Abbildung dynamischer

Managementsysteme durch

Wiki-Technologie

Diplomarbeit

Studiengang Informationsmanagement

und Unternehmenskommunikation

der

Fachhochschule Neu-Ulm

Nico Schuster

Bearbeitungszeitraum: 08. Mai 2008 - 11. September 2008

Neu-Ulm, September 2008

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

1

Einleitung 3

1.1

Zielsetzung 4

1.2

Vorgehensweise 4

2

Theoretische Grundlagen 5

2.1

Managementsysteme 5

2.1.1 Integrierte Managementsysteme 6

2.1.2 Dynamische Managementsysteme 7

2.2

Wiki 9

2.2.1 Definition und Historie 9

2.2.2 Charakteristika 11

2.2.3 Einteilung verfügbarer Wikilösungen 14

2.2.3.1 Open Source Wikis 14

2.2.3.2 Enterprise Wikis 16

2.3

Social Software und Web 2.0 18

2.3.1 Web 2.0 19

2.3.2 Social Software 21

2.3.3 Begriffsabgrenzung und Definition 22

2.3.4 Anwendungsbeispiele 23

2.3.4.1 Social Networking Services 23

2.3.4.2 Shared Services 26

2.3.4.3 Collaborative Content Management 27

2.3.4.4 Supporting Services 28

3

Managementsystem 2.0 31

3.1

Ansätze der Organisationslehre 31

3.1.1 Bürokratieansatz nach Weber 32

3.1.2 St. Galler Systemansatz 34

3.1.3 Faktor Mensch 38

3.2

Wiki als Managementsystem 42

3.2.1 Wiki - nur ein Hype? 43

3.2.1.1 Online-Befragung 45

3.2.2 Wikipatterns 56

3.2.2.1 People Patterns 58

3.2.2.2 People Anti-Patterns 59

3.2.2.3 Adoption Patterns 60

3.2.2.4 Adoption Anti-Patterns 62

3.2.3 Erfolgsfaktoren 64

3.3

Modell des Managementsystem 2.0 67

3.4

Wiki Implementierung 69

3.4.1 Einführung 72

3.4.2 Entwicklung 72

3.4.3 Bewertung 73

1

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Inhaltsverzeichnis

4

Praxisbeispiele 75

4.1

Hirschmann Automotive GmbH 76

4.2

Kräss GlasCon GmbH 80

4.3

TQU International GmbH - Controlling Diplomarbeit 82

5

Fazit 85

Abbildungsverzeichnis 86

Tabellenverzeichnis 89

Literaturverzeichnis 90

Anlagen 97

2

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Einleitung

1

Einleitung

Web 2.0, Wiki, Blog und Social Software sind nur einige Schlagworte, die es mittlerwei-

le aus dem Bereich der "Nerds" und "Freaks" bis hin zu den höchsten Management-

ebenen großer Unternehmungen geschafft haben. Während Technologien wie das

Dokumentenmanagement für viele Firmen zur lästigen Pflicht geworden sind, entde-

cken gleichzeitig immer mehr Führungskräfte das Potential von Social Networking,

Collaborative Knowledge und User Generated Content.

Allen Technologien gemein ist die Öffnung des Systems "Unternehmen" nach innen

oder außen oder gar in beide Richtungen und damit die Übertragung von Verantwor-

tung auf die Mitarbeiter und das Teilen und Verteilen von Informationen.

Ein Paradebeispiel an geteiltem Wissen und Mass Collaboration ist die Wikipedia. Die

Online-Enzyklopedia, die mittlerweile selbst ehrwürdigen Nachschlagewerken wie der

Brockhaus-Enzyklopädie das Fürchten gelehrt hat.1 Nicht zuletzt die enorme Verbrei-

tung der Wikipedia führte auch im Steinbeis Transferzentrum Qualität im Unternehmen

(TQU) zu der Erkenntnis "In today′s world yesterday′s methods just don′t work"2 wie

David Allen bereits 2001 konstatierte.

