Grundlagen Projektmanagement

von: Daniela Lange

4. Semester

Inhaltsverzeichnis

EINLEITUNG 1

1 MERKMALE DES PROJEKTES  2

1.1 IM VORAUS FESTGELEGTES ZIEL  2
1.2 FRIST FÜR DIE ZIELERREICHUNG 2
1.3 HOHER KAPITALEINSATZ/HOHE RISIKEN 2
1.4 HOHER KOORDINATIONSAUFWAND 2
1.5 EINSATZ VIELFÄLTIGER RESSOURCEN 2
1.6 ERFOLGS- UND ZEITDRUCK 3
1.7 EINMALIGKEIT DES PROJEKTES 3
1.8 PROJEKTSPEZIFISCHE ORGANISATION 3

2 AUFBAUORGANISATION DES PROJEKTES  4

2.1 DER PROJEKTLEITER 4
2.2 DAS PROJEKTTEAM 5
2.3 DIE AUFTRAGGEBENDE FUNKTION 5
2.4 DAS PROJEKTBÜRO 6

3 DIE ABLAUFORGANISATION 7

3.1 PLANUNG 7

3.1.1 Ziele 7
3.1.2 Pflichtenheft 7
3.1.3 Projektstrukturplan 8
3.1.4 Arbeitspakete 8
3.1.5 Risikoanalyse 9

3.2 START UND DURCHFÜHRUNG DES PROJEKTES 10
3.3 CONTROLLING 10

4 ZUSAMMENFASSUNG 12

Literaturverzeichnis

Einleitung

Ich arbeitete als Arzthelferin in einer internistischen Gemeinschaftspraxis. Dr. med. M. und Dr. med. L. sind beide fach- und hausärztlich tätig. Angestellt sind fünf Mitarbeiter, darunter eine Auszubildende, eine Arzthelferin für die Organisations- und Verwaltungsarbeiten und drei Arzthelferinnen für die ausführenden Tätigkeiten. Die Praxis deckt einen sehr großen Teil der inneren Medizin ab, so dass sowohl ein eigener Patientenstamm existiert, zugleich aber auch viele Patienten von anderen Ärzten überwiesen werden. In dieser Hausarbeit stelle ich ein Projekt vor, welches wir jedes Jahr in einem neuen Umfang durchführen und das dadurch für unsere Praxistätigkeit immer wieder eine Einmaligkeit darstellt. Beginnend in der Mitte des Septembers bieten wir unseren Patienten immunstimulierende Maßnahmen an, welche von Jahr zu Jahr variieren. Neben sog. Vitamincocktails und Eigenbluttherapien steht die Grippeschutzimpfung dieses Jahr im Mittelpunkt. Für das Praxisteam bedeutet dies eine anspruchsvolle Sonderaufgabe. Bis Ende Dezember bieten wir neben den alltäglichen Praxisarbeiten diese Impfung an, welche von drei Mitarbeitern durchgeführt wird. Das Ziel dieses Jahres besteht darin, bis zum 31.12.2001 die Grippeschutzimpfung an 300 Patienten durchgeführt zu haben. Dieses Projekt dient in unserer Praxis als Kampagne in der Gesundheitsaufklärung und ist somit ein verhaltensorientiertes Projekt. Es ist zeitlich befristet und entspricht einer relativ innovativen und risikobehafteten Aufgabe mit einer großen Komplexität.1

1 Merkmale des Projektes

Das Projekt „Grippeschutzimpfung“ entspricht in unserer Arztpraxis einer Sonderaufgabe, die durch spezifische Merkmale gekennzeichnet ist. Die begrenzte Dauer und die Einmaligkeit sind die Haupt-Charakteristika. Im folgendem werden die spezifischen Merkmale beschrieben.

1.1 Im Voraus festgelegtes Ziel

Das Ziel im Projekt „Grippeschutzimpfung“ ist klar beschrieben. 300 Impfungen sollen durch- geführt werden.

1.2 Frist für die Zielerreichung

Die Impfungen werden im Zeitraum vom 14.09.2001 bis 31.12.2001 durchgeführt. In diesem Zeitraum sollen 300 Patienten geimpft werden.

1.3 Hoher Kapitaleinsatz/Hohe Risiken

In diesem Projekt ist der Kapitaleinsatz gegenüber anderen alltäglichen Praxisarbeiten als hoch zu beschreiben, da die Impfungen im Voraus bestellt und bezahlt werden. Verbleiben Impfstoffe, entsteht folglich ein Verlust. Die Impfungen inkl. der Materialkosten kosten 6000,00 DM.2 Zusätzlich entstehen Ausgaben für Patienteninformationen (Aushänge, Plakate, etc.), wobei Werbung in der Arztpraxis nicht betrieben werden darf und somit die Kosten dafür in einem kleineren Umfang bleiben. Das Risiko bei dem Projekt „Grippeschutzimpfung“ ist als durchaus hoch einzuschätzen, da Kapitalverlust bei Nichterreichen des Ziels droht. Außerdem sind die Impfungen nur begrenzt haltbar, so dass auch das Aufbewahren bzw. Lagern nicht möglich ist.

1.4 Hoher Koordinationsaufwand

Das Zusammentreffen unterschiedlichster Beteiligter erfordert einen hohen Koordinationsaufwand. Im Projekt „Grippeschutzimpfung“ sind Projektleiter, Lieferanten und Arzthelferinnen beteiligt. Hier entstehen Schnittstellen, und bei unzureichender Koordination können Prozessabläufe behindert werden. Es muss immer klar sein, wer von den Beteiligten zu entscheiden hat. Die Bewältigung der Komplexität auf der Sachebene und die Konfliktlösung auf der Beziehungsebene sind große Herausforderungen. Ziel der Projektarbeit soll sein, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen, das heißt alle ein gemeinsames Ziel verfolgen und sich damit identifizieren.

1.5 Einsatz vielfältiger Ressourcen

[...]

1 Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, 14. Auflage, Wiesbaden 1997, S. 3114.

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