Effekte des ERP-Systemwechsels und Gestaltungsmöglichkeiten von Systemlandschaften in produzierenden KMU


Masterarbeit, 2015

113 Seiten, Note: 1,0


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

DANKSAGUNG

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

TABELLENVERZEICHNIS

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS / GLOSSAR.

KURZFASSUNG

EXECUTIVE SUMMARY

1 EINLEITUNG
1.1 Ausgangslage und Problemstellung
1.2 Zielsetzung
1.3 Aufbau und Struktur

2 EINFÜHRUNG UND BEGRIFFSDEFINITION
2.1 ERP-System
2.2 Softwareauswahl
2.2.1 Standardsoftware
2.2.2 Individualsoftware
2.2.3 Vor- und Nachteile der diskutierten Typen
2.3 Systemlandschaft
2.3.1 Systeme
2.3.2 Landschaft
2.3.3 Systemlandschaft
2.4 Kleine und mittlere Unternehmen
2.4.1 Definition
2.4.2 Unterscheidungsmerkmale zwischen KMU, GU und MNU

3 ERP-SYSTEME IN PRODUZIERENDEN KMU
3.1 Besonderheiten von ERP-Systemen in Produktionsunternehmen
3.2 Besonderheiten von ERP-Systemen in KMU
3.2.1 Software-Integration
3.2.2 IT-Budget
3.2.3 Hindernisse bei der Aktualisierung wegen erhöhtem Anpassungsaufwand
3.2.4 Externe Vorgaben
3.3 Anforderungen an betriebliche Standardsoftware
3.4 ERP im Wandel
3.5 Trends betrieblicher Standardsoftware
3.6 Wechselmotive
3.7 ERP-Neueinführung in KMU
3.7.1 Nutzenpotentiale
3.7.2 Risiken
3.7.3 Chancen

4 SYSTEMLANDSCHAFTEN IN PRODUZIERENDEN KMU
4.1 Aufbau von Systemlandschaften
4.2 Systemlandschaften in Produktionsunternehmen
4.2.1 PDM- / PLM-System
4.2.2 CAD
4.2.3 ME-System
4.2.4 BDE / MDE -System
4.3 Problemfeld Systemlandschaft
4.4 Ziele von Systemlandschaften
4.5 Anforderungen an Systemlandschaften
4.5.1 Agilität der Systemlandschaft
4.5.2 Cloud-Computing
4.5.3 Sicherheit
4.5.4 Integration der Anwendungen
4.6 Gestaltungsmöglichkeiten von Systemlandschaften in KMU
4.6.1 Best-of-Suite
4.6.2 Best-of-Breed
4.6.3 Gegenüberstellung Best-of-Suite und Best-of-Breed
4.6.4 Hybride Systemlandschaft
4.6.5 Bewertung der Gestaltungsmöglichkeiten von Systemlandschaften
4.7 ERP-Systemwechsel & Konsolidierung der Systemlandschaft
4.8 Kritische Erfolgsfaktoren und Potentiale der Konsolidierung
4.8.1 Organisatorische Erfolgsfaktoren
4.8.2 Potentiale der Konsolidierung
4.9 Zukunftsfähige Systemlandschaften
4.10 Trends in der Gestaltung von Systemlandschaften

5 GESTALTUNGSMÖGLICHKEITEN DER POLAR GMBH
5.1 Unternehmensbeschreibung
5.2 Systemlandschaft Status Quo
5.3 Planung der Unternehmens-IT
5.4 SWOT Analyse
5.5 SWOT Analysen der diskutierten Gestaltungstypen
5.5.1 SWOT Analyse Best-of-Suite
5.5.2 SWOT Analysen Best-of-Breed
5.5.3 SWOT Analyse hybride Systemlandschaft
5.6 Empfehlung für die Polar GmbH
5.6.1 Antwort der konsolidierten Systemlandschaft auf die Wechselmotive
5.6.2 Antwort der konsolidierten Systemlandschaft auf Trends
5.6.3 Zusammenfassung

6 ZUSAMMENFASSUNG UND AUSBLICK
6.1 Zusammenfassung
6.2 Ausblick

7 LITERATURVERZEICHNIS

Danksagung

An dieser Stelle möchte ich mich besonders bei Herrn Pöchlauer bedanken, der mich während meiner Masterarbeit betreut und mit Ratschlägen unterstützt hat.

Des Weiteren möchte ich mich bei meiner Familie, meiner Freundin und meinen Studienkollegen bedanken, die mir zu jeder Zeit mit Rat und Tat zur Seite standen und mich stets motiviert haben.

Abschließend danke ich allen Vortragenden der FH Oberösterreich am Campus Steyr für die zahlreichen Vorträge, Vorlesungen und Präsentationen.

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - Struktur der vorliegenden Arbeit

Abbildung 2 - Struktur eines Informations- und Kommunikationssystems

Abbildung 3 - Möglicher Aufbau eines ERP-Systems

Abbildung 4 - Evolution von ERP Systemen

Abbildung 5 - Gegenüberstellung ERP und ERP II

Abbildung 6 - ERP-Trends aus Sicht von Anwendern (n=2340)

Abbildung 7 - Auslöser für die Neueinführung von ERP-Systemen 1/2 (n=1923)

Abbildung 8 - Auslöser für die Neueinführung von ERP-Systemen 2/2 (n=97)

Abbildung 9 - Nutzenpotentiale von ERP-Investitionen (n=245)

Abbildung 10 - Nutzen modernisiert (n=198) vs. nicht modernisiert (n=131)

Abbildung 11 - Simple Darstellung einer Systemlandschaft

Abbildung 12 - Informationssysteme im Produktionsumfeld

Abbildung 13 - Exemplarische Darstellung des Product Lifecycle Managements

Abbildung 14 - Anwendungsarchitektur ME-System

Abbildung 15 - Beispielhafte Darstellung von Detailierungsgrad und Zeithorizont

Abbildung 16 - Umfang der unterschiedlichen Servicemodelle von Cloud-Computing

Abbildung 17 - Private vs. Public Cloud

Abbildung 18 - Serviceorientierte Architektur

Abbildung 19 - Unterstützung durch das ERP-System nach Prozessen / Funktionen

Abbildung 20 - Megatrends der IT

Abbildung 21 - SWOT Analyse

Abbildung 22 - SWOT Analyse Best-of-Suite Polar GmbH

Abbildung 23 - SWOT Analyse Best-of-Breed Polar GmbH

Abbildung 24 - SWOT Analyse hybride Systemlandschaft Polar GmbH

Abbildung 25 - Auslöser für die Neueinführung von ERP-Systemen (n=1923)

Abbildung 26 - ERP-Trends aus Sicht von Anwendern (n=2340)

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1 - Vor- und Nachteile von Best-of-Suite und Best-of-Breed

Tabelle 2 - Vor- und Nachteile von Standard- bzw. Individualsoftware

Tabelle 3 - KMU-Kriterien für Österreich im Überblick

Tabelle 4 - Unterschiede in der IT zwischen KMU und GU

Tabelle 5 - Eigenschaften der Indikatoren der Wandlungsfähigkeit

Tabelle 6 - Gegenüberstellung Best-of-Breed und Best-of-Suite

Tabelle 7 - Merkmale betrieblicher Standardsoftware

Tabelle 8 - Wertschöpfende und unterstützende Geschäftsprozesse

Abkürzungsverzeichnis / Glossar

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Kurzfassung

ERP-Systeme werden seit den 1980er Jahren entwickelt und befinden sich auf Grund der Dynamik, die durch das Unternehmensumfeld entsteht, in einem ständigen Wandel. Stetige Erweiterungen und neue Anforderungen an ihre Funktionalität sind der Grund für ihr rasches Altern. Nach Großun- ternehmen haben zu Beginn des Jahrtausends auch kleine und mittlere produzierende Unternehmen erkannt, dass sie selbst, ihre Kunden und Partner von ERP-Systemen profitieren. KMU haben aller- dings bei geringeren Skaleneffekten mit derselben Anwendungsvielfalt zu kämpfen. Veränderte Be- dingungen des Unternehmensumfelds haben in den vergangenen 15 Jahren dazu geführt, dass ERP-Systeme um funktionale Anwendungen, die sie selbst nicht abdecken konnten, erweitert wur- den. Dieses Unterfangen führte im Laufe der Zeit dazu, dass Systemlandschaften unkontrolliert und dadurch chaotisch gewachsen sind. IT-Entscheider sehen sich heute oftmals mit der Anforderung konfrontiert, diesen Wildwuchs zu harmonisieren und zu konsolidieren. Mangelhafte Integration neuer und fehlende Segregation von nicht mehr verwendeten, veralteten Anwendungen behindern Unternehmen, flexibel auf veränderte Bedingungen zu reagieren.

Im Vorfeld dieser Arbeit wird eine ausführliche Recherche der vorhandenen Literatur durchgeführt. Sie dient dazu, ein Basiswissen über ERP-Systeme und die sie umgebenden Systemlandschaften zu schaffen. Im Zuge dessen wird zwischen Standard- und Individualsoftware unterschieden, wobei der jeweilige Einsatz die Eigenschaften von Systemlandschaften wesentlich beeinflussen kann. Ins- besondere produzierende kleine und mittlere Unternehmen müssen um den Überblick über die An- wendungen bemüht sein und daher Kriterien bestimmen, die den Einsatz von spezieller Software rechtfertigen. Anschließend wird der Fokus auf die Gestaltungsmöglichkeiten von Systemlandschaf- ten gerichtet. Veraltete ERP-Systeme müssen im Sinne der Wettbewerbsfähigkeit durch moderne Systeme ersetzt werden, was zu einer Konsolidierung der gesamten Systemlandschaft führt. An- wendungen müssen so integriert werden, dass eine hohe Flexibilität der Systemlandschaft gewähr- leistet ist und die Geschäftsprozesse bestmöglich unterstützt werden.

