Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in einer Bank


Bachelorarbeit, 2009

74 Seiten, Note: 1,7


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Der Kreditprozess in einer Bank

3 Der grundlegende Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems
3.1 Dokumentation und Dokument
3.2 Document Lifecycle
3.3 Die Kriterien für die Verwaltung von Dokumenten in einem DMS

4 Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
4.1 Klärung der rechtlichen Anforderungen bei der Einführung zu Beginn
4.2 Die Wahl der geeigneten DMS Lösung.
4.2.1 Der DMS Selektionsprozess
4.2.1.1 Zieldefinition
4.2.1.2 Anforderungsanalyse
4.2.1.3 Gewichtung der Anforderungen
4.2.1.4 Vorauswahl für ein DMS
4.2.1.5 Funktionale und technische Bewertung
4.2.1.6 Produkteingrenzung
4.2.1.7 Prototyp
4.2.1.8 Entscheidung und Realisierung
4.2.2 Die Beachtung der verschiedenen DMS-Schwerpunkte
4.2.3 Beachtung von Kriterien bei der DMS-Software
4.2.4 Einschätzung verschiedener DMS auf Eignung für die Bank
4.2.5 Die Funktion von Usability bei der Einführung eines DMS

5 Synopsis

6 Abbildungsverzeichnis

7 Tabellenverzeichnis

8 Abkürzungsverzeichnis

9 Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Die Verwaltung von großen Datenbeständen stellt für die Bankwirtschaft eine zunehmen­de Herausforderung dar. Deshalb sind heutzutage Dokumentenmanagementsysteme für die elektronische Archivierung in einer Bank unabdingbar.

Die Arbeit beginnt mit der Beschreibung des Kreditprozesses einer Bank aus bankbe­triebswirtschaftlicher Sicht. Der Kreditprozess gehört zu den absoluten Kernprozessen des Bankgeschäftes. Ablauforganisatorisch haben in der Vergangenheit die Banken diesem Prozess große Aufmerksamkeit geschenkt. Ursächlich hierfür ist zu einem die Komplexität des Kreditprozesses, zum anderen die Einbindung von vielen Bereichen der Bank. Das sind Filialen, Kreditentscheider, Kreditsachbearbeiter, evtl. Sicherheitenbearbeiter, Juristen und Controller.

Der Kreditprozess einer Bank steht im Spannungsverhältnis von Vorgaben des Manage­ments (Zielvorgaben beim Betriebsergebnis) und regulatorischen Anforderungen (Vorga­ben des BaFin, des Gesetzgebers etc.).

Darüber hinaus gibt es selbstverständlich auch Anforderungen an diesen Kernprozess durch die involvierten Mitarbeiter.

Und nicht zuletzt gibt es in jeder Bank etablierte IT-Systeme („Altsysteme"), die durch die Schnittstellenproblematik letztlich technische Grenzen für die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems setzen.

In Punkt 2 wird der Kreditprozess aus bankbetriebswirtschaftlicher Sicht dargestellt.

Kapitel 3 widmet sich dem grundlegenden Aufbau, sowie den Anforderungen an ein Do­kumentenmanagementsystem in einer Bank.

Kapitel 4 beinhaltet den Auswahl-, Entscheidungs- und Implementierungsprozess eines Dokumentenmanagementsystems in einer Bank.

2 Der Kreditprozess in einer Bank

Der Kreditprozess ist der Kernprozess, gehört zur Kernkompetenz einer Bank und beginnt mit der Kundenansprache. Diese kann aktiv durch Ansprache, Akquisition oder passiv er­folgen, indem der Kunde eigenständig als Nachfrager für einen Kredit gegenüber der Bank auftritt.

