Elektronische Beschaffung und Vergabe (Public E-Procurement) - eine Chance für die Stadt Friedrichshafen?


Diplomarbeit, 2004
90 Seiten, Note: 1.5

Leseprobe

FACHHOCHSCHULE KEHL
HOCHSCHULE FÜR ÖFFENTLICHE
VERWALTUNG
Wahlpflichtfach im Verwaltungszweig:
Wirtschaft und Finanzen
Elektronische Beschaffung und Vergabe
(Public E-Procurement) - eine Chance
für die Stadt Friedrichshafen?
DIPLOMARBEIT
zur Erlangung des Grades eines Diplom-Verwaltungswirtes (FH)
vorgelegt von:
Marc Schuster
Studienjahr 2003/2004

Inhaltsverzeichnis
Seite
I
Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS...I
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS ... IV
TABELLENVERZEICHNIS ...V
ABBILDUNGSVERZEICHNIS ... VI
1
EINLEITUNG ... 1
2
BEGRIFFSBESTIMMUNGEN ... 4
3
RECHTLICHE GRUNDLAGEN... 6
3.1
Oberhalb der Schwellenwerte... 6
3.2
Unterhalb der Schwellenwerte... 8
4
ELEKTRONISCHE VERGABEVERFAHREN ... 10
4.1
Öffentliche Ausschreibung bzw. Offenes Verfahren ... 11
4.1.1 Vorinformation... 11
4.1.2
Erstellung der Vergabeunterlagen... 11
4.1.3 Bekanntmachung... 12
4.1.3.1
Unterhalb der Schwellenwerte... 12
4.1.3.2
Oberhalb der Schwellenwerte ... 13
4.1.4
Übergabe der Vergabeunterlagen an die Bewerber ... 14
4.1.4.1
Bereitstellung auf der Homepage des Auftraggebers ... 14
4.1.4.2
Kostenerstattung ... 14
4.1.5 Angebotsabgabe ... 15
4.1.5.1
Zulässigkeit elektronischer Angebote ... 15
4.1.5.1.1
Digitale Signatur ... 15
4.1.5.1.2
Verschlüsselung... 16
4.1.5.2
Ausschließlich elektronische Angebote ... 17
4.1.5.3
Recht der Bieter auf Abgabe eines elektronischen Angebotes ... 17
4.1.5.4
Zurückziehung von Angeboten ... 18
4.1.6 Eröffnungstermin ... 18
4.1.6.1
Aufbewahrung der Angebote bis zum Eröffnungstermin ... 18
4.1.6.2
Öffnung der Angebote ... 19
4.1.6.3
Niederschrift über den Eröffnungstermin ... 19
4.1.6.4
Vier-Augen-Prinzip ... 19
4.1.7
Prüfung der Angebote ... 20
4.1.8
Wertung der Angebote ... 20
4.1.9 Zuschlag ... 21

