Projektarbeit: Initiieren, Leiten und
Beenden eines Projekts

von: Dirk Beckmann

Inhaltsverzeichnis

1 Inhalt und Aufbau der Arbeit 5

2 Allgemeine Darstellung der Projektarbeit 6

2.1 Zum Begriff „Projekt“ bzw. „Projektmanagement“ 6
2.2 Projektorganisation 6
2.3 Initiieren eines Projekts (Projektvorbereitung) 7

2.3.1 Projektdefinition / Machbarkeitsanalyse 7
2.3.2 Projektplanung 7

2.4 Leiten eines Projekts (Projektdurchführung) 9

2.4.1 Kommunikation im Projekt 9
2.4.2 Führung im Projekt 10

2.5 Beenden eines Projekts (Projektabschluss) 11

3 Fallbeispiel zum Projektmanagement 12

3.1 Hintergrund und Zielsetzung des Praxisbeispiels 12
3.2 Anwendung & Analyse der Projektmanagement-Methoden 13

3.2.1 Entscheidungsbeteiligung der Ländergesellschaften 13
3.2.2 Internationale technische Entwicklungsarbeit 15
3.2.3 Bereichsübergreifende nationale Zusammenarbeit 17

4 Allgemeine Erkenntnisse dieser Arbeit 19

Literaturverzeichnis 20

Anhang 21
 

2 Inhalt und Aufbau der Arbeit

Im Zuge der Globalisierung und damit verbundenen Internationalisierung großer Unternehmen gewinnt die Projektarbeit zunehmend an Bedeutung um einmalige komplexe Vorhaben unter Beteiligung mehrerer Ländergesellschaften übergreifend bearbeiten zu können. Der Autor hat selbst bereits an einigen solcher internationalen Projekte mitgearbeitet bzw. geleitet und wird im Rahmen dieser Arbeit die Bedeutung einiger Kernaussagen aus der Literatur zum Thema Projektmanagement anhand eines realen internationalen Projekts analysieren und daraus praktische Handlungsanweisungen für vergleichbare zukünftige Folgeprojekte ableiten. Die Arbeit beginnt daher mit einem kurzen und keinesfalls vollständigen Überblick über die wichtigsten Begriffe des Projektmanagements und einigen jeweils zugehörigen exemplarischen Referenzen auf die recht umfangreiche Literatur zu diesem Thema. Die Reihenfolge der vorgestellten Kernaspekte orientiert sich dabei an der chronologischen Abfolge des typischen Lebenszyklus eines Projekts (Vorbereitung, Durchführung und Abschluss). Im anschließenden Kapitel folgt zunächst eine kurze Beschreibung des herangezogenen Beispielprojekts, bevor dann die zuvor allgemein vorgestellten Aussagen zum Projektmanagement anhand des gewählten Fallbeispiels verifiziert werden. Dabei erfolgt bewusst eine Konzentration auf die im konkreten Projekt besonders interessanten Aspekte der internationalen Zusammenarbeit, des praktizierten Führungsstils und der projektinternen Kommunikation. Weitere Aufgaben der Berichterstattung zum Projektstatus, Zeit- und Ressourcenplanung, Projektabnahme usw. wurden im betrachteten Projektbeispiel natürlich ebenfalls durchgeführt, deren Darstellung würde jedoch den Umfang dieser Arbeit sprengen.
Die Arbeit endet schließlich mit einigen allgemeingültigen Schlussfolgerungen aus der Analyse des untersuchten Praxisbeispiels.

3 Allgemeine Darstellung der Projektarbeit

3.1 Zum Begriff „Projekt“ bzw. „Projektmanagement“

In der deutschsprachigen Literatur zum Themenkomplex der Projektarbeit findet man meist eine Definition des Begriffs basierend auf DIN 69901, wonach ein Projekt ein Vorhaben bezeichnet, das im Wesentlichen gekennzeichnet ist durch:
• die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit
• zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen
• eine Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
• eine projektspezifische Organisation

Zur Durchführung eines solchen Projekts wird ein Projektteam gebildet, welches zwangsläufig auch die Wahrnahme entsprechender Führungsfunktionen erfordert. Folg-ich bezeichnet man diese Führungsaufgaben zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten als Projektmanagement (vgl. SCHWARZE 2001, 15). Analog zur dualen Verwendung des allgemeineren Managementbegriffs wird vereinzelt unter Projektmanagement neben der Funktion auch die ausführende Personengruppe (speziell der Projektleiter) selbst verstanden.

3.2 Projektorganisation

Unter Projektorganisation soll hier nicht die später im Rahmen der Projektplanung behandelte interne Struktur eines Projekts verstanden werden, sondern vielmehr die Einbettung von Projekten in die bestehende Aufbauorganisation des Unternehmens. Diese Einbettung von Projekten in die bestehende Unternehmensstruktur erfolgt häufig in Form einer so genannten Matrixstruktur. Das bedeutet, dass die Mitglieder des Projektteams aus verschiedenen Abteilungen entsprechend der benötigten Qualifikationen flexibel ausgewählt werden und im Rahmen der Projektarbeit dem Projektleiter für die Dauer des Projekts fachlich untergeordnet sind. Gleichzeitig bleiben Sie jedoch auch Ihrem Fachabteilungsleiter in der Linie disziplinarisch und außerhalb des Projekts auch fachlich untergeordnet. Diese Doppelunterstellung führt nach Ansicht von Gillard regelmäßig zu Ressourcenkonflikten bei den Projektmitarbeitern und stelle bei fehlender Durchsetzungsfähigkeit des Projektleiters eine wesentliche Ursache für das Scheitern vieler IT-Projekte dar (vgl. GILLARD 2004, 381 f.).

3.3 Initiieren eines Projekts (Projektvorbereitung)

Die Anregung zu einem neuen Projekt kann grundsätzlich sowohl unternehmensintern (z. B. durch das eigene Management) als auch extern (z. B. durch Kundenbestellungen) erfolgen. Anschließend kommt es basierend auf einem Projektantrag mit Angaben zu Projektziel, Aufwand und möglichen Auswirkungen durch das Management zu einer Entscheidung, ob die Gründung eines neuen Projekts grundsätzlich in Frage kommt. Darüber hinaus wird für das angedachte Projekt ein verantwortlicher Projektleiter ernannt. Dieser potentielle Projektleiter wird meist bei der folgenden Erarbeitung einer Projektdefinition gemeinsam mit dem Auftraggeber bereits stark miteinbezogen (vgl. BURNETT 1998, 131 f.).

3.3.1 Projektdefinition / Machbarkeitsanalyse

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