Universalbanken[1] sind Vollbanken und bieten die gesamte Bandbreite der Bank- und Fi­nanzdienstleistungsgeschäfte an. Vollbanken sind Banken, die den Finanzgesetzen des Landes unterliegen. Ihnen ist es erlaubt Dienstleistungen des Bankgewerbes an alle Kun­den anzubieten. Sie unterliegen einer staatlichen Kontrolle, Aufsicht durch die BaFin und der Zentralbank. Die Privatkunden einer Vollbank werden in der Fachsprache auch als Retail Kunden bezeichnet.[2]

Diese Arbeit beschränkt sich auf standardisierte Kredite für Retail-Kunden bei Vollbanken, weil Kredite für Unternehmen eine zu hohe Komplexität aufweisen und somit nicht im Rahmen der Arbeit behandelt werden können. Vorgestellt wird der standardisierte Kre­ditprozess der Baufinanzierung für Retail-Kunden in einer Bank mit einer Verknüpfung zum Dokumentenmanagementsystem. Auf Internet-/Selbstbedienungskredite wird nicht näher eingegangen, da das Scoring Verfahren und das anschließende Dokumentenmana­gement anders verläuft, als bei dem Kreditvergabeprozess in einer Bankfiliale.

In einer Bank folgt der Kreditprozess als Kernprozess nicht nur betriebswirtschaftlichen Zielstellungen, sondern darüber hinaus auch regulatorischen.

Betriebswirtschaftlich realisieren Banken durch die Kreditvergabe einen Teil ihres Ge­winns. Der andere Teil des Gewinns wird durch das Provisionsergebnis (z.B.: Wertpapier­handel) erwirtschaftet.

Die Marge ist der Gewinn, den die Bank durch den zu vergebenen Kredit erwirtschaftet. Des Weiteren muss die Bank den Kredit refinanzieren können. Somit unterliegt der Kre­ditprozess einer Bank regulatorischen Anforderungen. Darunter ist die gesetzliche Rege- lung für die Kreditvergabe und das Portfoliomanagement (Risk Management) zu verste­hen. Als Anmerkung wird aus Basel II verwiesen. Basel II besteht aus Eigenkapitalvor­schriften und Richtlinien für die Kreditvergabe. In den Vorschriften ist gesetzlich festge­legt wie hoch Eigenkapitalunterlegung für das Kreditportfolio einer Bank sein darf.[3]

Die Eigenkapitalunterlage der Bank wird ermittelt an den „Risk-Weighted Asset (RWA)"[4]. Sie sind das Produkt vom ausstehendem Kreditbetrag und Risikogewicht (Risk Weight, RW). Diese werden in einem Ratingverfahren für Kunden ermittelt. Jeder Kunde wird ei­ner Risikoklasse zugeordnet (A, B, C...). Daraus ist zu erkennen, wie hoch die theoreti­schen Risiken für die Bank sind, dass der Kredit des Kunden nicht vollständig zurückge­zahlt werden kann bzw. ob es zu einem Kreditausfall kommen kann. Darüber hinaus be­steht Meldepflicht gegenüber dem BaFin welche Risikostrukturen das Kreditportfolio aufweist. Zudem gilt es den gesamten Kreditprozess in einem Dokumentenmanagement­system (DMS) zu dokumentieren.[5]

Die Dokumentation zur Kreditvergabe ist zwingend erforderlich, weil die BaFin regelmäßi­ge Meldungen über die Risikostruktur von Krediten verlangt. Das bedeutet für die Bank, dass somit der Datenhaushalt des Kreditportfolios nachgehalten werden muss. Es muss nachgewiesen werden, wie sie die RWAs ermittelt und in welchem Rhythmus sie diese Risikoermittlung vornimmt. Die Offenlegung der Risikostruktur des Kreditportfolios ist als weiterer Punkt zu beachten, weil entsprechende Eigenkapitalunterlegungen für die BaFin nachgewiesen werden müssen, denn nur das 12,5 fache Eigenkapital kann als Kredit herausgelegt werden. Acht Prozent der Kreditsumme muss mit Eigenkapital unterlegt sein. Eine höhere Auslegung ist nicht gestattet und kann juristische Konsequenzen bis zum Entzug der Banklizenz nach sich ziehen.[6]

Die Bank verleiht Gelder, die ihr nicht gehören. Sie verleiht das Geld der Kunden an ande­re Kunden für einen Kredit aus den Einlagen. Daher gibt es die regulatorische Anforde­rungen, die in einem Dokumentenmanagementsystem bei der Einführung berücksichtigt werden müssen.