Inhaltsverzeichnis
Seite
II
4.1.10 Information der nicht berücksichtigten Bieter ... 21
4.1.11 Erstellung des Vergabevermerkes... 21
4.2
Besonderheiten der Beschränkten Ausschreibung bzw. des
Nichtoffenen Verfahrens ... 22
4.2.1
Beschränkte Ausschreibung ohne öffentlichen
Teilnahmewettbewerb ... 22
4.2.2
Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem
Teilnahmewettbewerb ... 22
4.2.3 Nichtoffenes
Verfahren... 22
4.3
Besonderheiten der Freihändigen Vergabe bzw. des
Verhandlungsverfahrens nach der VOB/A und VOL/A ... 23
4.3.1 Freihändige
Vergabe ... 23
4.3.2 Verhandlungsverfahren ... 23
4.4
Das Verhandlungsverfahren nach der VOF... 24
4.4.1 Bekanntmachung... 24
4.4.2
Antrag auf Teilnahme ... 24
4.4.3 Angebotsabgabe ... 24
4.4.4 Verhandlungsgespräch ... 25
4.4.5 Prüfung
und
Wertung... 25
4.5
Zusammenfassung... 25
5
BESCHAFFUNG IN FRIEDRICHSHAFEN ... 26
5.1
Ist-Aufnahme ... 26
5.1.1 Untersuchungsbereich ... 26
5.1.2 Artikelsortiment ... 26
5.1.2.1
Verwaltungshaushalt... 26
5.1.2.2
Vermögenshaushalt ... 28
5.1.3 Beschaffungsprozess ... 28
5.1.3.1
Beschaffung von Büroartikeln... 29
5.1.3.2
Beschaffung der restlichen Artikel ... 30
5.1.3.3
Bedarfsbündelungen... 32
5.2
Ist-Analyse ... 32
5.3
Soll-Konzept ... 33
5.3.1
Verringerung der Prozesskosten ... 33
5.3.2 Weitere
Optimierungsabsichten ... 35
6
ELEKTRONISCHE BESCHAFFUNG ... 37
6.1
Geeignete Artikel... 37
6.2
Allgemeine Anforderungen an die Beschaffungslösung ... 38
6.2.1 Rechtskonformität ... 38
6.2.2 Prozessunterstützung... 38
6.2.3 IT-Anbindung... 39
6.2.4 Betriebssicherheit... 39
6.2.5 Wirtschaftlichkeit... 40

Inhaltsverzeichnis
Seite
III
6.3
Elektronische Beschaffungslösungen ... 40
6.3.1 Online-Shops... 41
6.3.2 Elektronische
Marktplätze ... 41
6.3.3 Elektronische
Kataloge ... 41
6.3.4 Workflow-Management-Systeme ... 42
6.4
Lösungsvorschlag ... 43
6.4.1 Systemauswahl... 43
6.4.2 Betreibermodell... 43
7
WIRTSCHAFTLICHKEIT DER ELEKTRONISCHEN
BESCHAFFUNG ... 45
7.1
Kosten... 45
7.1.1 Einmalige
Kosten ... 45
7.1.2 Betriebskosten ... 46
7.1.3
Nicht monetär messbare Kosten... 46
7.2
Nutzen ... 47
7.2.1 Niedrigere
Prozesskosten ... 47
7.2.2 Günstigere
Einkaufspreise ... 48
7.2.3
Nicht monetär messbarer Nutzen ... 48
7.3
Vergleich der Kosten und Nutzen... 49
7.4
Ergebnis ... 49
8
EINKAUFSGEMEINSCHAFTEN... 51
8.1
Rechtslage ... 51
8.2
Fazit ... 53
9
RESÜMEE UND AUSBLICK ... 54
Anlage 1:
Untersuchungsbericht zu den Interviews: Erfassung der
Beschaffungsvorgänge bei der Stadt Friedrichshafen... 56
Anlage 2:
Berechnung der Prozesskosten... 66
Anlage 3:
Bewertungsschema für die Systemauswahl ... 73
LITERATURVERZEICHNIS ... VII

Abkürzungsverzeichnis
Seite
IV
Abkürzungsverzeichnis
Abs.
Absatz
BGB
Bürgerliches Gesetzbuch
BGH
Bundesgerichtshof
bzw.
beziehungsweise
ca.
circa
d.h.
das heißt
EU
Europäische Union
exkl.
exklusive
GemHVO
Gemeindehaushaltsverordnung für Baden-Württemberg
GWB
Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung
i.d.R.
In der Regel
i.S.
im Sinne
i.S.d.
im Sinne des / im Sinne der
IT
Informationstechnologie
IuK
Information und Kommunikation
i.V.m.
in Verbindung mit
KGSt
Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung
Mrd.
Milliarden
MV
Materialverwaltung
öffentl.
öffentlich / öffentlichem / öffentlichen / öffentlicher
PIN
personal identification number (persönliche Geheimzahl)
SigG
Gesetz zur digitalen Signatur
TEK
TEK-Service AG
u.a.
unter anderem
u.ä.
und ähnliches / und ähnlichem
usw.
und so weiter
v.a.
vor allem
VgV
Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge
VOB/A
Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A
VOF
Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen
VOL/A
Verdingungsordnung für Leistungen Teil A
z.B.
zum Beispiel
z.D.
zentrale Dienste
Ziff.
Ziffer

