Organisation eines Filmprojektes

INHALTSVERZEICHNIS

EINLEITUNG

PROJEKTORGANISATION

GRUNDLAGEN

Organisationseinheiten

Projektaufbauorganisation

PROJEKTPLANUNG

Entscheidungsprozess

PLANUNGSTECHNIKEN

Der Projektstrukturplan (PSP)

Projektablauforganisation (Phasenplan)

Netzplantechnik

Balkenplan

Sachmittelplanung

Kostenplanung

ORGANISATION EINES FILMPROJEKTES

Organisationseinheiten

PROJEKTORGANISATION

Drehbuch

Drehbuchauszüge

Drehplan

Tagesdisposition

Tagesbericht

KALKULATION

VERGLEICH

Organisationseinheiten

Projektaufbauorganisation

Entscheidungsprozess

Planungstechniken

FAZIT

Einleitung

Diese Hausarbeit wendet sich an den organisatorischen Bereich eines Filmprojektes.

Allerdings kann ein solches Projekt erst nachdem ein Drehbuch verfasst worden ist geplant werden. Diese dient daher als Gerüst und Projektmittelpunkt für das Vorhaben und bestimmt Größe und Aufwand. Die kreative Vorarbeit, die etwa durch den Regisseur oder Autor vorgenommen wird, wird in dieser Hausarbeit vorausgesetzt. Ein Filmprojekt ist ein komplexer Aufbau von verschiedenen Arbeitsabläufen, die ineinandergreifen und teilweise aufeinander aufbauen.¹ Somit ist jede Tätigkeit, die im Zusammenhang mit dem Film steht unabhängig von Relevanz und Komplexität, zwingend notwendig. Erschwerend kommt die Ungleichheit zu anderen Mediengattungen hinzu. Die Standardisierungsmöglichkeiten einzelner Leistungen wie zum Beispiel bei Tageszeitungen sind in der Entwicklung eines Filmes nicht möglich. Somit muss von einer Unikatproduktion ausgegangen werden, die keine festen Verläufe hat.² Auf Grund dessen bedarf es einer guten Planung, so dass ein reibungsloser Ablauf der Arbeit gewährleistet werden kann. Bei optimaler Arrangierung aller Prozesse wird die ungestörte Arbeit aller kreativen Beteiligten, wie zum Beispiel dem Regisseur sichergestellt. Die Konzentration dieser Schlüsselpersonen ist ausschlaggebend für eine erfolgreiche Produktion. Alle Mitwirkenden müssen ihre Abläufe im Idealfall bestens kennen und praktizieren können. Maßgeblich für einen guten Ablauf sind dabei allerdings Faktoren wie die Zeitplanung, Budget und eine gut funktionierende Kommunikation. Wenn eines dieser Bestandteile an Gleichgewicht verliert kommt es zu Stresssituationen während des Drehs, die das Ergebnis erheblich beeinträchtigen und unter Umständen existentiell gefährdend sein können.

Mit dieser Vorlage sollen mögliche Organisationsmöglichkeiten einer Steuerung von Filmprojekten geboten werden, um Beschwerlichkeiten und unnötige Schritte zu vermeiden. Daher werden zunächst allgemeine Ausführungen einer optimalen Planung dargestellt, welche ebenfalls in Unternehmen Anwendung finden. Des Weiteren wird eine Aufstellung aller anfallenden Planungen, die für einen Film relevant sind, vorgenommen. Um eine Arbeitsoptimierung sicherzustellen werden diese Punkte miteinander vereint und verglichen, so dass die Durchführung des Drehs möglichst ungehindert und ohne unvorhergesehene Risiken verrichtet werden kann. Die folgenden Ausführungen dienen schlussfolgernd für die Aufbereitung und Planung eines Filmprojektes, jedoch nicht für eine Verrichtung für die Nachbereitung.

Projektorganisation

Zunächst wird eine generelle Projektorganisation aufgezeigt, welche individuell auf bevorstehende Vorhaben anwendbar ist. Hierdurch soll ein allgemeiner Überblick von allen anfallenden Verpflichtungen und Strukturmöglichkeiten geschaffen werden. Diese Ausführungen sollen im Weiteren für die Anwendung auf Filmproduktionen dienlich sein.

