Papierloses Büro - Einführung einer Vertragsdatenbank

Niko Mahle

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis   III

Abbildungsverzeichnis  IV

1 Einführung  1

2 Begrifflichkeiten  2
2.1 Wissen als Produkt aus Informationen  2
2.2 Dokument als Informationsträger  3

3 Papierloses Büro  4
3.1 Anspruch und Wirklichkeit  4
3.2 Dokumenten-Management  7
3.3 Technik eines Dokumenten-Management-Systems  8

4 Digitales Vertragswesen  10
4.1 Vertragsdatenbank – eine besondere Datenbank  10
4.2 Digitale Signatur  11

5 Einführung einer Vertragsdatenbank bei XXX  13
5.1 Ausgangslage  13
5.2 Zielsetzungen  14
5.2.1 Zielbeschreibung  14
5.2.2 Wirtschaftliche Beurteilung  15
5.3 Anforderungen  16
5.4 Lösungsalternativen  17
5.4.1 Lotus Notes  18
5.4.2 PHP  19
5.4.3 Kaufsoftware: contractManager  20
5.5 Empfehlung  20

6 Zusammenfassung und Ausblick  21

Anhang  22

Literaturverzeichnis  23

Abkürzungsverzeichnis
AO Abgabenordnung
CI Coded Information
CO Controlling
DDE Dynamic Data Exchange
DM Dokumenten-Management
DMS Dokumenten-Management-System
FI Finanzbuchführung
GL Generation Language
HGB Handelsgesetzbuch
HTML Hypertext Markup Language
IT Informationstechnologie
NCI Non Coded Information
OCR Optical Character Recognition
OLE Object Linking and Embedding
PGP Pretty Good Privacy
SLA Service Level Agreement
SigG Signaturgesetz
u.a. unter anderem
WFMS Workflow-Management-System

Abbildungsverzeichnis
Abb.1: Dokumenten-Management als komponentenübergreifendes System  7
Abb.2: Die Module des Dokumenten-Management-Systems  8
Abb.3: Hardware-Architektur eines Dokumenten-Management-Systems  9
Abb.4: Mögliche Anwendungsfelder elektronischer Signaturen  12

1 Einführung

Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt. 

Wernher von Braun1

Eine der Utopien des Computerzeitalters ist der Traum vom papierlosen Büro. Viele Inhalte werden eher auf Papier gelesen als am Bildschirm. Und dennoch ist die Digitalisierung von Dokumenten eine wichtige Aufgabe.2 Die zunehmende Informationsflut und die enorm gestiegenen Ansprüche an den Grad der Informiertheit machen ein erheblich verbessertes Dokumenten- und Informations-Management zu einem erstrangigen Anliegen.
Es stellt sich die Frage, wie Informationen und Wissen in Dokumenten gespeichert werden können, um sie möglichst effizient und rentabel zu nutzen.

Ziel dieser Arbeit ist es, einen grundlegenden Überblick der Vision des papierlosen Büros am Beispiel einer Vertragsdatenbank zu geben.
Dafür ist in Kapitel 2 eine grundlegende Unterteilung der Begrifflichkeiten Information, Wissen und Dokument erforderlich.

Wie unterscheidet sich Wissen von Informationen und wie wird es gespeichert? Die digitale Speicherung erfolgt in einem papierlosen Büro, dessen Anspruch und Wirklichkeit anhand einiger Studien in Kapitel 3.1 untersucht wird.

Hierzu wird der Begriff Dokumenten-Management eingeführt und dessen technische Umsetzung dargestellt, um in Kapitel 4 das digitale Vertragswesen zu betrachten. Der Schwerpunkt wird in diesem Teil auf die Besonderheiten einer Vertragsdatenbank und die digitale Signatur gelegt.

Als praktisches Anwendungsgebiet wird das Einführungsprojekt einer Vertragsdatenbank bei XXX dargestellt, das sich in Ausgangslage, Zielsetzungen, Anforderungen und Lösungsalternativen gliedern lässt. Die Zielsetzungen werden in die Zielbeschreibung und die Betrachtung unter wirtschaftlichen Aspekten, aufgeteilt. Zuletzt werden die Alternativen diskutiert, eine Empfehlung ausgesprochen und ein Ausblick gegeben. 