Seitens der IT-Entscheider gibt es eine berechtigte Unsicherheit, was die Gestaltung der System- landschaft anbelangt. Grundsätzlich können sie zwischen Best-of-Suite, Best-of-Breed oder hybri- den Systemlandschaften entscheiden. Diese Problematik führt auch zur zentralen Fragestellung, die sich mit den Kriterien, wie Systemlandschaften zu gestalten sind und wie durch ihre Modernisierung für produzierende kleine und mittlere Unternehmen ein Mehrwert geschaffen werden kann, beschäf- tigt. Damit die Konsolidierungs- bzw. Modernisierungsmöglichkeiten so realitätsnah wie möglich be- wertet werden können, werden die möglichen Gestaltungsformen von Systemlandschaften auf ein fiktives Unternehmen umgelegt. Kleine und mittlere Unternehmen können heute auf eine Vielzahl neuer Technologien zurückgreifen und so moderne Systemlandschaften bereitstellen, die in der Lage sind, auf Trends zu reagieren und diese zu integrieren, was ein Indikator für ihre Zukunftsfä- higkeit ist. Auf Grund der Tatsache, dass der Mehrwert von Unternehmen entlang der individuellen Wertschöpfungskette generiert wird, ist jedoch die Konsolidierung zu einer integrierten Standardlö- sung für Produktionsunternehmen nicht zweckmäßig. Wertschöpfende Tätigkeiten und Prozesse sind es, die individuell durch die Software unterstützt werden müssen, was schlussendlich zwar zu einer geringeren Anwendungsvielfalt aber dennoch zu einer heterogenen Systemlandschaft führt.

Executive Summary

ERP-systems have been developed since the 1980s and have since then experienced constant change due to the dynamics of the business environment. Constant developments and new requirements with regard to their functionality are the reason for their rapid decline. At the start of the century, small and medium-sized enterprises in addition to larger-scale companies, had recognized the benefits for themselves, their customers and partners. In comparison to large-scale companies, small and medium-sized companies usually struggle with the variety of applications due to their relatively small economies of scale. Changing requirements in the business environment within the last 15 years have resulted in the extension of ERP-systems with functional applications that they themselves cannot cover. This has caused system landscapes to grow in a chaotic way and hence become uncontrollable. IT decision makers nowadays often feel confronted with the requirement to harmonize and consolidate this proliferation. Insufficient integration of new and missing segregation of expired, outdated applications impede an organisation’s ability to react flexibly to changing requirements.

In order to prepare the ground for this paper, a detailed analysis of the prevailing literature will be made. This literature review aims to give an overview of ERP-systems and the system landscapes surrounding them. In the course of this, a distinction will be made between standard and customized software, whereby the respective use can affect the characteristics of the system landscape significantly. Small and medium-sized companies in particular have to, due to their variety of applications, establish criteria that justify the use of specialized software. Subsequently, the focus will be put on the design possibilities of system landscapes. With regard to overall competitiveness, outdated ERP-systems have to be resplaced by modern systems, which leads to a consolidation of the entire system landscape. Applications have to be integrated in a way to ensure high flexibility of the system landscape and best support for business procedures.

IT decision makers have legitimate concerns regarding the design of system landscapes. Generally, they can choose between, Best-of-Suite, Best-of-Breed or hybrid system landscapes. This issue leads to the central question that deals with the criteria regarding the design of system landscapes and how its modernization can create added-value for small and medium-sized companies. In order to evaluate consolidation and modernization possibilities under realistic conditions, the possible designs of system landscapes will be modelled on a fictitious enterprise. Small and medium-sized companies nowadays can use a variety of technologies in order to provide modern system landscapes that can react to and integrate new trends, an indicator for their sustainability. Due to the fact that the added-value of companies is generated along the individual value chains, a consolidation towards an integrated standard solution especially with regard to production companies is not beneficial. Value-adding activities and processes have to be supported individually by softwares, which after all leads to a smaller variety of application but yet to a heterogenous system landscape.

1 Einleitung

Stetiges Wachstum und eine Vielzahl von Innovationen der IT-Softwarebranche haben in kleinen und mittleren Unternehmen in der Vergangenheit dazu geführt, dass die System- landschaft rund um das ERP-System sukzessive um Anwendungen in Form von Insellö- sungen erweitert wurde. Darüber hinaus wurden notwendige Investitionen im IT-Bereich nur verhalten getätigt, was darauf zurückzuführen ist, dass kleine und mittelständische Un- ternehmen (KMU) oftmals über keine eigene IT-Abteilung verfügen. Resultierend daraus entstanden unzeitgemäße, heterogene Systemlandschaften, deren Betrieb nur durch viel Kreativität und Aufwand am Leben gehalten werden kann. Im Gegenzug nimmt die Bedeu- tung der der Informationstechnologie in kleinen und mittleren Unternehmen zu, was heute dazu führt, dass sich Investitionen und Veränderungen aus Gründen der Wettbewerbsfä- higkeit nicht länger aufschieben lassen.1

ERP-Systemlandschaften müssen modernisiert werden, da kleine Anpassungen die nötigen Integrationsanforderungen im Hinblick auf IT-Trends nicht ausreichend erfüllen.2 Die Gestaltungsmöglichkeiten für Systemlandschaften sind so vielfältig wie die Anforderungen der Unternehmen, was dazu führt, dass keine pauschale Empfehlung für eine moderne Systemlandschaft abgegeben werden kann.3

Innovative Konzepte und neue Technologien ermöglichen es Systemlandschaften in KMU flexibel auf veränderte Situationen im Unternehmensumfeld zu reagieren, die Geschäftsprozessunterstützung durch Anwendungen zu gewährleisten und somit ihren eigenen Fortbestand zu sichern. Die Reorganisation der ERP-Systemlandschaft und deren Abstimmung auf die Anforderungen des Unternehmens führen zu wesentlichen Veränderungen und können großes Potential zur Steigerung der Leistung eines Unternehmens bieten. Sie bergen aber auch ein hohes Risikopotential.4

1.1 Ausgangslage und Problemstellung

Mit dem Beginn der Anbindung von Unternehmen an das Internet Ende der 1990er Jahre richtete sich das Hauptaugenmerk nicht mehr auf das reine Nutzen der IT, sondern vielmehr darauf, wie IT wertsteigernd eingesetzt werden kann. Die IT ermöglichte es Unternehmen, neue Märkte zu erschließen und sich den Herausforderungen der zunehmenden Globali- sierung zu stellen.5 Waren es vorerst Großunternehmen, die ERP-Systeme einsetzten, er- kannten um die Jahrtausendwende auch KMU den Wert von betrieblicher Standardsoftware.6 Entscheidet sich ein Unternehmen für ein ERP-System eines bestimmten Herstellers, bindet es sich in der Regel über einen langen Zeitraum von 10-15 Jahren, was der Lebensdauer von diesen Systemen entspricht.7

Das ERP-System wurde zu Gunsten der Wettbewerbsfähigkeit und im Rahmen der Diver- sifikation in der Folge durch weitere Anwendungen ergänzt, die in spezifischen Unterneh- mensbereichen die jeweiligen Anforderungen besser erfüllten. Dies führte allmählich zu ei- nem Wildwuchs der Systemlandschaft, die durch die Ergänzung von Anwendungen um das ERP-System entstanden war. Insellösungen, deren Integration eine Vielzahl an Schnittstel- len erforderte, führten zu großer Heterogenität. Modifikationen am ERP-System und den umliegenden Anwendungen erhöhten im Sinne der Funktionalität die Komplexität der Sys- temlandschaft.8 In produzierenden KMU wurde die Anwendungsvielfalt der Systemland- schaft besonders groß. Zusätzlich zu Anwendungen von Handels- und Dienstleistungsun- ternehmen benötigten sie noch Anwendungen für die Entwicklung und Produktion, was die Komplexität der Systemlandschaft zusätzlich erhöhte.9 Zudem mussten Unternehmen das exponentielle Wachstum der Datenvolumina bewältigen. In den Jahren 2000 bis 2002 wur- den mehr Daten generiert als jemals in der Menschheit zuvor.10

In der Gegenwart stellen Unternehmen fest, dass man auf Grund dieser Entwicklungen, dem Anspruch der Systemlandschaft, die Leistungsfähigkeit von Geschäftsprozessen zu verbessern, nicht gerecht wird. Der Austausch von Informationen zwischen Anwendungen der Systemlandschaft wird erschwert, da ein hohes Maß an Integration über die unterschiedlichen Ebenen der Anwendungen erforderlich ist. Daraus resultiert wiederum, dass eine dringende Notwendigkeit zur Harmonisierung und Konsolidierung der Systemlandschaft im Sinne der Daten- und Prozessqualität entsteht.11