In dieser Arbeit wird darauf eingegangen wie das Dokumentenmanagementsystem einen standardisierten Kreditprozess in der Baufinanzierung speichert, weiterverarbeitet sowie die regulatorischen Erfordernisse, die Höhe der Eigenkapitalunterlegung und Sicherheiten abbildet.

Darüber hinaus muss immer die goldene Bankenregel Beachtung finden. Die besagt, dass kurzfristig aufgenommenes Geld nur kurzfristig ausgeliehen werden darf, während lang­fristig aufgenommenes Kapital langfristig ausgeliehen werden darf.[7] Die Bank muss somit für ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen ihrem Aktivgeschäft und Passivgeschäft sor­gen. Auf der Aktivseite befinden sich die kurzfristigen und langfristigen Kredite und auf der Passivseite die kurzfristigen und langfristigen Einlagen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Die goldene Bankenregel

„Während Kreditnehmer eine lange Zinsbindung wünschen, bevorzugen Anleger kurzfristige Anlagen. Wenn Banken langfristige Kredite mit kurzfristigen Einlagen refinanzieren gehen sie jedoch ein Risiko ein: Wenn künftig kurzfristige Gelder nicht oder nur zu hohen Zinsen zur Verfügung stehen, wird die Bank illiquide und kann fällige Zahlungen nicht leisten. Die Goldene Bankenregel empfiehlt daher, langfristige Darlehen nur mit langfristigen Einlagen zu refinanzieren."[8] Das Dreieck bezeichnet die Laufzeit.

Das Schaubild auf der folgenden Seite veranschaulicht die schrittweise Umsetzung des Kreditprozesses unter der Einbeziehung eines Dokumentenmanagementsystems.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Der Kreditprozess in einer Bank[9]

Die Kundenansprache erfolgt aktiv/passiv aus bankbetriebswirtschaftlicher Sicht. In der Regel erfolgt sie durch einen Kundenbetreuer, welcher den Kunden telefonisch kontak­tiert oder in der Filiale direkt anspricht. Der Kundenbetreuer prüft dann die Unterlagen des Kunden auf Vollständigkeit. Dies sind die Prüfungen der Bonität, die Kontoverbindung und die persönlichen Verhältnisse des Kunden. Von diesem Punkt an beginnt die Doku­mentationspflicht der Bank. Die Daten werden heutzutage in ein System eingetragen und müssen nach heutiger Rechtslage archiviert und in Papierform aufgehoben werden. Für eine optimale Archivierung bietet sich ein computergestütztes Dokumentenmanagement­system an. Bis zum Schritt des Kreditentscheiders liegt alles aber noch in Papierform vor. Die Aufgabe des Kunden besteht nun darin, seine Lohn und Gehaltsabrechnungen einzu­reichen. Die entsprechende Rate, die der Kunde ausbezahlt bekommt wird ermittelt an­hand der letzten drei Gehaltsabrechnungen und allen seinen anderen flüssigen Mitteln. Dazu zählen unter anderem auch eine eventuelle Erbschaft des Kunden und seine Spar­einlagen. Als weitere Sicherheiten für den fälligen Kredit muss der Kunde der Bank, falls Eigentümer einer Immobilie, eine Kopie des Grundbucheintrags mit Objektfoto vorwei­sen. Als zusätzliche Fälligkeit für einen positiven Kreditentscheid ist die Abtretung von weiteren Forderungen des Kunden an die Bank. Beispiele sind hierfür Lebensversicherun­gen, Aktien oder Fonds, Bürgschaften und sonstige Bezüge/Sicherheiten. Die Wichtigkeit bei einer Kreditvergabe ist die Klärung des individuellen Rechtsverhältnisses zwischen Kunde und Bank, denn das Regulative muss dokumentiert sein. Das Regelwerk für die Kreditvergabe schreiben die „BaFin"[10] und die Gesetze der „Europäischen Union"[11] vor.