Nicht nur die Zeiten in denen etwas getan wird, sondern auch die Methoden wie etwas

getan wird, ändern sich. Der Wandel zur Informationsgesellschaft stellt eine Revolution

dar und wird sämtliche Aspekte menschlichen Lebens beeinflussen.3

Diesem Wandel auch aus der organisatorischen Sicht einer Unternehmung Rechnung

zu tragen, wird eine der größten Herausforderungen und Chancen für aktuelle Mana-

gementgenerationen und setzt den Einsatz innovativer und zukunftsweisender Tools

und Techniken voraus.

1 Vgl. [Wikipedia ­ Brockhaus Enzyklopädie]

2 Vgl. [Al en 2001]

3 Vgl. [Bühl 2000], S.14

3

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Einleitung

1.1 Zielsetzung

Die vorliegende Arbeit befasst sich intensiv mit den Möglichkeiten, "Wiki- Technologie"

auf Managementsysteme anzuwenden und zu übertragen. Zielsetzung ist es, die Mög-

lichkeiten eines auf Wiki-Technologie basierenden Systems und damit verbundene

Synergieeffekte mit anderen Web 2.0-Tools aufzuzeigen und anhand praktischer Ein-

satzszenarien vorzustellen.

Im Fokus liegen dabei die Möglichkeiten der Wiki-Software "Confluence" der Firma

Atlassian, die sich zum größten Teil auf andere Wiki-Derivate übertragen lassen.

Gestützt auf aktuell verfügbare Literatur, Internetquellen und die Erfahrungen aus der

Projektumsetzung soll diese Arbeit einen objektiven Überblick über die Möglichkeiten,

aber auch die Grenzen von Wikis im Bereich der Managementsysteme bieten.

1.2 Vorgehensweise

Die Arbeit gliedert sich thematisch in drei Teile. Im ersten Teil werden grundlegende

Begriffe und Techniken aus den Bereichen Managementsysteme und Web 2.0. erläu-

tert. Im zweiten Teil soll der Begriff "Managementsystem 2.0" genauer betrachtet und

erklärt, sowie die Akzeptanz durch eine Erhebung belegt werden. Der dritte Teil schil-

dert praktische Umsetzungen eines wikibasierten Managementsystem 2.0 anhand von

unterschiedlichen Beispielen. Die Arbeit schließt mit einem Fazit und einem Ausblick.

Neben der wissenschaftlichen Be- und Aufarbeitung des Themas im ersten Kapitel sind

die beiden Folgekapitel sehr praktisch geprägt. Die aufgezeigten Methoden und Ein-

satzbereiche sind dabei im Rahmen des Arbeitskreis "Managementsystem 2.0" der

TQU International GmbH projektbegleitend bei mittelständischen Unternehmen erarbei-

tet und umgesetzt worden und wurden durch verfügbare Literatur verifiziert.

4

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Theoretische Grundlagen

2

Theoretische Grundlagen

Im folgenden Kapitel soll der Grundstein zum einfacheren Verständnis der Kapitel zwei

und drei gelegt werden. Im Fokus des Kapitels liegt daher die Definition und Erklärung

von Begrifflichkeiten aus den Bereichen Managementsysteme, Web 2.0 und Social

Software. Die einzelnen Begriffe werden gegenseitig abgegrenzt und in der Erläute-

rung mit Beispielen belegt.

2.1 Managementsysteme

Unter einem Managementsystem wird in dieser Arbeit ein System als Instrument4 der

Führung, Planung, Organisation und Kontrolle angesehen.5 Als System selbst wird eine

Gesamtheit von Elementen verstanden, die sich in einer gegenseitigen Wechselwir-

kung befinden6 aber durch klare Grenzen von der Umwelt unterscheidbar sind.7

Um solche Systeme greifbarer zu machen, werden sie meist durch Modelle grafisch

dargestellt. In dieser Arbeit wird unter dem Begriff des Modells die Abbildung bestimm-

ter Merkmale und Elemente verstanden, die in graphischer Darstellung Wirkzusam-

menhänge aufzeigt, Wichtiges von weniger Wichtigem trennt und der raschen Orientie-

rung dient.8 Das im Folgenden abgebildete neue St. Galler Management-Modell gehört

zu den verbreitetsten Managementmodellen und hat, wie später folgt, auch die Ent-

wicklung des "Managementsystem 2.0-Modells" stark beeinflusst.