Tabellenverzeichnis
Seite
V
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1:
Schwellenwerte für den kommunalen Bereich ... 6
Tabelle 2:
Sicherheitsanforderungen und -maßnahmen bei elektronischen
Angeboten ... 15
Tabelle 3:
Beschaffungen im Verwaltungshaushalt 2003... 27
Tabelle 4:
Beschaffungen im Vermögenshaushalt 2003... 28
Tabelle 5:
Charakteristik der A-, B- und C-Artikel ... 37
Tabelle 6:
Gegenüberstellung der Kosten und Nutzen des TEK-Systems... 49
Tabelle 7:
Artikel und Lieferanten ... 59
Tabelle 8:
Lieferantensuche, -auswahl und -beurteilung ... 60
Tabelle 9:
Beurteilung der Beschaffung über die zentralen Dienste... 62
Tabelle 10: Beschaffung von Rechten und Leistungen... 63
Tabelle 11: Arbeitsplatzkosten der Materialverwaltung ... 67
Tabelle 12: Durchschnittliche Prozesskosten der Beschaffung über die
Materialverwaltung ... 67
Tabelle 13: Arbeitsplatzkosten der zentralen Dienste... 69
Tabelle 14: Durchschnittliche Prozesskosten der Beschaffung über die
zentralen Dienste... 69
Tabelle 15: Arbeitsplatzkosten der Büromaterialbeschaffung mit dem
TEK-System... 71
Tabelle 16: Durchschnittliche Prozesskosten der Beschaffung mit dem
TEK-System... 72

Abbildungsverzeichnis
Seite
VI
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Anwendung der Verfahrensarten ... 8
Abbildung 2: Ablauf elektronischer Vergabeverfahren ... 10
Abbildung 3: Der Beschaffungsprozess über die Materialverwaltung ... 29
Abbildung 4: Der Beschaffungsprozess über die zentralen Dienste ... 31
Abbildung 5: Elektronische Beschaffungssysteme ... 40
Abbildung 6: Der Beschaffungsprozess ... 61
Abbildung 7: Beurteilung der Beschaffung über die Materialverwaltung ... 63