2 Begrifflichkeiten

2.1 Wissen als Produkt aus Informationen

Wie man Informationen sammelt, verwaltet und verwendet, wird darüber entscheiden, ob man zu den Gewinnern oder Verlierern gehört.

Bill Gates

Der Begriff Information bezeichnet eine Auskunft, eine Mitteilung oder die Weitergabe von Wissenswertem. Informationen werden heutzutage als strategisches Mittel im Wettbewerb eingesetzt und können einem Unternehmen einen großen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen.3

Informationen treten in den unterschiedlichsten Formen auf, aus ihnen wird Wissen gewonnen. Doch wie werden Informationen gespeichert, um daraus neues Wissen zu erhalten? Zuerst werden Daten nach ihrer Relevanz selektiert und zu Informationen verdichtet. Durch die Darstellung komplexer Informationsabhängigkeiten entstehen daraufhin Wissensstrukturen.

Wir ertrinken in Informationen, aber uns dürstet nach Wissen.

John Naisbitt4

Wissen wird immer stärker als Rohstoff oder sogar als zu bearbeitendes Produkt angesehen. Neben Arbeit, Boden und Kapital wächst Wissen als vierter Produktionsfaktor zu einem mächtigen Wettbewerbsfaktor und damit zu einem zentralen Wirtschaftsthema heran. 5 

Die zunehmende Globalisierung, das World Wide Web und das multimediale Zeitalter führen zu einer schnell wachsenden Informationsflut, die es zu bewältigen gilt. Die Unternehmenslandschaft der Zukunft wird dadurch mehr und mehr von hochkomplexen Informationsvernetzungen und -abhängigkeiten geprägt. Dabei wird das über 400 Jahre alte Zitat: „Wissen ist Macht“6 im 21. Jahrhundert immer maßgebender.

2.2 Dokument als Informationsträger

Zu dem Begriff Dokument liegen viele, oft sehr unterschiedliche Interpretationen vor. Eine Beschreibung, in der Fachliteratur recht häufig zu finden, ist, dass ein Dokument eine Mitteilung von Person zu Person speichert.7 Für die vorliegende Arbeit soll die folgende, genauere Beschreibung gelten:

„Ein Dokument ist ein physisch existenter Informationscontainer (z.B. als Papier oder als Datei in einem Computer).“8 Es speichert Informationen und fasst sie zu einer Einheit zusammen, aus der neues Wissen generiert wird.

Dazu gehören nicht nur E-Mails oder gescannte Bilder, sondern auch z.B. Videos und Audiodateien. Der Begriff Dokument steht hier für jegliche diskrete mediale Einheit mit Informationsgehalt.9
Die Art, die Häufigkeit, das Format und die Struktur eines Dokuments tragen wesentlich zur Effizienz des Dokumenten-Managements bei.10

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Dokumenten unterscheiden. 

Die Non Coded Information - Dokumente (NCI) enthalten keine Informationen, die vom Computer direkt verarbeitet werden. Die Optical Character Recognition11 (OCR) wertet Buchstaben in Grafiken aus und wandelt sie in Zeichen um, die dann vom Computer interpretiert werden.12 Dabei spricht man von einer Konvertierung von NCI zu Coded Information (CI).

[....]

1 deutscher Raketeningenieur (1921-1977), verantwortlich für Bau und Start des ersten Erdsatelliten.
2 Vgl.: McKinley, T. (1999), S. 1 ff.
3 Vgl. Frodl, A. (1998), S. 6 ff.
4 Zukunftsforscher, ehemaliger US-Minister und IBM- Manager, geb. 1930
5 Vgl. Fraunhofer Institut (Hrsg.), (1998), S. 2
6 Zitat von Francis Bacon (geb. 1561- gest. 1626), engl. Staatsmann u. Philosoph
7 Vgl. Wilkinson, R. u.a. (1998), S. 2
8 Vgl. HMC (Hrsg), (o.J.)
9 Vgl. Limper, W. (2001), S. 25
10 Vgl. Pfaff, T. (1995), S. 74
11 optische Zeichenerkennung, einen Überblick über OCR bietet Limper, W. (2001), S. 223 ff
12 Vgl. Wissen.de (Hrsg.), (o.J.)