Donau Universität Krems

Projektarbeit im Rahmen des Master of
Science Lehrgangs „Kommunikation
und Management Development V“

„Von der Sekretärin zur Assistentin
- Ein Berufsbild im Wandel“
Wird die Assistentin von heute die Managerin von morgen?

Projektgruppe:

Elisabeth WURSCHE
Irene GANSER
Peter WILFINGER

Wien, Juni 2004

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung   ...  4

1.1. Perspektiven und angestrebtes Ziel   ...  5
1.2. Relevanz und Aktualität der Projektarbeit – Rollenbild im Wandel   ...  5
1.3. Untersuchungsmethoden im Rahmen der Projektarbeit   ...  6

2. Die Entstehung des Berufs   ...  7

2.1. Die Erfindung der Schreibmaschine    ...  7
2.2. Von der Schreibmaschine zum PC   ...  8

3. Rollenbild einst und jetzt: von der Sekretärin zur Büromanagerin    ...  10
3.1. Weibliche Fähigkeiten – eine Eignung für Führungsaufgaben?    ...  10

4. Begriffsdefinition Assistentin   ...  11

5. Analyse der Ist-Situation – Rechercheergebnisse    ...  12

5.1. Marktforschung   ...  13
5.2. Zielgruppen der Marktforschung    ...  14
5.3. Fragebogen   ...  14
5.4. Befragungsdauer und Methoden   ...  15
5.5. Auswertungsmethode    ...  15
5.6. Die wichtigsten Erkenntnisse der Marktforschung Ist-Situation - Hard Skills    ...  16
5.7. Die wichtigsten Erkenntnisse der Marktforschung Ist-Situation – Soft Skills   ...  18
5.8. Statements und Zitate    ...  22
5.9. Das derzeitige Anforderungsprofil der Assistentin   ...  24

6. Zukunftsperspektiven der Assistentin    ...  25

6.1. Computer versus Maschinen    ...  25
6.2. Unschärfere und variablere Arbeitsteilung   ...  25
6.3. Reduzierung der Intimität    ...  26
6.4. Vom Ordnungs- zum Gestaltungssinn    ...  26
6.5. Freisetzung von Innenvorgängen    ...  27
6.6. Soft skills    ...  28
6.7. Mehr Kompetenz, gleicher Lohn    ...  28

7. Ausbildungen und Trends im internationalen Vergleich   ...  30

7.1. Ausbildungen   ...  30
7.2. Organisationen und Vereine    ...  31

8. Schlusswort   ...  33

9. Literatur    ...  34

10. Ergebnisse der Marktforschung – Charts    ...  35

11. Fragebogen    ...  50

12. Ergebnis – Einzelinterviews    ...  54

13. Ergebnis – OMC Befragung   ...  56

Danksagung  [...]

1. Einführung

Das Thema unserer Projektarbeit entstand im Rahmen eines Gesprächs mit der Geschäftsführerin der Personalberatungsfirma Secretary Search, die seit 1988 bis heute die einzige österreichische Personalberatung ist, die sich vollständig auf die Suche und Selektion von MitarbeiterInnen im Office-Bereich spezialisiert hat. Noch immer gelten Sekretärinnen als dienstbare Schreibkräfte, dabei erfüllen sie heute vielfach komplexe Managementaufgaben. Gerade im Bereich der Dienstleistung hat sich durch den rasanten Wandel in der Arbeits- und Berufswelt viel verändert. Die früher klar definierte Anforderung und Aufgabenzuordnung wurde einerseits durch die fortschreitende Entwicklung neuer Kommunikationstechnologien aufgeweicht, andererseits müssen die Angestellten durch den Wandel im Bürobereich in Richtung Höherqualifizierung durchschnittlich mehr können und leisten. Zusätzliche Qualifikationen und das Beherrschen einer Vielzahl an soft skills¹ zeichnen das Bild einer Sekretärin/Top-Assistentin mit deutlich angestiegenen Managementfunktionen aus. Unternehmerisches und vernetztes Denken, Teamarbeit und grundlegende Lernbereitschaft werden bei der Suche von Personalverantwortlichen immer stärker gefordert.

Als Personalberatungsunternehmen ist es daher sehr wichtig, bei der Auswahl geeigneter Kandidatinnen neben den geforderten beruflichen Qualifikationen auch die so genannten soft skills wie Kommunikationsfähigkeit, Kontaktstärke, Teamgeist, Eigeninitiative, Flexibilität und noch viele mehr in Erfahrung zu bringen. Die vorliegende Studie beschäftigt sich einerseits mit dem Wandel des Rollenbilds und Berufsverständnisses der Sekretärin zur Assistentin, andererseits wurde anhand einer Marktforschung mittels Fragebogen und qualifizierten Interviews – die teilweise auf Video aufgenommen wurden – mit Personalverantwortlichen (Human Resources Managern), beziehungsweise mit Geschäftsführern mit Personalverantwortlichkeit von mittelständischen Unternehmen und internationalen Konzernen im Raum Wien und Niederösterreich, die aktuellen Anforderungen erhoben.

