Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis   III

1.  Einleitung  1

2.  Das SAP R/3 - System  1

2.1  Betriebswirtschaftlicher Funktionsumfang  2

2.2  Systemarchitektur  3

2.3  Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von SAP R/3  3

2.4  Hierarchie und Grundbegriffe des R/3-Systems  4

2.5  Organisationseinheiten des Finanzwesens  8

3.  Customizing im Bereich Finanzwesen  9

3.1  Das Finanzwesen  9

3.1.1  Grundeinstellungen im Finanzwesen  10

3.1.2  Einstellungen zum Buchungskreis  10

3.1.3  Einstellungen zum Geschäftsbereich  12

3.2  Belege in der Finanzbuchhaltung  13

3.3  Umsatzsteuer  14

4.  Hauptbuchhaltung  17

4.1  Customizing im Bereich Hauptbuchhaltung  17

4.1.1  Sachkontenanlage  18

4.1.2  Sachkontenstammdaten  19

4.2  Anwendungen im Bereich Hauptbuch  20

4.2.1  Buchung von Geschäftsvorfällen  21

4.2.2  Verwaltungsfunktionen  22

4.2.3  Umsatzsteuervoranmeldung  22

5.  Bankbuchhaltung  23

5.1  Einstellungen im Customizing  24

5.2  Einrichten einer Hausbank  24

5.3  Bankenstammdaten  25

6.  Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung  26

6.1  Einleitung  26

6.2  Debitoren- und Kreditorenstammdaten  27

6.2.1  Customizing  27

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6.2.2  Aufbau der Debitoren- und Kreditorenstammdaten  29

6.2.3  Pflege der Debitoren- und Kreditorenstammdaten  30

6.2.3.1  Pflege auf Mandantenebene  31

6.2.3.2  Pflege auf Buchungskreisebene  33

6.3  Beispielbuchung anhand eines Kreditoren  36

7.  Anlagenbuchhaltung  39

7.1  Customizing der Anlagenbuchhaltung  40

7.1.1  Bewertungsplan  41

7.1.2  Anlagenklassen  42

7.2  Anlagen von Anlagen  44

7.2.1  Übernahme von Altanlagen  45

7.2.2  Zugang einer Anlage  46

8.  Jahresabschluss  48

9.  Schlussbetrachtung  50

Quellenverzeichnis   V

II

Abbildungsverzeichnis   

Abbildung  1: Struktur des Informationssystems SAP R/3  

Abbildung  2: Der Mandant  

Abbildung  3: Der Buchungskreis  

Abbildung  4: Der Kostenrechungskreis  

Abbildung  5: Finanzwesen- Buchungskreis  

Abbildung  6: Produktivsetzung  

Abbildung  7: Kontenplanzuordnung  

Abbildung  8: Der Geschäftsbereich  

Abbildung  9: Übersicht über die Nummerkreisintervalle des Finanzbereiches  

Abbildung  10: Pflege der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer  

Abbildung  11: Nicht steuerbare Vorgänge.  

Abbildung  12: Zuordnung des Kontenplans zum Buchungskreis  

Abbildung  13: Anlage der Sachkonten mit Vorlage  

Abbildung  14: Buchungsschlüssel für Sachkontenbuchungen  

Abbildung  15: Umsatzsteuervoranmeldung für Januar 2004 (Summenansicht)  

Abbildung  16: Einstellung der Hausbank  

Abbildung  17: Zusammenhang zwischen Hauptbuch und Personenkonten  

Abbildung  18: Customizing Pfad bis zu den Debitorenkonten  

Abbildung  19: Einstellungen von Muss- und Kanneingaben.  

Abbildung  20: Nummernkreis für Kreditoren  

Abbildung  21: Aufbau eines Debitorenstammsatzes  

Abbildung  22: Pflege von Debitorenstammdaten  

Abbildung  23: Pflege eines Debitorenkontos (Allgemeine Daten: Adresse)  

Abbildung  24: Pflege eines Debitorenkontos (Allgemeine Daten: Zahlungsverkehr)  

Abbildung  25: Pflege eines Kreditorenkontos (Buchungskreisdaten: Kontoführung)  

Abbildung  26: Pflege eines Debitorenkontos (Buchungskreisdaten: Zahlungsverkehr)  

Abbildung  27: Pflege eines Kreditorenkontos (Buchungskreisdaten: Korrespondenz)  

Abbildung  28: Erfassung einer Kreditorenrechnung  

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Abbildung  29: Belegübersicht einer erfassten Kreditorenrechnung  

