Potentialanalyse: Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS) im Vertrieb eines Großunternehmens


Bachelorarbeit, 2008

98 Seiten, Note: 1,7


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen
2.1 Terminologie
2.2 Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagement
2.2.1 Revisionssichere Archivierung
2.2.2 Datenschutz
2.2.3 Datensicherheit
2.3 Architektur DMS
2.3.1 Aufbau und Einsatzbereiche von DMS
2.3.2 Wesentliche Funktionsbereiche eines DMS
2.3.3 Schnittstellen und Umgebung von DMS

3 Ist-Analyse
3.1 Unternehmensstrategie
3.2 Prozessanalyse
3.3 Umfeld Geschäftsprozesse

4 Potentialanalyse
4.1 Balanced Scorecard
4.2 Time-Saving Time-Salary-Methode
4.3 Hedonistische Methode
4.4 Kosten-Nutzen-Analyse
4.4.1 Einmalige Kosten
4.4.2 Laufende Kosten
4.4.3 Quantitativer Nutzen
4.4.4 Qualitativer Nutzen

5 Fazit

6 Trends von DMS

Glossar VII

Literaturverzeichnis. XII

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Angebotsprozess (IST)

Abb. 2: Angebotsprozess (SOLL)

Abb. 3: Vertragsprozess (IST) – Teil 1

Abb. 4: Vertragsprozess (IST) - Teil 2

Abb. 5 Vertragsprozess (SOLL) - Teil 1

Abb. 6: Vertragsprozess (SOLL) - Teil 2

Abb. 7 Prozessabhängigkeiten

Abb. 8: CharterWay GmbH

Abb. 9 Ursache-Wirkungskette BSC

Tabellenverzeichnis

Tab. 1: Erfolgsfaktoren

Tab. 2: Methoden/Verfahren

Tab. 3: Aktivitäten Balanced Scorecard.

Tab. 4: Finanzperspektive

Tab. 5: Kundenperspektive

Tab. 6: Geschäftsprozessperspektive

Tab. 7: Lern- und Entwicklungsperspektive

Tab. 8: Zeiteinsparung Vorgänge

Tab. 9: Zeiteinsparung

Tab. 10: Kosteneinsparung

Tab. 11: Prämisse Mitarbeiter

Tab. 12: Prämisse Tätigkeitsklassen

Tab. 13: Prämisse Tätigkeitenspektrum

Tab. 14: Gehälter Vertriebsmitarbeiter

Tab. 15: Matrixbeschreibung

Tab. 16: Tätigkeitsmatrix

Tab. 17: Verdienständerungen

Tab. 18: Produktivitätsverbesserungen

Tab. 19 Einmalige Kosten (DMS)

Tab. 20: Kosten Altdatenübernahme

Tab. 21: Laufende Kosten (ohne DMS)

Tab. 22: Laufende Kosten (DMS)

Tab. 23 Einsparung laufende Kosten

Tab. 24: Durchlaufzeit

Tab. 25: Einsparpotentiale verkürzte Durchlaufzeit

Tab. 26: Kosteneinsparung bei Prozessen

Tab. 27: Zeiteinsparung Prozesse

Tab. 28: Zeit- und Kostenersparnis Prozesse

Tab. 29: Einsparung Prozesskosten

Tab. 30: Einsparung Zugriffskosten

Tab. 31: Einsparung Ablagekosten

Tab. 32 Einsparung Personalkosten (DMS)

Tab. 33: Einsparung Papierdokumente

Tab. 34: Einsparung Papierkosten

Tab. 35 Amortisierungsrechnung:

Tab. 36: Dokumenterfassung

Tab. 37: Dokumentenzugriff

Tab. 38: Dokumententransport

Tab. 39: Dokumentensuche

Tab. 40: Dokumentenindizierung

Tab. 41: Mitarbeiter integrieren

Tab. 42: Handlungssicherheit Mitarbeiter

Tab. 43: Demotivation Mitarbeiter

Tab. 44: Arbeitsergebnisse verbessern

Tab. 45: Sicherung Dokumentenstände (DMS)

Tab. 46: Statistische Auswertungen (DMS)

Tab. 47: Weiterleitung Dokumente

Tab. 48: Integrierte Dokumente

Tab. 49: Dokumentenaustausch

Tab. 50: Trends DMS

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Der Anlass für das gewählte Thema war ein zehnmonatiges Praktikum in der kaufmännischen Abteilung von Mercedes-Benz CharterWay GmbH. Das Unternehmen bietet kombinierte Dienstleistungen für Nutzfahrzeuge an.