Einleitung
Seite
1
1 Einleitung
Die Beschaffungsmaßnahmen öffentlicher Auftraggeber sind von großer volks-
wirtschaftlicher Bedeutung. Dem Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit
zufolge vergeben rund 30.000 öffentliche Auftraggeber Aufträge im Gesamtwert
von ca. 250 Mrd. Euro pro Jahr (dies entspricht einem Anteil von etwa 13 % am
Bruttosozialprodukt);
1
europaweit bewirtschaften ungefähr 500.000 Auftraggeber
ein Auftragsvolumen von etwa 720 Mrd. Euro.
2
Trotz dieser beeindruckenden Zahlen haben öffentliche Auftraggeber in der
Vergangenheit kaum auf die Effizienz der Beschaffung geachtet.
3
Industrieunter-
nehmen dagegen unterstützen ihren Einkauf schon seit einigen Jahren durch
IuK-Technologien, wie E-Procurement. ,,Ihre Motivation kann dabei auf eine
zentrale Formel reduziert werden: Im Einkauf liegt der Gewinn."
4
Öffentlichen Auftraggebern wurde durch die Umsetzung europäischer Richtlinien
in der Vergabe- und Vertragsordnung, den Verdingungsordnungen und der
Vergabeverordnung in den Jahren 2000 und 2001 erstmals erlaubt, elektronische
Angebote zuzulassen.
5
Angetrieben durch die ersten Erfahrungsberichte öffentli-
cher Verwaltungen und die Erfolgsmeldungen der Privatwirtschaft, prüfen derzeit
viele Kommunen die Chancen und Potentiale der elektronischen Beschaffung und
Vergabe, gerade im Zusammenhang mit Maßnahmen zur Haushaltskonsolidie-
rung.
1
Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit
http://www.bmwi.de/bmwa/Navigation/ministerium,did=9362.html, 29.11.03.
2
Vgl. Notheis, Klaus (2002) Beschaffungs- und Vergabewesen, preisrechtliche Vorschriften, in:
Faiss/ Giebler/ Lang/ Notheis/ Schmid (Hrsg.): Kommunales Wirtschaftsrecht in Baden-
Württemberg, 7. Auflage, Stuttgart/ München/ Hannover/ Berlin/ Weimar/ Dresden, Boorberg
Verlag, S. 215.
3
Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (2003) Elektronische Vergabe von Aufträgen
der Bundesverwaltung, Berlin, S. 8.
4
MATERNA GmbH Information und Communications (2003) e-Procurement - Elektronische
Vergabe und Beschaffung für öffentliche Auftraggeber, Dortmund, S. 5.
5
Vgl. KGSt-Bericht 4/2003, Elektronische Vergabe und Beschaffung in Kommunalverwaltungen -
Grundlagen und Umsetzungshilfen, Köln, S. 16 (im Folgenden zitiert als ,,Grundlagen und
Umsetzungshilfen").

Einleitung
Seite
2
Die Idee dieses Thema zu bearbeiten entstand während meiner Praxiszeit bei der
Stadt Friedrichshafen, als der Leiter der EDV- und Organisations-Abteilung von
der Absicht berichtete, ein E-Procurement-System einzuführen. Deshalb lautet die
zentrale Frage dieser Arbeit: Public E-Procurement - eine Chance für die Stadt
Friedrichshafen?
Die vorliegende Diplomarbeit möchte der Stadt Friedrichshafen als Entschei-
dungshilfe dienen und den kleinen Fundus an praxisorientierten Publikationen, die
rechtliche, technische und ökonomische Aspekte berücksichtigen, erweitern.
Hierzu werden zunächst im Folgenden Kapitel die grundlegenden Begriffe erklärt
und von verwandten Ausdrücken abgegrenzt.
Kapitel drei führt den Leser in die umfangreichen Vergabevorschriften ein.
Erwähnung finden die Zweiteilung des Vergaberechts, die Vergabegrundsätze und
die Verfahrensarten.
Das vierte Kapitel beurteilt die Zulässigkeit elektronischer Vergabeverfahren in
allen Prozessphasen. Dabei werden sowohl die Besonderheiten und Schwierigkei-
ten als auch die Vorteile der elektronischen Vergabe ausführlich dargestellt.
Im fünften Kapitel werden die Beschaffungsprozesse dokumentiert und in
Hinsicht auf Optimierungsmöglichkeiten geprüft, um ein Änderungskonzept zu
erstellen.
Kapitel sechs
beschäftigt sich mit der elektronischen Beschaffung (dem Einkauf
von Waren und Dienstleistungen aus Rahmenverträgen und Freihändigen
Vergaben). Es wird untersucht welche Artikel E-Procurement-fähig sind, welche
Anforderungen ein elektronisches Beschaffungssystem erfüllen muss und welche
Beschaffungslösung die Geeignetste ist.
Darauf aufbauend stellt das siebte Kapitel die Wirtschaftlichkeit der elektroni-
schen Beschaffung am Beispiel der Kataloglösung von TEK-Service fest.