Als nächster Punkt wird die Plausibilitätprüfungsgrenze erreicht. Der Kreditentscheider prüft, ob die Bonität des Kunden ausreichend für den Erhalt eines Kredites ist. Dieser prüft nochmals in einem zweiten Schritt die Vollständigkeit der Unterlagen des Kunden und ob das Engagement vom Kunden in Ordnung ist. Wie oben erwähnt, liegen die Do­kumente bis zu diesem Schritt noch in reiner Papierform vor und werden von unten nach oben an die einzelnen Bearbeiter weitergereicht. Der Kreditsachbearbeiter meldet den Kredit und gibt diesen in die Systeme ein. Der Kredit wird einer Schlüsselsystematik zuge­ordnet.

Abschließend erhält der Kreditnehmer/Kunde nach diesem Prüfprozess bei einem positi­ven Entscheid das Geld ausgezahlt.

Als BWL-Problem lässt sich in diesem Kreditprozess eindeutig erkennen, dass die Aufga­ben doppelt ausgeführt werden. Der Kundenberater könnte auch die Aufgaben des Kre­ditsachbearbeiters übernehmen. Das würde für die Bank eine Kostenreduzierung bedeu­ten und Zeit sparen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem ist es organisatorisch möglich, dass Dokumente einmal zentral abgelegt werden. Bei Banken wird dieses System auch Kreditmanagementsystem genannt. Diese Art von System macht den Kreditsachbe­arbeiter, welcher sich um die Entschlüsselung kümmert, überflüssig, denn der Kundenbe­treuer kann von Beginn an die Daten in das System ein pflegen bzw. alle Mitarbeiter, die daran beteiligt sind, müssen die Daten insgesamt einmal nur erfassen.[12]

3 Der grundlegende Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems

3.1 Dokumentation und Dokument

Dokumente sind als Nachweise anzusehen, denn sie dokumentieren ein Ereignis, einen Sachverhalt oder halten einen Vorgang fest. Die verschiedenen Arten der Dokumentation sind die Schriftform, Bild und Ton, Mikrofilm, Dokumentation auf Film (Zelluloid) und die elektronische Speicherung. Aufgrund der Durchsetzung von Personalcomputern Ende des vorherigen Jahrhunderts, sowie dem Ausbau des Internets gewinnt die elektronische Speicherung von Dokumenten zunehmend an Bedeutung.[13]

Elektronisch gespeicherte Dokumente sind „im Prinzip [...] alle Arten von unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-System als Datei vorliegen."[14] Das können z.B. gescannte Kreditverträge, digitale Faxe, Datenbankauszüge, Listen oder Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen sein. Ein sehr bekanntes System zur Erstel­lung elektronischer Textdokumente ist beispielsweise das Textverarbeitungsprogramm Word[15] von der Firma Microsoft. Hersteller von professionellen DMS sind SAP[16], Open Text[17], und IBM/Filenet[18]. Vorteilhaft ist die Integration mit Word, welche die Hersteller anbieten.

