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  Inhaltsverzeichnis  

  Abkürzungsverzeichnis  III

  Abbildungsverzeichnis  IV

1  Einleitung  1

2  Grundlagen  2

2.1  Das Dokument  2

2.2  Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagement Systeme  2

3  Dokumentenmanagement Systeme  3

3.1  Allgemeines  3

3.2  Funktionen  4

3.2.1  Dokumenteneingabe  4

3.2.2  Dokumentenablage  7

3.2.3  Recherche und Ausgabe  10

3.2.4  Administration  11

3.3  Rechtliche Aspekte  12

3.4  Vor- und Nachteile von DMS  14

4  DMS in der Praxis  15

4.1  Beispiel 1: Universitätsklinikum Ulm  15

4.2  Beispiel 2: P O Trans European  16

5  Ausblick  18

  Literaturverzeichnis  V

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Abkürzungsverzeichnis

AO Abgabenordnung

BGB Bürgerliches Gesetzbuch

CD Compact Disk

CI Coded Information

COLD Computer Output to Laser Disk

DMS Dokumentenmanagement System

DV Datenverarbeitung

EDV elektronische Datenverarbeitung

ERP Enterprise Resource Planning

EDMS Enterprise Document Management System

GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützer

Buchführungssysteme

HGB Handelsgesetzbuch

NCI Non-Coded Information

OCR Optical Character Recognition

SigG Signaturgesetz

WORM Write Once Read Many

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  Abbildungsverzeichnis  

  Abbildung 1: Grundstruktur eines Dokumentenmanagement-Systems  3

  Abbildung 2: Ablage in Meta- Indexdatenbank und Archiv  7

  Abbildung 3: Optisches Speichermedium CD  9

  Abbildung 4: Terastore Jukebox CDR74  9

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1 Einleitung

Informationen bedeuten Macht und können im Wettbewerb als strategische Waffe eingesetzt werden. Sind diese Informationen auch noch sofort abrufbar, hat das Unternehmen einen unschätzbaren Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Gerade im Dienstleistungssektor stehen Kundenorientierung und Service an erster Stelle. Hierbei spielt insbesondere die Bearbeitungszeit eine große Rolle, wenn zum Beispiel bei einer Kundenreklamation nach (häufig bereits abgelegten) Verträgen, Rechnungen oder Kundendaten gesucht werden muss.

Auch in Produktionsbetrieben ist ein schneller Informationsfluß erstrebenswert. Dokumente wie Lieferscheine, Bestell- und Stücklisten, Meß- und Konstruktions- daten, müssen ständig verfügbar sein, damit z.B. Kunden- und Lieferantenanfragen ohne Zeitverlust durch Recherche bearbeitet werden können. Die zügige Abwicklung solcher Vorgänge sollte für jedes Unternehmens selbstverständlich sein, denn sie trägt einerseits zur Kundenzufriedenheit und dadurch zur Ver- besserung des Unternehmensimages bei. Andererseits liegt in der schnellen Informationsbeschaffung und dem schnellen Informationsaustausch ein nicht zu unterschätzendes Kostensenkungspotential.

Häufig lagern die gewünschten Informationen zudem noch an unterschiedlichen Orten. Die Kundendaten befinden sich beispielsweise online in der Kundendatenbank, während Verträge und Rech- nungen auf Papier in Ordnen und Aktenschränken abgelegt sind.

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2 Grundlagen

2.1 Das Dokument

Hier wird unter einem Dokument nur die materielle, das heißt, die greifbare Papierversion eines Belegs verstanden. Im Dokumentenmanagement jedoch wird der Begriff Dokument weiter gefasst. Auch E-Mails, Videos, gescannte Bilder, Audiodateien etc., also digitale Informationen, werden hier als Dokumente bezeichnet.

2.2 Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagement Systeme

Es dient der Verkürzung und Optimierung von Arbeitsabläufen und hilft, doppelte Informationen, sogenannte Redundanzen, zu vermeiden.

4

Vgl. www.wissen.de, 31.10.2001.

Vgl. Götzer u.a. (1998) S. 19.