INHALTSVERZEICHNIS

ANHANG A:  Literaturverzeichnis  

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1  Einleitung  

1.1  Personalinformationssysteme ( PIS )  1

1.2  Ziel eines Personalinformationssystems  2

2  Personalmanagement - Der Grund für ein Personalinformationssystem  

2.1  Herausforderung an das Personalmanagement  3

2.2  Aufgaben des Personalmanagements -  

Das  Human Ressource Management  5

2.3  Planung im Personalmanagement - Das Personal-Controlling  6

2.4  EDV für das Personal-Controlling Personalmanagement:  

Ein  Personalinformationssystem ?  10

2.5  Beispiel: Bildungscontrolling  11

3  Die „Welt“ der Personalinformationssysteme  

3.1  Das Umfeld der Personalinformationssysteme  

3.1.1  Unterteilungen zwischen den Personalinformationssystemen  12

3.1.2  Interessentenkreis eines Personalinformationssystems  13

3.1.3  Informationsquellen  14

3.2  Voraussetzungen für ein Personalinformationssystem  

3.2.1  Anforderungen an ein Personalinformationssystem  15

3.2.2  Funktionen eines Personalinformationssystem  16

3.2.3  Thematischer Aufbau eines Personalinformationssystem  17

3.3  Bestandteile der Personalinformationssysteme  

3.3.1  Datenhaltung  18

3.3.2  Merkmale bei Personaldatenbanken  19

3.4 Personal Informations- und Entscheidungssysteme (PIES) 24

3.5 CIM das Bindeglied zwischen Produktion und Personalinformationssystem 28 3.6 Probleme der Personalinformationssysteme

3.7 Hardware und Software 33 3.8 Beispiel Personalentwicklungsplanung mit einem Personalinformationssystem 34

4 Theorie & Praxis- Umsetzung eines Schulungsinformationssystems in der STORA (Werk Baienfurt) 4.1 Die STORA Carton Board GmbH Werk Baienfurt 36 4.2 Erstellung eines Personalinformationssystem

4.3 Auswertungen 41

4.4 Die Zukunftsaussichten des Personalinformationssystem in der STORA 43

5 Schlußbemerkung - Zukunft der Personalinformationssysteme 44

ANHANG B: Ehrenwörtliche Erklärung

ANHANG A Literaturverzeichnis

1 Hrsg. Reber, Gerhard „Personalinformationssysteme“

1979 Carl Ernst Poeschel Verlag GmbH, Stuttgart

I.

II.

III.

IV.

V.

VI.

VII. Weiermann, Klaus / Domsch, Michel „Wirtschaftlichkeit“ S. 325-370

VIII. Cless, Samuel / Schäfer, Walter / Lehmann,Peter K.W. / Hentschel,

Bernd „Praktische Anwendungsfälle“ S. 371-462

2 Scholz, Christian „Personalmanagement“

- Informationsorientierte und verhaltenstheoretische Grundlagen -

4, verbesserte Auflage 1994, Verlag Franz Vahlen GmbH, München

3 Hrsg. Maier, Walter / Fröhlich, Werner

„Personalmanagement in der Praxis“ - Konzepte für die 90er Jahre, 1991

Gabler Verlag, Wiesbaden

I

VII

4 Mai, Wolfgang / Jankowski Frank (Hrsg. Geitner, W. Uwe)

„CIM-Marktübersicht - Fertigungs- und Personalleitstand“

1992 Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft, Braunschweig / Wiesbaden

5 Bruck, Armin, Inauguraldissertation, 1993 Mannheim

„Entwurf und Implementierung eines Personalkapazitäts-Planungssystems

(PCPS)“

6 Trachimow, Knut „Personalinformationssysteme und Mitarbeitervertretung“

Juristische Schriftreihe Band 49, 1992 Verlag Österreichische Staatsdruckerei

7 Grünefeld, Hans-Günther / Langemeyer, Wiegand

„Personalinformationssystem: Entwicklung, Anwendung, Nutzen“

1991 Verlag Gabler GmbH, Wiesbaden

8 Kerksieck, Prof. Dr. H.J. „Personalcontrolling - Unternehmensführung“

9 Ziegenbein, Prof. Dr. Klaus „Controlling“

1989 Friedrich Kiel Verlag GmbH, Ludwigshafen

10 Zeitschrift Personal

09/94 „Personalplanung u. Personalcontrolling systemunterstützt“ von

H.J. Braun und S. König, Stuttgart

03/95 „PC-Software für die Personalarbeit“ von Stefan Strohmeier, Bamberg

05/95 „PC-Software für die Personalarbeit“ von Stefan Strohmeier, Bamberg

06/95 dto. Teil 3

07/95 dto. Teil 4

09/95 dto. Teil 5

12/95 dto. Teil 6

11 Zeitschrift c’t (Computer und Technik)

05/96 Online „Jobmarkt im Internet“

06/96 dto.