Ein wesentlicher Faktor für ein Dokumentenmanagementsystem sind die zu verwaltenden Dokumente. Dabei wird zwischen unterschiedlichen Typen von Dokumenten unterschie­den, den sogenannten Dokumentenarten. Ein Dokument soll unter anderem „als Nach­weis einer Tatsache oder potenzielles Beweismittel"[19] dienen. Das sind Protokolle, Gut­achten, Lieferscheine, Rechnungen und Verträge. Zusammengefasst handelt es sich hier­bei um Belege. Der Kreditvertrag für die Baufinanzierung ist demnach im juristischen Kon­text als Beleg zu bezeichnen. Weitere Bezeichnungen für Beleg sind Beweis und amtliches Schriftstück. Die Dokumentenart und der Zweck der zu verwaltenden Dokumente bilden die Anforderungen an das System. Wichtige Anforderungen sind der Nachweis, dass Do­kumente nicht mehr verändert wurden, wenn der Status des Beleges erreicht wurde, „dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist[20] verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können."[21] Das wird vom Gesetzge­ber als vorgeschriebene revisionssichere Archivierung[22] in elektronischen Systemen be­schrieben.

Ein Dokument wird auch als reiner „Träger von Informationen"[23] bezeichnet. Bezogen auf das Beispiel Kreditantrag ist es das Produktblatt mit der Produktbeschreibung Baufinan­zierung. In diesem Typ Dokument möchte der Sachbearbeiter schnell Inhalte suchen, ko­pieren, verändern und gegebenenfalls die Informationen anderweitig verwenden können. Dokumente, die den Beweis oder Belegstatus haben, dürfen aber nicht mehr verändert werden.

Elektronische Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem lassen sich demzu­folge in zwei verschiedene Arten von Dokumententyp aufteilen. Das sind zum einen die Dokumente, die als bearbeitbar für die Weiterverarbeitung gespeichert werden und die­jenigen, die nicht mehr geändert werden sollen, die sogenannten Belege. Editierbare Do­kumente werden in einem Dokumentenmanagementsystem als CI-Dokumente bezeich­net und Dokumente, die nicht der Weiterverarbeitung dienen als NCI-Dokumente. CI steht hierbei für Coded Information und NCI für Non Coded Information. CI-Dokumente sind beispielsweise Textdokumente, die in Form von Word- oder XML-Dateien in einem Unternehmen/Bank bereits in elektronischer Form vorliegen. Bei NCI-Dokumenten wird die Information als Image bzw. Bild gespeichert.[24]

Ein unterzeichneter Kreditvertrag als Papierdokument, der nach dem Einscannen als elektronisches Dokument vorliegt und ins DMS eingefügt wurde, ist ein NCI-Dokument.[25] Die CI-Dokumente sind somit die „Träger von Informationen" in denen gesucht und edi- tiert werden kann. NCI-Dokumente hingegen sind die elektronischen Belege, die als Form von Images vorliegen. Die juristische Bezeichnung für ein CI-Dokument ist „originär digita­les Dokument"[26] und für ein NCI-Dokument „analoges Dokument"[27]. Dokumente in elekt­ronischer Form mit einer elektronischen Unterschrift, die editiergeschützt gespeichert werden müssen, sind digitale NCI-Dokumente.

Verschiedene Dokumente über einen Kunden können in unterschiedlicher Form vorlie­gen. Es gibt sie in Papierform, in Dateien, auf Datenträgern, Faxen, Mikrofilm usw.

Oftmals sind diese Informationen nicht ordentlich indiziert. Diese Art der unstrukturierten Informationen gilt es zusammenzuführen, zu ordnen, zu strukturieren und in elektroni­sche Dokumente für jeden Bankkunden im System abzulegen, damit ein Wiederauffinden schnell und effizient erfolgen kann. Sinnvoll ist es sicherlich mehrere Dokumente in eine elektronische Mappe zu legen, die indizierbar ist. Befinden sich die Dokumente in einem Index kann datenbankgestützt schneller nach den gewünschten Informationen gesucht werden. Zu den NCI Dokumenten werden mittels OCR-Technik und des Extrahierens von Texten zusätzliche CI-Dokumente angelegt, damit später nach den gewünschten Informa­tionen gesucht werden kann. Die manuelle Indizierung dient dem Wiederauffinden. Des Weiteren werden den CI Dokumenten Suchkriterien zugeordnet. Wird der Kreditvertrag nur als Image abgelegt ist ein Auffinden sehr schwierig, denn Textdokumente können leichter durchsucht werden, als Bilddokumente. Deshalb liegen meistens den NCI- Dokumenten CI-Dokumente bei.[28]

