Electronic Procurement – Neue Wege der Beschaffung
mittels Electronic Commerce

von: Sven Behrendt

Inhaltsverzeichnis

1. ZIELSETZUNG 1

2. GRUNDLAGEN ZUM ELECTRONIC COMMERCE 2

2.1 Der Begriff Electronic Commerce 2
2.2 Die Technik des Electronic Commerce  3
2.3 Betriebswirtschaftliche Ziele des Electronic Commerce  4
2.4 Elektronische Märkte 5

2.4.1 Arten elektronischer Märkte  5
2.4.2 Merkmale elektronischer Märkte  6

2.5 Marktteilnehmer und Transaktionen beim Electronic Commerce  7

2.5.1 Der Business-to-Business-Bereich 8
2.5.2 Der Business-to-Consumer-Bereich 8
2.5.3 Weitere Bereiche 8

3. GRUNDLAGEN DER BESCHAFFUNG  10

3.1 Klassische Beschaffung  10
3.2 Transaktionsphasen des klassischen Beschaffungsprozesses 12

3.2.1 Beschaffungsmarktforschung 12
3.2.2 Beschaffungsplanung 12
3.2.3 Beschaffungsdurchführung  14
3.2.4 Beschaffungskontrolle 15

3.3 Schwächen der klassischen Beschaffung  15

3.3.1 Hoher Informationsaufwand  15
3.3.2 Komplexe Prozessketten  16
3.3.3 Manuelle Tätigkeiten 16

3.4 Neue Rahmenbedingungen in der Beschaffung 16

3.4.1 Prozessorientierung  17
3.4.2 Marktstrukturen  17
3.4.3 Produktverständnis  18
3.4.4 Kooperationsformen 18

4. ELECTRONIC PROCUREMENT – NEUE WEGE DER BESCHAFFUNG 19

4.1 Electronic Data Interchange und Electronic Procurement  19
4.2 Erfolgspotentiale von Electronic Procurement 21

4.2.1 Operative Vorteile  21
4.2.2 Strategische Vorteile 22
4.2.3 Risiken und Hemmnisse  23

4.3 Electronic Procurement Werkzeuge im Überblick  24

4.3.1 Echtzeitausschreibungen 25

4.3.1.1 Anwendungsbereiche  25
4.3.1.2 Vorteile 26
4.3.1.3 Nachteile 27

4.3.2 Kataloglösungen  27

4.3.2.1 Anwendungsbereiche  28
4.3.2.2 Vorteile 28
4.3.2.3 Nachteile 29

4.3.3 Online-Konsortien  29

4.3.3.1 Anwendungsbereiche  30
4.3.3.2 Vorteile 30
4.3.3.3 Nachteile 30

4.3.4 Marktplätze 31

4.3.4.1 Anwendungsbereiche  31
4.3.4.2 Vorteile 32
4.3.4.3 Nachteile 32

4.3.5 Anbieterwebsites 32

4.3.5.1 Anwendungsbereiche  33
4.3.5.2 Vorteile 33
4.3.5.3 Nachteile 33

4.4 Einführung im Unternehmen  33

5. AUSBLICK  36

LITERATURVERZEICHNIS 38


Abkürzungsverzeichnis

AGB’s = Allgemeine Geschäftsbedingungen
B-2-B = Business-to-Business
B-2-C = Business-to-Consumer
CD = Compact Disc
DPS = Desktop Purchasing System
E-Business = Electronic Business
E-Commerce = Electronic Commerce
EDI = Electronic Data Interchange
E-Government = Electronic Government
E-Mail = Electronic Mail
E-Procurement, EP = Electronic Procurement
ePurchasing = electronic Purchasing
FTP = File Transfer Protocol
IT = Informationstechnologie
IuK-Technologie = Informations- und Kommunikationstechnologie
KMU’s = kleine und mittelständische Unternehmen
PC = Personal Computer
TCP/IP = Transmission Control Protocol / Internet Protocol
[...]
webEDI = web Electronic Data Interchange
[...]

