Vom Papier zum elektronischen
Dokumenten-Management-System

Dokumenten-Management-Systeme
als Hilfsmittel für eine flexible Ablauforganisation

von
Burkhard Hergenhan

Inhaltsverzeichnis   II

Abkürzungsverzeichnis   IV

Abbildungsverzeichnis  V

Tabellenverzeichnis  IV

1 Einleitung und Aufbau   1

2 Speichermedien   3
2.1 Papier als herkömmliches Speichermedium   3
2.1.1 Vorteile   3
2.1.2 Nachteile   4
2.2 Ablage und Archivierung  5
2.2.1 Schriftgutanalyse  5
2.2.2 Ablageorganisation und Ordnungssysteme  6
2.3 Vom Papier zur EDV-gestützten Informationsverarbeitung  7
2.4 Weitere Speichermedien  8
2.4.1 Analoge Speicherung  8
2.4.2 Magnetische Speicherung  8
2.4.3 Optische Speicherung  9

3 Der Weg von den Daten zum Wissen – Eine Terminologie 10
3.1 Der Begriff „Daten“  10
3.2 Der Begriff „Dokument“  11
3.3 Dokumententyp 13
3.4 Dokumentenart 13
3.5 Dokumentenformat   15
3.6 Die Komplexität von Dokumenten  15
3.7 Information und Wissen  16

4 Dokumenten-Management-Systeme und deren Umfeld  17
4.1 Dokumenten-Management  17
4.2 Dokumenten-Management-Systeme (DMS)  18
4.3 Anwendungsbereiche von Dokumenten-Management-Systemen  19
4.3.1 Elektronische Archivsysteme  19
4.3.2 Recherchesysteme 20
4.3.3 Klassisches Dokumenten-Management  20
4.3.4 Groupware   21
4.3.5 Workflow 22
4.4 Die Architektur von Dokumenten-Management-Systemen  23
4.5 Vor- und Nachteile von Dokumenten-Management-Systemen  25
4.5.1 Vorteile und Nutzenpotentiale   25
4.5.2 Nachteile und Schwächen   25
4.6 Einsatzbereiche von Dokumenten-Management-Systemen 26

5 Fazit und Ausblick  27

Anhang   28

Literaturverzeichnis  32

Internetquellen   34

Abkürzungsverzeichnis
Abkürzung Erklärung
AO = Abgabenordnung
ASCII = American Standard Code for Information Interchange
CAR = Computer Aided Retrieval
CD = Compact Disc
CD-R = Compact Disc only Read
CD-RW = Compact Disc Read and Write
CI = Coded Information
COLD = Computer Output on Laserdisc
COM = Computer Output on Microform
CSCW = Computer Supported Cooperative Work
DIN = Deutsche Industrienorm
DMS = Dokumenten-Management-System
DVD = Digital Versatile Disc
EDV = Elektronische Datenverarbeitung
HGB = Handelsgesetzbuch
ICR = Intelligent Character Recognition
ISO = International Standardization Organisation
IT = Informationstechnik
JPEG = Joint Photographics Experts Group
LAN = Local Area Network
NCI = None Coded Information
OCR = Optical Character Recognition
PC = Personal Computer
WMS = Workflow-Management-System
WORM = Write Once Read Many times

Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Inhalt und Struktur  2
Abbildung 2: Klassifikation von Daten  10
Abbildung 3: Von abstrakten Daten zu komplexem Wissen  16

Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Einsatzbereiche von Dokumenten-Management-Systemen   26

1 Einleitung und Aufbau

Moderne Unternehmen, egal welcher Branche angehörig, müssen ihre Strukturen, Arbeitsabläufe und Strategien dem ständigen dynamischen Wandel der technologischen, sozialen, gesetzlichen und psychologischen Rahmenbedingungen in ihrer Umwelt anpassen, um langfristig am Markt existent und damit präsent zu bleiben. Ein wichtiger Faktor zur Erreichung dieses Ziels, ist die schnelle Informationsversorgung und die Minimierung der Durchlaufzeiten von Informationsträgern zwischen den einzelnen, der Organisation angehörigen, Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen. Dazu ist eine hervorragende Kooperation, Kommunikation und Koordination der Abteilungen absolut notwendig. Teamarbeit, der ständige Daten- und Erfahrungsaustausch sowie die schnelle Informationsbearbeitung werden zu zentralen Eigenschaften eines effizient-arbeitenden Unternehmens.

Getreu dem Motto „Wissen ist Macht“ ist es von erheblicher Wichtigkeit, aufgrund der Wettbewerbssituation, die richtigen Informationen stets zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Diese JUST IN TIME-Informationsversorgung ist aber mit dem Medium Papier als Träger der Information nicht realisierbar. Des weiteren lässt sich mit Papier die heutige Masse neuer, für das Unternehmen relevanter, Informationen nicht mehr bewältigen.