Zum Wildwuchs der Systemlandschaft und der mangelhaften Geschäftsprozessunterstüt- zung kommt bei KMU allerdings das Problem, dass an sie dieselben qualitativen Anforde- rungen gestellt werden, wie an Großunternehmen - bei wesentlich geringeren Skaleneffek- ten, die auf die fehlende Größe von KMU zurückzuführen sind. Dasselbe Maß an Komple- xität muss mit einer geringeren Anzahl an IT-Mitarbeitern bewältigt werden, deren Kompe- tenzen oftmals nicht so weitreichend sind wie jene von IT-Mitarbeitern aus Großunterneh- men. Neben kleineren IT-Budgets, einer heterogenen Systemlandschaft und ebenso hoher Prozesskomplexität muss eine kleinere IT-Abteilung dieselben Anforderungen erfüllen wie jene des Mitbewerbers aus dem Großunternehmen.12

Vielerorts werden die Anforderungen, die an ERP-Systemlandschaften gestellt werden, nicht mehr ausreichend erfüllt. Anpassbarkeit, Offenheit und Flexibilität sind Anforderun- gen, die sich aus dem ständigen Wandel, neuen Trends oder gesetzlichen Änderungen ergeben. IT-Entscheider in KMU sehen sich deshalb mit der Aufgabe konfrontiert einen Wechsel des ERP-Systems und eine damit einhergehende Konsolidierung der Systemland- schaft vorzunehmen, um die Architektur flexibel, modular und zukunftsfähig zu gestalten.13 Eine mittel- und langfristige Planung der ERP-Systemlandschaft ist notwendig, um die ge- nannten Anforderungen zu erfüllen.14

1.2 Zielsetzung

Ziel des Autors der vorliegenden Arbeit ist es, zu ermitteln, welche Optionen sich für IT- Verantwortliche in produzierenden KMU durch die Entscheidung des ERP-System Wech- sels ergeben. Die damit verbundene Reorganisation der Systemlandschaft führt zu einer Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten. Es wird erarbeitet, welche Gestaltung der System- landschaft für ein produzierendes KMU aus heutiger Sicht unter den Gesichtspunkten Fle- xibilität, Agilität und Zukunftsfähigkeit geeignet scheint und welche Unterschiede bzw. Vor- bzw. Nachteile sich aus der Gestaltung ebendieser für KMU ergeben. Neben den klassi- schen Systemlandschaften, die sich aus Best-of-Suite oder Best-of-Breed Strategien zu- sammensetzen, soll auch die hybride Strategie und der mögliche Mehrwert von Cloud-Com- puting für KMU ermittelt werden. Besondere Bedeutung soll demnach aktuellen Trends und neuen Technologien beigemessen werden. Um die Ergebnisse der Literaturrecherche so praxisnahe wie möglich aufzuzeigen, werden SWOT Analysen eines fiktiven Unternehmens erstellt und die Vor- und Nachteile erhoben, die sich durch die unterschiedlichen Möglich- keiten einer konsolidierten Systemlandschaft ergeben. Dadurch soll sich ein Aufbau einer Systemlandschaft herauskristallisieren, der die gegenwärtigen Anforderungen bestmöglich erfüllt und offen für Innovationen und Trends ist. Durch die systematische Vorgehensweise soll die vorliegende Arbeit folgende Forschungsfragen beantworten:

Nach welchen Kriterien sind Systemlandschaften zu gestalten und wie wird durch die Modernisierung der Applikationslandschaft für produzierende KMU ein Mehrwert geschaffen?

Wann kann eine modernisierte Systemlandschaft als zukunftsfähig betrachtet wer- den?

Das Projektmanagement für den Wechsel, die Einführung sowie die Konsolidierung und Modernisierung von Systemlandschaften wird nicht betrachtet. Im Zuge der Arbeit wird keine Kostenbewertung durchgeführt, was auf die Individualität der Gestaltungsmöglichkeiten von Systemlandschaften zurückzuführen ist und die Kenntnis der konkret eingesetzten Anwendungssysteme voraussetzen würde. Projektmanagementspezifische und monetäre Fragestellungen werden ausführlich in der spezifischen Literatur und Studien behandelt und sind für die Beantwortung der Forschungsfragen nicht relevant.

1.3 Aufbau und Struktur

Die vorliegende Arbeit untergliedert sich in vier theoretische und einen praxisbezogenen Hauptteil. Die theoretischen Abschnitte werden mittels Recherche der verfügbaren Literatur bearbeitet. Der Praxisteil beruht auf Unternehmensgegebenheiten, die in dieser Form oftmals in KMU anzutreffen sind, ergänzt durch fiktive Annahmen.

Zunächst werden die Erläuterung gängiger Begriffe rund um ERP-Systeme, die Möglichkeiten zum Einsatz von betrieblicher Software, die wesentlichen Eigenschaften von KMU und jene von Systemlandschaften behandelt.

Das zweite Kapitel behandelt die Grundlagen, um im Allgemeinen das Thema „betriebliche Informationssysteme und deren Einsatz in kleinen und mittleren Produktionsunternehmen“ zu verstehen. Dabei wird insbesondere auf die Besonderheiten von und die Anforderungen an ERP-Systeme im produzierenden Mittelstand eingegangen. Studienergebnisse sollen die Gründe für den ERP-Wechsel darlegen und die an ERP-Systeme gestellten Anforde- rungen aufzeigen. Des Weiteren werden die Veränderungen der IT im Allgemeinen und insbesondere der Wandel von ERP-Systemen der letzten Dekade erörtert. Den Abschluss bilden die Darstellung der Ursachen, die zu einem Wechsel des ERP-Systems führen kön- nen, und die Anführung der Potentiale, Risiken und Chancen, die sich im Zuge dessen für KMU ergeben können.

Im dritten Teil wird der Aufbau der um das ERP-System liegenden Systemlandschaften untersucht. Im Zuge dieser Erarbeitung werden im Speziellen die Systemlandschaften von produzierenden Unternehmen betrachtet und in weiterer Folge die Problemfelder erhoben, die sich durch historisch gewachsene Systemlandschaften ergeben. Erhobene Ziele von sowie Anforderungen an gegenwärtige Systemlandschaften werden anschließend erläutert, da unterschiedliche Optionen zur Gestaltung und Konsolidierung von Systemlandschaften möglich sind. Abschließend werden in diesem Kapitel die Zusammenhänge zwischen dem ERP-Systemwechsel und der Systemlandschaft erläutert und kritische Erfolgsfaktoren so- wie Charakteristika von zukunftsfähigen Systemlandschaften dargestellt.

Beim vierten Teil handelt es sich um jenen, der die zuvor gewonnen Erkenntnisse aus der Literaturrecherche auf ein fiktives Unternehmen anwendet. Ziel ist es, für das beschriebene produzierende KMU anhand von SWOT-Analysen und Studienergebnissen die optimale Gestaltung der Systemlandschaft im Zuge der Modernisierung und Konsolidierung zu erar- beiten.

Im abschließenden Kapitel werden jene Eigenschaften zusammengefasst, die moderne Systemlandschaften charakterisieren. Im Zuge dessen werden die Forschungsfragen beantwortet. Schlussendlich werden im Fazit die wesentlichen Erkenntnisse des Autors der vorliegenden Arbeit zusammengefasst.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 - Struktur der vorliegenden Arbeit15

2 Einführung und Begriffsdefinition

In diesem Kapitel werden Erläuterungen von Begriffen behandelt, die in der vorliegenden Arbeit zur Anwendung kommen. Es dient dazu, die notwendige Wissensbasis zu schaffen, um die in den folgenden Kapiteln verwendeten Ausdrücke zu interpretieren.

2.1 ERP-System

ERP kann sowohl als Konzept als auch als System betrachtet werden. Die konzeptionelle Definition beinhaltet die Integration von Geschäftsprozessen innerhalb eines Unterneh- mens, mit dem Ziel, das Auftragsmanagement und die Auftragskontrolle zu verbessern. Zudem liefert ERP detaillierte Informationen über Bestände und verfolgt das Ziel, die inner- betrieblichen Prozesse zu standardisieren und an Best Practices auszurichten.16 ERP kann als ein wichtiger Aspekt des Managements von Geschäftsprozessen beschrieben werden. Das Konzept ERP wird durch ein Softwaresystem, das Planung und Steuerung sowie Ab- wicklung der Abläufe übernimmt, unterstützt. 17 ERP-Systeme sollen nicht als bloßes tech- nologisches Erzeugnis gesehen werden, sondern vielmehr die Kernplattform zur Unterstüt- zung der Geschäftsprozesse einer Organisation sein, die notwendige Werkzeuge bereit- stellt.18

Welche Software für Unternehmen eingesetzt wird, ist nicht präzise definiert. Elementar ist von Computerprogrammen zur Unterstützung der Arbeitsabläufe in Unternehmen die Rede. Man spricht von Software, die die Geschäftsprozesse unterstützt. Abhängig vom Ursprung der Prozesse unterscheidet man zwischen betriebswirtschaftlicher Software und Produkti- onsplanungs-Software. Über diesen beiden Arten von Software liegt der Begriff der Busi- ness-Software.19

