Dokumentation zur betrieblichen Projektarbeit
für die Abschlussprüfung Sommer 2000
zur IT-System-Kauffrau

Konzeption und Durchführung einer Schulung

Jacqueline Rahemipour

Inhaltsverzeichnis:

1. Vorbemerkung  1
1.1 Profil des Ausbildungsbetriebes  1
1.2 Ausgangslage  1
1.3 Projektziel  1
1.4 Projektumfeld  1

2. Ressourcen- und Ablaufplanung  2
2.1 Ablaufplan  2
2.1.1 Terminvereinbarung, telefonische Absprache  2
2.1.2 Schulung vorbereiten  2
2.1.3 Programminstallation/Berechtigung überprüfen, bzw. einrichten lassen  2
2.1.4 Benutzerhandbuch erstellen  2
2.1.5 Schulung durchführen  2
2.1.6 Rechnung erstellen  2
2.1.7 Projektdokumentation erstellen  3
2.2 Ressourcenplanung  3
2.2.1 Personal  3
2.2.2 Sachmittel  3
2.2.3 Termine   3
2.2.4 Kosten  3

3. Durchführung und Auftragsbearbeitung  4
3.1 Präzisierung des Auftrags  4
3.2 Kalkulation und Angebot  4
3.3 Überprüfen des Testsystems und der Testbenutzer  5
3.4 Erstellung des Benutzerhandbuchs  5
3.5 Prozesskette Rechnungsprüfung  6
3.6 Vorbereitung der Schulung  7
3.7 Durchführung der Schulung  7
3.7 Erstellung der Rechnung  8
3.8 Zeitlicher Ablauf  8

4. Rückblick und Ausblick  9
4.1 Notwendig gewordene Anpassungen  9
4.2 Reflexion der Schulungsteilnehmer  9
4.3 Eigene Einschätzung der Schulung  9
4.4 Ausblick auf den weiteren Verlauf des Projektes  10

Anlage 1: Kalkulation Kosten für Schulung  11

Anlage 2: Auszug aus dem Benutzerhandbuch  12

1. Vorbemerkung

1.1 Profil des Ausbildungsbetriebes

Die xxx GmbH & Co. KG ist eine von ca. 30 Tochtergesellschaften der yyy GmbH & Co. Holding KG. Die gesamte Unternehmensgruppe ist durch ein auf dem IBM-System AS/400 basierenden Netzwerk verbunden. Operating und Benutzerservice für dieses Netzwerk werden zentral von der xxx GmbH & Co. KG ausgeführt. Weitere Schwerpunkte bilden Individualprogrammierung, Projektabwicklung und Schulungsangebote zu den Eigenentwicklungen.

Eine dieser Eigenentwicklungen ist das Programm „EK-Abgleich Release 3.0“. Es ist Bestandteil des Softwarepakets „Einkaufsabwicklung“ und bildet mit seiner Hauptfunktion, der automatisierten Prüfung von Lieferantenrechnungen, den Abschluss des Beschaffungsprozesses.

1.2 Ausgangslage

Bei dem Auftraggeber handelt es sich um ein verbundenes Unternehmen, das sich auf die Produktion und den Vertrieb von Fleisch- und Wurstwaren spezialisiert hat. Der dort noch immer eingesetzte „EKAbgleich“ in der Version 1.0 entspricht nicht mehr heutigen Ansprüchen, die an ergonomische Software gestellt werden. Prinzipien wie Erwartungskonformität oder Fehlerrobustheit sind kaum oder gar nicht in die Entwicklung eingeflossen.

Im Zuge des Einsatzes eines neuen Warenwirtschaftssystems wird nun voraussichtlich ab Mai 2000 in dem Unternehmen des Auftraggebers auf den „EK-Abgleich Release 3.0“ umgestellt. Dabei ist es nicht nur notwendig, die erforderliche Software aufzuspielen und nötige System-Parameter einzustellen, sondern vor allen Dingen müssen die Mitarbeiter in die neue Funktionsweise des Programms
eingearbeitet werden.