„Der Mythos vom papierlosen Büro und die neuesten technischen Entwicklungen um diesen Wirklichkeit werden zu lassen“ (so „Dr. Eric Voermann“)1. Mit dieser Thematik beschäftigt sich diese Arbeit. Kern der Ausführungen wird die Entwicklung vom Papier als Informationsträger hin zum modernen Dokumenten-Management-System sein, mit dessen Hilfe sich die Erstellung, das Suchen, die Weiterleitung, die Archivierung und letztlich auch das Wiederfinden von Informationen flexibilisieren und beschleunigen lässt.

Folgende Gliederung wird zugrunde gelegt:
Zu Beginn der Ausführungen wird das herkömmliche Medium zur Informationsspeicherung, also das Papier, mit seinen Vor- und Nachteilen sowie seine Ablage- und Archivierungsmöglichkeiten beschrieben. Danach erfolgt dann der Übergang vom physischen zum digitalen Dokument und dessen Ausprägungen. Im weiteren Verlauf wird der Zusammenhang zum Dokumenten-Management und zu Dokumenten-Management- Systemen geknüpft. Dabei wird der Blickwinkel weniger auf die EDV-technischen Komponenten gelenkt, sondern auf die Struktur und Funktionsbereiche solcher Systeme. Am Schluss soll ein Fazit eine objektive Bewertung von Dokumenten-Management-Systemenvornehmen. Der Ausblick gibt eine kurze Übersicht über Weiterentwicklungen in dem beschriebenen Bereich.

Eine Abbildung verdeutlicht den Aufbau dieser Arbeit:

[Abb.1 in Downloaddatei enthalten]
Abb. 1 Inhalt und Struktur

2 Speichermedien

2.1 Papier als herkömmliches Speichermedium

Papier wird in Massen hergestellt, verbraucht und in vielerlei Formen in den Büros eingesetzt. Dataquest/IDC2 haben durch Untersuchungen bezüglich Dokumenten- Management herausgefunden, dass in den Unternehmen immer noch ca. 75 bis 80 % der Geschäftsdokumente in Papierform vorliegen3 und somit kohäsiv4 gespeichert werden. Pro Tag werden in Europa ca. 5 Milliarden Seiten Papier erstellt. Dies entspricht ca. 100 Seiten pro Büroarbeitsplatz täglich. Dadurch sieht man, dass der Anteil von Papier als Träger geschäftsrelevanter Informationen weit vor der EDV und dem Mikrofilm als Informationsspeicher liegt. Laut der ICEM Weltkonferenz für die Zellstoff- und Papierindustrie im Jahre 1997 nimmt man an, dass der Papierverbrauch in dem Zeitraum von 1990 bis 2010 weltweit um 50 bis 80 % wachsen wird. Gründe dafür sind die steigende Weltbevölkerung, die Erhöhung der Lebensstandards sowie die Senkung der Analphabetenrate. Allerdings steigt der Papierverbrauch nicht nur für Druck-, Schreib- und Zeitungspapiere, sondern auch für Verpackungen und Kartons.5

2.1.1 Vorteile

Wie bereits erwähnt nimmt der Papierverbrauch aus verschiedenen Gründen weltweit zu. Für die Büromitarbeiter in den Unternehmen gibt es viele positive Aspekte, warum sie dem Medium Papier immer noch den Vorzug geben: 6

• bessere Lesbarkeit eines Papierdokuments als eines elektronischen Dokuments am Bildschirm
• erhöhte Konzentrationsfähigkeit auf ein Papierdokument (Fehlersuche und Berichtigungen werden häufig am ausgedruckten Dokument ausgeführt)
• direkte Vervielfältigungsmöglichkeiten mittels Kopierern, dadurch schnelle Weiterreichung des Dokuments an Dritte möglich, denen keine direkte EDVtechnische Weiterverarbeitung des Dokuments zur Verfügung steht
• Hervorhebung wichtiger Textstellen durch Markierungen und Unterstreichungen
• Möglichkeit manueller Korrekturen und Ergänzungen (auch für Dritte sichtbar)

[....]

1  Vgl. Voermann, Dr. Eric (2000)
2  Dataquest / IDC sind die weltweit größten Anbieter für Industrienanalysen, Marktuntersuchungen sowie für strategische und taktische Anleitungen in Bezug auf die Betreuung von Herstellern, Anbietern und Nutzern von Informationstechnologie
3  Vgl. Kampffmeyer, Ulrich (1997) S.11 f.
4  Vgl. Lippold, Heiko (1993), S. 76
5  Vgl. Ernst, Walburg (1999), S. 18
6  Vgl. Ernst, Walburg (1999), S. 17 f. und Voermann, Dr. Eric (2000)