Die Aufgabe des Praktikums war die Gestaltung einer DMS-Lösung im Vertriebsbereich. Die Entscheidung für ein DMS wurde ohne eingehende Voruntersuchung gefällt. Die fehlende Potentialanalyse wird im Rahmen der vorliegenden Arbeit durchgeführt, um den Nutzen und die Risiken eines DMS-Einsatzes näher zu betrachten.

Aus der Praktikumssicht können Gründe für die Aktualität und wirtschaftliche Bedeutung des Themas abgeleitet werden. Allgemeine zutreffende Gründe sind ständig wachsende Datenmengen, lange Bearbeitungszeiten von Dokumenten und steigende Kosten für die Archivierung von Dokumenten1.

In der kaufmännischen Abteilung sind ineffiziente komplexe Geschäftsprozesse und ineffektive Kommunikation offensichtliche Problemfelder. Knappe Budget-/Personalkapazitäten, hohe Ausfallhäufigkeit von geschäftskritischen Anwendungen, heterogene Systemlandschaft und kein Dokumenten Management sind weitere Einschränkungen. Die aufgezählten Mängel auf operativer und Ressourcenebene wirken sich mittel- und langfristig negativ auf die Geschäftsentwicklung aus, weil der operative Geschäftsbetrieb nicht mehr effizient genug funktioniert. Sinkende Servicequalität, nachlassende Wettbewerbsfähigkeit, geringere Umsätze und Gewinne können die Folge sein.

Die genannten Probleme könnten durch einen DMS-Einsatz gelöst werden. Voraussetzung ist eine genaue Überprüfung des wirtschaftlichen Nutzens einer solchen Systemeinführung. Positive Folgen einer DMS-Nutzung können eine langfristige Kosteneinsparung, verbesserte Prozesse sowie höhere Mitarbeitermotivation und Kundenzufriedenheit sein.

Die Aufgaben-/Problemstellung wird aus zwei Ebenensichten betrachtet. Je Sicht können bestimmte Fragen formuliert werden:

Strategieebene:

- Wie kann die Geschäftsstrategie beschrieben werden?
- Ist ein DMS-Einsatz aus strategischer Sicht sinnvoll?
- Wie kann die Effizienz des DMS-Einsatzes mittels Balanced Scorecard gemessen werden?

Operative Ebene:

- Bringt der DMS-Einsatz einen wirtschaftlichen Nutzen?
- Welche Ergebnisse bringen die Kosten-Nutzen-Analyse, die Hedonistische Methode, Time-Saving Time-Salary-Methode und wie sind diese zu bewerten?
- Welche Potenziale können mit einem DMS erreicht werden und wie werden diese eingeordnet und bewertet?

Generelle Ziele sind die Bewertung der Geschäftsstrategie und Ermittlung der Wirtschaftlichkeit. Die Detailziele werden durch die Verwendung der jeweiligen Methode festgelegt.

Die Geschäftsstrategie wird mit der Balanced Scorecard bewertet.

Die Wirtschaftlichkeit wird durch Anwenden folgender Methoden ermittelt:

- Prozessanalyse,
- Time-Saving Time-Salary-Methode,
- Hedonistische Methode,
- Kosten-Nutzen-Analyse

Der erste Schritt bei der Potentialanalyse ist die Ist-Analyse. Der aktuelle Stand im Unternehmen wird auf unterschiedlichen Ebenen erfasst und auf Schwachstellen geprüft.

Auf der Strategieebene werden die Geschäftsstrategie und das Umfeld der Geschäftsprozesse mittels Balanced Scorecard untersucht. Zweck ist die Verbesserung der Unternehmensstrategie, um das Unternehmensziel effizienter zu erreichen.

Operativ werden die wesentlichen Geschäftsprozesse nach verschiedenen Methoden auf Nutzenpotentiale untersucht. Die Prozessanalyse wird benutzt, um Prozesse zu optimieren. Die Time-Saving Time-Salary-Methode ( TS-TS-Methode ) und die Hedonistische Methode werden eingesetzt, um schnell einen Überblick über Kosteneinsparungen zu bekommen. Die TS-TS-Methode schätzt Zeiteinsparungen durch die Einführung moderner IuK-Technik ab und bildet diesen in Form von Kosteneinsparungen ab. Die Hedonistische Methode erfasst geänderte Tätigkeitsprofile und bewertet diese monetär. Die Kosten-Nutzen-Analyse wird genutzt, um Kostenfaktoren monetär bewerteten Nutzeneffekten gegenüberzustellen.

