Verfahren, Techniken und Ablauf einer Moderation

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Themenformulierung
1.2 Kernfragen
1.3 Begriffsbestimmung der Moderation

2 Der Moderator
2.1 Begriffsbestimmung
2.2 Die Rolle des Moderators
2.3 Das äußere Erscheinungsbild
2.4 Die Körpersprache
2.5 Die Aufgaben des Moderators

3 Vorbereitung einer Moderation
3.1 Die Relevanz der Vorbereitung
3.2 Die Vorbereitung auf die Teilnehmer
3.2.1 Die Adressatenanalyse
3.2.2 Die Anrede
3.3 Inhaltliche Vorbereitung und Klären
der Zielsetzung
3.4 Methodische Vorbereitung
3.5 Organisatorische Vorbereitung

4 Durchführung einer Moderation
4.1 Der Ablauf
4.2 Hilfsmittel
4.3 Methoden
4.3.1 Fragetechnik
4.4 Lösungsansätze für Probleme im Ablauf der Moderation

5 Nachbereitung einer Moderation
5.1 Persönliche Nachbereitung
5.1.1 Protokollerstellung
5.2 Organisatorische Nachbereitung

6 Schlußwort

Schlagwortverzeichnis

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Moderationsplan

Abbildung 2: Moderationszyklus

Abbildung 3: Steckbrief

Abbildung 4: Kennenlern-Matrix

Abbildung 5: Karten-Abfrage

Abbildung 6: Abfrage auf Zuruf

Abbildung 7: Ein-Punkt-Abfrage

Abbildung 8: Mehr-Punkt-Abfrage

1. Einleitung

1.1 Themenformulierung

Wer hat sich schon nicht einmal über zähe Veranstaltungen geärgert, die am Ende weder Informationen geliefert noch Ergebnisse gebracht haben? Dabei wird die Arbeit in Gruppen immer wichtiger, denn die Aufgaben sind so komplex geworden, daß die Kapazität und Kompetenz des Einzelnen häufig nicht mehr ausreichen. Moderation trägt dazu bei, die gesteckten Ziele mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen und Ressourcen, wie Kreativität, Engagement oder Arbeitszeit, optimal zu nutzen.

1.2 Kernfragen

In meiner folgenden Hausarbeit möchte ich über das Thema „Verfahren, Techniken und Ablauf einer Moderation“ einen Überblick geben und mich mit folgenden Kernfragen beschäftigen:

- Wo wird Moderation eingesetzt?
- Welche Ziele werden mit Hilfe von der Moderation verwirklicht?
- Wie gelangt Moderation von der Idee zum Ziel?

1.3 Begriffsbestimmung der Moderation

Moderation und Moderator sind heute gängige Begriffe: Im Fernsehen, im Rundfunk, in Veranstaltungen - überall wird moderiert. Auch im betrieblichen Alltag hat Moderation Einzug gehalten

Moderation bedeutet im ursprünglichen Sinne Mäßigung und steht für eine systematische, strukturierte und offene Vorgehensweise, um Arbeitssitzungen (Workshops, Besprechungen, Meetings, Teamsitzungen etc.) effizient vorzubereiten, zu leiten und nachzubereiten. Ziel der Moderation ist, alle an einer Arbeitssitzung beteiligten Personen so weit und so gut wie möglich in alle Phasen des Arbeitsprozesses mit einzubeziehen. Dadurch wird sichergestellt, daß die Ideen und Energien der Teilnehmer optimal eingebracht werden und daß bei der Umsetzung der erarbeiteten Ergebnisse alle am gleichen Strang ziehen.

Die Arbeitsweise der Moderation ist :

- Systematisch,
d.h., die Arbeitsschritte folgen logisch aufeinander,

- strukturiert,
d.h., jeder Arbeitsabschnitt ist in sich sinnvoll gegliedert; und

- offen,
d.h., Manipulationen jeder Art sind ausgeschlossen.

Die Moderation von Sitzungen hat viele weitere Vorteile:

- die Teilnehmer konzentrieren sich auf die Inhalte,
- die Ergebnisse werden transparent,
- die Unternehmenskultur verbessert sich, und
- die Motivation steigt.

Konzentration auf die Inhalte

Eine professionelle Moderation kann die Qualität der Arbeitsergebnisse meßbar erhöhen. Denn die Unterstützung durch den Moderator ermöglicht es den Teilnehmern, sich ganz auf die inhaltlichen Aspekte des Themas der Arbeitssitzung zu konzentrieren und ihr Fachwissen einzubringen.

Ergebnisse werden transparent

Ein weiterer wichtiger Effekt ist, daß die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse (Ziele, Handlungspläne, Entscheidungen etc.) auch motivierter umgesetzt werden. Denn wer eine Entscheidung mit erarbeitet und mitgestaltet hat, versteht sie zugleich auch wesentlich besser.