Abbildung  30: Zahlungsausgang einer Kreditorenrechnung  

Abbildung  31: Saldenanzeige Kreditor Hamburger Wasser Werke  

Abbildung  32: Bezeichnung eines kopierten Musterbewertungsplans anpassen  

Abbildung  33: Angabe der Anlageklassen im Wizard  

Abbildung  34: Zuordnung der Kontenfindung und WB Konten zu den AHK  

Abbildung  35: Status des Buchungskreises auf Altanlagenübernahme setzen  

Abbildung  36: Eintragen des Übernahmewertes der Lagerhalle als Altanlage  

Abbildung  37: Anlagen eines KFZ  

Abbildung  38: Zugangsbuchung einer Anlage gegen Kreditor  

Abbildung  39: Cash Flow der Cermedes AG  

IV

1. Einleitung

Im ersten Teil unserer Gesamtausarbeitung sind wir bereits ausführlich auf die theoretischen Grundlagen der Finanzbuchhaltung mit all ihren Pflichten und Vorschriften eingegangen.

Im zweiten und abschließenden Teil unserer Gesamtausarbeitung wollen wir nun auf die Einführung und den Aufbau einer computergestützten Finanzbuchhaltung eingehen. Aufgrund dessen werden wir für die von uns zu betrachtende Unternehmung, der Cermedes AG, zur Erhaltung und Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit eine EDV-basierende Finanzbuchhaltung einführen. Als Standartsoftware wurde das SAP R/3-System ausgewählt.

Diese Arbeit beginnt mit einer kurzen Einführung in die Standartsoftware SAP R/3. Hierbei werden die Grundbegriffe des SAP R/3-Systems, welche für das allgemeine Verständnis von Nöten sind, erläutert und die Hierarchie des Systems dargestellt. Im Hauptteil der Ausarbeitung werden dann die branchenspezifischen Einstellungen im Finanzbuchhaltungs-Modul vorgenommen, um die brachenneutrale Standartsoftware auf die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse der Cermedes AG abzustimmen. Die entsprechenden Einstellungen im Customizing werden an dieser Stelle ausführlich dargestellt und zum näheren Verständnis um praktische Anwendungsbeispiele ergänzt.

Die folgenden Einstellungen basieren nahezu komplett auf der SAP Online Hilfe/ Bibliothek und dem IMG. Aus diesem Grunde wurden nur in abweichenden Fällen die Quellen explizit genannt und hinter der entsprechenden Passage vermerkt.

2. Das SAP R/3 - System

Die 1972 gegründete Firma SAP AG, Walldorf, führte 1992 das R/3-System am Markt ein. Das seit Jahren etablierte Hauptprodukt, das ERP-System (ERP = Enterprise Resource Planning) SAP R/3, wurde mittlerweile in die Produktlinie mySAP.com integriert. Daneben gibt es unter der Produktlinie mySAP.com eine Reihe von weiteren Produkten, die das R/3-System erweitern, jedoch in der Regel auch eigenständig genutzt werden können.

Die Einführung von SAP R/3 war eine Reaktion auf die sich veränderten Märkte im DV-Bereich, die weg von einer System und Software geschlossenen Großrechner-

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Umgebung hin zu offenen Client-/ Server-Architekturen tendierten. (Vgl. A. Gadatsch, 2001, S.23)

2.1 Betriebswirtschaftlicher Funktionsumfang

Das SAP R/3-System ist eine betriebswirtschaftliche Komplettlösung, die alle Funktionsbereiche eines Unternehmens, einschließlich wichtiger Querschnittsfunktionen abdeckt. Das System ist modular gegliedert und baut auf einem mächtigen Basissystem auf, dass unter anderem eine vollständige Entwicklungsumgebung enthält.

Abbildung 1: Struktur des Informationssystems SAP R/3

„Weiterhin werden alle betriebswirtschaftlichen Kernbereiche wie Logistik, Rechnungswesen und Personalwesen in einer hohen Tiefe und Breite abgedeckt.“ (Gadatsch, 2001, S.24)

So enthält beispielsweise die Komponente für das Personalwesen eine integrierte Reisekostenabrechnung, Bewerberverwaltung oder Personalentwicklungsplanung. Daneben stehen übergreifende Funktionen wie Workflow, Office-Funktionen, Mail oder ein optisches Belegarchiv zur Verfügung und eine hohe Anzahl spezieller Branchenlösungen.

