Universität Siegen
Fachbereich Sprach-, Literatur- und Medienwissenschaften

Diplomarbeit

„Balanced Scorecard“-gestütztes Change Management
bei der Einführung elektronischer Beschaffungssysteme.

Eine Darstellung am Beispiel inhabergeführter
Unternehmungen der Automobilzulieferindustrie

Marc-Oliver Holzapfel
Studiengang Medienplanung, -Entwicklung und -Beratung (DII)
Siegen, den 10.10.2006

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ... II

Abbildungsverzeichnis ... VI

Tabellenverzeichnis ... VII

Abkürzungsverzeichnis ... VIIVIII

1 Problemstellung ... 1

1.1 Problemstellung und Ziel der Arbeit ... 1

1.2 Aufbau der Arbeit ... 2

2 Themenspezifische Abgrenzungen und theoretische Grundlagen des Change Management ... 4

2.1 Definition des Change Management ... 4

2.2 Ziele des Change Management ... 4

2.3 Ausgewählte theoretische Grundlagen des Change Management ... 5
2.3.1 Form und Intensität des Wandels ... 5
2.3.2 Prozessverläufe des Wandels ... 6
2.3.3 Von der Organisationsentwicklung zum Change Management ... 8

2.4 Ein Bezugrahmen des Change Management ... 9
2.4.1 Erläuterungen zum Bezugrahmen des Change Management ... 9
2.4.2 Handlungsfelder im Bezugsrahmen ... 11
2.4.2.1 Zusammenhang von Wandel und Strategie ... 11
2.4.2.2 Führung im Wandel ... 11
2.4.2.3 Organisationsstruktur als Ausdruck des Wandels ... 12
2.4.2.4 IuK-Technologie als inhärenter Auslöser von Wandel ... 12
2.4.2.5 Unternehmungskultur ... 14
2.4.3 Change Management-Instrumente und unterstützende Funktionen ... 15
2.4.3.1 Kommunikation und Information als Katalysatoren des Wandels ... 15
2.4.3.2 Projektmanagement ... 17
2.4.3.3 Wandlungscontrolling ...17
2.4.3.4 Personalmanagement ... 18

2.5 Inhabergeführte Unternehmungen im Wandel ... 19

2.6 Beschaffung in Unternehmen ... 21
2.6.1 Ziele der Beschaffung ... 21
2.6.2 Aufgaben der Beschaffung ... 23
2.6.3 Ausgewählte elektronische Beschaffungssysteme ... 25
2.6.3.1 Elektronische Marktplätze ... 25
2.6.3.2 Schwarze Bretter oder „Bulletin Boards“... 27
2.6.3.3 Elektronische Börsen ... 27
2.6.3.4 Online-Auktionen und elektronische Ausschreibungen ... 28
2.6.3.5 Elektronische Katalogsysteme ... 29
2.6.3.6 „Desktop-Purchasing“- und integrierte „E-Procurement“-Systeme ... 30
2.6.4 Potenziale elektronischer Beschaffungssysteme ... 33
2.6.5 Grenzen elektronischer Beschaffungssysteme ... 35

3 Strategische und operative Planung des Change Management ... 36

3.1 Strategieentwicklung auf der Planungs- und Steuerungsebene ... 36
3.1.1 Strategieentwicklung als Initialisierung von Wandelprozessen ... 36
3.1.2 „Drehbuch“ des Strategie- und Wandlungsprozess ... 39

3.2 Integrierte Betrachtung der strategischen Einflussfaktoren des Wandels ... 41
3.2.1 Konzepte der integrierten Betrachtung ... 41
3.2.2 Analyse der Umweltfaktoren und aktueller Entwicklungen in der Automobilzulieferindustrie ... 42
3.2.2.1 Automobilindustrie im Wandel ... 42
3.2.2.2 Prognostizierte Auswirkungen auf die Zulieferunternehmen ... 44
3.2.2.3 Chancen und Risiken der Zulieferunternehmen ... 46
3.2.3 Analyse unternehmungsinterner Faktoren ... 46
3.2.3.1 Kritische Wettbewerbsfaktoren in Zulieferunternehmen ... 46
3.2.3.2 Stärken und Schwächen von Zulieferunternehmen ... 47
3.2.4 Implikationen und strategische Optionen für Zulieferer ...47