In einer Bank werden Dokumente nach Kunde und Kundenverbänden geordnet.[29] Die Ordnung nach Kunde bedeutet, dass jedem Kunden eine eindeutige Kontonummer zuge­ordnet wird. Das ist vergleichbar mit einem Primärschlüssel in einem Datenbanksystem[30] und dient der eindeutigen Identifikation eines jeden Kunden. Die Ordnung nach Kunden­verbänden erfolgt auch nach demselben Schlüsselsystem. Das bedeutet aber, dass einem physischen Kunden mehrere Konten, wie laufendes Konto, Kreditkonto, Depotkonto und weitere Konten unter einem Schlüssel zugeordnet werden müssen.

Kontonummer, Kundennummer und Kundenverbände sind das Ordnungskriterium in ei­ner Bank, damit der Kunde im DMS gefunden werden kann. Nicht jedes Konto bildet ei­nen physischen Kunden bzw. kann immer einem physischen Kunden zugewiesen werden, da der physische Kunde auch mehrere Konten bei der Bank haben kann. Bei einem Kun­den mit mehreren Konten in der gleichen Bank handelt es sich um einen Kundenverband.

Bei Kundenverbänden gestaltet sich das Auffinden der richtigen Informationen bzw. de­ren Abbildung im DMS als problematisch, denn Kunden können Konten bei verschiedenen Filialen einer Bank haben. Ein Konto befindet sich beispielsweise in einer Filiale in Schwe­rin und das andere Konto in einer Filiale in Berlin. Die verschiedenen Konten eines Kunden gilt es in einem DMS zusammenzuführen, denn die einzelne Bankfiliale kann die anderen Konten eines Kunden von anderen Filialen nicht ermitteln, obwohl es sich in diesem Fall um die gleiche Bank, beispielsweise die Deutsche Bank, handelt. Der Bank ist es unbe­kannt, wo der Kunde weitere Konten hat. Viele Kunden mit mehreren Konten bei ver­schiedenen Filialen einer Bank sind meistens nicht bereit oder zu bequem ihre Konten selbständig allesamt auf eine Filiale zu übertragen.

Die Identifizierung durch die Schlüssellung stellt somit ein großes Problem bei Kunden­verbänden dar, denn eine Identifizierung ist anhand der Schlüsselsystematik bei vielen Konten eines Kunden, den Kundenverbänden, problematisch, denn das System erkennt in der Regel nicht, dass die Konten des Kunden der Deutschen Bank aus Schwerin und Berlin zusammengehören. Bei Großunternehmen ist das Problem der Schlüsselung aber noch weitaus größer, denn dort sind die Konten meistens nicht nur auf verschiedene Filialen verteilt, sondern zudem noch global verstreut. Das Unternehmen Siemens besitzt bei­spielsweise Konten in mehreren Ländern. Die gilt es unter einem Schlüssel zusammenzu­fassen. Ansonsten kann der Konzernkundenbetreuer der Bank von Siemens überhaupt nicht beurteilen wie die Bonität ist. Kernproblem des DMS ist somit die Schlüssellung bzw. das Zusammenfassen von physischen Kontoinhabern, denn die Kernsysteme zur Konto­verwaltung bei den Banken sind Altsysteme aus den 60er Jahren auf denen immer wieder neue Module auf gedockt wurden. Bei der neuen Oberfläche beim Online Banking sind
neue Module auf gedockt wurden. Die Oberfläche des Online Banking greift aber tech­nisch auf die Altsysteme bei der Datenverarbeitung zurück.[31]