2 Grundlagen

2.1 Terminologie

Es werden die wesentlichen Begriffe zum Dokumenten Management und dessen Umfeld stichpunktartig erläutert.1 Weitere Begriffe können im Glossar nachgesehen werden.

Archivsystem

System zur langfristigen, systematischen Ablage von Dokumenten in digitaler Form auf optischen Speichermedien.

Attribut

Identifizierende oder beschreibende Eigenschaft eines Dokuments.

CI

CI ist die Abkürzung für "Coded Information". Codierte, das heißt von den jeweiligen Programmen direkt interpretierbare und weiterverarbeitbare Zeichen. Coded Information wird in der Regel durch ASCII, EBCDIC oder verwandte, erweiterte Zeichensätze dargestellt. Im Gegensatz zu CI bezeichnet der Begriff NCI nicht kodierte Bild- oder Sprachinformationen.

COLD

Verfahren zur Massendatenarchivierung, meist von Daten aus Großrechner-Systemen (Host) auf digitalen optischen Speichern.

Customizing

Standardprodukte oder –module von Softwarelösungen werden durch individuelle Programmierung ergänzt oder variiert und so an die spezifischen Anforderungen eines Kunden angepasst.

Dokument

Dokumente sind i.A. Urkunden, Schriftstücke. Ein Dokument kann aus einem oder mehreren Einzelobjekten bestehen. Einzelobjekte können z.B. Bilder, Datensätze, Texte oder Tabellen sein.

Dokumenten Management System

Kennzeichen von DMS sind Repository Services zum Erfassen, Speichern, Verwalten, Recherchieren, Bearbeiten und Publizieren von Dokumenten von Unternehmen und Institutionen. Komponenten werden angeboten für Authoring, Workflow, Authentifizierung, Versionskontrolle, Check-In/Check-Out, Archivierung, Übersetzung und Publishing.

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement umfasst Dokumente erfassen, bearbeiten, verwalten, recherchieren und speichern. Die Konsistenz, Performance, Eindeutigkeit, Sicherheit und Zuverlässigkeit der Dokumente ist sicherzustellen unabhängig vom Format und Speicherort der Dokumente.

Enabling

Die gleichen Informationen und Dokumente können aus verschiedenen Applikationen genutzt werden durch Integration von DMS-Funktionen.

ICR

Methode, die Text in einem nicht kodierten Dokument (NCI) erkennt.

Index

Ein Index beinhaltet die Menge festgelegter Suchinformationen für das Wiederauffinden (Retrieval) und den Zugriff auf ein Dokument.

Indexdatenbank

Referenzdatenbank eines DMS, die Indexinformationen (Index) und notwendige Merkmale der abgelegten oder archivierten Dokumente beinhaltet, nicht aber die Dokumente selbst.

Indizierung

Verfahren, mit dem möglichst eindeutige Zugriffsinformationen erstellt werden für das schnelle Wiederauffinden (Retrieval) gespeicherter Dokumente, Dokumentengruppen oder einzelner Teile von Dokumenten.

NCI

Nicht kodierte Informationen (z.B. Bilder, Sprache, Tonsequenzen oder Videos), die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind.

OCR

Methode, die Texte im Rasterformat (NCI, Rasterbild) in eine kodierte, vom Rechner verarbeitbare Zeichenfolge (kodierte Information, CI) umwandelt.

ODMA

ODMA ist eine einheitliche Schnittstelle für den Zugriff auf DMS und deren Funktionen (z.B. Ablage, Recherche, Versionierung) aus der aktuellen Desktop-Anwendung. ODMA wird von vielen großen Firmen unterstützt, unter anderem von IBM, Microsoft und Lotus.

ODBC

Standard für den herstellerunabhängigen Datenbankzugriff. Der Zugriff auf Datenbanken aus Anwendungen ist prinzipiell herstellerunabhängig, jedoch werden für jeden Datenbanktyp zusätzliche Treiber oder Module für den Zugriff über ODBC benötigt.

Optisches Laufwerk

Laufwerk, das Daten von optischen oder auch magneto-optischen Medien (CD, DVD, WORM, MO) lesen und ggf. auch darauf schreiben kann. Beispiele für optische Laufwerke sind CD-ROM- und WORM-Laufwerke.

Original

Ein Original ist in Papierform eine Urschrift im Sinne des HGB und in elektronischer Form eine unveränderte elektronische Ursprungsinformation.

