Projektcontrolling

Fachhochschule
Nordostniedersachsen
Buxtehude
Lüneburg
Suderburg

von

Zengel, Bernitt, Jonas, Bade, Gerhardt, Linder, Willems

Wintersemester 2002/ 2003

Inhaltsverzeichnis Teil B

Inhaltsverzeichnis  II
Darstellungsverzeichnis  V

1 Zur Einführung  1

2 Projekte  1
2.1 Definition  1
2.2 Projektarten  2
2.3 Projektorganisation  3
2.4 Projektmanagement  4
2.5 Projektprozess  5
2.5.1 Projektvorbereitung  5
2.5.2 Projektdesign  6
2.5.3 Projektplanung  7
2.5.4 Projektauslösung  8
2.5.5 Projektdurchführung  8
2.5.6 Projektabschluss  9

3 Projektcontrolling  9
3.1 Aufgaben des Controlling  9
3.2 Dimensionen des Controlling  11
3.3 Koordinations- und Abwicklungsebene  14

4 Steuerung der Projekte durch Projektmanagement  18
4.1 Projektmanagement  18
4.1.1 Notwendigkeit eines Projektmanagements  19
4.1.2 Gefahren bei der Einführung eines Projektmanagements  22
4.2 Allgemeine Aufgaben des Projektmanagements  23
4.2.1 Erstellen einer klaren Projektbeschreibung  23
4.2.2 Welche Projekte passen zu der Unternehmensstrategie  23
4.2.3 Strategische Ausrichtung von Ressourcen  26
4.2.4 Zielgerichtete Koordinierung von Projekten  26
4.2.5 Transparenz über Aktivitäten und Kosten  28
4.2.6 Frühzeitiges Erkennen von Risiken  29
4.3 Der Einsatz von EDV im Projektmanagement  31

5 Aufbauorganisation  33
5.1 Grundformen der Aufbauorganisation  33
5.1.1 Linienorganisation  34
5.1.2 Stab-Linien-Organisation  35
5.1.3 Autonome Projekte  36
5.1.4 Matrix-Organisation  37
5.2 Interne Projektaufbauorganisation  39
5.2.1 Projektgruppe und Projektleiter  40
5.2.2 Anforderungen und Aufgaben eines Projektleiters  40

6 Projektplanung  41
6.1 Das Phasenkonzept  42
6.1.1 Phasenweises Vorgehen versus pragmatisches Vorgehen  43
6.1.2 Definition und Merkmale der Projektphase  45
6.1.3 Anforderungen an Phasenkonzepte  45
6.1.4 Meilensteine im Phasenmodell  46
6.1.5 Kostenanfall und -beeinflussung in den einzelnen Projektphasen  47
6.1.5.1 Investitionsprojekte  47
6.1.5.2 Forschungs- und Entwicklungsprojekte  48
6.1.5.3 Organisations- / DV-Projekte  50
6.1.6 Exkurs: Projektmanagement im Sinne des Simultaneous Engineering  51
6.1.6.1 Definition: Simultaneous Engineering  51
6.1.6.2 Leitsätze des Simultaneous Engineering:  52
6.1.6.3 Parallelisieren  53
6.1.6.4 Standardisieren  53
6.1.6.5 Integration im Produktentstehungsprozess  53
6.1.6.6 Aufbauorganisation und Projektmanagement  54
6.1.6.7 Mitarbeiter  54
6.2 Ablauf- und Terminplanung  54
6.2.1 Projektstrukturplan (PSP)  55
6.2.1.1 Aufbaustrukturen des Projektstrukturplans  56
6.2.1.2 Codierung des Projektstrukturplans  58
6.2.2 Aktivitätenliste  59
6.2.3 Netzplantechnik  60
6.2.3.1 Vorgangs-Beziehungen   60
6.2.3.2 Terminplanung  61
6.2.3.3 Netzplanarten  64
6.2.3.4 Erstellung eines Netzplans  66
6.2.3.5 Meilensteine  68
6.2.3.6 Vor- und Nachteile der Netzplantechnik  69
6.2.4 Balkendiagramm  69
6.3 Kapazitätsplanung  70
6.3.1 Bedarfsermittlung  71
6.3.2 Gegenüberstellung von Bedarf und Verfügbarkeit  72
6.3.3 Kapazitätsabgleich  72
6.4 Kostenplanung  73
6.4.1 Kostenschätzmethoden  73
6.4.1.1 Expertenmeinungen  73
6.4.1.2 Top-down-Planung  74
6.4.1.3 Bottom-up-Planung  74
6.4.2 Kalkulationsarten  75
6.4.2.1 Die Vor- und Angebotskalkulation  76
6.4.2.2 Die mitlaufende Kalkulation  76
6.4.2.3 Die Nachkalkulation  76
6.4.3 Projektvorfeld  76
6.4.4 Detaillierte Kostenplanung  77
6.4.4.1 Projektgesamtkosten  77
6.4.4.2 Zeitlicher Kostenverlauf  77
6.5 Qualitätsplanung  79
6.6 Die Projektdokumentation  80
6.7 Das Berichtswesen  80

