Entwicklung eines Vorgehensmodells zur projektorientierten
Einführung von Knowledge Management Systemen in
kleinen und mittleren Unternehmen

von: René Ruhland

Inhalt

1 Einführung 5

1.1 Problemstellung  5
1.2 Zielstellung der Arbeit  6
1.3 Vorgehensweise 6

2 Was ist Knowledge Management?  7

2.1 Grundlagen des Knowledge Management 7

2.1.1 Terminologie  7
2.1.2 Dimensionen des Knowledge Management 8

2.2 Wissen als Produktionsfaktor 9
2.3 Knowledge Management-Tools  10

2.3.1 Groupware  10
2.3.2 Dokumentenmanagement-System 10
2.3.3 Workflowmanagement-System  10
2.3.4 Suchfunktion  11
2.3.5 Intranet 11

3 Grundlagen des Projektmanagement 12

3.1 Was ist ein Projekt?  12
3.2 Methoden und Techniken des Projektmanagement 12

3.2.1 Phasenplanung  12
3.2.2 Projektstrukturierung 13
3.2.3 Projektsteuerung 13

4 Modellierung der Projektphasen  16

4.1 Analyse  16

4.1.1 Projektumfeldanalyse 16
4.1.2 Erstellung des Zielsystems  17

4.2 Planung 20

4.2.1 Meilenstein- und Phasenplanung 21
4.2.2 Projektstrukturplan  22
4.2.3 Projekt-Aufbauorganisation 22
4.2.4 Ablauf- und Terminplanung 23
4.2.5 Einsatzmittel- und Kostenplanung 23

4.3 Implementierung  24

4.3.1 Knowledge Management und Geschäftsprozesse 24
4.3.2 Knowledge Management und Unternehmenskultur  25
4.3.3 IT-Unterstützung im Knowledge Management  28
4.3.4 Risikomanagement  30
4.3.5 Informations- und Berichtswesen 31

4.4 Effektkontrolle und Evaluation 32

5 Resümee 33

6 Literaturverzeichnis  36

7 Verzeichnis der Tabellen 37

8 Verzeichnis der Abbildungen  37

9 Verzeichnis der Anlagen  37

10 Anlagen 38

Verzeichnis der verwendeten Abkürzungen

BI = Business Intelligence
CGI = Common Gateway Interface
CIO = Chief Information Officer
CKO = Chief Knowledge Officer
CPM = Critical Path Method
DBMS = Datenbankmanagement-System
DMS = Dokumentenmanagement-System
ECM = Enterprise Content Management
ERP = Enterprise Ressource Planning
KM = Knowledge Management
MTA = Meilensteinstrendanalyse
OLAP = Online Analytical Processing
PSP = Projektstrukturplan
[...]
 

1 Einführung

Schlecht ausgeschlafen kommt Herr Müller morgens ins Büro. Nachdem er seinen Rechner gestartet hat, stellt er fest, dass seine Kollegin heute nicht im Haus ist. Für ihn ein Dilemma, denn nur sie weiß wo die Unterlagen für die geplante Kundenberatung liegen. Also beginnt er eilig alle notwendigen Informationen erneut zu sammeln. Wenige Augenblicke später fällt sein PC aus. Schon nach 30- minütigem Telefonieren findet Herr Müller Hilfe; ein Mitarbeiter, der eine Lösung für sein Problem hat. Als er eben noch rechtzeitig den Beratungsraum erreicht, wird ihm mitgeteilt, dass der Kunde nun doch erst am Nachmittag eintrifft und alle notwendigen Unterlagen bereits von seiner Kollegin im Sekretariat hinterlegt wurden. Sicher kennt jeder, der mit dem Alltag im Büro vertraut ist, solche oder ähnliche Szenarien. Oft liegen notwendige Informationen zwar vor, sind aber nicht nutzbar, weil keine unterstützende Infrastruktur die Bereitstellung der Informationen möglich macht; weil Wissen einfach nur in den Köpfen der Mitarbeiter existiert und damit als Potential für das Unternehmen oft nur eingeschränkt zur Verfügung steht oder sogar verloren geht. Die vorliegende Arbeit will sich diesem Problem annehmen.

1.1 Problemstellung

In den letzten Jahren wurden vor allem durch Großunternehmen erhebliche Anstrengungen hinsichtlich der Einführung von Knowledge Management Systemen unternommen. Deutlich wurde hierbei immer wieder eine Lücke zwischen den theoretischen Ansprüchen des Wissensmanagement und den schlechten Erfahrungen, die viele Unternehmen machen mussten, da sie Knowledge Management (KM) nicht als systemische Integration einer Managementmethode verstanden, sondern sich Erfolge einzig und allein von der Einführung einer passenden Software versprachen.