3.3 Implikationen auf der Beschaffungsebene ... 51
3.3.1 Strukturelle Implikationen für die Beschaffung ...51
3.3.1.1 Anforderungen an die strukturelle Prozessgestaltung ... 51
3.3.1.2 Anforderungen an das Güter- und Lieferantenmanagement ... 52
3.3.2 Kompetenz- und kooperationsorientierte Implikationen für die Beschaffung ... 54
3.3.2.1 Anforderungen an die Mitarbeiterentwicklung und -führung ... 54
3.3.2.2 Anforderungen an soziale und technische Kooperations-kompetenzen ... 55

3.4 Zielformulierung und Konzeption für das Wandelprojekt der Beschaffung ...56

4 „Balanced Scorecard“-gestütztes Change Management bei der Einführung elektronischer Beschaffungssysteme ... 57

4.1 Grundlagen der „Balanced Scorecard“ ... 57
4.1.1 „Balanced Scorecard”-Konzept ... 57
4.1.2 Die „Balanced Scorecard“ als Kommunikations- und Change Management- Instrument ... 60
4.1.3 Balanced-Scorecard“-basiertes Management von Pilotprojekten ... 61

4.2 Gestaltung der „Mobilisierungsphase“ eines BSC-Pilotprojektes ... 62

4.3 Entwicklung der „Balanced Scorecard“ für die Einführung elektronischer Beschaffungssysteme ... 64
4.3.1 Bestimmung der BSC-Dimensionen .... 64
4.3.2 Bestimmung der strategischen Ziele ... 66
4.3.3 Bestimmung von Wirkungszusammenhängen ... 67
4.3.4 Bestimmung von Kennzahlen und Zielwerten ... 68
4.3.5 Bestimmung von Aktionen ... 70

4.4 Beispielhafte Darstellung der BSC-Dimensionen für das Pilotprojekt der Beschaffung ... 72
4.4.1 Darstellung einer Finanzdimension .... 72
4.4.2 Darstellung einer Kundendimension ... 73
4.4.3 Darstellung einer Dimension für Kooperation und Beziehungsmanagement ... 74
4.4.4 Darstellung einer Dimension für interne Prozesse und intraorganisatorische Zusammenarbeit ... 75
4.4.5 Darstellung einer IuK-Infrastruktur- und Mitarbeiterkompetenzdimension ... 76

4.5 Einsatz und Verstetigung des BSC-Management ... 77
4.5.1 Management der BSC in der Beschaffung und für den Systemeinsatz ... 77
4.5.2 Controlling und regelmäßige Kommunikation ... 78
4.5.3 Kontinuierliche Ausrichtung und Optimierung ... 79
4.5.4 Übertragbarkeit in der Unternehmung ... 80

4.6 Grenzen und Schwierigkeiten bei der Umsetzung des BSC-Konzeptes ... 81

5 Fallstudienuntersuchung zu elektronischen Beschaffungssystemen in inhabergeführten Zulieferunternehmen der Automobilindustrie ... 83

5.1 Planung und Durchführung der Fallstudien ... 83

5.2 Fallstudie 1: Alpha GmbH & Co. KG ... 84
5.2.1 Daten zur Unternehmung und Beschaffung der Alpha GmbH & Co. KG ... 84
5.2.2 Elektronische Beschaffungssysteme: Planung, Einführung und Nutzung ... 85
5.2.3 Beurteilung des Systemeinsatzes und Ausblicke ... 88

5.3 Fallstudie 2: Omega Automotive Deutschland GmbH & Co. KG ... 89
5.3.1 Daten zur Unternehmung und zur Beschaffung der Omega Automotive Deutschland GmbH & Co. KG ... 89
5.3.2 Elektronische Beschaffungssysteme: Planung, Einführung und Nutzung ... 90
5.3.3 Beurteilung des Systemeinsatzes und Ausblicke ... 92

5.4 Diskussion der Fallstudien und der theoretischen Konzeptionen ... 94
5.4.1 Fallstudienübergreifender Vergleich ... 94
5.4.2 Reflexion der Fallstudien anhand theoretischer Betrachtungen ... 97
5.4.2.1 Reflexion zum Einsatz elektronischer Beschaffungssysteme in inhabergeführten Zulieferunternehmen ... 97
5.4.2.2 Reflexion über den Einführungs- und Wandelprozess ... 101