Das System ist mehrsprachig und konsequent auf einen internationalen Einsatz hin konzipiert, was sich z.B. auch in primär englischen Modulbezeichnungen niederschlägt. Im Rahmen der Systemkonfiguration werden länderspezifische Besonderhei-

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ten ebenso berücksichtigt, wie z.B. Musterpläne, Bankdaten oder Umsatzsteuer-Regelungen. Die Kontoführung ist in unterschiedlichen Währungen möglich, ebenso wie die Umrechnung von Währungen und die parallele Kontoführung unterschiedlicher Währungen. Das R/3-System ist mandantenfähig und in der Lage, in einer Installation mehrere rechtlich und wirtschaftlich selbstständige Unternehmen abzuwikkeln, wie z.B. Mutter- und Tochtergesellschaften. Die Organisationsstrukturen eines Unternehmens wie Werke, Lagerorte, Vertriebsorganisation und Niederlassungen lassen sich flexibel über Tabellen abbilden.

Das R/3-System besteht aus mehreren betriebswirtschaftlichen Teilkomponenten, die sowohl einzeln als auch gemeinsam genutzt werden können. Der integrative Charakter des R/3-Systems kommt jedoch nur bei Einsatz mehrerer Module hervor. Von daher ist es nicht sinnvoll, dass Modul CO (Controlling) ohne das Modul FI (Finanzen) einzusetzen, da wesentliche Daten für die Versorgung des CO-Moduls aus dem FI-Modul stammen.

2.2 Systemarchitektur

Bei R/3 handelt es sich um ein offenes Client/Server-System, das auf unterschiedlichen Hardwareplattformen sowie mit verschiedenen Betriebssystemen und Datenbanksystemen eingesetzt werden kann (Vgl. Hansmann, 2001, S. 157). Das Client/Server-System ist dreistufig aufgebaut; man unterscheidet (Vgl. Gadatsch, 2001, S. 31):

 Datenbankdienste zur Speicherung und Abfrage der betriebswirtschaftlichen Daten,

 Anwendungsdienste zur Abwicklung der betriebswirtschaftlichen Funktionalitäten und

 Präsentationsdienste zur Führung der Benutzerdialoge über eine graphische Oberfläche.

Abhängig von der Größe des Systems läuft es auf mehreren Datenbank- und Applikationsservern und einem Präsentationsserver auf PC-Basis, oder bei kleinen Systemen zusammengefassten Datenbank- und Applikationsservern.

2.3 Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von SAP R/3

Häufig sind mit der Einführung des SAP R/3-Systems wirtschaftliche Erwartungen verbunden, welche die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhalten und sichern

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sollen. Es ist aber zu beachten, dass mit der Einführung von SAP R/3 nicht nur die einmaligen Anschaffungskosten der Standartsoftware anfallen, sondern auch noch erhebliche Nebenkosten. Diese Kostenarten beinhalten unter anderem die Kosten für externe Berater, Erweiterungskosten in Bezug auf Hard- und Software, Wartungskosten sowie Kosten für Schulungsmaßnahmen. Trotz der enormen Kosten zeigt der Erfolg des SAP-Systems, dass dem Aufwand erhebliche Nutzenpotentiale gegenüberstehen, die einen Einsatz rechtfertigen können. Die wesentlichen Nutzenpotentiale resultieren dabei aus der besseren Planung, Steuerung und Kontrolle der betrieblichen Geschäftsprozesse, eine einheitliche und konstante Datenbasis, verbesserte Flexibilität, verkürzte Durchlaufzeiten sowie die qualitative Verbesserung der betrieblichen Geschäftsprozesse.

„Während in der Vergangenheit mit der Einführung von Standartsoftware vor allem die DV-gestütze Abdeckung wichtiger Unternehmensfunktionen im Vordergrund des Unternehmensinteresses stand, wird bei der R/3- Einführung vor allem eine Verbesserung der Unterstützung der betrieblichen Geschäftsprozesse gesehen.“ (Gadatsch, 2001, S. 36)

2.4 Hierarchie und Grundbegriffe des R/3-Systems

Im nun folgenden Abschnitt werden die Hierarchie des Systems und die in diesem Zusammenhang benötigten Grundbegriffe erklärt Der Mandant

„Der Mandant im SAP R/3-System ist eine juristische und organisatorisch eigenständige Einheit. Dies impliziert, dass alle betriebswirtschaftlichen Daten gegenüber anderen Mandaten geschützt sind.“ (SAP Onlinebibliothek)

Abbildung 2: Der Mandant

(Vgl. SAP Onlinebibliothek)

Der Mandant stellt das oberste und zentrale Organisationselement für alle Module des gesamten Systems dar und ist in der Regel mit dem Konzern gleichzusetzen.

