Fachhochschule Kempten
Hochschule für Wirtschaft und Technik
Logistikseminar
WS 2001/2002
- Seminararbeit -
Cornelia Michel
22. November 2001

Dokumentenmanagement

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis ... III
Abbildungsverzeichnis ... IV

1 Einleitung ... 1

2 Grundlagen ... 2

2.1 Das Dokument ... 2
2.2 Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagement Systeme ... 2

3 Dokumentenmanagement Systeme ... 3

3.1 Allgemeines ... 3
3.2 Funktionen ... 4
3.2.1 Dokumenteneingabe ... 4
3.2.2 Dokumentenablage ... 7
3.2.3 Recherche und Ausgabe ... 10
3.2.4 Administration ... 11
3.3 Rechtliche Aspekte ... 12
3.4 Vor- und Nachteile von DMS ... 14

4 DMS in der Praxis ... 15

4.1 Beispiel 1: Universitätsklinikum Ulm ... 15
4.2 Beispiel 2: P&O Trans European ... 16

5 Ausblick ... 18

Literaturverzeichnis ... V

Abkürzungsverzeichnis

[...]

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Grundstruktur eines Dokumentenmanagement-Systems  ... 3
Abbildung 2: Ablage in Meta-/Indexdatenbank und Archiv ... 7
Abbildung 3: Optisches Speichermedium CD ... 9
Abbildung 4: Terastore Jukebox CDR74 ... 9

1 Einleitung

Informationen bedeuten Macht und können im Wettbewerb als strategische Waffe eingesetzt werden. Sind diese Informationen auch noch sofort abrufbar, hat das Unternehmen einen unschätzbaren Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Gerade im Dienstleistungssektor stehen Kundenorientierung und Service an erster Stelle. Hierbei spielt insbesondere die Bearbeitungszeit eine große Rolle, wenn zum Beispiel bei einer Kundenreklamation nach (häufig bereits abgelegten) Verträgen, Rechnungen oder Kundendaten gesucht werden muss.
Auch in Produktionsbetrieben ist ein schneller Informationsfluß erstrebenswert. Dokumente wie Lieferscheine, Bestell- und Stücklisten, Meß- und Konstruktions-daten, müssen ständig verfügbar sein, damit z.B. Kunden- und Lieferantenanfragen ohne Zeitverlust durch Recherche bearbeitet werden können. Die zügige Abwicklung solcher Vorgänge sollte für jedes Unternehmens selbstverständlich sein, denn sie trägt einerseits zur Kundenzufriedenheit und dadurch zur Ver-besserung des Unternehmensimages bei. Andererseits liegt in der schnellen Informationsbeschaffung und dem schnellen Informationsaustausch ein nicht zu unterschätzendes Kostensenkungspotential.
Das "papierlose Büro" ist ein Schlagwort, welches in diesem Zusammenhang oft gebraucht wird. Tatsache ist aber, dass in den Unternehmen nur ca. 7-10% aller vorliegenden Informationen digital verfügbar sind.1 Häufig lagern die gewünschten Informationen zudem noch an unterschiedlichen Orten. Die Kundendaten befinden sich beispielsweise online in der Kundendatenbank, während Verträge und Rech-nungen auf Papier in Ordnen und Aktenschränken abgelegt sind.
Ein Dokumentenmanagement System (DMS) bietet Unternehmen die Möglichkeit, sämtliche Unterlagen effizient online zu archivieren, zu verwalten und bei Bedarf sofort wieder zu reproduzieren. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments, vom Entwurf bis hin zu dessen Vernichtung kann im System gespeichert werden.
Die vorliegende Arbeit gibt einen Überblick über die Grundfunktionen eines Dokumentenmanagement Systems, erläutert rechtliche Vorschriften und zeigt einige Vor- und Nachteile, sowie praktische Anwendungsbeispiele von DMS auf.

2.1 Das Dokument

Der Begriff Dokument kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „Urkunde, schriftliche Unterlage, Beweisstück.“2 Hier wird unter einem Dokument nur die materielle, das heißt, die greifbare Papierversion eines Belegs verstanden. Im Dokumentenmanagement jedoch wird der Begriff Dokument weiter gefasst. Auch E-Mails, Videos, gescannte Bilder, Audiodateien etc., also digitale Informationen, werden hier als Dokumente bezeichnet.

2.2 Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagement Systeme

Das Dokumentenmanagement befasst sich im weitesten Sinne mit der Erfassung, Archivierung, Verwaltung und dem Wieder-Abruf gespeicherter Dokumente.3 Es dient der Verkürzung und Optimierung von Arbeitsabläufen und hilft, doppelte Informationen, sogenannte Redundanzen, zu vermeiden.
Unter einem Dokumentenmanagement System versteht man ein „System zur Verwaltung von Organisationseinheiten eines Unternehmens. Ziel ist die voll-ständige und dauerhafte Konvertierung aller Dokumente in digitalisierte Form, so dass alle Dokumente unabhängig von ihrer Quelle und der ursprünglichen Verarbeitungsform am Computer eingesehen und bearbeitet werden können. Für das Unternehmen soll eine Reduzierung der Archivierungsmenge, eine Beschleunigung der Geschäftsprozesse und eine Erhöhung der Produktivität erreicht werden.“4

[...]

1 Vgl. Gulbins u.a. (2001) S. 6.
2 Vgl. www.wissen.de, 31.10.2001. 3 Vgl. Götzer u.a. (1998) S. 19. 4 Vgl. www.wissen.de, 31.10.2001.