Diese Systeme können alphanummerische Daten nicht verarbeiten, sondern sind nur für nummerische Werte bezüglich der Kontenzuordnung ausgelegt. Der Name „Behrens" ist somit erstmal nicht eindeutig zuzuordnen. Die IT Infrastruktur ist selbst für Spezialisten hochkomplex. Somit kommt es vor, dass Nebensysteme laufen, für die eigentlich keine Verwendung mehr da ist, die sich die Experten aber nicht trauen abzuschalten, weil dann vermutlich ein Chaos entstehen würde. Wenn ein DMS in einer Bank eingeführt wird, soll­ten sich die Verantwortlichen darüber im Klaren sein, dass eine Zusammenarbeit mit den Altsystemen gewährleistet ist. Die Beachtung und Integration von Schnittstellen ist hier­bei unabdingbar. Die folgende Grafik veranschaulicht die Schlüsselproblematik für ein elektronisches DMS:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Die Schlüsselproblematik in einem DMS

Das Schaubild der vorherigen Seite lässt erkennen wie schwierig sich ein Kunde identifi­zieren lässt.

Durch das äußere Kriterium Bankleitzahl kann das Kreditinstitut eindeutig zugeordnet werden. Die erste Ziffer ist das Gebiet, indem sich die Filiale befindet. Die Ziffer eins steht für Berlin, Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern. Die zweite und dritte Stelle kennzeichnen den Ort und den Bezirk der Bank. Durch die vierte Stelle lässt sich erken­nen, um welches Bankennetz es sich handelt. Die 7 steht für die Deutsche Bank. Die Stel­len fünf bis acht können frei gewählt werden.[32]

Bei der Deutschen Bank steht die Zahl 24 für Privatkunden. Das ist historisch bedingt, da es in der Vergangenheit Filialen nur für Privatkunden mit der Bezeichnung Deutsche Bank 24 gegeben hat. [33] Für die eindeutige Zuordnung des Kunden dient dessen Konto. Doch in dem Schaubild oben besitzt der Kunde noch ein weiteres Konto, ein sogenanntes Unter­konto. Die Kontonummer des Unterkontos ist identisch mit der Hauptkontonummer, au­ßer das am Ende der Hauptkontonummer die Zahl 20 angehängt wird. Das Problem ist nun, dass das der Kunde nicht eindeutig identifiziert werden kann und als zweiter Kunde gespeichert wird. Das System kann nicht erkennen, dass die beiden Konten zusammenge­hören. Deshalb findet die Zusammenfassung zu einem Kundenverband statt.

Die Aufgabe eines DMS ist es nun herauszufiltern was Kunden und Kundenverbände sind und diese dann im Fall Siemens zu einem Kunden zusammenzufassen. Das Problem beim Zusammenfassen von physischen Kontoinhabern ist, dass juristisch gesehen jedes Bank­konto einen Kunden darstellt. Die Systeme in der Bank erkennen nicht, dass die beiden Konten des gleichen Inhabers bei verschiedenen Filialen der gleichen Bank diesem zuzu­ordnen sind. Bei der DMS Einführung sollte darauf geachtet werden, dass die Konten ei­nes Kunden aus den Altsystemen zusammengefasst werden können, damit die Kundenin­formation elektronisch abgelegt werden kann.[34]

Die Abbildung auf der folgenden Seite veranschaulicht die Konvertierung der verschiede­nen Dokumentformen in die Dokumentarten NCI und CI.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: Erscheinungsformen der Dokumenttypen[35]