4 Vgl. [Schwerdtle 1999], S.13

5 Vgl. [Staehle 1994], S.68

6 Vgl. [Macharzina, Wolf 2008], S.71

7 Vgl. [Remer 2002], S.2ff

8 Vgl. [Rüegg-Stürm 2002], S.13

5

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Theoretische Grundlagen

Abbildung 1. Das St. Gal er Management-Modell

2.1.1 Integrierte Managementsysteme

Wird heute von Managementsystemen gesprochen, ist meist ein integriertes Manage-

mentsystem oder der Teil eines integrierten Managementsystems damit gemeint.

Ein integriertes Managementsystem umfasst die Teilmanagementsysteme eines Un-

ternehmens und ist durch eine vereinheitlichte Gliederung der Strukturen und Prinzi-

pien gekennzeichnet.9 Es ist daher als ein übergeordnetes System zu sehen, das den

Unternehmenserfolg bereichsübergreifend in den Mittelpunkt stellt und10 die Unterneh-

mensprozesse unterschiedlicher Bereiche integriert.11 Im Idealfall kann ein noch nicht

vorhandenes (Teil)Managementsystem, durch die sich ähnelnden beziehungsweise

verwandten Regelungen12 in den industrieüblichen Normen wie beispielsweise der DIN

EN ISO 9001 für Qualitätsmanagement oder DIN EN ISO 14001 für Umweltmanage-

ment, in ein bereits vorhandenes System integriert werden.13 Durch den integrativen

Ansatz lassen sich Synergieeffekte nutzen und Redundanzen vermeiden.14

9 Vgl. [Zollondz 2001], S.1237

10 Vgl. [Bayerisches Staatsministerium für Wirtschaft ­ Integriertes Managementsystem]

11 Vgl. [Paeger ­ Integrierte Managementsysteme]

12 Vgl. [Zollondz 2001], S.1237

13 Vgl. [Schwerdtle 1999]

14 Vgl. [Wikipedia ­ Integriertes Managementsystem]

6

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Theoretische Grundlagen

Breite Verbreitung fanden integrierte Managementsysteme vor allem in den 1990er

Jahren in Folge der "ISO 9001" Zertifizierungen für Qualitätsmanagement und den da-

mit verbindlich vorgeschriebenen Regelwerken in denen eine kontinuierliche Verbesse-

rung der Prozesse wesentlicher Bestandteil sind. Diese Verbesserungen lassen sich

auf lange Sicht nur durch eine Integration von einzelnen Managementsystemen errei-

chen.15

Abbildung 2. Integriertes Managementsystem

2.1.2 Dynamische Managementsysteme

Ein "dynamisches Managementsystem" ist in der einschlägigen Literatur nicht als Art

eines Managementsystems definiert. Dennoch sind in diversen Veröffentlichungen die

Wörter "dynamisch" und "Managementsystem" in Kombination anzutreffen. Das Lexi-

kon definiert den Begriff Dynamik schlicht als "Bewegung eines Dinges". Allgemein

wird auch eine zeitliche Entwicklung mit Dynamik in Verbindung gebracht. In der Infor-

matik hingegen wird als dynamisch bezeichnet, was sich an veränderte Bedingungen

anpassen kann16. Rüegg-Stürm spricht auch bei komplexen Systemen von dynami-

schen, sich in ständiger Re-Konstruktion befindenden Systemen, wenn diese Elemen-

te besitzen, die in gegenseitiger Wechselbeziehung stehen, diese Elemente ein gewis-

ses Eigenverhalten in ihrer Interaktion aufweisen und daraus resultierend emergente,

d.h. nicht auf ein einzelnes Element zurückzuführende Ergebnisse liefern.17

Oliver Hebold definiert in seiner Arbeit wie folgt: "Unter einem dynamischen Manage-