Prozess

Mehrere parallel oder seriell ablaufende Aktivitäten (manuelle oder automatisier) werden miteinander koordiniert, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Referenzdatenbank

Datenbank, die nur Verweise (Pointer, z.B. auf Wörter) und nicht die Objekte selbst enthält.

Retrieval

Dokumenten, Dokumentengruppen oder Dokumententeile werden gesucht bzw. wiedergefunden.

Scanner

Gerät, mit dem Papier- oder Mikrofilm-Dokumente (vergleichbar einem Kopiergerät, bei dem die Ausgabe digital erfolgt) digitalisiert werden. In Archivsystemen werden Scanner zur Erfassung von Papierdokumenten verwendet.

Skalierbarkeit

In einem System z.B. Information Retrieval System werden weitere Komponenten (z.B. Jukebox) so hinzugefügt, dass alte und neue Komponenten eine logische Einheit darstellen.

Standard

Nicht zwingend normiertes aber gebräuchliches und in zahlreichen Produkten implementiertes Verfahren, das sich im Markt wie eine Norm auswirkt.

TWAIN

Treiberstandard, der es ermöglichen soll, Scanner verschiedener Hersteller mit sehr unterschiedlicher Software anzusprechen, um die gescannte Information (Bild) direkt an die aufrufende Anwendung zu übergeben.

Versionsmanagement

Unterschiedlichen Versionen von Dokumenten, Programmen etc. werden verwaltet und konsistent gespeichert.

Volltextdatenbank

Datenbank, bei welcher der gesamte Text indiziert wird und somit eine Suche im gesamten Inhalt ermöglicht.

2.2 Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagement

In Unternehmen werden laufend Dokumente erzeugt, verwaltet und abgelegt (Dokumentenzyklus). Dieser Dokumentenzyklus berührt eine Reihe von Gesetzen, Normen und Vorschriften.1 Bei rechtlichen Anforderungen ist der Dokumentinhalt entscheidend.

International wird die Übereinstimmung und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben als Compliance bezeichnet.2

Compliance wird umgesetzt durch sichergestellte Revisionssicherheit, DMS- und BPM-Einsatz und eine laufende Kontrolle der fachlichen und technischen Prozesse.

2.2.1 Revisionssichere Archivierung

Dokumente werden in elektronischen Archivsystemen revisionssicher aufbewahrt, falls die Anforderungen gemäß HGB (§§ 239, 257), AO (§§ 146, 147), GoBS und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben erfüllt sind. 3

Es gelten die Kriterien der Revisionssicherheit gemäß HGB-Vorschriften:

- Authentizität, Integrität, Ordnungsmäßigkeit,
- Datenschutz, Datensicherheit,
- Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation

Die Begriff Authentizität, Integrität, Ordnungsmäßigkeit werden zum besseren Verständnis erklärt:

Ein Dokument ist authentisch, wenn sein Ursprung rechtlich relevant ist (Urkundencharakter des Dokuments). Es ist integer, wenn es unverändert und inhaltlich vollständig ist. Ordnungsmäßigkeit liegt vor, wenn Vorgänge und Dokumentinhalte nachvollziehbar und Authentizität sowie Integrität gegeben sind.

Finanzbehörden dürfen seit 2002 gemäß § 147 Abs. 6 AO auf elektronische gespeicherte Unternehmensdaten zugreifen.1 Alle anfallenden Dokumente aus den Bereichen Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung müssen in einem revisionssicheren Archivsystem vorgehalten werden. Die Finanzbehörden können per Software Dokumente analysieren und auf die Dokumentenformate Plaintext (ASCII), MS Excel, MS Access, dBASE, SAP/AIS sowie auf ODBC-fähige Datenbankenzugreifen. Für die elektronische Archivierung gelten die gleichen Voraussetzungen wie für die Papierform, falls die Schriftform nicht explizit vorgeschrieben ist.2 Gemäß § 126a BGB ist die elektronische Form von Dokumenten durch qualifizierte digitale Signatur mit der schriftlichen Form gleichgestellt.

Die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments ist festgelegt als der Aufbewahrungszeitraum ab Fristbeginn.3 Der Fristbeginn kann an einen Zeitpunkt/Ereignis gekoppelt sein. Eine relevante Aufbewahrungsfrist für Dokumente ist in der Praxis häufig schwer ermittelbar, weil Aufbewahrungsgründe nicht hinreichend spezifiziert werden. Aufbewahrungsgründesind innerbetriebliche Dokumentationszwecke (z.B. Wartung/Instandhaltung), historische Belange (Basis für eine Unternehmenschronik), gesetzliche Gründe und Nachweise (gerichtlich verwertbares Beweismaterial).