Einleitung
Seite
3
Anschließend folgt eine Empfehlung, wie die Stadt Friedrichshafen ihre Beschaf-
fungen idealerweise abwickeln sollte.
Das achte Kapitel ist der Zulässigkeit interkommunaler Einkaufsgemeinschaften
gewidmet, deren Vorteile zuvor mehrfach angesprochen wurden.
Schließlich fasst Kapitel neun die wichtigsten Erkenntnisse zusammen.

Begriffsbestimmungen
Seite
4
2 Begriffsbestimmungen
Electronic- oder E-Procurement
1
wurde in erster Linie für den Bereich der
Geschäftsbeziehungen zwischen Wirtschaftsunternehmen (Business to Business
oder B2B) entwickelt und benennt ,,eine neue Form des Handels über elektroni-
sche Medien und das Internet, die die Beteiligten einer Wertschöpfungskette auf
einer Plattform zusammenbringt und die Standardprozesse zwischen ihnen
weitestgehend automatisiert und online abwickelt, wodurch Einkaufsprozesse
effektiver und preisgünstiger gestaltet werden sollen."
2
Mit dem Begriff des Public E-Procurement
3
ist ein bedeutender Aspekt der
E-Government-Entwicklung im öffentlichen Sektor gemeint, der für Handelsbe-
ziehungen zwischen Wirtschaftsunternehmen und dem Staat bzw. der öffentlichen
Verwaltung verwendet wird (Government to Business oder G2B). Die Kommuna-
le Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt) versteht darunter
,,die Abwicklung von internen und externen Prozessen der öffentlichen Auftrags-
vergabe und Beschaffung i.S. eines Beschaffungsmanagements unter
Berücksichtigung aller Vergabearten und weitestgehender Nutzung der Informati-
onstechnik."
4
Beim Public E-Procurement ist zwischen dem elektronischem Beschaffungspro-
zess (E-Ordering) und dem elektronischen Vergabeprozess (E-Sourcing) zu
unterscheiden. Während die elektronische Beschaffung den elektronisch
unterstützten Einkauf von Waren und Dienstleistungen aus Rahmenverträgen und
1
Das "E" wird in der Literatur uneinheitlich klein- bzw. großgeschrieben.
2
BüroSpezial - Das Fachmagazin für Ergonomie im Büro,
http://www.buerospezial.de/Lexikon/lexikonon.htm, 30.08.2003.
3
Experten sprechen auch im öffentlichen Bereich meist nur von ,,E-Procurement" (so auch der
Verfasser).
4
KGSt-Materialien 2/2003, Elektronische Vergabe und Beschaffung in Kommunalverwaltungen -
Beispiele aus der Praxis, Köln, S. 9 (im Folgenden zitiert als ,,Beispiele aus der Praxis").

Begriffsbestimmungen
Seite
5
Freihändigen Vergaben bezeichnet,
1
ist mit der elektronischen Vergabe die
Abwicklung der formgebundenen Vergabeverfahren gemeint.
2
Der Begriff E-Tendering wird häufig als Synonym für Public E-Procurement
benutzt obwohl er lediglich die elektronische Unterstützung der Vergabephase
beschreibt.
3
E-Tendering und Public E-Procurement sind Bestandteile des
E-Commerce, das als ein ,,Konzept zur Nutzung von bestimmten Informations-
und Kommunikationstechnologien zur elektronischen Integration und Verzahnung
unterschiedlicher Wertschöpfungsketten oder unternehmensübergreifender
Geschäftsprozesse und zum Management von Geschäftsbeziehungen"
4
verstanden
wird. E-Business geht über E-Commerce hinaus und bezeichnet ,,die Unterstüt-
zung sämtlicher Prozesse und Beziehungen zwischen Geschäftspartnern,
Mitarbeitern und Kunden durch elektronische Medien."
5
1
Vgl. KGSt, von: Grundlagen und Umsetzungshilfen, S. 26.
2
Vgl. Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik e.V. (BME) und Bundesministerium
für Wirtschaft und Technologie (BMWi) (2002) Grundlagen der elektronischen Vergabe, o.O.,
S. 10 f.
3
Vgl. Schäfer, Peter W. (2002) Public E-Procurement im Rahmen der europäischen
Vergaberechtsreform, in: Gehrmann, Schinzer, Tacke (Hrsg.): Public E-Procurement -
Netzbasierte Beschaffung für öffentliche Auftraggeber, München, Verlag Vahlen, S. 51.
4
WEBAGENCY E-Commerce AG, http://www.webagency.de/infopool/e-commerce-
knowhow/ak981021.htm, 23.11.2003.
5
Ecademy - Kompetenznetz Schweizer Fachhochschulen,
http://www.ecademy.ch/ecademy/cp.nsf/0/dc99a72ca63c4dd8c1256d2000244.htm,
23.11.2003.