12 Finzer, P.

„Personalinformationssysteme für die betriebliche Personalplanung“

1992 Rainer Hampp Verlag, München und Mering

1. Einleitung

1.1 Personalinformationssysteme ( PIS )

Es gibt verschiedene Entwicklungen in der heutigen Zeit, die es forcieren, daß sich Unternehmen stärker mit reiner Informationssammlung, -verarbeitung, -selektion und -transformation in „brauchbare“ Form beschäftigen müssen. So tragen nicht nur die schnelleren Informationsübertragungen via. Internet, Fax und anderen Kommunikationswegen dazu bei sich intensiver mit Informationen auseinanderzusetzen, sondern auch das stetig steigende Informationsvolumen. Für viele Unternehmen stellt die Geschwindigkeit Entscheidungen zu treffen einen immer größer werdenden Wert darnicht nur als Wettbewerbsvorteil. Da die Qualität der Entscheidungen direkt vom Informations-volumen und der Qualität der Informationen zusammenhängt, ist eine geeignete Informationsaufbereitung ein kleiner Schritt zum Erfolg. Auch im Bereich Personal bleibt man von solchen Entwicklungen nicht verschont. So werden „einfache“, billige Arbeitskräfte durch Maschinen und Roboter wegrationalisiert. Was dazu führt, daß bei den „übriggebliebenen“ Arbeitsplätzen die Ansprüche an das Personal steigen, da diese die Roboter steuern müssen. Für die Personalabteilung eines Unternehmens wird es somit zunehmend wichtiger sein Personal treffsicher auszusuchen, da nicht nur ein falsch besetzter Arbeitsplatz mit hohen Kosten verbunden ist ( Gehalt, ausgefallener Gewinn etc. ), sondern auch den Wettbewerbern einen Vorteil verschaffen könnte.

Ein Personalinformationssystem steht also in einem engen Zusammenhang mit dem Personalmanagement, besonders mit dem Personal-Controlling. Dies versucht das zweite Kapitel näher zu erörtern.

Was versteht man nun aber unter einem Personalinformationssystem? Das System bezeichnet normalerweise ein Ordnungsprinzip, Informationen sind alle Nachrichten, Auskünfte und Mitteilungen (in diesem Fall alle die für die Personalabteilung eines Unternehmens relevanten Informationen) und unter Personal versteht man alle

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Beschäftigten eines Unternehmens ¹ . Es dient also der Steuerung des Informationsflusses

einer Personalabteilung mit dem Ziel :

¹ Vgl. (6) K. Trachimov „Personalinformationssysteme und Mitarbeitervertretung“ S. 23

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1.2 Ziel eines Personalinformationssystems :

Sachlich und zeitlich richtige Informationen für fundierte Personalentscheidungen

zur Verfügung zu stellen ² . Natürlich läßt sich dieses Problem auf verschiedenen Wegen bewältigen, mit verschiedenen Schwerpunkten bei der Informationsselektion. Dies wirft am Anfang natürlich einen Menge Fragen auf :

• Welche verschiedenen Personalinformationssysteme gibt es und für welche Interessentenkreise kann ein Personalinformationssystem eingesetzt werden ?

• Welche Anforderungen werden von den Interessenten an ein Personal-informationssystem gestellt ?

• Welche Probleme kann es mit Personalinformationssystem geben ? All diese Fragen versucht der 1. Teil des 3. Kapitel zu klären. Die Personalinformationssysteme können also fast alle Aufgaben einer Personalabteilung umfassen. So können Sie Aufgaben weit über die Verwaltung von Personalstammdaten hinaus bewältigen, wie Lohn- & Gehaltsabrechnung, Personalzeiterfassung, Urlaubsplanung etc.. Dort werden Personalinformationssysteme auch meistens eingesetzt. Wie dies in anderen Firmen umgesetzt wurde zeigt der 2. Teil des 3. Kapitels.

Aufgrund der immer höher werdenden Anforderungen an das Personal eines Unternehmens kann man aber auch bemerken, daß die Aktivitäten einer Personalabteilung sich immer stärker an der Personalentwicklung orientieren. Eine ordentliche Personalpolitik bei der Personalentwicklung bietet die Vorteile, daß das eigene ausgebildete Personal aufgrund ihrer Erfahrungen mehr für das Unternehmen tun kann als Neuzugänge und die Mitarbeiter motiviert werden können, wenn Sie eine Chance haben sich weiterzubilden. Gerade darum geht es bei der Umsetzung eines Personalinformationssystems bei der STORA Carton Board GmbH. Es wird versucht durch eine gezielte Datenverwaltung einen Überblick über Schulungen der Mitarbeiter zu erhalten. Welchen Aufbau das Personalinformationssystem besitzt und welche Auswertungen zur Unterstützung einer Personalplanung „abfallen“ wird im 4. Kapitel herausgestellt.

² Vgl. (8) Kerksieck „Personalcontrolling“ Folie Nr. 5/1

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Natürlich kann kein Personalinformationssystem darüber hinwegtäuschen, daß die eigentliche Aufgabe der Personalentscheidungen beim Personalleiter liegen bleibt. Ein Informationssystem kann und darf Entscheidungen nur unterstützen, letztendlich wird es aber immer auf „den richtigen Riecher“ des Personalchefs ankommen. Es kann aber durchaus die Qualität der Entscheidungen verbessern.