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind oft schwierig zu ermitteln, weil sie an Sachverhalte (z.B. Nachweispflichten) geknüpft sind und nicht an bestimmte Dokumenttypen. Eine Lösung ist die „ dokumentenbezogene “ und „ prozessbezogeneFristfindung, die den Dokumententypen die Fristen zuordnet. Dies ist auch die Basis für eine automatische Fristenüberwachung.

Dokumente, die als Beweismittel1 vor Gericht verwendet werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:

Grundsätzlich müssen gespeicherte Dokumente auf Speichermedien jederzeit reproduzierbar sein:

- Reproduktionen müssen die digitalisierte Kopie eines NCI-Dokumentes unverändert und ohne Manipulation wiederherstellen
- Reproduktionen müssen inhaltlich die Originaldaten von CI-Dokumenten wiederherstellen

Urkunden sind als Beweismittel vor Gericht zugelassen. Der Urkundenbegriff gemäß § 416 ZPO geht von der Vorlage des Originals in Papierform aus. Elektronische Dokumente mit einer qualifizierten elektronische Signatur können gemäß § 292 a, 371 als Beweismittel gebilligt werden. Eine Verfahrensdokumentation kann Gültigkeit nachweisen.

Ein wesentliches Beispiel für den betrieblichen Kontext ist die Prüfbarkeit von steuerrelevanten Daten( GDPdU ).2 Gemäß GDPdU können Prüfer Zugriff auf digital gespeicherte Daten erhalten und eine (elektronische) Kopie der Daten erhalten.

2.2.2 Datenschutz

Dokumente werden vor unberechtigtem Zugriff und Verlust geschützt (siehe Bundesdatenschutzgesetz).3 Die Speicherung personenbezogener Daten wird vom Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Wichtige Rechtsgrundlagen liefern §§ 8, 28, 35 des BDSG.

Rechtsgrundlagen werden durch folgende Regelungen umgesetzt:

Eine betroffene Person kann bei falschen Daten die Korrektur, Sperrung, Löschung bzw. Gegendarstellung verlangen. Fällt die Rechtsgrundlage weg oder ist sie nicht mehr gegeben, sind die Daten zu löschen (Regelung bei Personen).

Bei irreversiblen Speichermedien, z.B. WORM muss ein einzelnes Datum/Dokument als gelöscht markierbar sein, z.B. durch Vernichtung der zugehörigen Metadaten. Die so markierten Daten dürfen nicht auf einen neuen Datenträger übertragen werden (Regelung bei Systemen).

Zugriffsberechtigungen müssen transparent, dokumentiert und nachvollziehbar sein. Datenträger müssen vor fremdem Zugriff geschützt aufbewahrt werden (Regelung bei Datenzugriff).

2.2.3 Datensicherheit

Datensicherheit1 umfasst

- Zugriffsschutz,
- Zugangskontrolle und
- Schutz vor schädlichen Außeneinwirkungen, z.B. Feuer, Hochwasser.

Zielsetzung ist Datensicherheit im ganzen Unternehmen sicherzustellen. Alle Regelungen, Prozesse, Werkzeuge müssen ganzheitlich im Unternehmen betrachtet werden, um geeignete Maßnahmen zu finden.

Absolute technische Sicherheit kann nicht garantiert werden, weil der wirtschaftliche Aufwand zu hoch wäre. Eine Verfahrensdokumentation2 sowie mündliche/schriftliche Arbeitsanweisungen minimieren das Risiko der Manipulation von Daten.

Zusätzlich zur Verfahrensdokumentation ist eine Zertifizierung von Systemen und Lösungen3 sinnvoll, weil damit bestimmte Standards für Produkte und Dienstleistungen sichergestellt werden können.

2.3 Architektur DMS

IKS bestehen aus Komponenten und Schnittstellen. Die Komponenten sind Anwendungssoftware, Dienste (z.B. Datensicherung), systemnahe Software und Hard-/Netware.1 Die Schnittstellen unterteilen sich in Daten- (Import-/Export, Formate), Medien- (z.B. CD-ROM, DVD) und Benutzer-Schnittstelle (Software-Ergonomie). Das Raster für IKS wird auf ein DMS übertragen. Es werden DMS-Komponenten und DMS–Schnittstellen unterschieden.