Rechtliche Grundlagen
Seite
6
3 Rechtliche Grundlagen
Bei der Anwendung der Vergabevorschriften muss unterschieden werden, ob der
geschätzte Auftragswert (ohne Umsatzsteuer) den entsprechenden Schwellenwert
erreicht oder ob er darunter liegt.
Schwellenwert Geltungsbereich
400.000
Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge in den Bereichen Verkehr,
Trinkwasser- oder Energieversorgung (öffentl. Sektorenauftraggeber)
200.000
Für alle anderen Liefer- und Dienstleistungsaufträge
200.000
Für freiberufliche Leistungen
5.000.000
Für Bauaufträge
Tabelle 1: Schwellenwerte für den kommunalen Bereich
3.1 Oberhalb der Schwellenwerte
Erreicht oder übersteigt der Auftragswert den Schwellenwert, ist das Vergaberecht
durch EU-Richtlinien geprägt, die in den folgenden Vorschriften umgesetzt
wurden:
1
x
§§ 97 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB),
x
die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung -
VgV)
x
den 2., 3. und 4. Abschnitt der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistun-
gen (VOB),
x
den 2., 3. und 4. Abschnitt der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) und
x
die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF).
Während das GWB allgemeine Dinge auf der Ebene eines Gesetzes regelt, geben
die übrigen Vorschriften - auf der Ebene einer Rechtsverordnung - konkrete
Anweisungen zur Durchführung der Vergabeverfahren.
2
1
Vgl. Boesen, Arnold (1998) EG-Vergaberecht - Konsolidierte Fassung der EG-Richtlinien/
Textsammlung mit erläuternder Einführung, Köln, Bundesanzeiger Verlag, S. 19.
2
Vgl. Notheis, Klaus S. 225.

Rechtliche Grundlagen
Seite
7
Der Anwendungsbereich der VOL umfasst alle Lieferungen und Leistungen, mit
Ausnahme von Bau- und freiberuflichen Leistungen. Bauleistungen fallen unter
den Geltungsbereich der VOB, freiberufliche Leistungen unter die VOF.
Das gesamte öffentliche Beschaffungs- und Vergabewesen folgt allgemeinen
Grundsätzen, die im Wesentlichen in § 97 GWB festgelegt sind. Dazu gehören
das Wettbewerbsprinzip, das Transparenzgebot, der Gleichbehandlungsgrundsatz,
die Berücksichtigung mittelständischer Interessen, die Vergabe an fachkundige,
leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen sowie die Zuschlagserteilung auf
das wirtschaftlichste Angebot. Diese Prinzipien werden unterhalb der Schwellen-
werte analog angewendet.
1
Für öffentliche Auftraggeber gilt der Grundsatz der Vergabe im Wettbewerb.
Infolgedessen ist das Offene Verfahren gegenüber dem Nichtoffenen vorrangig
und das Verhandlungsverfahren die Ausnahme. Die Unternehmen haben einen
Rechtsanspruch auf die Einhaltung der Bestimmungen, den sie vor den Nachprü-
fungsbehörden geltend machen können. Erstaunlicherweise werden trotzdem
- einer Studie unter 34 öffentlichen Institutionen zufolge - 41 % der Aufträge
beschränkt ausgeschrieben, 36 % freihändig vergeben, 22 % öffentlich ausge-
schrieben und nur 1 % EU-weit ausgeschrieben.
2
1
Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 12.
2
Jansen, Stephan A. (2001) Public Electronic Procurement - Empirische Ergebnisse zum
Beschaffungswesen der Öffentlichen Hand im Internet, Universität Witten/Herdecke, S. 13.

