Enterprise Content Management-Systeme

University of Applied Sciences, Fachhochschule Dortmund
Projektarbeit, Sommersemester 2006

Enterprise Content Management Systeme

von

Martin Polifke

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung  1

2. Definition  2

3. Leistungsumfang  5

3.1. Aufgaben 5

3.1.1. Document Management 5
3.1.2. Collaboration  6
3.1.3. Web Content Management  6
3.1.4. Records Management 7
3.1.5. Workflow / Business Process Management  7
3.1.6. Capture  8
3.1.7. Manage  8
3.1.8. Store  9
3.1.9. Preserve 9
3.1.10. Deliver 9

3.2. Einführung des Systems  10

3.2.1. Analyse der eigenen Situation 11
3.2.2. Erstellung des Pflichtenheftes  13
3.2.3. Bewertung und Auswahl der Anbieter  13
3.2.4. Vertragsabschluss 14

3.3. Funktionsabläufe  15

3.3.1. Content-Nutzung  15
3.3.2. Content-Syndication 16
3.3.3. Content-Strukturierung 16
3.3.4. Content-Redaktion  17
3.3.5. Content-Integration  19

4. Einsatzgebiete 20

4.1. Ausprägungen von ECMS 20
4.2. Wichtige ECMS  21

4.2.1. SAP®  21
4.2.2. Vignette®  22

4.3. Einführungskosten und Folgekosten  22
4.4. Potential  24

5. Schlussbetrachtungen  25

Stichwortverzeichnis 26

Literatur- und Quellenverzeichnis  27

Zeitschriften  27

Onlinequellen 28

Sonstige Quellen  29
 

Abkürzungsverzeichnis

AIIM = Association for Information and Image Management
CMS = Content Management System
DTD = Document Type Definition
ECMS = Enterprise Content Management System
EDI =  Electronic Data Interchange
FAQ =  Frequently Asked Questions
GIF = Graphics Interchange Format
HTML = Hypertext Markup Language
ICE = Information and Content Exchange Protocol
LAN =  Local Area Network
PDF =  Portable Document Format
RM = Records Management
RSS = Rich Site Summary
WCMS = Web Content Management System
XML = Extensible Markup Language
 

1. Einführung

„Obwohl wir weiterhin davon überzeugt sind, in einer Industriegesellschaft zu leben, sind wir in Wirklichkeit auf dem Weg zu einer Gesellschaft, die auf Erstellung von Informationen und deren Verbreitung basiert.“¹

Auch Unternehmen die nicht reine Medienhäuser sind, setzen verstärkt auf das Management der Informationen und der Inhalte innerhalb und ausserhalb des Unternehmens – den Enterprise Content Management Systemen.

Der Autohersteller BMW beispielsweise, verwaltet nun sein britisches Internetportal mit der Web Content Management Komponente von Vignette®.² Aber nicht nur webbasierte Problemlösungen lassen sich mit Enterprise Content Management Systemen bewältigen. Im Weiteren soll gezeigt werden, für welche Aufgaben diese Systeme ausgelegt sind, wie die Auswahl und Implementierung erfolgt, wie die Funktionsabläufe aufgebaut sind und auf welchen Einsatzgebieten sie zum Tragen kommen. Außerdem werden noch die Kosten der Implementierung sowie die Potentiale herausgestellt.

2. Definition

Content Management-Systeme

Zur Definition des Begriffes Enterprise Content Management-Systeme (im Weiteren ECMS), muss zuerst die Positionierung dieses Begriffes im gesamten Content Management- Systems (CMS) herausgearbeitet werden. Der Begriff „Content“ leitet sich aus dem Englischen ab und bezieht sich auf den eigentlichen „Inhalt“. Jedoch ist bei diesem, recht breit gefächerten, Begriff zu beachten, dass ein Content immer im Zusammenhang mit den Meta-Informationen steht. Die Meta-Informationen dienen der Verwaltung und der Kontrolle des Contents.³ Diese Verknüpfung von Inhalt und Meta-Informationen dienen bei der praktischen Realisierung des Content Management zur Trennung von Struktur (Definition der Einzelinformationen und Anordnung der Informationen), Darstellung (Formatierungen und Layout) und den Kerninhalten (den Rohdaten).⁴