1. Zielsetzung

Der Begriff der elektronischen Beschaffung, meist Electronic Procurement genannt, ist ein relativ junger Begriff in der Betriebswirtschaftslehre, der aber bereits in den ersten Jahren seiner Existenz für Furore in den Unternehmen sorgte. Da wurden von vielen EP-Anbietern Kosteneinsparungen z.B. bei Prozesskosten von 75% und bei den Einstandskosten von 15% versprochen. Außerdem sollte es zu einer größeren Lieferantenbasis, zur Beschleunigung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen, zur Minimierung von Fehlern und zu deutlichen Bestandssenkungen im Unternehmen kommen.1 Doch nicht alle Betriebe, die elektronische Beschaffung nutzen, können diese angepriesenen Erfolgspotentiale erreichen. Woran das liegt wird eine Fragestellung in dieser Studienarbeit sein, auf die eingegangen wird. Um die Funktionsweise und den Nutzen von Electronic Procurement besser verstehen zu können, beginnt diese Arbeit mit den Grundlagen des Electronic Commerce, wo auf die elektronische Geschäftsabwicklung und ihre Begriffe, Techniken, Ziele, (Markt)Teilnehmer und Transaktionen im allgemeinen eingegangen wird. Anschließend ist ein komplettes Kapitel der klassischen Beschaffung gewidmet, um die Komplexität und Schwächen der konventionellen Beschaffungsabwicklung aufzuzeigen. Später werden die veränderten Rahmenbedingungen in der Beschaffung aufgelistet, die dazu führten, dass nach effektiveren Abwicklungsmöglichkeiten gesucht wurde. Als mögliche Lösungen zur Effizienzsteigerung von Beschaffungsvorgängen werden kurz das Electronic Data Interchange (EDI) und ausführlicher das Electronic Procurement angesprochen. Im Vordergrund der Betrachtungen stehen dabei der mögliche Nutzen und die dazu notwendigen Instrumente sowie deren Anwendungsbereiche. Ferner wird in dieser Arbeit darauf hingewiesen, was bei der Einführung von elektronischen Beschaffungssystemen im Unternehmen zu beachten ist. Den Abschluss bildet ein Ausblick in die Zukunft der Nutzung von Electronic Procurement Systemen.

2. Grundlagen zum Electronic Commerce

Das Electronic Procurement (E-Procurement, EP) oder auch e-Purchasing genannt stellt eine Anwendung des Electronic Commerce (E-Commerce) dar. Daher ist es sinnvoll, vor der weiteren Betrachtung von E-Procurement, die begrifflichen und technologischen Grundlagen sowie die Ziele des E-Commerce näher zu erläutern.

2.1 Der Begriff Electronic Commerce

In zahlreichen Unternehmen gehört die Verwendung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK-Technologien) bereits zum Alltag. Durch sie entstehen neue Produkte und Märkte, die Beziehungen zwischen Kunden und Unternehmen verändern sich und traditionelle Geschäftsmodelle verlieren zunehmend an Bedeutung. Aufgrund der großen Dynamik bei Neuentwicklungen von IuK-Technologien ist es schwierig, genau abzugrenzen, welche elektronischen Anwendungen zum E-Commerce zu zählen sind und welche nicht. Daher hat sich bis heute keine allgemein anerkannte Definition des Begriffes E-Commerce herausgebildet.1 Eine universelle und einprägsame Definition ist jedoch folgende: „Aus einer allgemeinen Perspektive versteht man unter Electronic Commerce alle Formen der elektronischen Geschäftsabwicklung über öffentliche oder private Computer-Netzwerke (z.B. Internet).“2