Grundlagen

An dieser Stelle werden zunächst grundlegende Faktoren dargelegt, um fortführend Kriterien für eine Projektplanung zu erläutern.

Ein Projekt definiert sich durch „ ein Vorhaben, das zeitlich befristet ist, sich durch Neuartigkeit und Einmaligkeit auszeichnet sowie eine beachtliche Größe und einen hohen Grad an Komplexität aufweist“.³

Organisationseinheiten

Bevor ein Projekt ins Leben gerufen werden kann müssen bestimmte Jobs zugeteilt werden, so dass ein strukturierter Arbeitsablauf gewährleistet werden kann.

Allen voran muss daher ein Auftragsleiter ausgewählt werden, der durch die Geschäftsleitung gewählt wird. Dieser koordiniert die Aufgaben und Prozesse im Sinne der Geschäftsführung und stellt somit einen verlängerten Arm dar. Hierdurch „bleiben die Vorteile der breiteren Optik eines Gremiums und der wirkungsvolleren Motivation des Einzelnen erhalten“.⁴

Durch den Einsatz von einer Person in dieser Position ist der Vorteil gegeben, dass sämtliche unter ihm delegierten Mitarbeiter einen Ansprechpartner haben. Er tritt folglich als Kopf der Organisation auf.

Der Projektleiter trägt die volle Verantwortung für das ihm zugewiesene Projekt. Er ist „verantwortlich für die fristgerechte Bereitstellung und für die Qualität der im Auftrag geforderten Leistungen“.⁵ Im Einzelnen bestehen die Aufgabenfelder nach Chrobok aus der Planung des Gesamtprojektes, Koordinierung aller beteiligten Personen, Führung und Motivation der Teammitglieder, Informationsbeschaffung aller stattfindenden Prozesse, Aufbereitung und Herbeiführen von Entscheidungen, Controlling der Projektdokumentation und Vertretung des Projektes und seiner Mitarbeiter in übergeordneten Gremien.⁶ Zu dem muss neben der Fachkompetenz und Managementfähigkeiten eine soziale Intelligenz vorhanden sein, um ein Team unter sich erfolgreich leiten zu können.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1

Bei größeren Projekten ist es üblich, dass zusätzlich ein Projektcontroller eingesetzt wird. Dieser stellt „eine wichtige Stütze des Projektleiters dar und begleitet die Planungs-, Steuerungs- und Kontrollprozesse, also den gesamten Managementprozess vom Projektstart bis zum Abschluss des Projektes“⁷.

Da die Leitung nur die Spitze eines Teams ist und und nicht alle Bereiche kompetent abdecken kann „muss...auf Experten der entsprechenden Fachgebiete“⁸ zurückgegriffen werden. „Ein komplexes Projekt erfordert ein Team von sehr unterschiedlichen Mitarbeitern und Abteilungen...Der Projektleiter muß über einen Führungsstil verfügen, der für alle akzeptabel ist.“⁹

Man spricht von Projektmitarbeitern, die für die Ausführungen von dem Projektleiter zugeteilten Aufgaben verantwortlich sind. Neben den entsprechenden Qualifikationen für ihre Tätigkeiten ist zusätzlich die Begabung von Team- und Kooperationsfähigkeit von Relevanz. Letzteres ist durch Erfahrungen von vorangegangenen Projekten ermittelbar, daher ist der Einsatz mit vertrauten Mitarbeitern von hoher Bedeutung. Eine Gruppe, welche ausschließlich aus Arbeitern besteht, von denen keine Erfahrungswerte vorliegen stellen somit ein Risiko dar. Zu der Qualifikation und Teamfähigkeit kommt „die Verantwortung für eine rechtzeitige Information über sich abzeichnende korrekte und mit seinem Fachbereich abgestimmte Arbeitsergebnisse, die frühzeitige Meldung von Störungen und die Information seines Linienvorgesetzten über die Projektarbeit“¹⁰.