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Auf der Mandantenebene werden alle zentralen Steuerungstabellen geführt und die mandantenspezifischen Buchungskreisfestlegungen getroffen. Innerhalb des SAP R/3-Systems stellt der Mandant eine handelsrechtliche, organisatorische und datentechnisch in sich abgeschlossene Einheit mit eigenen Stammsätzen dar. Ihm wird eine individuelle Mandantennummer zugewiesen, über die der Mandant jederzeit eindeutig identifiziert werden kann. Im Falle der Cermedes AG wurde die Mandantennummer 906 zugewiesen, welche bei jeder Anmeldung im System angegeben werden muss, um eine zielgerechte Zuordnung der einzugebenen Daten zu gewährleisten. Buchungskreis

„Der Buchungskreis ist das Organisationselement der Finanzbuchhaltung. Ein Buchungskreis stellt eine selbstständig bilanzierte Einheit dar, beispielsweise eine Firma innerhalb eines Konzerns. Auf dieser Ebene werden die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung, wie vom Gesetzgeber gefordert, erstellt.“ (Teufel/ Röhricht/ Willems, 2000, S.91) Für einen Mandanten können ein oder mehrere Buchungskreise definiert werden. Im Falle der Cermedes AG wurde der Buchungskreis cer1 definiert.

Abbildung 3: Der Buchungskreis

(Vgl. SAP Onlinebibliothek)

Alle Geschäftsvorfälle im externen Rechnungswesen werden grundsätzlich auf der Ebene der Buchungskreise erfasst und gepflegt. Die Verkehrszahlenfortschreibung Und die Festlegungen zum Zahlen und Mahnen finden auch auf dieser Ebene statt. Eine weitere Unterteilung aus organisatorischen Gründen ist durch interne Organisationsstrukturen denkbar. (Vgl. Teufel/ Röhricht/ Willems, 2000, S. 91) Es besteht die Möglichkeit zwischen Mandant und Buchungskreis eine 1:1 Beziehung, wie im Falle der Cermedes AG, herzustellen, bei der einem Mandanten ein Buchungskreis zugewiesen ist, oder eine 1: n Beziehung. Eine 1: n Beziehung wäre im Falle eines Konzerns mit vielen (n), einzeln zu bilanzierenden Tochterunternehmen sinnvoll, bei dem einem Mandanten n Buchungskreise zugeordnet werden. Auf der Buchungskreisebene werden die individuellen Daten gepflegt. Nach der Erstellung des Buchungskreises muss dieser einem Kontenplan zugeordnet werden.

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Kontenplan

„In der Hauptbuchhaltung können unterschiedliche Kontenpläne definiert werden. Dabei verweist jeder Buchungskreis auf genau einen Kontenplan. Dieser Kontenplan wird auch innerhalb der Anlagenbuchhaltung für die Kontenfindungen herangezogen. Die Kontenfindung wird in der Anlagenbuchhaltung über Anlagenklassen gesteuert. In jeder Anlagenklasse müssen Sie eine Kontenfindung angeben. Zu dieser Kontenfindung können Sie die Hauptbuchkonten des jeweiligen Kontenplans festlegen, die bei den verschiedenen Geschäftsvorfällen automatisch bebucht werden sollen.“ (SAP Onlinebibliothek)

SAP R/3 bietet eine Auswahl an Kontenplänen an, von denen einer ausgewählt werden muss. Im Falle der Cermedes AG wurde der Gemeinschaftskontenrahmen aktiviert. Im Kontenplan enthält ein Verzeichnis sämtliche Sachkonten eines Unternehmens und wird im SAP R/3-System von der Finanzbuchhaltung und vom Controlling genutzt. Dabei ist zu beachten, dass jedem Buchungskreis genau ein Kontenplan zu-geordnet werden muss.

Kostenrechnungskreis

„Organisatorische Einheit innerhalb eines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Ein Kostenrechnungskreis kann einen oder mehrere, ggf. in unterschiedlichen Währungen operierende Buchungskreise umfassen. Die zugehörigen Buchungskreise müssen alle denselben operationalen Kontenplan nutzen. Alle innerbetrieblichen Verrechnungstransaktionen beziehen sich nur auf Objekte desselben Kostenrechnungskreises.“ (SAP Onlinebibliothek)

Der Kostenrechnungskreis wird aus dem Buchungskreis abgeleitet, indem Sie den Kostenrechnungskreis direkt einem Buchungskreis zuordnen. Dabei müssen sich Buchungskreis und Kostenrechungskreis nicht entsprechen. Somit ergeben sich zwei mögliche Zuordnungsarten, bei der zum einen ein Buchungskreis genau einem Kostenrechungskreis entspricht und zum anderen mehrere Buchungskreise auf einen Kostenrechnungskreis verweisen.

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