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2 Personalmanagement-Der Grund für ein

Personalinformationssystem

2.1 Herausforderung an das Personalmanagement

Das Personalmanagement steht in einem Spannungsfeld zwischen verschiedenen Einflußbereichen in unserer Umwelt. So muß sich z.B. das Unternehmen auf permanent ändernde Arbeitsplatzanforderungen und Personaldaten einstellen und versuchen diese Daten zu systematisieren, d.h. in „Informationspakete“ abzupacken, die personalwirtschaftliche Entscheidungen verbessern können.

3

Die personellen Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt in den 80er und 90er Jahren führte zu einem Umdenken in vielen Unternehmen. Es setzte ein regelrechter „Kampf“ um Spitzenkräfte ein, der es für ein Unternehmen wichtig machte durch eine gute Mitarbeiterführung sich seine Mitarbeiter zu erhalten. Der Wertewandel für viele

³ Bild Vgl. (2) C. Scholz „Personalmanagement“ S. 3

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Mitarbeiter (z.B. mehr Selbstverwirklichung im Job als bloßes Geldverdienen) erforderte ein Umdenken der Personalmanager, weg von Verwaltungsaufgaben hin zu Personalmarketing. Die erhöhte Technologie und der gestiegene Informationsbedarf, der Wechsel von einer Industriegesellschaft zur Informationsgesellschaft gab und gibt den Informationssystemen einen regelrechten Aufschwung.

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Veränderung in der Aufgabe des Personalmanagement ⁴ :

Personalverwaltung

Personalorganisation Personalführung Personalentwicklungssystem Personalentwicklungsaktivitäten Personalbetreuung Arbeitsrecht Personalcontrolling Personalmarketing Strategisches Personalmanagement Interfunktionales Personalmanagement

Dies sind aber nur einige Aspekte warum man ein Personalinformationssystem brauchen könnte. Für jedes Unternehmen, daß überleben will, ist der Gewinn, d.h. die Rentabilität ein Ziel. Das Personalinformationssystem kann durch seine Anwendung Kosten einsparen, da es normale Verwaltungsaufgaben übernimmt. Es trägt damit zu einer Produktivitätssteigerung bei, da sich die Manager nun mit den eigentlichen Aufgaben der Planung und der Strategieentwicklung widmen können. Aber auch beim Einsatz der Personalinformationssysteme zur besseren Personalverwaltung und zur verbesserten Entscheidungsfindung des Personalmanagements können Kosten eingespart werden, denn jeder Mitarbeiter ist teuer. In vielen Unternehmen nehmen die Personalkosten einen sehr hohen Stellenwert ein, da mittlerweile fast überall 50% der Erwerbstätigen Büroangestellte sind. Noch deutlicher ist dies natürlich bei reinen Dienstleistungsunternehmen ersichtlich, deren Kosten fast ausschließlich Personalkosten umfassen.

Allgemeine Entwicklungen, wie Verkürzung der Arbeitszeit, steigende Löhne & Gehälter, starker Wettbewerb etc. erfordern vom Personalmanagement eine Reaktion,

⁴ Vgl. (2) C. Scholz „Personalmanagement“ S. 23

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besser noch eine aktive Personalpolitik. Bei diesem „Personalmarketing“ wird der Mitarbeiter zum Kunden und es wird nicht mehr versucht den vorhandenen Arbeitsplatz mit einem passenden Mitarbeiter zu besetzen, sondern den Mitarbeiter mit einem passenden Arbeitsplatz auszustatten.

2.2 Aufgaben des Personalmanagements : Das Human Ressource Management

Da immer weniger und höher qualifiziertes Personal eingestellt wird, gibt es in einem Unternehmen eine gewisse Knappheit an Personal durch Krankheit und Fluktuation. Das Personal wird zu einem Engpaßfaktor der Produktion. Dieses Problem versuchte schon Flamholtz 1974 mit seinem Human Ressource Accounting (HRA) in den Griff zu bekommen ⁵ :

⁵ Vgl. (2) C. Scholz „Personalmanagement“ S. 648

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Das Human Ressource Management legt also auch besonderen Wert auf die Vergleiche zwischen Neuzugang oder Weiterbildung vorhandener Mitarbeiter. Diese Analysen und Vorhersagen lassen sich natürlich leicht mit einem

Personalinformationssystem erstellen und erleichtert dem Personalcontroller ⁶ die Arbeit.

Das Human Ressource Controlling wird zusätzlich zum Personalmarketing, dem Arbeitszeitmanagement und der Personalentwicklung zu einem zentralen Punkt der Personalarbeit in den 90er Jahren ⁷ .

⁶ Im weiteren Verlauf unterscheidet der Verfasser nicht zwischen Personalcontroller und -manager, da

dies durchaus von einer Person übernommen werden kann.

⁷ Vgl. (3) W. Maier „Personalmanagement in der Praxis“ S. 12

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