mentsystem verstehen wir zum einen ein Managementsystem, das den kontinuierli-

chen Verbesserungsprozess beinhaltet und andererseits möglichst ,,unempfindlich"

gegen Organisationsänderungen ist, beziehungsweise sich diesen zeitnah anpassen

kann. Damit erhält das Management ein Managementsystem, mit dem es Organisati-

onsänderungen schnell operationalisieren kann. Dies stellt dann ein zeitnahes Funktio-

nieren der Ablauforganisation nach Organisationsänderungen sicher."18

15 Vgl. [Zollondz 2001], S.1238

16 Vgl. [Wikipedia ­ Dynamik]

17 Vgl. [Rüegg-Stürm 2002], S.18

18 Vgl. [Hebold 2003]

7

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Theoretische Grundlagen

Diese Arbeit schließt sich dem Verständnis nach dieser Definiton an und erweitert es

noch um eine partizipative Komponente, die sich aus dem Einsatz der Technologie

Wiki ergibt, welche auf dem Gedanken der "massenweisen Zusammenarbeit" beruht.19

Im folgenden Kapitel wird der partizipative Ansatz für Wikis ausführlich erläutert.

19 Vgl. [Tapscott, Williams 2006], S.10

8

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Theoretische Grundlagen

2.2 Wiki

Der folgende Abschnitt soll einen Überblick über den Begriff Wiki ermöglichen. Begin-

nend von der reinen Begriffsklärung und der historischen Entstehung erster Wikis wer-

den auch typische Charakteristika, die jeder Wiki-Implementation zuzuschreiben sind,

aufgegriffen und erläutert. Vorab ist festzustel en, dass der Begriff Wiki zwar prinzipiell

bereits in den vorangegangenen Abschnitten in Kurzform erklärt wurde allerdings zum

besseren Verständnis dieser Arbeit einer ausführlichen Erklärung bedarf.

2.2.1 Definition und Historie

,,Wikis sind verbreitete, leicht zu bedienende Systeme, die es ermöglichen, Inhalte im

Internet zu veröffentlichen, die von einer großen Anzahl von Nutzern bearbeitet werden

können."20 Der Ausdruck ,,wiki" selbst stammt aus dem Hawai anischen und bedeutet

schnell. Der Namen ,,WikiWikiWeb" ist den WikiWiki-Shuttlebussen, die in Honolulu,

Hawaii, zwischen den Terminals des Flughafens verkehren, entlehnt.21

Eine allgemeingültige Definition läßt sich selbst nach einschlägiger Recherche in ak-

tueller Literatur nicht finden. Wikipedia definiert ein Wiki wie folgt:

Ein Wiki, seltener auch WikiWiki oder WikiWeb genannt, ist eine Software und Samm-

lung von Webseiten, die von den Benutzern nicht nur gelesen, sondern meist auch

direkt online geändert werden kann.22

Leuf/Cunningham hingegen erweitern die Definition um die Operatibilität innerhalb ei-

nes Webbrowser und der Verlinkung einzelner Seiten:

"A wiki is a freely expandable collection of interlinked Web "pages", a hypertext system

for storing and modifying information - a database, where each page is easily editable

by any user with a forms-capable Web browser client."23

"I′m a lazy guy. I don′t know how to organize. Let′s just let the community organize."

(Zitiert aus einem Video-Interview mit Ward Cunningham: ,,How did you come up with

the idea for the Wiki?")24 So einfach war die Idee, die hinter dem ersten Wiki stand.

Entwickelt wurde das erste Wiki durch den Softwareentwickler Ward Cunningham, im

Jahre 1994. Er suchte zu der Zeit nach einer möglichst einfachen Möglichkeit, sog.

Design Patterns, Entwurfsmuster für die Entwicklung von Anwendungen, bearbeiten

und schnell mit anderen Entwicklerkol egen austauschen zu können. Gleichzeitig sollte

20 [E-Teching.org ­ Wikis]

21 Vgl. [Ebersbach, Glaser et al. 2008], S.10f

22 [Wikipedia ­ Wiki]

23 [Leuf, Cunningham 2001], S.14

24 [Microsoft MSDN Channel 9]

9

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