Hausarbeit

Entwicklung einer Software – Schnittstelle vom
Workflowprogramm PowerWork 4 zu einer SQL – Datenbank

Projektfirma: ISA - GmbH
Haus- und Immobilienverwaltung

André Hiller
Datum: 26.04.2001

Gliederung:

Abbildungsverzeichnis 3

Abkürzungsverzeichnis 4

1. Zielstellung 5

2. Grundlagen 6
2.1 PowerWork 4 6
2.2 SQL – Server 8
2.3 Datenbank 9
2.4 ADO 10
2.5 Programmiersprachen 11
2.5.1 VisualBasic für Applikationen (VBA) 11
2.5.2 SQL 13
2.6 Softwareschnittstelle 15

3. Entwicklung der Schnittstelle 17
3.1 Tests in VBA 17
3.2 Umsetzung in PowerWork 4 18

4. Warum die Entwicklung einer Schnittstelle? 20
4.1 Nutzengewinn für das Unternehmen 20
4.2 Optimierung eines Geschäftsprozesses in PowerWork 21

Abbildungsverzeichnis:
Abb. 1 Drop-Down Menü leer 18
Abb. 2 Drop-Down Menü mit Auswahlliste 19
Abb. 3 Drop-Down Menü mit erfolgter Auswahl 19
Abb. 4 Altes Power-Work Formular 21
Abb. 5 Optimiertes Power-Work Formular 22
Abb. 6 Power-Work Formular mit geöffneter Ortsauswahl 23
Abb. 7 Power-Work Formular mit Adressenangaben 23
Abb. 8 Power-Work Formular vollständig ausgefüllt 24

Abkürzungsverzeichnis:
Abb. Abbildung
ADO Active Data Objects
bzw. beziehungsweise
COM Component Object Modell
DAO Data Access Object
DBMS Datenbank – Management - System
d.h. das heißt
engl. englisch
ODBC Open Database Connectivity
PC Persönlicher Computer
sog. sogenannt
SQL Structured Query Language
usw. und so weiter
VBA VisualBasic für Applikationen

1. Zielstellung

"Entwicklung einer Software – Schnittstelle vom Workflowprogramm PowerWork 4 zu einer SQL – Datenbank" war die Aufgabe für unsere Projektarbeit. An diesem Projekt arbeiteten wir in der Firma ISA GmbH Haus- und Immobilienverwaltung. Als erstes werden wir das Workflowprogramm PowerWork vorstellen und wichtige Begriffe, wie z.B. SQL – Server, Exchange Server und Schnittstelle, die mit diesem Programm im Zusammenhang stehen, erklären.

Außerdem stellen wir die zur Lösung der Aufgabe verwendeten Programmiersprachen VisualBasic für Applikationen (VBA) und die Abfragesprache SQL vor. Anschließend werden wir den Aufbau einer Software – Schnittstelle von PowerWork 4 zu einer SQL – Datenbank, die mit Hilfe von VBA programmiert wurde, beschreiben. Danach möchten wir zeigen, warum diese Erweiterung der Verwaltungsformulare einen Nutzengewinn für das Unternehmen darstellt und wie dadurch Geschäftsprozesse, die mit Hilfe von PowerWork verwaltet werden, optimiert werden können. Zum Schluss wollen wir am Beispiel des Geschäftsprozesses "Schadensmeldung" erklären, wie man diese Schnittstelle in einem PowerWork – Formular verwenden kann.

2. Grundlagen

2.1 PowerWork 4

PowerWork Workflow for Exchange hilft dabei, bisher nicht genutzte Rationalisierungspotentiale zu erschließen und den Arbeitsablauf in den Unternehmen effizienter zu gestalten. Diese neue Lösung wendet sich speziell an kleinere und mittlere Unternehmen, die damit Workflow- Funktionalitäten nutzen können.

In Workflow- Systemen wird der Informationsfluss so automatisiert, dass die Weitergabe, Bearbeitung und der Abschluss von Arbeitsaufträgen innerhalb strategischer, funktionaler oder administrativer Geschäftsabläufe erleichtert wird. Je schneller und reibungsloser die Kommunikation fließen kann, um so geringer sind die administrativen Kosten. Immerhin treten 80 Prozent der Bearbeitungszeit betrieblicher Abläufe durch ineffektive Transport- und Liegezeiten auf. Eine leistungsfähige Lösung erfasst alle Geschäftsprozesse, dem Mitarbeiter stehen die richtige Information in der richtigen Aufbereitung und Anwendung zur Verfügung. Routinearbeiten und Rückfragen beschränken sich auf ein Minimum. Die einzelnen Arbeitsschritte sind automatisiert, kontrollierbar und jederzeit abfragbar, es entsteht eine prozessorientierte elektronische Vorgangsbearbeitung. Einzelne Schritte werden definiert, modelliert und sinnvoll miteinander verbunden.

Was ist PowerWork for Exchange?

PowerWork for Exchange ist eine nicht proprietäre Workflow Lösung, die auf die Industriestandards von Microsoft aufsetzt. Der Microsoft Exchange Server dient als Basissystem bzw. Messaging Plattform. Ein zusätzlicher Datenbankserver ist somit nicht notwendig.

Das bringt viele Vorteile für den Nutzer mit:
Der Anwender arbeitet in der für ihn vertrauten Office-Umgebung. Die Berührungsängste mit der vermeintlich neuen Software sind also sehr gering. Alle PowerWork for Exchange Vorgänge sind in Microsoft Outlook eingebettet. Der Informationsaustausch findet via EMail- System direkt auf den Bildschirmen der beteiligten Mitarbeiter statt. Die Einarbeitungszeit reduziert sich somit auf maximal zwei Stunden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass bestehendes Know-how bezüglich Microsoft Office, VB, VBA sofort eingesetzt werden kann. Aktuelle Informationen sind für jeden an einem Geschäftsvorfall beteiligten sofort erhältlich. Somit sind die Voraussetzungen für schnelle Reaktionen und Entscheidungen gegeben, auch wenn eine Abklärung mit mehreren Personen erforderlich ist.

- PowerWork for Exchange bildet die individuellen Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens ab.
- Es enthält Fehler- und Zeitkontrollen,
- informiert über Verzögerungen
- standardisiert wiederholende Tätigkeiten
- erstellt Statistiken und Analysen
- passt elektronische Formulare entsprechend den nachträglichen Datenveränderungen an
- zeigt Ihnen über eine Grafik immer den momentanen Status eines Arbeitsablaufs an
- archiviert automatisch alle Daten

Da Funktionalität alleine noch nicht zum durchschlagenden Erfolg führt, bietet PowerWork
for Exchange zusätzlich die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu optimieren.1

[....]

1 vgl. http://www.PowerWork.de