Unternehmenskultur verbessert sich

Professionelle Moderation kann mittel- oder langfristig die Zusammenarbeit in einem Team oder im Unternehmen entscheidend verbessern. Weiterhin wirkt eine richtig vorbereitete Moderation motivierend für die weitere Zusammenarbeit in Gruppen und erhöht die Fähigkeit und den Willen, andere Sichtweisen zu erkennen, zu akzeptieren und sie zu nutzen.

Motivation steigt

Ein guter Moderator kann in den Momenten, in denen der Redner abzuschweifen droht, wirksam eingreifen und eine kreative und offene Diskussion etablieren.

2 Der Moderator

2.1 Begriffsbestimmung

Moderation kommt von „moderatio“ und steht für „mäßigen“, „das rechte Maß“, aber auch für Lenkung. Und gerade dieser letztgenannte Aspekt ist es, der dem vielzitierten Grundsatz: „Der Moderator ist der/die neutrale Dritte!“, er/sie hat „keine Meinung“ zu haben, hat sich rauszuhalten etc., scheinbar widerspricht. Aber nur scheinbar, denn Moderation hat ganz zentral mit Lenkung, Dominanz und Machtausübung zu tun.

2.2 Die Rolle des Moderators

Der Moderator ist sozusagen der Leiter oder Führer einer Gruppe. Er sollte sich als Dienstleiter verstehen, dessen Aufgabe es ist die Gruppe dabei zu unterstützen, ihre Ziele zu finden und sie effizient zu erreichen.

Er hat für klare Strukturen hinsichtlich der Arbeitsorganisation (Arbeits- und Pausenzeitenregelung, inhaltliche und prozessuale Orientierung etc.) zu sorgen. Er sagt nicht, was (aus seiner Sicht) richtig oder falsch, zu tun oder zu unterlassen ist, sondern hilft der Gruppe eigenverantwortlich zu arbeiten. Er ist kein inhaltlicher Experte, sondern lediglich Methodenspezialist, der zu dem Thema „keine eigene Meinung" hat und sich inhaltlich ganz bewußt zurückhält. Jedoch muß er inhaltlich mitdenken können und ggf. intervenieren, wenn er merkt, daß sich die Teilnehmer auf den bekannten Holzweg begeben. Dem Moderator muß bewußt sein, daß sein Verhalten Regelcharakter hat und er somit das Gruppengeschehen unweigerlich beeinflußt.

2.3 Das äußere Erscheinungsbild

Das Auftreten des Moderators hängt mit vielen Komponenten zusammen, angefangen bei der richtigen Kleidung bis hin zur Art seiner Gestik. Das äußere Erscheinungsbild trägt jedenfalls einen sehr großen Teil dazu bei, wie man seine Person einschätzt. Diesbezüglich sollte man sich überlegen, welchen Eindruck man vermitteln will und vor welchem Publikum man moderiert. Dabei sollte man bedenken, daß ein Anzug und dergleichen oftmals etwas konservativ wirken, und der Mensch, der ihn trägt, meist einen sehr seriösen und gebildeten, gleichzeitig aber auch einen distanzierten Eindruck hinterlassen wird.

2.4 Die Körpersprache

Die Körpersprache ist ein wichtiges Indiz, Stimmungen, Gefühle und Störungen zu lokalisieren. Körpersprache und Wortsprache gehören zusammen. Je stimmiger die beiden Sprachen sind, desto authentischer ist das Verhalten der jeweiligen Person. Stimmt die Körpersprache nicht mit den Äußerungen überein, liegt eine Botschaft aus dem Unbewußten vor. Diese Körpersignale sind unmittelbarer und unverfälschter als das gesprochene Wort. Denn die eigene Körpersprache zu manipulieren, gelingt nur ganz wenigen Menschen. Aus diesem Grund kann die Körpersprache wertvolle Inputs zur Moderation beisteuern. Um diese Signale wahrnehmen zu können, benötigt man allerdings etwas Übung. Ein guter Moderator sollte deshalb versuchen, bei jeder Gelegenheit auf die Körpersprache seiner Teilnehmer zu achten, da er über sie wichtige Informationen erhalten und danach sein weiteres Vorgehen ausrichten kann.

2.5 Die Aufgaben des Moderators

Normalerweise übernimmt der Moderator die Vorbereitung, die Leitung sowie die Nachbereitung einer Veranstaltung. Die Gruppe sollte von allen Fragen zur Organisation, arbeitstechnisch-methodischem Vorgehen und zur Ergebnissicherung entlastet sein.