3.2 Document Lifecycle

„Document Lifecycle beschreibt den Prozess, den ein Dokument von der Erstellung über die Verwendung bis zum Löschen bzw. bis zum Sichern in einem Langzeitarchiv durch­läuft.[36] "Die Dokumente entstehen, werden verändert, archiviert und nach einer gewissen Zeitspanne entsorgt. Juristisch gesehen ist eine lückenlose Aufzeichnung des Zyklus unab­dingbar, denn "der Dokumentenzyklus berührt eine Reihe von Gesetzen, Normen und Vorschriften. Bei rechtlichen Anforderungen ist der Dokumentinhalt entscheidend."[37]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung5: Lebenszyklus von Dokument[38]


Die folgende Abbildung veranschaulicht den Dokumentlebenszyklus:

Es sei zu beachten, dass der Lebenszyklus der Dokumente eng mit den Geschäftsprozes­sen in einem Unternehmen verbunden ist. In vielen Dokumenten-Management-Systemen sind Workflow - Komponenten deshalb bereits integriert. Workflow - Komponenten be­schreiben die vordefinierten Arbeitsabläufe in einer Organisation und bilden die Arbeits­abläufe und Prozesse in der Bank ab. Mehrere Arbeitsabläufe zusammengefasst ergeben einen Geschäftsprozess. Beim einem Kreditantrag sind es z.B.: die Arbeitsabläufe­Erfassung, Prüfung und Entscheidung aus denen der Geschäftsprozess definiert wird. Durch Workflow Komponenten wird beispielsweise der Transfer zwischen den Teilneh­mern im Kreditprozess gesteuert. Außerdem wird überwacht, wenn Arbeitszeiten über­schritten werden. Teilnehmer im Prozess sind der Kreditsachbearbeiter, Kreditentscheider und Kundenbetreuer.

[...]


[1] Vgl. Büschgen 1998

[2] Vgl. Krumnow 2002

[3] Vgl. Derleder 2003

[4] Vgl. Wilkens 2001

[5] Vgl. Derleder 2003

[6] Vgl. BMJ 2009

[7] Vgl. Wirtschaftslexikon24.net 2009

[8] Glebe 2009, S. 85

[9] Schaubild erstellt nach Silge 2005 und Betge 1996

[10] Vgl. BaFin 2003

[11] Vgl. EUR LEX 2009

[12] Vgl. Hildebrand 2009

[13] Vgl. Götzer 2008

[14] Vgl. Kampffmeyer 1999, S. 27

[15] Vgl. Microsoft 2009

[16] Vgl. SAP 2009

[17] Vgl. Open Text

[18] Vgl. IBM/Filenet 2009

[19] Vgl. Götzer 2008, S. 29

[20] Vgl. Deutsche Bank 2009

[21] HGB §239 Absatz 4

[22] HGB §§ 239, 257, 146, 147

[23] 23 Vgl. Eiermann 2009

[24] Vgl. Götzer 2008

[25] Vgl. Gulbins 1993

[26] Götzer 2008, S. 30

[27] Götzer 2008, S. 30

[28] Klingelhöller, S. 10

[29] Vgl. Kleiner 2008, Anmerkung 658

[30] Vgl. Kleinschmidt 2004

[31] Vgl. Grill 2004

[32] Vgl. Grill 2004

[33] Vgl. Hainke 2009

[34] Vgl. Kleiner 2008, Anmerkung 658

[35] Aus (Götzer, 2008 S. 31)

[36] Vgl. HMD 2007

[37] Vgl. Stern 2008, S. 10

[38] Angelehnt an (L und M, 2009)

Ende der Leseprobe aus 74 Seiten

Details

Titel
Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in einer Bank
Hochschule
Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin
Note
1,7
Autor
Jahr
2009
Seiten
74
Katalognummer
V166021
ISBN (eBook)
9783640819546
ISBN (Buch)
9783640822621
Dateigröße
15058 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
DMS, Dokumentenmanagement, Bank, Kreditpozess, Anforderungsanalyse, Implementierung, Einführung, CMS, Anforderungen, juristisch, Umsetzung, Usability
Arbeit zitieren
Marcus Behrens (Autor), 2009, Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in einer Bank , München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/166021

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