Die Nutzung der Ressource Wissen ist für die Verbesserung der Kernkompetenz und damit für das Bestehen jeden Unternehmens in einer Informationsgesellschaft von essentieller Bedeutung. Die Erhöhung der Komplexität von Transaktionen in Wirtschaftsprozessen als Folge der fortschreitenden Spezialisierung, und der schnelle Verfall von Wissen ziehen einen überproportionalen Anstieg des Kommunikationsaufwandes nach sich. Bearbeiten viele Personen ein Aufgabengebiet, ist eine Kommunikation zwischen allen Beteiligten durch das exponentielle Ansteigen der notwendigen Beziehungen (z.B. 6 Kanten bei 4 Personen, 36 Kanten schon bei 9 Personen) kaum mehr möglich. Diesem Phänomen kann nur durch den gezielten Einsatz von Methoden und Mitteln des Knowledge Management begegnet werden.

1.2 Zielstellung der Arbeit

Ergebnis dieser Studienarbeit soll der Entwurf eines Vorgehensmodells für die Einführung von Knowledge Management Systemen in kleinen und mittleren Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern (KMU) sein. Als Basis zur Entwicklung dieses Modells sollen Techniken und Methoden des klassischen Projektmanagement, angewandt auf die konkreten Erfordernisse des Knowledge Management, dienen. Das Vorgehensmodell soll einerseits ausreichend explizit sein, andererseits zum Zweck der Portierbarkeit auf unterschiedliche Konstellationen allgemeinen Charakter behalten. Das Problemlösungspotential solch eines Vorgehensmodells kann unter den stark differierenden Bedingungen unterschiedlicher Unternehmen sehr schwanken. Aus diesem Grund kann es jeweils nur als Grundlage für die Erarbeitung eines individuellen Projektplans angesehen werden.

1.3 Vorgehensweise

Zu Beginn werden einige ausgewählte Grundlagen und notwendige Termini der betrachteten Wissensgebiete erklärt. Im Weiteren folgt dann die Modellierung des Projektmodells zur Einführung von Knowledge Management Systemen in KMU. Es wird nach Phasenstellungen untergliedert. Die Einzelphasen werden dann konkret beleuchtet. Die Arbeit schließt mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse.

2 Was ist Knowledge Management?

Knowledge Management ist eine Organisations- und Managementlehre, die versucht, inhaltliche Lösungen für konkrete Probleme der Praxis zu entwerfen¹. Knowledge Management ist „…ein System von Aktivitäten zur Nutzung des einer Organisation zugänglichen Wissens durch deren Mitglieder“². Aus diesen Definitionen lässt sich klar ein integrativer Ansatz von Knowledge Management erkennen. Es stellt einen multidisziplinären Prozess von Wissensgenerierung, Wissensspeicherung, Wissensverteilung und Wissensverwertung dar, der in seiner Anwendung organisatorische, soziologische und technische Perspektiven berührt. Darin begründet sich auch die Abgrenzung zum Begriff des Business Intelligence (BI), bei dem es sich um analytische Methoden und Werkzeuge handelt, die der Aufbereitung und Präsentation von Informationen zur Entscheidungsstützung dienen. Beispielhaft für BI soll hier nur Online Analytical Processing (OLAP) genannt werden, das als mehrdimensionale Sicht auf konsistente Informationen seit Mitte der neunziger Jahre bekannt ist.

2.1 Grundlagen des Knowledge Management

2.1.1 Terminologie

Für das Verständnis von Knowledge Management ist die Unterscheidung der Kernbegriffe Daten, Information und Wissen von großer Bedeutung. Auch die Definition von Wissen selbst soll hier noch einmal kurz betrachtet werden. Der Begriff des Datums meint „…die Fähigkeit Unterschiede und somit Entitäten wahrzunehmen…“³. Informationen hingegen beziehen sich auf die Einordnung und Analyse der Daten, um ihnen eine Bedeutung zu zuordnen. Wissen selbst bezeichnet nun das Potential, Informationen in das Handeln zu integrieren und ihnen damit Sinn zu verleihen⁴. Wir unterscheiden explizites, verbal kommunizierbares, und implizites, also einbezogenes, stillschweigend enthaltenes Wissen (Know-how). Eine Herausforderung von Knowledge Management-Systemen ist die Transformation von Daten in Informationen und Wissen sowie die Externalisierung von implizitem in explizites Wissen. Der Begriff Wissensmanagement wird in dieser Arbeit synonym zu Knowledge Management verwendet.

2.1.2 Dimensionen des Knowledge Management

[...]

1 Vgl. PETKOFF; B. (1998) S. 25

2 HANNIG, U. (2002) S. 16

3 LÜTHY, W./VOIT, E./WEHNER, T. (2002) S. 15

4 Vgl. LÜTHY, W./VOIT, E./WEHNER, T. (2002) S. 15