - Faktoren bei der Auswahl einer geeigneten Projektsoftware

Inhaltsverzeichnis Seite

  ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS  II

1.  EINLEITUNG  1

2.  EINFÜHRUNG IN DAS PROJEKTMANAGEMENT  1

2.1.  Begriffsdefinition Projekt  2

2.2.  Begriffsdefinition Projektmanagement  3

2.3.  Nutzenfaktoren des Projektmanagements  3

2.4.  Anforderungen an das Projektmanagement  4

3.  AUSWAHL EINER GEEIGNETEN PROJEKTSOFTWARE  4

3.1.  Eigenschaften einer Projektverwaltungssoftware  4

3.2.  Eigenschaften einer Projektmanagementsoftware  6

3.3.  Suche nach geeigneter Projektsoftware  8

4.  EINFÜHRUNG EINER PROJEKTSOFTWARE IN EINEM  

  UNTERNEHMEN  11

4.1.  Unternehmensvorstellung  11

4.2.  Gründe für die Einführung einer neuen Projektsoftware  11

4.3.  Anforderungen an die neue Projektsoftware  14

4.4.  Kritische Beurteilung der neuen Projektsoftware  16

4.5.  Voraussetzungen für das Erreichen eines höheren Nutzens durch die Einführung  

  einer Projektsoftware  18

5.  FAZIT  20

  LITERATURVERZEICHNIS  21

I

Abkürzungsverzeichnis

PM = Projektmanagement

PMS = Projektmanagement-Software PVS = Projektverwaltungssoftware UB = Unternehmensbereich

II

1. Einleitung

Das Projektmanagement (PM) hat ein effizientes Managen der Projekte sicherzustellen. Auf Grund der großen Anzahl an Projekten ist für viele Unternehmen ein PM ohne Softwareunterstützung kaum noch vorstellbar.

In dieser Hausarbeit werden, nach einer Einführung in das PM, die Haupteigenschaften der zwei grundsätzlichen Softwaretypen für die Unterstützung des PM’s dargestellt. Ferner wird eine grobe Handlungsempfehlung gegeben, wie bei der Suche nach einer geeigneten Projektsoftware vorzugehen ist. Abschließend werden in einem praktischen Beispiel konkrete Anforderungen eines Unternehmens an eine Projektsoftware vorgestellt. Durch die kritische Beurteilung der neu entwickelten Projektsoftware soll die Bedeutsamkeit, bestimmte Faktoren bei der Suche nach einer geeigneten Software zu berücksichtigen, unterstrichen werden.

2. Einführung in das Projektmanagement

Immer mehr Projekte weisen hohe Komplexität, geringe Transparenz, schwierige Kontroll-, Koordinations- und Entscheidungsmechanismen und die Notwendigkeit einer Zusammenarbeit verschiedener Partner auf. Hinzu kommt eine Großzahl an Aufgaben, die sich von dem klassischen Tagesgeschäft lösen und die Charakteristika eines Projektes erfüllen. Gleichzeitig führen die seit mehreren Jahren andauernden bekannten Veränderungen der Umwelt aus ökonomischer Sicht zu steigendem Kosten-, Konkurrenz- und Termindruck. Hieraus resultieren sinkende Margen und steigende finanzielle Risiken. Es ist die Aufgabe des PM’s, ein effizientes Managen der Projekte zu gewährleisten. 1

¹ Vgl. Dworatschek (1992), Vorwort.

1

2.1. Begriffsdefinition Projekt

Projekte sind Vorhaben, die durch die folgenden Merkmale geprägt sind:

Innovation: Bei einem Projekt handelt es sich um eine einmalige Aufgabe, welche zuvor im Unternehmen noch nicht durchgeführt wurde. Aus diesen Eigenschaften resultiert ein größeres Risiko hinsichtlich der Zielerreichung bei Projekten, als es bei der Erfüllung der Aufgaben des Tagesgeschäfts der Fall ist.

Projektzielsystem: Neben dem festzulegenden Hauptziel werden Teil-Projektziele wie Umsatz-, Kosten- oder Qualitätsziele festgelegt.

Ressourcenbegrenztheit: Für die Bearbeitung eines Projektes wird ein finanzieller Rahmen gesteckt. Das aufgestellte Projektbudget, welches den Einsatz der Arbeitsmittel begrenzt, sollte möglichst nicht überschritten werden.

Zeitliche Begrenztheit: Neben den begrenzten finanziellen Ressourcen ist auch der zeitliche Umfang eines Projektes begrenzt. Die Dauer eines Projektes kann mehrere Monate, aber auch mehrere Jahre betragen.

Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Im Regelfall sind in einem Projekt fach- und bereichsübergreifende Aufgaben zu lösen. Eine gute Koordination der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit ist für eine erfolgreiche Realisierung des Projekts immens wichtig. 2

Es gibt unterschiedliche Projektarten. Die verschiedenen Projektarten haben bestimmte Charakteristika, die sich auf die Arbeitsprozesse der fest vorgegebenen Projektphasen (Planungs-, Durchführungs- und Kontrollphase) auswirken. Die Arbeitsprozesse der Projekte sind auf die spezifischen Eigenschaften der jeweiligen Projektart auszurichten.

² Vgl. Siebenbrock (2003), S. 86f.

2

2.2. Begriffsdefinition Projektmanagement

„Als Projektmanagement wird die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Organisationstechniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes

verstanden (DIN-Norm 69901).“ ³ PM umfasst also alle planenden, koordinierenden und steuernden Maßnahmen, die mit einem Projekt verbunden sind. Die Entscheidungsfähigkeit der Beteiligten soll in jeder Projektphase durch PM verbessert werden.

2.3. Nutzenfaktoren des Projektmanagements

PM soll dafür sorgen, dass die anfallenden Arbeitsprozesse - und das Projekt als Ganzes - überschaubar bleiben. Bei der Realisation eines Projektes soll PM es ermöglichen, die vorgegebenen Zeit-, Kosten- und Qualitätsziele mit den vorhandenen Ressourcen zu erreichen. Die Projektsteuerung hat sicherzustellen, dass alle Aufgaben zur Realisierung eines (Teil-) Projektes definiert und „in time“ und „in budget“ umgesetzt

werden. 4

Folgende Nutzenfaktoren können durch PM realisiert werden: Beschleunigte und konzentrierte Bearbeitung von Aufgabenstellungen,

woraus Zeit- und Kostenersparnis resultieren; Steigerung der Qualität von Problemlösungen (ganzheitliche Lösungen

durch interdisziplinäre Projektteams); Höhere Plantreue in Bezug auf Qualität, Kosten und Termine; Belebung des unternehmensinternen Kommunikations- und

Informationsflusses;

Aktives Wissensmanagement durch Projektdokumentation,

Erfahrungsaustausch, Abschlussberichte etc.;

größere Akzeptanz der Projektergebnisse bei Belegschaft durch intensive

Teamarbeit und Projektmarketing. 5

³ Siebenbrock (2003), S. 88.

⁴ Vgl. Gregorzik (2004), S. 1f.

⁵ Vgl. Erfurth+Partner GmbH.

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