6 Schlussbetrachtung ... 107

6.1 Zusammenfassung der Ergebnisse ... 107

6.2 Ausblick ... 110

Literaturverzeichnis ... 112

Internetquellen ...121

Anhang ... 122

1 Problemstellung

1.1 Problemstellung und Ziel der Arbeit

In der Automobilzulieferindustrie vollzieht sich ein starker Wandel, der nach der Erfindung der Fließbandproduktion und der „Lean Produktion“ zu neuen Produktionsinnovationen und einer tiefgreifenden Umstrukturierung der Branche führen wird (vgl. Viehl/Schulten 2005, 262; Kurek 2004, 9-16). In dieser Situation nehmen die modernen elektronischen Informations- und Kommunikationssysteme (IuK-Systeme) eine Schlüsselposition für die Gestaltung von neuen, interorganisatorischen Prozessen und der Gestaltung der Beziehungen zwischen Automobilkonzernen und Zulieferern ein (vgl. Viehl/Schulten 2005, 264-265). Insbesondere in den Beschaffungsabteilungen der Automobilzulieferunternehmungen vollzieht sich durch den Einsatz moderner Beschaffungssysteme ein Wandel der Aufgaben, Ziele und der Beziehungen zu den Lieferanten. Dieser Wandel richtet sich auf die zunehmende kooperationsorientierte Zusammenarbeit und die Realisation von langfristigen strukturellen Kostensenkungspotenzialen (vgl. Stuhlert 2005, 7-9). Daher sollten die Einführungen von IuK- oder elektronischen Beschaffungssystemen in den Unternehmungen der Automobilzulieferindustrie als eine ganzheitliche Aufgabe angesehen werden, die mit hohen „Sunk costs“, langfristigen strategischen Konsequenzen sowie erforderlichen Veränderungen von organisatorischen Strukturen und personellen Fähigkeiten verbunden ist. Die Prämisse für die erfolgreiche Systemeinführung und die Ausschöpfung der operativen und strategischen Potenziale bei deren Nutzung ist die Kompatibilität „von Technologien, Organisation und Mitarbeiterverhalten“ (Fischer 2002, 39). Dies erfordert einen ganzheitlichen Wandel verschiedener Organisationsbereiche, des Führungsstils sowie dem systematischen Aufbau neuer Kompetenzen im Zulieferunternehmen (vgl. 2002, 39-41). Es entsteht dadurch ein hoher, mehrdimensionaler Planungsbedarf, der bei mittleren und inhabergeführten Zulieferunternehmungen zahlreiche Schwierigkeiten verursacht. Diese resultieren insbesondere aus ihrer Führungsstruktur. Denn den inhabergeführten Unternehmungen, welche die charakteristische Form mittelständischer Unternehmen bilden, fehlt es oft an strategischen Planungsgrundlagen und der Bereitschaft und Möglichkeit zur Delegation von Führungsaufgaben (vgl. Wimmer et al. 2005, 6-7, 12-15; BDI 2005, 56-57). Darüber hinaus fehlt es oft an notwendigen personellen Qualifikationen, insbesondere das Wissen um die Potenziale von Informationstechnologien und die Bewertungsgrundlagen für den Systemeinsatz (vgl. Fischer 2002, 35-37, 39-41; Graumann et al. 2006, 401; s. Abschn. 2.5).