Ein ERP-System stellt für unterschiedliche Fachbereiche von Unternehmen auf einer ge- meinsamen Datenbasis eine Anwendung in Form einer integrierten betriebswirtschaftlichen Standardsoftware bereit. In der Regel bestehen ERP-Systeme aus mehreren einzelnen Mo- dulen, deren Funktionalität Fachbereichen im Unternehmen zugeordnet werden kann. Zu- sätzlich werden von vielen Herstellern branchenspezifische Lösungen in Form von erwei- ternden Modulen angeboten.20

Da es eine Vielzahl von Definitionen für den Begriff ERP-System gibt, und jeder Verfasser den Begriff für sich selbst definiert, sind nachfolgend Definitionen des Begriffs aus der Literatur angeführt:

“ Unter einem ERP-System wird eine integrierte Software verstanden, die auf Basis stan dardisierter Module alle oder wesentliche Teile der Gesch ä ftsprozesse eines Unterneh mens aus betriebswirtschaftlicher Sicht informationstechnisch unterst ü tzt. Die zur Verf ü gung stehenden Systemfunktionalit ä ten liefern dabei aktuelle Informationen auf Basis der erfassten und verarbeiteten Daten und erm ö glichen hierdurch eine unternehmensweite Planung, Steuerung und Kontrolle. “ 21

„ ERP ist ein integriertes Informationssystem, das auf einer zentralen Datenbank und einer gemeinsamen Plattform aufgebaut ist. Es unterst ü tzt das Unternehmen beim wirksamen Nutzen s ä mtlicher Unternehmensressourcen und unterst ü tzt den Informationsfluss zwi schen allen Gesch ä ftsfunktionen. “ 22

„ Ein ERP-System ist ein umfassendes Informationsverarbeitungssystem, das Gesch ä fts- prozesse und -regeln in einem Unternehmen abbildet und ganz oder teilweise automatisiert. Mit Hilfe von gezieltem Workflowmanagement und der Kanalisierung des Informationsflus- ses werden Funktionen wie z.B. Produktion, Controlling, Personal und Vertrieb miteinander verbunden. Dies gew ä hrleistet die Planung, Steuerung und Kontrolle des gesamten Unter- nehmens. ERP-Systeme enthalten f ü r das Technologiemanagement wichtige Informatio- nen zu Verbrauchen von Teilen und Baugruppen sowie im Bereich der Arbeitspl ä ne auch zu eingesetzten Technologien. “ 23

In der vorliegenden Arbeit werden ERP-Systeme als integrierte Standardsoftware, die dazu dient betriebswirtschaftliche Prozesse in Organisationen zu unterstützen, bezeichnet. Das System besteht aus unterschiedlichen Modulen für jeweilige Fachbereiche von Organisati- onen, deren Daten zentral erfasst, verwaltet und bearbeitet werden. Die verarbeiteten Da- ten dienen zur Planung, Steuerung und Kontrolle und zur operativen und strategischen Ent- scheidungsfindung“.

2.2 Softwareauswahl

Bevor ein neues Anwendungssystem eingeführt oder ein bestehendes abgelöst wird, sehen sich Entscheider mit der Frage konfrontiert, ob die neue Software entwickelt wird, oder ob eine Standardsoftware angeschafft werden soll. Um diese Frage beantworten zu können, müssen eine Reihe von Entscheidungen getroffen werden.24

In der Anfangszeit der betrieblichen IT wurde die Eigenentwicklung als Methode zur Be- schaffung eingesetzt. Individualsoftware, die explizit auf Kundenbedürfnisse angepasst wird, wird heute ausgewählt, wenn keine adäquate Lösung auf dem Markt verfügbar ist, die die Anforderungen von Unternehmen besser oder gezielter abdecken als Standardsoft- ware.25

Standardsoftware wird für einen anonymen Markt zu einem bestimmten Anwendungsgebiet erstellt. Sie kann durch Anpassungen (Customizing) an die Bedürfnisse der Benutzer oder der gesamten betrieblichen Ablauforganisation angepasst bzw. ausgerichtet werden.26

2.2.1 Standardsoftware

Eignen sich Standards oder wird Standardsoftware präferiert, ist die Entscheidung zu tref- fen, ob der Schwerpunkt auf der optimalen Leistungsfähigkeit (Best-of-Breed) liegt oder ob es zweckmäßiger ist, alles von einem Softwareanbieter (Best-of-Suite) zu beziehen.27

2.2.1.1 Best-of-Suite

Um die Komplexität von Anwendungen möglichst gering zu halten, präferieren es Unternehmen oftmals, eine möglichst hohe Anzahl an Prozessen mit der Software von einem Anbieter abzuwickeln. Beim sogenannten Best-of-Suite Ansatz werden im Regelfall Einbußen hinsichtlich der Performance in einzelnen funktionalen Bereichen des Systems in Kauf genommen. Bei diesem Szenario werden lediglich vereinzelt kritische Bereiche von Systemen durch spezielle Lösungen oder Individualsoftware unterstützt.28

2.2.1.2 Best-of-Breed

Der Best-of-Breed Ansatz verfolgt das Ziel, das beste Produkt für konkrete Fragestellungen in Unternehmen zur Verfügung zu stellen.29 Somit ist die optimale Unterstützung von Leistungsprozessen gewährleistet, was jedoch dazu führt, dass eine große Anzahl von einzelnen Systemen, Modulen und möglicherweise inkompatiblen Schnittstellen unterschiedlicher Anbieter verwaltet und angepasst werden müssen. Jedes einzelne System greift zudem auf eine separate Datenhaltung zurück.30

Der Best-of-Breed Ansatz muss nicht zwangsläufig eine Kombination aus Standardsoftware sein. Auch eine Mischung aus Individualsoftware und Standardsoftware führt zu einem Best-of-Breed Ansatz.

2.2.2 Individualsoftware

Individualsoftware wird unternehmensspezifisch entwickelt und dient dazu konkrete funkti- onale Bereiche abzudecken. Auf Grund der Individualprogrammierung kann die Anwen- dung in die bereits bestehende Systemlandschaft integriert werden, diese erweitern oder ablösen. Probleme wie erhöhte Kosten, unsicherer Support seitens des Herstellers und eine mangelhafte Release-Fähigkeit, die aus früheren Zeiten bekannt sind, bestehen teilweise auch noch heute. Nichts desto trotz ist die Individualsoftware oftmals eine Option für Unter- nehmen.31

2.2.3 Vor- und Nachteile der diskutierten Typen

Die folgende Tabelle dient zur Erläuterung der jeweiligen Vor- und Nachteile von Best-of- Suite und Best-of-Breed:32

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1 - Vor- und Nachteile von Best-of-Suite und Best-of-Breed

Anschließend werden in Tabelle 2 die Vor- und Nachteile von Standard- bzw. Individualsoftware einander gegenübergestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 2 - Vor- und Nachteile von Standard- bzw. Individualsoftware33 34

2.3 Systemlandschaft

Der Begriff Systemlandschaft wird in der vorliegenden Arbeit synonym mit den Begriffen Anwendungslandschaft und IT-Landschaft verwendet, da die Literatur nicht zwischen den Begriffen differenziert und sie dort häufig gleichbedeutend verwendet werden.35 36 37 Eine präzise Definition lässt sich nicht finden, da oftmals lediglich die Attribute von Systemland- schaften beschrieben werden, dabei aber kein eindeutiges Begriffsverständnis geschaffen wird.38 Ziel des folgenden Kapitels ist eine gemeinsame Betrachtung des Begriffs „System- landschaft“, die dazu dienen soll, im weiteren Verlauf der vorliegenden Arbeit ein gemein- sames Verständnis zu haben. Es sollen die terminologischen Bestandteile „System“ und „Landschaft“ abgegrenzt und definiert werden. Anschließend werden die beiden Begrifflich- keiten informationstechnisch zugeordnet und die Bedeutung des Begriffs „Systemland- schaft“ erarbeitet.

2.3.1 Systeme

Da sich der Begriff „Systemlandschaft“ aus den beiden Wörtern „System“ und „Landschaft“ zusammensetzt, findet im folgenden Abschnitt eine Definition des Systembegriffs statt, die notwendig ist, um folglich die Definition des Begriffs „Systemlandschaft“ auszuarbeiten.