Rechtliche Grundlagen
Seite
8
Abbildung 1: Anwendung der Verfahrensarten
1
3.2 Unterhalb der Schwellenwerte
Unterhalb der Schwellenwerte gelten anstelle der oben genannten Vorschriften
landesgesetzliche Vergaberegelungen.
2
Nach § 31 GemHVO i.V.m. der Verwal-
tungsvorschrift des Innenministeriums über die Vergabe von Aufträgen,
(VergabeVwV) müssen kommunale Auftraggeber die VOB/B und den
1. Abschnitt der VOB/A anwenden. Für die Teile A und B der VOL wie auch für
die VOF besteht keine Anwendungspflicht, lediglich eine Empfehlung. Die
Vergabe- und Vertragsordnung/Verdingungsordnungen haben nur noch den
Stellenwert innerdienstlicher Weisungen.
3
Daraus wird gefolgert, dass ,,kommu-
nale Auftraggeber Lieferungen, Dienst- und freiberufliche Leistungen nach
eigenen Grundsätzen (unter Beachtung des Grundsatzes der Öffentlichen Aus-
schreibung) vergeben können".
4
Die Stadt Friedrichshafen hat davon im Bereich
1
In Anlehnung an KGSt, von: Grundlagen und Umsetzungshilfen, S. 19.
2
Vgl. Notheis, Klaus S. 221.
3
Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 13.
4
4
Vgl. Notheis, Klaus S. 222.
Anwendung der Vergabeverfahren
nach VOB/A, VOL/A und VOF
Unterhalb EU-
Schwellenwert *
VOB/A
Oberhalb EU-
Schwellenwert
VOB/A VOL/A VOF
Öffentliche Ausschreibung
X
Offenes Verfahren
X
X
Beschränkte Ausschreibung
mit
öffentl. Teilnahmewettbewerb
X Nichtoffenes
Verfahren
X
X
Beschränkte Ausschreibung
ohne
öffentl. Teilnahmewettbewerb
X
Freihändige Vergabe
mit
öffentl. Teilnahmewettbewerb
Verhandlungsverfahren mit
vorheriger öffentlicher
Vergabebekanntmachung
X X X
Freihändige Vergabe
ohne
öffentl. Teilnahmewettbewerb
X
Verhandlungsverfahren
ohne vorherige öffentliche
Vergabebekanntmachung
X X X
Wettbewerb
X
X
* Unterhalb der Schwellenwerte sind die
VOL/A und die VOF den Kommunen zur
Anwendung empfohlen.
Planungswettbewerb
X

Rechtliche Grundlagen
Seite
9
der Lieferleistungen Gebrauch gemacht. Nach der entsprechenden Dienstanwei-
sung sind bis zum Auftragswert von 15.000
Euro Freihändige Vergaben
durchzuführen, zwischen 15.000 und 25.000 Euro Beschränkte Ausschreibungen
und darüber hinaus Öffentliche Ausschreibungen. Diese Beträge harmonieren mit
der Einschätzung des baden-württembergischen Gemeindetages, dass sich der
Mehraufwand für Öffentliche Ausschreibungen erst ab einem Auftragswert von
25.000 Euro durch den Wettbewerb unter den Anbietern amortisiert.
1
1
Vgl. Ruf, Dietmar (2003) Das Communal Cockpit als Mittel der Beschaffung von Waren im IT-
Bereich, in: Die Gemeinde (BWGZ), Heft 9/2003, S. 345.