Der Moderator hat folgende Aufgaben:

- Sicherstellen, daß alle wichtigen Personen rechtzeitig zur Arbeitssitzung eingeladen und über deren Sinn, Zweck und Themen informiert werden.
- Entwickeln einer Strategie zur Vorgehensweise (Erstellen eines Zeit- und Arbeitsplanes).
- Überlegen von Methoden, die der Gruppe entsprechend der Zielsetzung helfen, das Ziel zu erreichen bzw. die Strategie umzusetzen.
- Darauf achten, daß bei der Zusammenarbeit alle Teilnehmer gehört und berücksichtigt werden und niemand die Gruppe unfair dominiert.
- Durch Strategie- und Methodenwahl sicherstellen, daß alle Teilnehmer aktiv mitarbeiten können.
- Schützen der Teilnehmer vor unfairen Angriffen.
- Das Vorgehen und das Ziel vor jedem Arbeitsschritt erklären.
- Die Diskussion strukturieren und leiten.
- Unterstützen des Teams bei der Überwindung von Schwierigkeiten, Konflikten und Blockaden.
- Sich um Neutralität bemühen und vermeiden, die Beiträge der Teilnehmer zu bewerten und zu kommentieren.
- Sicherstellen, daß die Ergebnisse angemessen protokolliert werden und schnell an alle Beteiligten weitergeleitet werden.

In schwierigen Fällen kann es hilfreich sein, die obengenannten Aufgaben auf mehrere Moderatoren zu verteilen. Außerdem wird dadurch die Gefahr, Partei für Meinungen oder/und Personen zu ergreifen deutlich verringert, weil die Moderatoren sich in diesem Falle gegenseitig kontrollieren und gegebenenfalls wieder auf die richtige Bahn lenken können.

Alle diese Regeln sollen lediglich Richtlinien sein, an denen man nicht auf Biegen und Brechen festhalten muß und auch sollte, wenn man merkt, daß man damit nicht voran kommt. Denn es gibt keine festen Regeln, da Menschen und Situationen viel zu unterschiedlich sind.

3 Vorbereitung einer Moderation

3.1 Die Relevanz der Vorbereitung

Wesentliche Voraussetzung für den Erfolg einer Veranstaltung (Workshop, Besprechung, Meeting etc.) ist eine gründliche Vorbereitung. Diese erste Phase ist wichtig, weil sie unverzichtbare Informationen zum Hintergrund, zu den Teilnehmern und für die Planung der Veranstaltung liefert. Als Moderator sollte man sich schon vor dem eigentlichen Beginn über folgende Aspekte Gedanken machen:

- Wer nimmt teil, und worauf muß ich besonders aufpassen?
- (Adressatenanalyse)
- Worum geht es, und welches Ergebnis soll erarbeitet werden?
- (Anlaß, Auftrag, Ziele und Inhalte der Veranstaltung)
- Welche Schritte führen zum Ziel bzw. zum angestrebten
Ergebnis?
- (Gestaltung der Veranstaltung)
- Welche Arbeitsmittel werden gebraucht? Müssen Räume, Übernachtungsmöglichkeiten etc. bestellt werden?
- (Organisation und Logistik)
- Wer sollte teilnehmen, und wie informiere ich die Teilnehmer?

3.2 Die Vorbereitung auf die Teilnehmer

3.2.1 Die Adressatenanalyse

Je mehr man über die Teilnehmer und deren Hintergrund weiß, desto besser kann man die Moderation auf die Gruppe abstimmen.

Mit der folgenden Checkliste kann man die wichtigsten Informationen zu den Teilnehmern zusammentragen:

Checkliste: Adressatenanalyse

- Wer sind die Teilnehmer?
- Wie gut kennen sich die Teilnehmer untereinander?
- Welches Vorwissen/Fachkenntnisse bringen die einzelnen Teilnehmer mit?
- Welche Hierarchieverhältnisse herrschen in der Gruppe?
- Wie ist der Informationsstand der Teilnehmer?
- Welche Einstellung haben die Teilnehmer zum Arbeitsauftrag/zur Veranstaltung?
- Welche Einstellung haben die Teilnehmer zum Moderator und zur moderierten Arbeitsweise?

3.2.2 Die Anrede

Allgemein macht es keinen Unterschied, ob die Moderatoren ihr Publikum duzen oder siezen. Wenn der Moderator sich dazu entscheidet sein Publikum mit „Sie“ anzusprechen dann vermittelt dies Höflichkeit, emotionale Distanz und Sachlichkeit. Man bringt durch das „Sie“ dem Publikum in gewisser Weise immer Respekt und Achtung entgegen.

Beim „Du-Wort“ erscheint der Sprecher bei Diskussionen immer lockerer und persönlicher. Da aber emotionale Distanz und Sachlichkeit beim „Siezen“ fehlen, kann es leichter zu Kraftausdrücken und verbalen Attacken kommen.

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