2.3.1.1 Systembegriff

Beim „System“ handelt es sich um eine gängige Bezeichnung, die in unterschiedlichsten Kontexten angewendet wird. Unterschieden werden natürliche Systeme wie bspw. das Son- nen- oder Ökosystem, abstrakte Systeme wie das Finanz- oder Wirtschaftssystem oder technische Systeme (EDV-System, Navigationssystem, Datenbanksystem). Auffällig ist, dass der Systembegriff in der Regel in Verbindung mit komplexen Zusammensetzungen von Objekten aufgegriffen wird, deren kausale Zusammenhänge und Effekte sich dem Men- schen nur durch Ausdauer und gedankliche Energie öffnen.39 Der Systembegriff ist laut Li- teratur wie folgt definiert:

„ Ein einheitliches Ganzes, das aus einem oder mehreren Prozessen, Hardware, Software, Einrichtungen und Personen besteht, das die F ä higkeit besitzt, vorgegebene Forderungen oder Ziele zu befriedigen. “ 40

„ Ein System ist eine Gesamtheit von Elementen, die durch Beziehungen derart miteinander verbunden sind, dass sich ein funktionsf ä higes Ganzes mit einem bestimmten Verhaltensmuster bildet. “ 41

2.3.1.2 Informations- und Kommunikationssystem

Bei einem Informationssystem handelt es sich in der Regel um ein offenes, mathematisches Modell, von dem seitens der Entwickler erwartet wird, dass es sich wie gewünscht verhält. Bei der Gestaltung von Informationssystemen können jedoch durch die Entwicklung oder Bedienung durch den Menschen ebenso Fehler entstehen, wie sie zufällig durch die Kom- ponente Maschine auftreten können. Aus diesem Grund kann man das Verhalten von In- formationssystemen als stochastisch bewerten.42 Informationssysteme werden wie folgt de- finiert:

„ Ein Informationssystem ist ein k ü nstliches, konkretes System, das aus maschinellen und menschlichen Elementen besteht und seine Nutzer mit Informationen versorgt. Es ist gleich- zeitig ein Modell und ein Element einer Organisation oder verbundener Organisationen. “ 43

Bei Informationssystemen handelt es sich um soziotechnische Systeme, die menschliche und maschinelle Komponenten umfassen und mit dem Ziel der optimalen Bereitstellung von Information und Kommunikation nach wirtschaftlichen Kriterien eingesetzt werden.44

Da die Kommunikation über die Unternehmensgrenzen hinaus immer größerer Bedeutung gewinnt, ist es wichtig, dass der Faktor Kommunikation in Verbindung mit Informationssys- temen extra betont wird. Informations- und Kommunikationssysteme (IK-Systeme) ermög- lichen es Unternehmen, über Schnittstellen mit externen Interessensgruppe zu kommuni- zieren.45 Informationssysteme und Kommunikationssysteme stellen wie in Abbildung 2 dar- gestellt Mensch-Aufgabe-Technik-Systeme dar. Das Element Technik beinhaltet alle Kom- ponenten von Datenverarbeitungssystemen. Beim Menschen handelt es sich entweder um den Produzenten bzw. Anwender oder den Adressanten des Systems. Aufgaben können unabhängig von der Charakteristik des Techniksystems betrachtet werden, da sie die Prob- lemfelder beinhalten, die mit Hilfe des IKT-Systems abgearbeitet werden sollen.46

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2 - Struktur eines Informations- und Kommunikationssystems47

Informations- und Kommunikationssysteme „ vereinigen personelle (Qualifikation, Motiva- tion), organisatorische (Aufbau- und Ablauforganisation) und technische (Hardware, Soft- ware) Komponenten zum Zwecke der Informationsversorgung von Akteuren. Die Kombina- tion dieser Komponenten bestimmt die Struktur von Informations- und Kommunikationssys- temen. “ 48

2.3.2 Landschaft

Die Literatur bietet keine eindeutige Definition für den Landschaftsbegriff. Im Unterschied zum Systembegriff zeigt sie jedoch eine Vielzahl an unterschiedlichen Varianten des Begriffsverständnisses auf.49

Landschaft im engen Sinn bezeichnet den Gedanken von Naturlandschaften oder vorin- dustriellen bäuerlichen Kulturlandschaften.50 Diese lassen sich mit Adjektiven wie „natür- lich“, „ländlich“, „schön“ und „gut“ beschreiben und sind eine stereotype Ansammlung we- niger Elemente (Wälder, Bäume, Wiesen, Berge, Landstraßen, Wolken). In dieser her- kömmlichen engen Sichtweise ist Landschaft etwas, was uns über den Sehsinn zugänglich wird.51 Dieses Landschaftsbild entspricht jedoch nicht mehr dem Erscheinungsbild wirt- schaftlich prosperierender Gebiete. Die Planung der Raumnutzung der Zukunft verlangt von den Experten eine zweckbezogene Erweiterung. In deren komplexeren Sichtweisen spielt die Aufgabe der Landschaft eine Rolle, ihre Nutzung und die dabei verursachten Beeinflus- sungen und Veränderungen.52 Die erweiterten Sichtweisen lassen die Vorstellung von Land- schaft als dynamisches System menschgemachter Räume zu.53 Sie machen nachvollzieh- bar, warum man den Landschaftsbegriff auch auf andere - zum Beispiel auf technische Bereiche - ausdehnen kann. Von der Europäischen Landschaftskonvention (ELC) wird Landschaft - sehr dynamisch - als Ergebnis von Wirkungen und Wechselwirkungen defi- niert:

"Landschaft" ist ein Gebiet, wie es vom Menschen wahrgenommen wird, dessen Charakter das Ergebnis der Wirkung und Wechselwirkung von nat ü rlichen und/oder menschlichen Faktoren ist. 54

2.3.3 Systemlandschaft

Begriffe der Informationstechnologie sind für laienhafte Anwender dann am besten verständlich, wenn sie Assoziationen an Bekanntes hervorrufen. Das Wesen von Computerviren oder Trojanischen Pferden etwa wurde für den laienhaften Anwender dadurch besser verständlich, dass ihm durch die geschickt gewählte Bezeichnung ein altbekanntes Modell für ein neues Phänomen angeboten wurde.

Im Wort „Systemlandschaft“ dürfte der Begriff der „Landschaft“ in ähnlicher Weise Modell- charakter haben. Er knüpft an die Vorstellungen in den Köpfen der Menschen an und findet selbst für die Wolke des klassischen Landschaftsbildes mit der Cloud noch ein entsprechendes technisches Äquivalent. Wo im Fall der natürlichen Landschaft ein dynamisches System menschengemachter Räume vorliegt, ist es im Fall von IK-Systemen ein dynamisches System menschengemachter Technologien. Der Charakter der Landschaft ist laut ELC das Ergebnis der Wirkung und Wechselwirkung von natürlichen und/oder menschlichen Faktoren. Der Charakter der Systemlandschaft ist das Ergebnis der Wirkung und Wechselwirkung von technischen und/oder menschlichen Faktoren.

Das charakteristische Spannungsfeld eines IK-Systems Mensch-Aufgabe-Technik erinnert an die Wechselwirkung Mensch-Naturnutzung-natürliche Ressourcen des Landschaftsbe- griffs. In beiden Fällen handelt es sich um komplexe, heterogene Systeme, die historisch gewachsen sind und einem dynamischen Umfeld ausgesetzt sind und sich aus diesem Grund in ständigem Wandel befinden. Folgende Definition wird auf Grund der Ergebnisse der Literaturrecherche des Systembegriffs und des Landschaftsbegriffs für den weiteren Verlauf der Arbeit gewählt:

„ Systemlandschaften sind komplexe, heterogene Gebilde, in denen die 3 Faktoren Mensch, Aufgabe und Technik interagieren. Sie bestehen aus Informations- und Kommunikations systemen und sind historisch gewachsen, einem dynamischen Umfeld ausgesetzt und befinden sich in st ä ndigem Wandel. “

2.4 Kleine und mittlere Unternehmen

Die Abkürzung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wird in dieser Arbeit kontextab- hängig sowohl im Singular als auch im Plural benutzt. Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich mit der Gestaltung von Systemlandschaften in produzierenden kleinen und mittleren Unternehmen im europäischen Raum. Im Abschnitt folgenden soll daher dargestellt wer- den, wie KMU in Österreich und seitens der Europäischen Union definiert wird. Anschlie- ßend wird auf die Herausforderungen eingegangen, die KMU im Gegensatz zu großen und multinationalen Unternehmen bewältigen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

2.4.1 Definition

Seitens der Wirtschaftskammer Österreich wird keine verbindliche Definition für kleine und mittlere Unternehmen genannt. Als Richtlinie zur Bestimmung der Größe von Unternehmen dient eine vier Kriterien (siehe Tabelle 3) umfassende Empfehlung der EU-Kommission. Jenes Attribut, das als aussagekräftigstes Kriterium festgelegt ist, ist die Anzahl der Mitar- beiter im Unternehmen. Dem folgt mit dem Umsatz ein finanzielles Kriterium, da vom Um- satz die Bedeutung des Unternehmens, die Leistung und die Marktstellung berücksichtigt wird. Das zweite finanzielle Merkmal, die Bilanzsumme, spiegelt in Kombination mit dem Umsatz ein Gesamtbild des Unternehmens wider. Das letzte Merkmal ist die Eigenständig- keit, die für jene KMU von Bedeutung ist, die einem Konzern angehören. Erhalten KMU

Unterstützung von Konzernmüttern ist die Eigenständigkeit ein relevantes Merkmal, da gleich große und vor allem unabhängige Konkurrenten diese Unterstützung möglicherweise nicht erhalten. Gemäß der Begriffsbestimmung im EU-Recht zur Definition der Kleinstun- ternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen gelten die folgenden Kriterien:55

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 3 - KMU-Kriterien für Österreich im Überblick56

2.4.2 Unterscheidungsmerkmale zwischen KMU, GU und MNU

Im folgenden Abschnitt werden die für diese Arbeit relevanten Unterschiede zwischen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Großunternehmen (GU) sowie multinationalen Unternehmen (MNU) dargestellt.