7 Projektkontrolle und –steuerung  81
7.1 Ist-Daten-Ermittlung und Soll-/Ist-Vergleich  81
7.2 Bedeutung der Kostenanalyse  82
7.3 Abweichungsanalyse  82
7.3.1 Bedeutungsanalyse  82
7.3.2 Bedeutungsbeurteilung  82
7.3.3 Mögliche Abweichungsursachen  82
7.3.4 Maßnahmenentscheidung  83

8 Methoden und Verfahren im Projektmanagement  84
8.1 Situationsanalyse  84
8.1.1 Portfolio  84
8.1.2 Erfahrungs-Kurven-Konzept  87
8.1.3 Lebenszyklus-Konzept  89
8.1.4 ABC-Analyse  91
8.1.5 SWOT – Analyse  92
8.2 Prognose  93
8.2.1 Panel-Befragung  93
8.2.2 Delphi – Methode  94
8.3 Problemlösung  95
8.3.1 Brainstorming  95
8.3.2 Methode 635  96
8.4 Entscheidung  97
8.4.1 Nutzwertanalyse  97
8.4.2 Wirtschaftlichkeitsrechnung  99

9 Menschenführung im Betrieb  101
9.1 Der Mensch im Betrieb  101
9.1.1 Der Mensch als Produktionsfaktor  101
9.1.2 Was ist Motivation?  102
9.1.3 Die Anreiz-Beitrags-Theorie von Simon  103
9.1.4 Die Theorie der Leistungsmotivation  104
9.1.5 Die Maslow’sche Bedürfnispyramide  106
9.1.6 Herzbergs Motivatoren  107
9.1.7 Die Instrumentalitätstheorie von Vroom und Porter/Lawler  108
9.2 Die Gruppe im Betrieb  110
9.2.1 Die Kommunikation in der Gruppe  110
9.2.2 Konflikte in der Gruppe  112
9.3 Führungsstile  114
9.4 Managementprinzipien und -systeme  117
9.5 Der situative Ansatz der Führungsgestaltung  121

10 Projektabschluss und Fazit  125

11 Aufgabe  126
11.1 Problemanalyse  126
11.2 Projektdefinition  127
11.3 Projektmanagement  128
11.4 Projektplanung   129
11.5 Allgemeine Fragen zur Finanz-, Kosten-, Kapazitäts- und Qualitätsplanung  130
11.6 Menschenführung im Betrieb  130

12 Lösungen zur Aufgabe  131
12.1 Problemanalyse  131
12.2 Projektdefinition  132
12.3 Projektmanagement  132
12.4 Projektplanung   134
12.5 Allgemeine Fragen zur Finanz-, Kosten-, Kapazitäts- und Qualitätsplanung  137
12.6 Menschenführung im Betrieb  138

Literatur- und Quellenverzeichnis  139

Darstellungsverzeichnis Teil B
Darstellung 1: Der Projektprozess  5
Darstellung 2: Dimensionen des Controlling  11
Darstellung 3: Projektcontrolling im Spannungsfeld von Investitionsentscheidungen und Projektmanagement  14
Darstellung 4: Der Projektablaufsplan (Project Flow Chart)  15
Darstellung 5: Der verlängerte Arm der Geschäftsleitung  19
Darstellung 6: Effekte des Projektmanagements  22
Darstellung 7: Kapazitätsbetrachtung im „Mehr-Projekt-Fall“  26
Darstellung 8: Beispiel für die Zusammenführung mehrerer Projekte  27
Darstellung 9: Klassifizierung von Projektrisiken  30
Darstellung 10: Möglichkeiten der Risikoverteilung  30
Darstellung 11: Funktionsorientierte Aufbauorganisation  34
Darstellung 12: Beispiel einer Linienorganisation  35
Darstellung 13: Beispiel einer Stab-Linien-Organisation  36
Darstellung 14: Autonome Projektorganisation im Unternehmen  37
Darstellung 15: Matrix-Organisation als Form der Projektorganisation  38
Darstellung 16: Phasenmodelle, Netzpläne und Strukturpläne im Zusammenhang  43
Darstellung 17: Projektergebnisse im Zeitablauf  44
Darstellung 18: Einsparungsmöglichkeiten von Projektkosten in Funktion von Projektphase bzw. Ablaufdauer nach Menckhoff  47
Darstellung 19: Vergleich rein sequentieller Prozesse mit Simultaneous Engineering  52
Darstellung 20: Traditioneller Produktentstehungsprozess und Simultaneuos Engineering  52
Darstellung 21: Aufbau eines Projektstrukturplanes  55
Darstellung 22: Objektorientierter Projektstrukturplan  57
Darstellung 23: Funktionsorientierter Projektstrukturplan  57
Darstellung 24: Beispiel PSP-Codierung  58
Darstellung 25: Beispiel PSP Codierung  59

[...]