Die Phasen der elektronischen Geschäftsabwicklung (auch Transaktion genannt) sind wie folgt unterteilt. Das erstes Element ist die Information des Transaktionspartners auch Informationsphase genannt. Die Information kann z.B. durch internetbasierte Produktkataloge erfolgen. Als nächste Phase kommt die Abwicklung von Bestell- und Kaufvorgängen beispielsweise über Online- Bestellsysteme. Sie wird auch Vereinbarungsphase genannt. Anschließend erfolgt die Bezahlung und Auslieferung der Waren, was als Abwicklungsphase definiert wird und meist noch offline (ohne Hilfe des Internet) realisiert wird. Das letzte Glied einer Geschäftsabwicklung bildet der After-Sales-Service, also die Servicephase (s. Abbildung 1). Wichtig ist, dass der Begriff des Electronic Commerce nicht mit dem Begriff des Electronic Business (E-Business) gleichsetzt wird. E-Business umfasst praktisch „jede Art von wirtschaftlicher Tätigkeit auf der Basis computergestützter Netzwerke“1, also auch unternehmensinterne Prozesse, die in der Regel nicht Gegenstand des E-Commerce sind. Somit ist E-Commerce quasi eine Teilmenge des E-Business. Abbildung 1: Phasen der Geschäftsabwicklung beim E-Commerce [Abbildung in der Downloaddatei vorhanden]

2.2 Die Technik des Electronic Commerce

Die technologische Grundlage für die digitale Geschäftsabwicklung im Rahmen des E-Commerce bildet das Internet mit seinen zahlreichen Diensten wie Electronic Mail (E-Mail), World Wide Web (WWW) und File Transfer Protocol (FTP), auf deren genaue Funktionsweisen hier nicht weiter eingegangen werden kann. Von größter Bedeutung ist dabei das WWW. Mit seiner Hilfe können Texte, Grafiken, Video- und Audio-Anwendungen mit hoher Qualität über das Netz (Internet) verschickt werden. Ein Standard-Protokoll (TCP/IP) sorgt dafür, dass die Kommunikation unterschiedlichster Hard- und Software- Konfigurationen mit dem Internet möglich wird, was immer noch dazu führt, dass die Zahl der Internetnutzer stetig steigt.1 Das Internet bietet also die Basis- Technologie für die beim E-Commerce im Vordergrund stehenden betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Problemlösungen.

2.3 Betriebswirtschaftliche Ziele des Electronic Commerce

Die zahlreichen Unternehmen betreiben den E-Commerce mit modernen IuKTechnologien natürlich nicht ohne Grund. Mit seiner Verwendung wird die Erreichung unterschiedlicher, betriebswirtschaftlicher Ziele verfolgt. Anfangs galt das WWW als Marketing- und Informationsplattform (Werbemedium) für die Unternehmen. Doch mittlerweile erstreckt sich die Nutzung auch auf die Erreichung betriebswirtschaftlicher Ziele in den Kernbereichen Einkauf, Produktion und Absatz. Ein Hauptziel dabei ist die Reduktion von Kostenstrukturen. Ein Beispiel hierfür ist die mögliche Reduktion der Vertriebskosten durch Verringerung von flächendeckenden Vertriebsstrukturen mit Hilfe des Einsatzes von ECommerce. Durch eine Reduktion der Handelsstufen (z.B. Ausschaltung des Groß- und Einzelhandels) verringern sich die Transaktionskosten für Koordination, Information, Durchführung und Kontrolle der Distributionskanäle. Weitere betriebswirtschaftliche Ziele können die Steigerung des Unternehmensimage durch ausgefeilte Internet-Auftritte, Änderung der Wertschöpfungsketten, um z.B. die Produktentwicklungszeiten zu verkürzen oder Verbesserung der Kundenbeziehungen (z.B. durch 24-Studen- Erreichbarkeit) sein.1 Somit dient der Einsatz des E-Commerce vor allem der Generierung von Wettbewerbsvorteilen für das Unternehmen.

2.4 Elektronische Märkte

[...]

1 Vgl. Melzer-Ridiger, R., Implementierung des E-Procurements, 2002, S. 32.

1 Vgl. Hermanns, A. / Sauter, M., E-Commerce, 1999, S. 14. 2 Hermanns, A. / Sauter, M., E-Commerce, 1999, S. 14.

1 O.V., Begriffe des eCommerce, 2001, S. 19.

1 Vgl. Hermanns, A. / Sauter, M., E-Commerce, 1999, S. 16-18.

1 Vgl. Thome, R. / Schinzer, H., Electronic Commerce, 2000, S. 5-10. 2