1.3 Projektziel

Ziel des Projektes ist die Konzeption und Durchführung einer Schulung zum Programm „EK-Abgleich“ einschließlich der Erstellung eines Benutzerhandbuchs. Den Teilnehmern der Schulung soll die Funktionsweise des Programms anwenderorientiert näher gebracht werden, sie sollen im Anschluss in der Lage sein, den „EK-Abgleich“ effizient zur Rechnungsprüfung einzusetzen.

Das zu erstellende Benutzerhandbuch ist als Bestandteil der Software anzusehen, wird im konkreten Fall aber als Schulungsunterlage zum Einsatz kommen.

1.4 Projektumfeld

Die Softwareentwicklung des „EK-Abgleichs“ wurde bereits in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber abgeschlossen und abgenommen. Im Anschluss daran wird von mir als Mitarbeiterin der Abteilung Vertrieb / Fachberatung ein Benutzerhandbuch erstellt, in dem die vorhandenen Funktionalitäten des Programms und Hintergründe zu dem zugrundeliegenden Arbeitsprozess aufgezeigt werden. Zu diesem Zeitpunkt fließen keine Kundenwünsche mehr ein, allenfalls ist eine Koordination mit der Abteilung Entwicklung nötig.

Die individuelle Schulung der Mitarbeiter wird hingegen ganz auf die Bedürfnisse des Auftraggebers ausgerichtet. Hierbei kann es nötig werden, andere Abteilungen der xxx GmbH & Co. KG in das Projekt einzubeziehen. Da die Schulung der Mitarbeiter in Hinblick auf die geplante Softwareumstellung durchgeführt wird, ist das Projekt im Rahmen der Abschlussprüfung als Teilprojekt anzusehen.

2. Ressourcen- und Ablaufplanung

2.1 Ablaufplan

2.1.1 Terminvereinbarung, telefonische Absprache (geplanter Zeitaufwand 1,0 Std.)

Zunächst trete ich mit dem Auftraggeber telefonisch in Kontakt, um zu erfahren, wie viele und welche Mitarbeiter an der Schulung teilnehmen werden und in welchen Räumlichkeiten die Schulung stattfinden soll. Wir vereinbaren einen Termin, den ich ihm schriftlich bestätigen werde. Während des Gesprächs versuche ich herauszufinden, welchen Wissensstand die teilnehmenden Mitarbeiter haben, um die Schulung danach ausrichten zu können. Dabei achte ich vorrangig auf Kenntnisse im Umgang mit dem System AS/400 im allgemeinen, auf kaufmännische Vorkenntnisse und auf Vorkenntnisse mit dem „EK-Abgleich Release 1.0“.

Während des Projektes halte ich gegebenenfalls mit dem Auftraggeber Rücksprache, um so auf spezielle Kundenwünsche eingehen zu können.

2.1.2 Schulung vorbereiten (geplanter Zeitaufwand 6,0 Std.)

In der Vorbereitung der Schulung erstelle ich eine kurze Präsentation, die zum einen einen Überblick über den Ablauf der Schulung geben soll und zum anderen eine Übersicht über die Funktionsweise des Programms zeigen soll. Ich beabsichtige, eine Übungsmappe mit Beispielrechnungen und Beispielsituationen zusammenzustellen, die ich jedem Schulungsteilnehmer zur Verfügung stellen werde. Zu diesen Beispielen bereite ich geeignete Wareneingänge vor, die ich auf dem Testsystem im Vorfeld erfassen werde.

2.1.3 Programminstallation/Berechtigung überprüfen, bzw. einrichten lassen
(geplanter Zeitaufwand 2,0 Std.)

Ich überprüfe auf dem Testsystem die Installation des Programms und die benötigten Komponenten. Dazu gehört nicht nur die Funktionsfähigkeit des „EK-Abgleichs“ selbst, sondern auch das Vorhandensein von Daten im Firmen-, Lieferanten- und Artikelstamm. Ich werde kontrollieren, ob bereits geeignete Testbenutzer angelegt sind. Gegebenenfalls veranlasse ich die Installation bzw. die Einrichtung der Berechtigungen.

2.1.4 Benutzerhandbuch erstellen (geplanter Zeitaufwand 15,0 Std.)

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