Elektronische Vergabeverfahren
Seite
10
SI = Digitale Signatur / SCH = Verschlüsselung / ZM = Zeitmarkierung
4 Elektronische Vergabeverfahren
Als elektronische oder digitale Vergabe wird die Abwicklung der formgebunde-
nen Vergabeverfahren bezeichnet. Die Einhaltung der komplexen
Vergabevorschriften stellt schon beim konventionellen Verfahren eine Herausfor-
derung dar und erst recht beim IT-gestützten. In diesem Kapitel soll
prozessorientiert auf die rechtlichen Besonderheiten und technischen Schwierig-
keiten, aber auch auf die Vorteile der elektronischen Vergabe eingegangen
werden.
Abbildung 2: Ablauf elektronischer Vergabeverfahren
1
1
Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 15.

Elektronische Vergabeverfahren
Seite
11
4.1 Öffentliche Ausschreibung bzw. Offenes Verfahren
4.1.1 Vorinformation
Bauleistungsaufträge ab den Schwellenwerten sind in Vorinformationsverfahren
bekannt zu machen. Die entsprechenden Formulare werden im Internet auf der
,,Auftraggeber-Seite" der Europäischen Union unter http://simap.eu.int bereitge-
stellt. Sie sind dem ,,Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen
Gemeinschaft" zu übermitteln. Dies geschieht bereits heute per E-Mail. Anschlie-
ßend werden sie im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaft
und in der Datenbank TED bekannt gemacht.
1
Bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen muss die Information nicht vor jeder
Ausschreibung stattfinden, sondern nur einmal im Jahr, über alle Aufträge deren
Wert 750.000 Euro übersteigt. Die elektronische Form genügt für die Erstellung
und Übermittlung.
2
4.1.2 Erstellung der Vergabeunterlagen
Die Vergabeunterlagen bestehen aus dem Anschreiben, den Verdingungsunterla-
gen und gegebenenfalls den Bewerbungsbedingungen. Nach § 10 Nr. 5 Abs. 2
Buchstaben h) - j) VOB/A muss der Auftraggeber im Anschreiben angeben, ob
digitale Angebote zulässig sind, welche Verfahren zu ihrer Ver- und Entschlüsse-
lung eingesetzt werden, wie die Angebote zu bezeichnen sind und die Anschrift,
an die sie zu richten sind. Die VOL/A trifft keine derartigen Regelungen.
Die Verdingungsunterlagen werden von dem Auftraggeber, den Bietern sowie
möglicherweise von Architekten und Ingenieuren benötigt. Deshalb ist es für eine
reibungslose Kommunikation unerlässlich, standardisierte Datenformate zu
verwenden. Aus diesem Grund hat der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im
Bauwesen (GAEB) ein Format entwickelt, das sich für den Austausch von
1
Vgl. BME und BMWi, S. 27.
2
Vgl. Weyand, Rudolf (2000) Leitfaden electronic public tendering - Der Prozess der
elektronischen Ausschreibung und Vergabe im Rahmen der Verdingungsordnungen VOB, VOL,
VOF, Riegelsberg, S. 162 (im Folgenden zitiert als ,,Leitfaden electronic public tendering").
Ende der Leseprobe aus 90 Seiten

Details

Titel
Elektronische Beschaffung und Vergabe (Public E-Procurement) - eine Chance für die Stadt Friedrichshafen?
Hochschule
Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl
Note
1.5
Autor
Jahr
2004
Seiten
90
Katalognummer
V186174
ISBN (eBook)
9783656996538
ISBN (Buch)
9783867469081
Dateigröße
3474 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
elektronische, beschaffung, vergabe, public, e-procurement, chance, stadt, friedrichshafen
Arbeit zitieren
Diplom-Verwaltungswirt (FH) Marc Schuster (Autor), 2004, Elektronische Beschaffung und Vergabe (Public E-Procurement) - eine Chance für die Stadt Friedrichshafen?, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/186174

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