2.4.2.1 IT-Abteilungen in KMU und GU

Im Gegensatz zu GU trifft in KMU auf Grund der geringeren Anzahl an Mitarbeitern oftmals der Unternehmer selbst sämtliche strategischen Entscheidungen und übernimmt somit die Verantwortung.57 Entscheidungen werden oft intuitiv getroffen, ohne Anbietervergleiche auf rechnerischer Basis durchzuführen. Es gibt kürzere Entscheidungswege und flachere Hie- rarchien, was oftmals auf die vorhandene Vertrauensbasis zwischen dem Abteilungsleiter der Fachabteilung und den Unternehmern zurückzuführen ist.58 Großunternehmen benöti- gen für Entscheidungen Stabsabteilungen. Experteninterviews haben ergeben, dass Unter- nehmer in KMU oftmals sehr schlicht über die Unterstützung der Geschäftsprozesse durch die IT denken. Der Wille, ein komplexes IT-System zu installieren, das Expertenwissen von Fachkräften erfordert, hält sich in Grenzen.59

Die Bereitschaft, Standardanwendungen zu verwenden, ist auf Grund der Tatsache der be- grenzten oder nicht vorhandenen IT-Budgets groß. Experten, die zur Einführung von Indi- vidualsoftware benötigt würden, werden in den Budgets nicht berücksichtigt.60 Tatsächlich dürfte wie auch in großen Unternehmen das Ziel nicht darin bestehen, nur ein System ein- zusetzen, sondern vielmehr darin, jene Anwendungsgebiete zu forcieren, die die Kernkom- petenzen des Unternehmens darstellen.61 Hersteller von Software verfolgen das Ziel pas- sende Schnittstellen zu Fremdsystemen herzustellen. IT-Abteilungen in KMU haben laut Expertenaussagen mit der Schwierigkeit zu kämpfen, dass für sie dieselben qualitativen Anforderungen bestehen wie bei Großunternehmen, bei ihnen aber auf Grund der nicht vorhandenen Größe die Skaleneffekte ausbleiben beziehungsweise kleiner sind. Eine wei- tere Problematik für KMU besteht darin, dass oftmals ein geringeres Know-How mit ERP- Systemen vorhanden ist als bei Großunternehmen. In größeren Unternehmen sind oftmals mehrere Experten in den IT-Abteilungen beschäftigt. Sie haben die Zeit und die Möglichkeit, sich mit neuen Technologien auseinandersetzen und einen Einsatz im Unternehmen in Er- wägung zu ziehen. In KMU hingegen wird weniger über die Kernkompetenzen hinausge- schaut. Unterstützt ein vorhandenes System die gewünschten Anforderungen und damit einhergehend die Geschäftsprozesse, ist es in der Regel für den Softwareanbieter von KMU schwierig, den Unternehmer vom Nutzen und der Kostenwirksamkeit von Innovationen zu überzeugen und ihn dafür zu gewinnen, eine neue Technologie zu implementieren.62

Tabelle 4 beschreibt die wesentlichen Unterschiede der IT-Abteilungen von KMU und GU:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 4 - Unterschiede in der IT zwischen KMU und GU63

Experten sind der Meinung, dass IT-Mitarbeiter in kleinen und mittleren Unternehmen sehr flexibel einsetzbar sein müssen und weniger Spezialisten als Generalisten sind. Ihr Wissen

ist demnach sehr breit gefächert. Tiefgreifendes Expertenwissen fehlt den IT-Mitarbeitern in KMU jedoch oftmals. So wird in KMU bei der Softwareentwicklung keine zwingende Trennung zwischen Konzept, Programmvorgabe und Codierung vorgenommen, wie es vergleichsweise in IT-Abteilungen von Großunternehmen der Fall ist.64

2.4.2.2 Geschäftstätigkeit und Globalisierung

Ähnlich flexibel wie im Umgang mit den IT-Innovationen sollten KMU auch mit externen Herausforderungen sein. Diese ergeben sich durch die Dynamik, die durch den stetigen Wandel der wirtschaftlichen, technologischen, soziokulturellen sowie politischen Umwelt entstehen. Schnellere Prozesse, Produktinnovationen und damit einhergehende kürzere Produktlebenszyklen und Entwicklungszeiten zählen ebenso zu den schnell verändernden Rahmenbedingungen wie eine höhere Variantenvielfalt, hohe Nachfrageschwankungen und zügige Entwicklungen in der Informations- und Kommunikationstechnologie. Von KMU wird dieser Wandel besonders stark wahrgenommen. Im Unterschied zu großen Unterneh- men können kleine externe Veränderungen für sie große Risiken bedeuten. Ist eine rasche, systematische Reaktion auf Veränderungen nicht möglich, können Wettbewerbsnachteile entstehen, die im schlimmsten Fall zur Existenzbedrohung führen können. Im Gegenzug können Veränderungen der Umwelt auch positive Effekte bei KMU hervorrufen, die als Chancen wahrgenommen werden können. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn KMU kundennah produzieren und ihre Produkte kundenindividuell ausrichten. Das heutige Um- feld verlangt von KMU ein Höchstmaß an Flexibilität und dementsprechend eine rasche Anpassung an geänderte Rahmenbedingungen. Bedauerlicherweise ist es in der Realität oft so, dass Ressourcen wie Geld, Zeit und Personal knapp sind. Anpassungen der Orga- nisationsstruktur werden verschoben und es wird erst agiert, wenn die Situation das Ge- schäft schädigt, oder ein Umlenken unabdingbar ist.65

Die Globalisierung und die stetig steigende Arbeitsteilung auf internationaler Ebene zwischen Unternehmen, Regionen und Standorten kann auch am Beispiel der multinationalen Unternehmen (MNU) beobachtet werden. Folgenden Definitionen sind in der Literatur für multinationale Unternehmen angeführt:

„ Ein warenproduzierendes Unternehmen, das in mehreren L ä ndern t ä tig ist. Wesentliche Elemente der Wertsch ö pfungskette sind ü ber mehrere L ä nder verteilt. Die einzelnen Tochtergesellschaften k ö nnen ausschlie ß lich f ü r einzelne Funktionsbereiche (z. B. Produktion oder Forschung und Entwicklung) oder auch mehrere Funktionsbereiche (z. B. Produktion, Forschung und Entwicklung sowie Marketing) verantwortlich sein. “ 66

“ Ein multinationales Unternehmen ist ein Unternehmen, das Investitionen im Ausland durchf ü hrt und Wertsch ö pfung in mehr als einem Land generiert. Ein Unternehmen ist nicht multinational, wenn es sich ausschlie ß lich mit dem Handel in anderen L ä ndern besch ä ftigt oder Auftr ä ge im Ausland abwickelt. Ein multinationales Unternehmen investiert, entwickelt und produziert im Ausland. “ 67

Um in der vorliegenden Arbeit ein klares Begriffsverständnis für MNU zu erstellen, wird es folgendermaßen definiert:

Ein MNU verteilt seine wertschöpfenden Teilbereiche auf unterschiedliche Länder in Form von Niederlassungen, Produktionsstandorten oder Tochtergesellschaften. Um die Kriterien für ein MNU zu erfüllen ist es nicht ausreichend in mehreren Ländern die Vermittlung der Geschäftstätigkeit durchzuführen, da es sich dabei um keinen für ein Produktionsunternehmen wertschöpfenden Teilbereich handelt.

Um betriebswirtschaftliche Aktivitäten in Form von Auslandsaktivitäten nachzukommen und auf internationalen Märkten aktiv zu werden, müssen KMU beträchtliche Risiken in Kauf nehmen. Für ein MNU hingegen ist die Entscheidung, in Mittel- und Osteuropa ansässig zu werden, eine von vielen, da sie über ausreichend Ressourcen und über das nötige Know- How für diesen Schritt verfügen. Für MNU war zum Beispiel die Erweiterung der Europäi- schen Union zum Jahrtausendwechsel ein wesentlicher Auslöser, Auslandsaktivitäten in Mittel- und Osteuropa in die Wege zu leiten oder zu verstärken. Insbesondere MNU errich- teten dort Möglichkeiten, ihren Geschäftsfähigkeiten nachzukommen.68

Die Globalisierung stellt für KMU eine viel größere Hürde dar. Sättigung, verlangsamtes Wachstum und zunehmendem Konkurrenzdruck der angestammten Märkte zwingen sie immer mehr, sich am internationalen Wettbewerb zu orientieren.69 KMU stehen vor der Her- ausforderung mit limitierten Ressourcen Barrieren des Marktes, der Kultur und der Politik zu überwinden, die von MNU auf Grund ihrer Möglichkeiten bedeutend schwächer wahrge- nommen werden.70

3 ERP-Systeme in produzierenden KMU

Im folgenden Abschnitt werden die Charakteristika von ERP-Systemen in KMU und in weiterer Folge von produzierenden KMU erläutert. Anschließend werden die Erwartungen an die Systeme dargestellt, die Entwicklungen von ERP-Systemen der letzten Jahre betrachtet und jene Gründe aufgezeigt, die zu einem Wechsel des Systems führen können. Abschließend findet eine kritische Betrachtung der Risiken, die mit einem Wechsel verbunden sind, und der Chancen, die sich durch einen Wechsel ergeben, statt.