Das derzeitige Berufsbild, die notwendigen und gefragten Qualifikationen, beziehungsweise Anforderungen an die Assistentin werden im Rahmen dieser Studie ausführlich dargestellt.

1.1. Perspektiven und angestrebtes Ziel

Welchem Wandel gerade in der Zukunft dieser Beruf unterliegen wird, zeigt sich in Statements erfahrener Assistentinnen und personalverantwortlichen Führungskräften. Die Auswertung und Bewertung der Fragebögen soll einerseits aufzeigen, wie wichtig die weicheren Faktoren und Persönlichkeitsmerkmale einer Assistentin sind und andererseits die Weiterentwicklung eines einst sehr eng beschriebenen Berufsfelds mit wenigen Aufstiegsmöglichkeiten hin zu weiterreichenden Kompetenzen und Führungsaufgaben. Im Rahmen der Arbeit sollen auch die Zukunftsaussichten beschrieben werden, in welche Richtung sich Assistentinnen am Arbeitsmarkt bewegen und zugleich eine Prognose über langfristige Ausbildungstrends entwickelt werden. Für Secretary Search ist die Fragebogenanalyse ein wichtiger Schritt zur Festigung der Kompetenz in der Vermittlung von Personal im Office-Bereich.

1.2. Relevanz und Aktualität der Projektarbeit – Rollenbild im Wandel

Das Bild der klassischen Sekretärin ist heute beinahe ausgestorben, aber ist als Assistentin mit vielschichtigen Aufgaben und Kompetenzen nicht aus den „Vorzimmern der Macht“ der Top-Manager weg zu denken, wie ein erst kürzlich erschienener Artikel im Wochenmagazin „Format“² berichtet. Wie in anderen Berufen spielen die soft skills und die emotionale Intelligenz neben den geforderten Ausbildungen auch hier eine wesentliche Rolle – aber werden gerade im Assistenz- Bereich viel stärker eingefordert. Der Typus der klassischen Sekretärin, die dem Chef zudient, Kaffee kocht und seine Anweisungen befolgt, hat an Bedeutung verloren und ist zudem nicht mehr zeitgemäß. Vielmehr wird sie ersetzt durch das Berufsbild einer multi-taskfähigen Assistentin, welche ebenso einer Führungskraft unterstellt ist, aber eine selbstständige und eigenverantwortliche Tätigkeit ausübt. Sie denkt mit und vielfach auch voraus, nimmt über den engeren Arbeitsbereich auch eine übergeordnete unternehmensspezifische Perspektive wahr.

Von großer Bedeutung sind die Schlüsselfunktionen wie beispielsweise Bereitschaft und Fähigkeit, die Wünsche des Vorgesetzten zu antizipieren und umzusetzen. Auf zwischenmenschlicher Ebene fordert die Kooperation mit dem Chef oder anderen Führungskräften vielfältige persönliche und soziale Qualifikationen. Der Einsatz und der Umgang von Management-Tools unterliegen in diesem Fall nicht nur den explizit ausgewiesenen Führungskräften.

1.3. Untersuchungsmethoden im Rahmen der Projektarbeit

Literatur- und Internetrecherche wurde als Grundlage und Ausgangsbasis für den historischen Abriss über das Berufsbild der Sekretärin und den Wandel hin zur Assistentin verwendet. Zeitungsartikel, Ausstellungen und Studien, aber auch TVReportagen helfen im Vorfeld bei der Ein- und Abgrenzung des Themas.

Die Marktforschung mittels Fragebogen, die den Hauptteil der Arbeit und Analyse darstellt, liefert wichtige Zahlen und Erkenntnisse. Persönliche Gespräche und Interviews, die auf Video aufgezeichnet wurden, ermöglichen einen Blick in die Zukunft und helfen, die Ergebnisse der Fragebogenanalyse zu unterstreichen und mit Leben zu füllen.

2. Die Entstehung des Berufs

2.1. Die Erfindung der Schreibmaschine

Die erste im Büro eingesetzte Schreibmaschine des Dänen Malling Hansen von 1868 wurde kaum beachtet. Aber nur zehn Jahre später setzte in den USA mit der Remington die Massenfertigung ein – im Jahre 1874 brachte der Amerikaner Philo Remington die erste „Remington“-Schreibmaschine auf den Markt. Ein großer Rationalisierungseffekt war der Vorderaufschlag der Type auf die Schreibwalze und damit die sichtbare Schrift in den 1890er Jahren, die das zeitaufwendige Hochheben der Walze zwecks Überprüfung des Textes überflüssig machte. Der durch das Kohlepapier ermöglichte Mehrfachdurchschlag war ebenfalls ein zeitsparender Faktor, der für die Mechanisierung des Schreibens sprach.

[...]

1 Als soft skills bezeichnet man persönlichen Eigenschaften einer Person

2 Format Ausgabe 47/03 S. 78-84