Projektaufbauorganisation

Nachdem aufgezeigt worden ist, wie die grundlegende Arbeitsweise einer Projektgruppe und dessen Zusammenstellung ist soll an dieser Stelle deutlich werden in welchen Formen man diese effektiv systematisiert organisieren kann.

Ein durchdachter Aufbau und somit auch Ablauf eines Projektes sorgt dafür, dass der Projektleiter besser agieren kann und das Vorhaben im Überblick behält. Zu dem trägt eine gute Organisation dazu bei Stresssituationen zu entgehen und ist daher der Qualität des Endproduktes dienlich. Der fachspezifische Ausdruck für dieses Vorhaben wird als Aufbauorganisation bezeichnet.

„Die Aufbauorganisation befasst sich mit der Zerlegung und Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen sowie der Koordination von Aufgaben und Aufgabenträgern. Das Ergebnis ist die formale Organisationsstruktur der Unternehmung.“¹¹

Es gibt diverse Aufbauformen von Organisationen, allerdings werden im Folgenden, auf Grund der Zweckdienlichkeit, lediglich drei Grundmodelle näher erläutert.

Zunächst ist bei der Ausgestaltung des Leitsystems eines Projektes festzulegen „wie das Projekt in das Unternehmen integriert wird“¹² und „welche Weisungsbeziehungen zwischen den Beteiligten hergestellt werden.“¹³ Anhand dieser Faktoren ist feststellbar welches Organisationsmodell angemessen ist.

Abbildung 2

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

entscheidungsvorbereitende Aufgaben unterstützt. Ein Stab besteht aus Stellen ohne Weisungsbefugnis, die in in flexiblem Arbeitszusammenhang zu einer Arbeitsgruppe verbunden sind.“¹⁴ Die Stabstelle (in Abbildung 3 als Projekt A gekennzeichnet)beziehungsweise der Projektleiter „ist im Wesentlichen Informationssammler und Entscheidungsvorbereiter für den Entscheider bzw. das Entscheidungsgremium und kann auf Termine, Kosten und Ergebnis des Projektes nur durch Empfehlungen, Hinweise und Berichte Einfluss nehmen.“¹⁵ „Dieses Modell wird daher auch als „Einfluss- Projektmanagement“ bezeichnet.“¹⁶

Abbildung 3

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die Matrixprojektorganisation zeichnet sich durch Aufgaben- und Kompetenz-Splitting aus. Sie eignet sich hervorragend um mehrere Projekte zeitgleich zu bewältigen. Die Mitarbeiter gehen ihren Tätigkeiten in ihrer Fachabteilung nach, ohne ein spezielles Projekt im Einzelnen zu bearbeiten. Somit wird das Expertenwissen der einzelnen Abteilungen effektiv auf mehrere Projekte zugleich angewendet. Man spricht auch von einem Multi- Projektmanagement.¹⁷ Allerdings stellt die Priorisierung der separaten Aufgaben an die Mitarbeiter ein Problem bedingt durch mehrere Projekteiter und/oder der Geschäftsleitung dar. Im Gegensatz zu der Stabsprojektorganisation kommt hinzu, „daß der Projektleitung im funktionellen Bereich Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse zustehen und damit auch eine Zielverantwortung obliegt. Allerdings besteht die Gefahr von Zielkonflikten. Den Mitarbeitern bleibt die „fachliche Heimat“ erhalten, allerdings unterstehen sie zwei Vorgesetzten, was zu Unsicherheiten führen kann“¹⁸

Abbildung 4

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Die reine Projektorganisation definiert sich exemplarisch durch die eigene Begrifflichkeit. Die Form dieser Organisation wird auch als autonome Projektorganisation bezeichnet und beschildert einen sich ausgegliederten, selbstständigen Projektbereich.¹⁹ „Das Konzept der Reinen Projektorganisation beinhaltet, dass die Mitarbeiter zu 100 % ihrer Kapazitäten in das Projekt eingebunden werden. Der Projektleiter erhält alle fachlichen und disziplinarischen Weisungsbefugnisse, die er benötigt, um mit den Mitarbeitern die angestrebten Projektergebnisse zu erreichen.“²⁰ Die reine Projektorganisation zeichnet sich durch die Intensivierung mit der Zielerreichung aus und zählt somit zu den wirkungsvollsten Organisationsformen. Um diesen Effekt weiterhin zu verstärken kommt es innerhalb von Betrieben nicht selten vor, dass Projektteams räumlich zusammengefasst werden. Dies Maßnahme steigert die Kommunikation und erhöht die Motivation innerhalb der Arbeitsgruppe.²¹

Abbildung 5

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Projektplanung

Einer systematisierten Organisation folgt ein geplanter Ablauf. Dieser Abschnitt gibt Aufschluss in Bezug auf die Planung und Steuerung von Projekten.