Seit den 1970er Jahren werden unternehmensindividuelle Geschäftsprozesse durch Infor- mationssysteme unterstützt. Anfangs kam Individualsoftware zum Einsatz, die primär dazu diente, besonders rechenintensive Abläufe wie beispielsweise die Ermittlung von Lohnbe- trägen, durchzuführen. Mitte der 1970er Jahre wurden allgemein gültige Anwendungen ent- wickelt und durch standardisierte Software unterstützt. Insbesondere rechenintensive Ab- läufe zur Planung des Materialbedarfs für die Stücklistenauflösung und Primärbedarfser- mittlung wurden durch Computer unterstützt. Daraus entstand Material Requirement Plan- ning (MRP), das in weiterer Folge zum Manufacturing Resource Planning (MRP II) um die Funktionen Beschaffung, Einkauf, Zeiterfassung sowie Planung und Steuerung der Produk- tion erweitert wurde. MRP II war die Basis heutiger ERP-Systeme.71

Die Fähigkeit zur Zusammenarbeit von verschiedenen ERP-Systemen und deren Offenheit nahmen stetig zu. Der Aufbau von ERP-Systemen war mit gängigen Industriestandards übereinstimmend, was die Unterstützung der Geschäftsprozesse förderte und die Kommunikationen zwischen ERP-Systemen und peripheren Systeme verbesserte. Auf Grund der Tatsache, dass eine Vielzahl an Prozessen in Unternehmen gleicher Branche ähnlich verlaufen, entstanden standardisierte Lösungen, deren Einsatz in unterschiedlichen Unternehmen möglich war. Branchenlösungen wurden entwickelt, um in unterschiedlichen Industrien die Kernprozesse dezidiert zu unterstützen.72

Heutige ERP-Systeme sollen die Unternehmen insbesondere bei der Erreichung der vier Ziele Ressourcenverf ü gbarkeit, Liefertreue, Flexibilit ä t bei der Marktbedienung und Verrin- gerung der Durchlaufzeiten unterstützen. MRP war das ursprüngliche Anliegen von ERP und diente dazu die Verfügbarkeit von Material zu steuern. In weiterer Folge dehnte sich das Konzept mit MRP II auf die Planung und Steuerung sämtlicher Ressourcen aus.73 Zur Gewährleistung der Verfügbarkeit von Material können Unternehmen die Bestände erhö- hen oder ihre Planung effizienter gestalten. Nachdem der Aufbau von Beständen mit hohen Kosten verbunden ist, wird das Just-in-Time-Prinzip präferiert, da die Materialien erst dann beschafft werden müssen, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Dieses Prinzip ist ohne aufwändige IT-Unterstützung nicht möglich, da sämtliche Unternehmensressourcen so ab- gestimmt werden müssen, dass Läger entfallen, sofern das möglich ist. Das zweite wesent- liche Ziel ist die Einhaltung von zugesagten Lieferterminen gegenüber dem Kunden. Die Liefertreue bezieht sich auf Termine, Mengen und Qualität der gelieferten Produkte und korreliert mit der Durchlaufzeit. ERP-Systeme ermöglichen es, Termine für den Start der Produktion festzulegen, um dem Kundenterminwunsch gerecht zu werden. Darüber hinaus dienen sie als wichtiges Werkzeug zur Bewertung von Lieferanten und deren Liefertreue gegenüber dem Unternehmen. Flexibilität gewinnt nicht zuletzt auf Grund von Sonderwün- schen und einer hohen Variantenvielfalt an immer größerer Bedeutung.74 ERP-Systeme er- möglichen es Unternehmen auf Grund der Transparenz über Ressourcen, Auftragsreihen- folgen und der Auftragsabarbeitung flexibel Eingriffe vorzunehmen und umzusteuern, um Sonderwünschen zu erfüllen. Durchlaufzeiten werden von unterschiedlichen Unterneh- mensbereichen unterschiedlich interpretiert. Für die Produktion sind Rüstzeiten, Bereitstel- lungszeiten, der interne Transport und Liegezeiten von besonderer Bedeutung, während sich der Vertrieb für die Zeit vom Auftragseingang bis zur Ablieferung zum Kunden beson- ders interessiert. Ziel von ERP-Systemen ist es, alle Durchlaufzeiten zu optimieren um die Kosten zu senken und den Kunden zufrieden zu stellen.75

Neben den angeführten Zielen erfüllen ERP-Systeme zudem die Erwartung, Aufgaben wei- testgehend zweckmäßig zu automatisieren und miteinander zu verbinden. Besonders er- wähnenswert ist die Tatsache, dass unterschiedliche Fachbereiche von Unternehmen auf dieselben Informationen zurückgreifen können, da dies unnötige Verzögerungen vermeidet, die durch die Nachfrage in anderen Abteilungen entstehen könnten. Die Transparenz und die Kollaboration zwischen den Abteilungen werden zusätzlich gefördert, da Daten nur ein- malig eingegeben werden müssen und sämtliche Zuständige darauf Zugriff haben.76

3.1 Besonderheiten von ERP-Systemen in Produktionsunternehmen

Die Vielfalt an unterschiedlichen Unternehmen, die voneinander abweichenden Abläufe und Leistungen führen zu einer Reihe an individuellen Anforderungen an ERP-Systeme. Für Handelsbetriebe ist die Integration von Lieferanten und Abnehmern von besonderer Bedeutung. Sie müssen teilweise beachtliche Sortimentsgrößen und eine Vielzahl an La- gerbewegungen bewältigen. In Dienstleistungsunternehmen werden immaterielle Leistun- gen angeboten. Das Hauptaugenmerk richtet sich auf Kommunikation, Management von Dokumenten und die Projektführung. Produktionsunternehmen erzeugen oder ändern Ma- terialen und stellen hohe Ansprüche an Planung und Steuerung sowie die Rückverfolgbar- keit. Zusätzlich können Produktionsunternehmen über einen Bereich für Produktentwick- lung verfügen, der heikle Anforderungen an die Integration von Daten mit sich bringt. In Produktionsunternehmen werden die bekannten Anwendungen aus Handels- und Dienst- leistungsunternehmen um produktionsspezifische erweitert, was zu einer größeren Anwen- dungsvielfalt führt.77

Die industrielle Erzeugung von Produkten kann durch IT-Systeme wesentlich unterstützt werden. Auf Grund der Tatsache, dass sich die Kundenanforderungen nach Produktarten unterscheiden, sind auch die Abläufe der Produktion unterschiedlich. Für die kundenanonyme Lagerfertigung (Make-to-Stock, MTS), die Produktion eines Kundenauftrags (Maketo-Order, MTO) oder die Entwicklung und Konstruktion eines Produkts nach Kundenspezifika (Engineer-to-Order, ETO) stehen unterschiedliche Methoden seitens der Software zur Verfügung, die unterschiedliche Funktionsbereiche und Stärken aufweisen und oftmals auf konkrete Ausprägungen der Auftragsabwicklung optimiert wurden.78

Abbildung 3 stellt einen möglichen Aufbau eines ERP-Systems in einem Produktionsunternehmen dar. Der Funktionsbereich Produktion, dessen Vorhandensein einen wesentlichsten Unterschied zum Aufbau eines ERP-Systems von Handels- und Dienstleistungsunternehmen darstellt, verwaltet sämtliche produktionsrelevanten Daten, übernimmt die Erfassung von Anlagenlaufzeiten und visualisiert die vorhandenen Kapazitäten.79

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3 - Möglicher Aufbau eines ERP-Systems80

3.2 Besonderheiten von ERP-Systemen in KMU

In kleinen und mittleren Unternehmen ist die Struktur der Produktion anders als in Großun- ternehmen gestaltet. In GU werden große Serien oder Massen gefertigt, was dazu führt, dass die Abläufe in der Produktion verhältnismäßig systematisch gestaltet sind. KMU ste- hen vor der Herausforderung komplexe und schwankende Einzel- oder Kleinserien zu fer- tigen, um den Kundenbedürfnissen gerecht zu werden. Die Kundenbedürfnisse sind es auch, von denen ein KMU wesentlich abhängiger ist, als ein entsprechend ausgestattetes GU. KMU richten den Fokus auf die Planung und Steuerung der Termine. Oftmals finden nicht alle vom ERP-Anbieter gelieferten Module im Unternehmen Einsatz, da Tätigkeitsbe- reiche wie beispielsweise die Buchhaltung oder das Controlling von externen Firmen über- nommen werden.81

3.2.1 Software-Integration

Auf Grund der knappen personellen Ressourcen stellt oftmals die Implementierung von ERP-Systemen oder erweiternden, peripheren Anwendungen eine große Hürde für KMU dar. Personal muss für die Definition und das Konzept von Prozessen, die durch das Sys- tem abgebildet werden sollen, bereitgestellt werden. Mitarbeiter, die das Projekt begleiten und Schnittstellen definieren, bilden bei der Implementierung von ERP-Systemen oftmals den Engpass.82

3.2.2 IT-Budget

KMU verfügen oftmals nur über geringe oder nicht ausreichend festgelegte IT-Budgets.83 Demnach stellt sich in vielen Fällen nicht die Frage nach einer Individuallösung, weshalb im besten Fall individualisierte Standardanwendungen zum Einsatz kommen. Die Entscheidung für ein ERP-System ist oftmals eine Kompromisslösung, die nicht alle Anforderungen des KMU abgedeckt und die die Performance des Systems schmälert.84

3.2.3 Hindernisse bei der Aktualisierung wegen erhöhtem Anpassungsaufwand

In KMU muss besonderes Augenmerk auf einen möglichen Aufwand für zukünftige Anpas- sungs- bzw. Programmierbedarfe genommen werden. Um die Komplexität zu reduzieren empfiehlt es sich auf Standardlösungen und nach Bedarf auf standarisierte Zusatzmodule zurückzugreifen, damit Updates ohne erheblichen Mehraufwand durchgeführt werden kön- nen. Als Aktualisierungsproblem von ERP-Systemen kann in KMU auch die fehlende Ka- pazität in der IT-Abteilung gesehen werden. Werden empfohlene Updates nicht durchge- führt, kann sich diese Versäumnis negativ auf die Performance des Systems auswirken.85

3.2.4 Externe Vorgaben

KMU sind oftmals nicht in der Lage alleinig über die Einführung eines ERP-Systems zu bestimmen, da Kunden spezifische Anforderungen stellen können, um gesetzlichen oder technischen Anforderungen nachzukommen. Beispiel hierfür sind die Lebensmittelindustrie (Chargenrückverfolgung) und die Automobilindustrie (Schnittstellen zum Datenaus- tausch).86

3.3 Anforderungen an betriebliche Standardsoftware

Ergänzend zu den Anforderungen, die gegenwärtig an ERP-Systeme gestellt werden, müs- sen allgemeingültige Charakteristika von der betrieblichen Standardsoftware erfüllt werden. Die folgenden Ansprüche Flexibilit ä t, Wandlungsf ä higkeit, Plattformunabh ä ngigkeit, Integ- rationsf ä higkeit, Internetf ä higkeit und Cloud-Computing werden von Unternehmen auch an jene Anwendungen gestellt, die autark und unabhängig vom ERP-System in Unternehmen zum Einsatz kommen.