1 Zur Einführung

Verfasser: Silvia Bade & Sabine Hoyer

Diese Vorlesungsunterlage zum Fach Projektcontrolling im Hauptstudium beginnt mit einem Überblick zu Projekten und Projektcontrolling. Anschließend folgt die Steuerung der Projekte durch Projektmanagement sowie die Aufbauorganisation mit Grundformen und interner Projektaufbauorganisation. Die Projektplanung gliedert sich in Phasenkonzept mit Exkurs Projektmanagement im Sinne des Simultaneous Engeneering, Ablauf- und Terminplanung mit Projektstrukturplan, Aktivitätenliste, Netzplan und Balkendiagramm, Kapazitätsplanung, Kostenplanung, Qualitätsplanung, Projektdokumentation und Berichtswesen. Der auf die Planung folgende Abschnitt beschäftigt sich mit der Projektkontrolle und -steuerung inklusive Abweichungsanalysen. Die Methoden und Verfahren im Projektmanagement beziehen sich auf die Situations-Analyse, Prognose, Problemlösung und Entscheidung. Das Kapitel Menschenführung im Betrieb behandelt neben Motivationsmodellen die Gruppe im Betrieb, Führungsstile, Managementprinzipien und -systeme sowie den situativen Ansatz der Führungsgestaltung. 
Am Ende der Vorlesungsunterlage ist eine Aufgabe über den hier behandelten Stoff mit Lösungsvorschlägen angehängt.

2 Projekte

Verfasser: Frank Willems

Allgemein verbindet man den Begriff „Projekt“ mit einer zu verrichtenden Tätigkeit die im großen Rahmen stattfindet. Der Begriff als solches und die Durchführung von Projekten entstammt nicht erst der Neuzeit. Seit Entstehung der ersten Zivilisationen vor tausenden von Jahren haben Menschen Projekte durchgeführt. Biblische Überlieferungen erzählen uns von den wohl ersten menschlichen Projekten, die durchgeführt wurden. Seitdem wurde die Geschichte durch eine Vielzahl von großen weiteren Projekten bestimmt.

Historische Projektbeispiele:

• Bau der Pyramiden im alten Ägypten
• Erbauung der chinesischen Mauer
• Feldzüge Alexander des Großen
• Entdeckung von Amerika durch Columbus
• Besiedlung von West-Amerika
• Mondlandung
• Untersuchung der Marsgeologie und viele weitere Projekten unterschiedlicher Größe.

2.1 Definition

Nach der deutschen Industrienorm (DIN) 69 901 ist der Begriff „Projekt“ definiert als:

„Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und eine projektspezifische Organisation.“

Die Kennzeichen eines Projektes sind demnach:

• Einmaligkeit: Projekte sind also keine Routinetätigkeit. Sie unterscheiden sich klar vom „normalen Tagesgeschäft“.
• Projekte sind zeitlich begrenzt und haben einen vorbestimmten Anfangs- und Endzeitpunkt.
• Projekte sind mit einer eindeutigen Aufgabenstellung und Zielsetzung verbunden.
• An Projekten sind mehrere Personen beteiligt.
• Projekte haben eine gewisse Komplexität.
• Projekte erfordern eine Projektorganisation.

Neben diesen DIN-Definitionen gibt es noch weitere typische Merkmale:

• Projekte sind mit einer Unsicherheit bezüglich Zeit, Erfolg und Kosten verbunden. Diese Unsicherheiten können aber durch ein gutes Projektmanagement minimiert werden.
• Projekte werden häufig vom Projektumfeld als bedrohlich wahrgenommen. Gerade für Außenstehende ist oft nicht absehbar, mit welchen Konsequenzen das Projekt für andere Menschen, Gruppen, Abteilungen verbunden ist.
• Projekte können zu Konflikten zwischen Projektleitung und bestehenden Organisationen führen, weil Projekte oft mit Veränderung zu tun haben, auf die
  manche Menschen abwehrend reagieren.¹
• Merkmal der Interdisziplinarität. Die fachabteilungsübergreifende Kombination von Spezialisten ist ein wesentliches Merkmal von Projekten.²

Kurzgefasst und praxisnah bedeutet dies:

Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben einer komplexen Aufgabenausführung.

Um zu gelingen, bedürfen Projekte immer einer guten Projektorganisation und eines hervorragenden Projektmanagements. Auf diese beiden Themen wird hier später noch näher eingegangen.

2.2 Projektarten

Auch in unserer Zeit werden eine Vielzahl von Projekten abgewickelt, die in den meisten Fällen in 3 Arten einzuteilen sind:

• Persönliche Projekte, welche von Privatpersonen in Auftrag gegeben werden.
• Staatliche Projekte, welche vom Staat in Auftrag gegeben werden.
• Unternehmensprojekte, welche von Unternehmen in Auftrag gegeben werden.

Persönliche Projekte

Im Laufe eines Menschenlebens gibt es für jeden üblicherweise eine Reihe von größeren oder kleineren Projekten:

• Ausbildung
• Studium
• Eheschließung
• Kindergeburt
• Hausbau

Auch für diese Projekte gilt in gewisser Form der Definitionsbegriff des Projektes, weil sie auch eine gekonnte Projektorganisation und ein gelungenes Projektmanagement erfordern.

[....]

1 Vgl. Schilling, G., Projektmanagement, 2000, S. 14-15.

2 Vgl. Schelle, H., Projekte, 2001, S. 29.