Entscheidungsprozess

Mit einer effektiven Planung geht allen voran ein Entscheidungsprozess einher. Bevor demnach explizite Planungstechniken ausgewählt werden, müssen daher vorab Urteile gefällt werden welche Alternativen für das Projekt in Frage kommen und welche im Vorfeld ausgemustert werden können.

Nach Roth werden solche Entscheidungen in drei Kategorien eingeteilt. Man unterscheidet zwischen Zwischenentscheid, Teilentscheid und dem Vorentscheid.²² Der Zwischenentscheid dient der Aussortierung von möglichen Alternativen. „Dies kann dem rationellen Einsatz der Kräfte und Mittel dienen und die Konzentration auf die wirklich interessanten Alternativen fördern.“²³ Der Teilentscheid dient endgültigen Entschlüssen für gewisse Bereiche des Projektes. (z.B. Auswahl eines bestimmten Fahrzeuges). Schließlich folgt der Vorentscheid. Hiermit werden operationale und finanzielle Richtlinien für das Projekt festgelegt. „Das Vorentscheidungsgesuch stellt verschiedene Lösungsansätze vor, aber noch keine bis ins Detail ausgearbeiteten Vorschläge.“²⁴ Der Auftraggeber führt letztlich die Wahl der ihm vorgeschlagenen Möglichkeiten durch.

Planungstechniken

Nach Abschluss des Entscheidungsprozesses folgen konkrete Pläne für das Projekt. Aus diesem Grund werden in diesem Abschnitt verschiedene Planungstechniken vorgestellt. Die Auswahl der Techniken ist bewusst für eine mögliche Anwendung auf den Filmbereich selektiert.

„Planungstechniken stellen strukturierte und formalisierte Instrumente zur Erleichterung und Verbesserung von Wahrnehmungs- und Denkprozessen dar, die bei der Planung zu bewältigen sind.“²⁵

[...]

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¹ (vgl. Clevé, 2001, 7)

² (vgl. von Rimscha, 2010, 11)

³ (Bea, Scheurer, & Hesselmann, 2011, 33)

⁴ (Roth, 1998, 43)

⁵ (Pfetzing & Rohde, 2009, 52)

⁶ (vgl. Chrobok, 2008, 898)

⁷ (Bea, Scheurer, & Hesselmann, 2011, 61)

⁸ (Madauss, 1994, 88)

⁹ (Martin, 1976, 44) Terminverzögerungen oder Probleme bei der Erledigung seines Arbeitspaketes, für fachlich

¹⁰ (Pfetzing & Rohde, 2009, 55)

¹¹ (Bea & Göbel, 2010, 288)

^{12 13} (Pfetzing & Rohde, 2009, 64) Eine Stabslinienorganisation „ist eine Organisationseinheit, die eine Linieninstanz durch

¹⁴ (Chrobok, 2008, 892)

¹⁵ (Pfetzing & Rohde, 2009, 64)

¹⁶ (Bea, Scheurer, & Hesselmann, 2011, 66)

¹⁷ (vgl. Madauss, 1994, 109)

¹⁸ (Chrobok, 2008, 901)

¹⁹ (vgl. Chrobok, 2008, 901)

²⁰ (Pfetzing & Rohde, 2009, 68)

²¹ (vgl. Bea, Scheurer, & Hesselmann, 2011, 69)

²² (vgl. Roth, 1998, 109)

²³ (Roth, 1998, 109)

²⁴ (Roth, 1998, 113)

²⁵ (Bea, Scheurer, & Hesselmann, 2011, 133)