Abbildung 1: Aufgaben des CMS

Das Content Management System hingegen hat die übergreifende Aufgabe, die Inhalte durch externe Programme oder aber auch direkt zu erstellen, zu verwalten, die Inhalte zu präsentieren oder auch zu verteilen, die Inhalte zu kontrollieren und zu individualisieren. ⁵ CMS wird bei einer sehr contentbezogenen Sichtweise auch als Content Syndication bezeichnet. Diese starke Orientierung am eigentlichen Inhalt dient also der kundenorientierten Vermarktung fremdbezogener Inhalte von externen Content Providern.⁶ Das CMS lässt eine weitere Ausprägung in das Enterprise Content Management und in das Web Content Management zu⁷.

Web Content Management-Systeme

WCMS dienen der einheitlichen Verwaltung von Inhalten im World Wide Web. Dazu werden Systeme in Form von Internetseiten oder Portalen für offene Benutzergemeinschaften implementiert. Der Sinn solcher Systeme ist die Überwindung von Code- gebundener und damit auch arbeits-, und zeitintensiver Bearbeitung der Seiten mit Hilfe von Internet-Formaten wie HTML, XML, GIF und anderen. Das WCMS hat eine intensive Ausrichtung auf Dynamisierung von Webseiten.⁸

Enterprise Content Management-Systeme

Die internationale Dienststelle für Content Management AIIM International definiert ECM wie folgt:

“Enterprise Content Management is the technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver content and documents related to organizational processes.” ⁹

ECM ist also die Technologie die zur Erfassung (Capture), Verwaltung (Manage), Speicherung (Store), Ausgabe (Deliver) und Sicherung (Preserve) von Inhalten und Dokumenten in zugehörigen organisatorischen Prozessen verwandt wird. ECMS ist der Ansatz, alle Informationen eines Unternehmens durch eine einheitliche Plattform im Unternehmen z.B. auf Basis des Business to Employee (B2E) bereitzustellen (Intranet), angegliederte Unternehmen im Rahmen des Business to Business (B2B) mit Content zu versorgen (Extranet) oder auch den externen Bereichen Inhalte bereitzustellen (Internet). Dabei bedient sich das ECMS Informationstechnologien wie dem Dokumentenmanagement, dem Workflow-Management und dem Knowledgemanagement. ¹⁰ Diese Aufzählung ist nicht abschließend, es ist denkbar, dass weitere Verfahren ergänzt werden.

3. Leistungsumfang

3.1. Aufgaben

[...]

1 John Naisbitt (*1930), amerik. Prognostiker

2 vgl. Vignette®, http://www.vignette.com/de/de/customers/1,7148,,00.html, Stand 17.04.2006

3 vgl. Kampffmeyer, U., Enterprise Content Management – zwischen Vision und Realität; Whitepaper, (2003) (Verfügbar auf: http://www.project-consult.net/files/ECM_Whitepaper_20031027.pdf), S. 6

4 vgl. Abts, A. et al.; Grundkurs Wirtschaftsinformatik, in Vieweg, Braunschweig et al., 4. Auflage, 2002, S. 199

5 vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 7

6 vgl. Christ, O., Content-Management in der Praxis, in Springer-Verlag, Berlin, Auflage nicht bekannt, 2003, S 43

7 vgl. Gröner, U.; Integrierte Standardsoftware I; Vorlesungsskript SS2006 S.54

8 vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 8

9 vgl AIIM - The Enterprise Content Management Association, http://www.aiim.org/, Stand 26.03.2006

10 vgl. Kampffmeyer, a.a.O., S. 11