Von Flexibilität spricht man bei Software immer dann, wenn sie in der Lage ist, sich an Veränderungen der Umstände anzupassen, unter denen sie eingesetzt wird. Flexibilität wird von einem System über dessen gesamten Lebenszyklus verlangt. Es beginnt mit der Ein- führung, über den Betrieb bis zur Wartung. Einhergehend mit dem Begriff „Flexibilität“ wer- den in der Literatur auch Schlagwörter wie Erweiterbarkeit, Wartbarkeit und Parametrisier- barkeit genannt. Eine klare Differenzierung muss allerdings zwischen den Begriffen „Flexi- bilität“ und „universelle Einsetzbarkeit“ stattfinden, da ein Softwaresystem nicht automatisch flexibel sein muss, wenn es in unterschiedlichen Umgebungen unverändert eingesetzt wer- den kann. Anlässe für notwendige Anpassungen von betrieblichen Informationssystemen und damit Herausforderungen an die Flexibilität können unter anderem sein:87

- veränderte Marktbedingungen
- Verfügbarkeit neuer Technologien
- veränderte rechtliche Rahmenbedingungen
- Neugestaltung der Organisation und damit einhergehende Veränderung der Geschäftsprozesse
- Unzufriedenheit der Anwender

Die Wandlungsfähigkeit von Informationssystemen hat sich zu einem bedeutenden Wett- bewerbsfaktor entwickelt. Fehlende methodische Unterstützung der Wandlungsfähigkeit kann in Unternehmen dazu führen, dass leistungsfähige Strukturen der Systemlandschaft und deren Potentiale nicht genutzt werden.88 Damit eine Bewertung der Wandlungsfähigkeit stattfinden kann, wurden in unterschiedlichsten Forschungsprojekten Indikatoren bestimmt. Die Indikatoren sollen gewünschte Attribute einer Anwendung bzw.

[...]


1 Vgl. Meyer, Schleus, Buchhop (2007), S.23.

2 Vgl. Janssen (2013), S.28f.

3 Vgl. Finucane (2010), S.11.

4 Vgl. Krcmar (2014), S.78.

5 Vgl. Buchta, Eul, Schulte-Croonenberg (2004), S.9.

6 Vgl. Gadatsch (2012), S.159f.

7 Vgl. Abts, Mülder (2009), S.190.

8 Vgl. Fuhrer, Havemeister (2011), S.32.

9 Vgl. Schmid, Siegenthaler (2005), S.16.

10 Vgl. Friedli, Walti (2010), S.154.

11 Vgl. Oedekoven, Schuh (2011), S.4.

12 Vgl. Brandt (2010), S.119f.

13 Vgl. Eggert, Fohrholz (2008), S.42.

14 Vgl. Scherer (2005), S.9f.

15 Abbildung durch Autor erstellt

16 Vgl. Iansiti, Levien (2004), S.78.

17 Vgl. Specht, Möhrle (2002), S.43.

18 Vgl. Iansiti, Levien (2004), S.78.

19 Vgl. Siegenthaler (2014), S.16.

20 Vgl. Wölfe, Schubert (2009), S.4.

21 Inhaltlich übernommen aus: Hesseler, Görtz (2010), S.5f.

22 Vgl. Raj (2011), S.4.

23 Inhaltlich übernommen aus: Specht, Möhrle (2002), S.43.

24 Vgl. Abts (2010), S.4.

25 Vgl. Teich, Kolbenschlag, Reiners (2008), S.135f.

26 Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon (2015a), S.1.

27 Vgl. Holtschke, Heier, Hummel (2009), S.94.

28 Vgl. Oehler (2005), S.35.

29 Vgl. Oehler (2006), S.204.

30 Vgl. Abts (2010), S.22.

31 Vgl. Siegenthaler (2014), S.90.

32 Vgl. Müller, Rosbach (2011), S.34ff.

33 Vgl. Abts (2010), S.5.

34 Vgl. Grote, Auner (2010), S.49ff.

35 Vgl. Rohloff (2008), S.639ff.

36 Vgl. Richter, Haller, Schrey (2005), S.414ff.

37 Vgl. Addicks, Steffen (2008), S.1815ff.

38 Vgl. Grabski, et al. (2007), S.259ff.

39 Vgl. Brugger (2005), S.22.

40 Inhaltlich übernommen aus: Kirk (2010), S.25.

41 Inhaltlich übernommen aus: Brugger (2005), S.22.

42 Vgl. Alpar, et al. (2002), S.28.

43 Inhaltlich übernommen aus: Alpar (2014), S.24.

44 Inhaltlich übernommen aus: Schwarzer, Krcmar (1999), S.11.

45 Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon (2015b), S.1.

46 Vgl. Kainz (1993), S.9.

47 Abbildung in Anlehnung an: Ebenda, S.10.

48 Inhaltlich übernommen aus: Gabler Wirtschaftslexikon (2015b), S.1.

49 Vgl. Kühne (2008), S.19ff.

50 Vgl. Hokema (2013), S.10f.

51 Vgl. Ebenda, S.261.

52 Vgl. Ebenda, S.11.

53 Vgl. Jackson (1986), S.7f.

54 Inhaltlich übernommen aus: CoE Council of Europe (2010), S.2.

55 Vgl. Wirtschaftskammer Österreichs (2013a), S.1.

56 Vgl. Ebenda, S.1.

57 Vgl. Gable, Stewart (1999), S.780.

58 Vgl. Blili, Raymond (1993), S.445.

59 Vgl. Brandt (2010), S.118.

60 Vgl. Blili, Raymond (1993), S.445.

61 Vgl. Brehm, et al. (2008), S.1869.

62 Vgl. Gable, Stewart (1999), S.780.

63 Inhaltlich übernommen aus: Brandt (2010), S.120.

64 Vgl. Brandt (2010), S.119.

65 Vgl. Dombrowski, Bergmann, Crespo (2009), S.5.

66 Inhaltlich übernommen aus: Rohrlack (2009), S.13.

67 Vgl. Spero, Hart (2010), S.463.

68 Vgl. Leick, Leßmann, Nußbaum (2014), S.8.

69 Vgl. Haas, Neumair (2006), S.669.

70 Vgl. Leick, Leßmann, Nußbaum (2014), S.9.

71 Vgl. Leiting (2012), S.50.

72 Vgl. Ebenda, S.50f.

73 Vgl. Kurbel (2005), S.241.

74 Vgl. Osterhage (2014), S.6ff.

75 Vgl. Klaus, Staberhofer, Rothböck (2007), S.108f.

76 Vgl. Wagner, et al. (2012), S.151.

77 Vgl. Schmid, Siegenthaler (2005), S.14ff.

78 Vgl. Siegenthaler (2014), S.29f.

79 Vgl. Schuh, Kampker (2011), S.185.

80 Abbildung in Anlehnung an: Ebenda, S.185.

81 Vgl. Loh, Koh (2004), S.3433ff.

82 Vgl. Brauweiler (2008), S.119.

83 Vgl. Weiss (2015), S.1.

84 Vgl. Brauweiler (2008), S.119.

85 Vgl. Ebenda, S.120.

86 Vgl. Brauweiler (2008), S.120.

87 Vgl. Oberweis, Stucky (2003), S.334f.

88 Vgl. Ferstl, et al. (2005), S.63.

Ende der Leseprobe aus 113 Seiten

Details

Titel
Effekte des ERP-Systemwechsels und Gestaltungsmöglichkeiten von Systemlandschaften in produzierenden KMU
Hochschule
FH OÖ Standort Steyr
Note
1,0
Autor
Jahr
2015
Seiten
113
Katalognummer
V307491
ISBN (eBook)
9783668057067
ISBN (Buch)
9783668057074
Dateigröße
1864 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
effekte, erp-systemwechsels, gestaltungsmöglichkeiten, systemlandschaften
Arbeit zitieren
Martin Prandtstetten (Autor), 2015, Effekte des ERP-Systemwechsels und Gestaltungsmöglichkeiten von Systemlandschaften in produzierenden KMU, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/307491

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