Vor diesem Hintergrund wird bei der Einführung von IuK-Systemen in inhabergeführten Zulieferunternehmen ein mehrdimensionaler Wandelprozess notwendig, der die Veränderung von Führungs-, Kommunikations-, Organisations- und Prozessstrukturen sowie die Mitarbeiterkompetenzen betrifft. Deshalb ist das Ziel der vorliegenden Arbeit die Darstellung eines ganzheitlichen Change Management-Prozess auf der Basis der „Balanced Scorecard“ bei der Einführung elektronischer Beschaffungssysteme in inhabergeführten Zulieferunternehmen. Im Fokus der Arbeit stehen dabei die Beschreibung eines idealtypischen Wandelprozesses, die Diskussion der Potenziale eines „Balanced Scorecard“-gestützen Wandlungsmanagement und der Vergleich mit der Unternehmungspraxis. Das Konzept der „Balanced Scorecard“ soll in diesen Darstellungen einerseits dazu genutzt werden, die mehrdimensionale Zielsetzungen des Einführungsprozess von elektronischen Beschaffungssystemen mit dem Wandel der Unternehmung zu verbinden und dessen Bewertung zu ermöglichen. Andererseits soll erörtert werden, wie durch die „Scorecard“ ein kontinuierlicher, dialogorientierter Prozess etabliert werden kann, der die zukunftsorientierte Veränderung der Unternehmungskultur in inhabergeführten Zulieferunternehmen unterstützt und andauernde strategiebasierte, selbstorganisierte Wandlungsprozesse ermöglicht.

1.2 Aufbau der Arbeit

Das zweite Kapitel befasst sich mit den begrifflichen und thematischen Grundlagen der Arbeit. Dabei stehen zunächst die theoretischen Fundierungen sowie die mehrdimensionalen Aufgabenbereiche und Ziele des Change Management im Vordergrund. Zudem wird ein Phasenmodell vorgestellt, welches als Grundlage zur Darstellung des idealtypischen Vorgehens im Change Management-Prozess dienen soll. Zur übersichtlichen Darstellung der interdependenten Handlungsfelder und unterstützenden Funktionen des Change Management wird zudem ein Bezugsrahmen entworfen. Darüber hinaus wird in diesem Kapitel auf die besonderen Merkmale von inhabergeführten Unternehmungen eingegangen. Im Anschluss an diese Betrachtung wird sich den Zielen und Aufgaben der betrieblichen Beschaffung zugewendet sowie die Potenziale und Grenzen ausgewählter elektronischer Beschaffungssysteme erörtert.

Im dritten Kapitel wird anhand des Phasenmodells zum Change Management zunächst die Initialisierung eines Wandlungsprojekts dargestellt. Dabei wird auf die Strategieentwicklung eingegangen, die auf Grundlage einer Analyse der Zulieferbranche vorgenommen wird. Es werden dabei die Wandlungsbedarfe sowie die strategischen Optionen von inhabergeführten Zulieferunternehmen und ihren Beschaffungsbereichen aufzeigt. Das Kapitel schließt mit der Konzeption eines Projektauftrages für die Beschaffung. Dieses theoretisch konzipierte Projekt soll die erforderlichen mehrdimensionalen Wandlungsbedarfe mit der Einführung eines Beschaffungssystems zielorientiert verbinden. Zur Projektdurchführung soll dabei das Konzept der „Balanced Scorecard“ genutzt werden.

Das vierte Kapitel widmet sich anschließend der Betrachtung des „Balanced Scorecard“-Konzepts und der Erörterung dessen Nutzen für das Change Management und das Projekt im Beschaffungsbereich. Danach werden die theoretischen Entwicklungsschritte zur Umsetzung der „Balanced Scorecard“ für das Projekt beschreiben. In dieser Umsetzungsphase des Wandelprozesses werden die themenspezifischen Dimensionen, Ziele und Kennzahlen sowie ihre Wechselwirkungen behandelt. Dabei wird eine exemplarische Darstellung einer „Scorecard“ für das Einführungs- und Wandelprojekt vorgenommen, die der Auswahl, Einführung und Beurteilung von elektronischen Systemen und begleitender Wandlungsmaßnahmen dienen kann. Abschließend wird in diesem Kapitel auf die Verstetigung der „Balanced Scorecard“ im Beschaffungsbereich und die Übertragung der Vorgehensweise auf die Unternehmung hingewiesen.

Das fünfte Kapitel nimmt anhand von zwei Fallstudien inhabergeführter Zulieferunternehmen einen Vergleich zwischen den theoretischen Überlegungen der vorausgegangenen Kapitel und der Unternehmungspraxis vor. Beide Fälle werden dargestellt, miteinander verglichen und reflektiert.

Im sechsten Kapitel, welches den Schlussteil bildet, werden die Ergebnisse der Arbeit zusammengefasst. Ein abschließender Ausblick formuliert die zukünftigen Entwicklungen im themenspezifischen Kontext der Arbeit.

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