DMS-Komponenten

Anwendungssoftware betrifft die Software-Komponenten (Dokumente verarbeiten) und die Administration von Benutzern und System. Dienste umfassen Dokumentaktionen (Dokumente erfassen/verteilen, im-/exportieren, sichern/ablegen) und Aktivitäten protokollieren. Das DMS ist systemnahe Software, wenn esin das Dateisystem des Betriebssystems integriert ist. Hard-/Netware ist ein Gesamtsystem von vernetzten, aber autonomen Rechnern nach dem Client-Server-Konzept mit Funktionstrennung. Die Systemarchitektur wird in Client- und Server-Ebene aufgeteilt. Die Client-Funktionen betreffen Manipulationen auf Dokumenten (erfassen, bearbeiten, speichern, recherchieren, anzeigen, etc.). Server-Funktionen umfassen die Volltextindizierung von Dokumenten, die Vorgangssteuerung und Wiedervorlage von Dokumenten, die langfristige und revisionssichere Archivierung von Dokumenten sowie die Benutzer- und Rechtverwaltung.

DMS-Schnittstellen

Die Daten-Schnittstelle wird im Kontext von Dateiimport/-export und Dateiformaten betrachtet. Die meisten DMS unterstützen die Dateiformate der MS Office Pakete, HTML (vor allem webbasierte DMS), XML, TIFF(bei eingescannten Dokumenten) und PDF (beim Im- und Export von Dokumenten)2.

2.3.1 Aufbau und Einsatzbereiche von DMS

Ein DMS besteht aus Hard- und Software-Komponenten (Komponentenarchitektur). Wesentliche Software-Komponenten eines DMS sind Ein-/Ausgabe, Archivierung, Verwaltung und evtl. Workflow1. Wesentliche Hardware-Komponenten eines DMS werden in serverseitige und clientseitige Komponenten unterschieden. 2

Serverseitige Komponenten sind DMS-Archivserver mit angeschlossenen Speichermedien (Plattenmatrix/Jukebox), Datenbankserver zur Verwaltung der Indizes (DMS Index-Server) und DMS-Applikationsserver mit zugehöriger Benutzerverwaltung. Optional sind Fax-, Scann-, OCR- oder Web-Server möglich.

Clientseitige Komponenten sind Eingabe- (z.B. Arbeitsstation mit lokalem Scanner), Recherche- und Anzeigesysteme (z.B. Webbrowser) sowie Scanner-Station, Drucker.

Ein DMS funktioniert nur optimal3, wenn Software-Komponenten kombinierbar sind (Modulprinzip), das System Standard-Schnittstellen enthält und passgenau auf die Unternehmensbelange angepasst ist.

Einsatzbereiche des Dokumentenmanagement

Die Einsatzbereiche des Dokumentenmanagement können eingeteilt werden nach Branchen, Bereichen der Organisation, Prozessunterstützung, Outsourcing, etc.

Die wesentlichen Branchen für DMS sind Industrie und Handel, Finanzdienstleister und Versicherungen, der öffentliche Bereich und sonstige Dienstleister.

Die einzelnen Branchen1 bieten für den DMS-Einsatz folgende Tätigkeitsfelder:

Industrie und Handel :

- Angebote erstellen,
- Aufträge abwickeln,
- Technische Dokumentation und Patente

Finanzdienstleister :

- Wertpapiere verwalten,
- Kredite abwickeln,
- Immobilien verwalten und Pressearchiv
Öffentlicher Bereich :
- Anträge, Meldungen,
- Erlasse, Bescheide,
- Kataster-/Grundbücher und Patente
Sonstige Dienstleister :
- Patientenakten,
- Steuer-/Rechtsakten und Pressearchiv

Wesentliche branchenübergreifende Dokumente sind Personalakten, Verträge, Aufträge, Rechnungen, Zahlungsbelege, Projektberichte, Besprechungsprotokolle und Präsentationen.

[...]

Ende der Leseprobe aus 98 Seiten

Details

Titel
Potentialanalyse: Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS) im Vertrieb eines Großunternehmens
Hochschule
Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin
Note
1,7
Autor
Jahr
2008
Seiten
98
Katalognummer
V263359
ISBN (eBook)
9783656522805
ISBN (Buch)
9783656524786
Dateigröße
793 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
potentialanalyse, einsatz, dokumenten, management, systems, vertrieb, großunternehmens
Arbeit zitieren
Christopher Stern (Autor), 2008, Potentialanalyse: Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS) im Vertrieb eines Großunternehmens, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/263359

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