Einführung in die Tabellenkalkulation mit Apache OpenOffice für Controller

Ein praktischer Leitfaden zu Calc in Apache OpenOffice 4


Fachbuch, 2016

177 Seiten


Leseprobe

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Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis ... VII

Tabellenverzeichnis ... XIII

Abkürzungsverzeichnis ... XVI

Vorwort ... 1

1 Download und Installation ... 2

2 Überblick über die Benutzeroberfläche ... 2

3 Formeln ... 4
3.1 Relative, absolute und gemischte Bezüge ... 4
3.2 Potenz und Wurzel ... 6

4 Wichtige Funktionen für Controller ... 7
4.1 Aufrufen des Funktions-Assistenten ... 7
4.2 Funktionen der Kategorie „Datum&Zeit“ ... 8
4.2.1 Die Funktion „Arbeitstag“ - Ein zukünftiges Datum unter Berücksichtigung von Wochenende und Feiertagen bestimmen ... 8
4.2.2 Die Funktion „Brteiljahre“ - Den Bruchteil eines Jahres bestimmen ... 9
4.2.3 Die Funktion „Heute“ - Automatisch aktualisierendes Datum einfügen ... 9
4.2.4 Die Funktion „Jahre“ - Die Jahre zwischen zwei Datumswerten ermitteln ... 10
4.2.5 Die Funktion „Jetzt“ - Automatisch aktualisierende Uhrzeit und Datum einfügen.. 11
4.2.6 Die Funktion „Kalenderwoche“ - Die Kalenderwoche eines Datums bestimmen ... 11
4.2.7 Die Funktion „Monate“ - Die Monate zwischen zwei Datumswerten ermitteln ... 12
4.2.8 Die Funktion „Nettoarbeitstage“ - Die Anzahl der Arbeitstage zwischen zwei Datumsangaben unter Berücksichtigung von Wochenende und Feiertagen bestimmen ... 13
4.2.9 Die Funktion „Tage“ - Die Tage zwischen zwei Datumswerten ermitteln ... 14
4.2.10 Die Funktion „Wochen“ - Die Wochen zwischen zwei Datumswerten ermitteln ... 14
4.2.11 Die Funktion „Wochentag“ - Den Wochentag eines Datums ausgeben ... 15
4.3 Funktionen der Kategorie „Finanzen“ ... 17
4.3.1 Funktionen zu Abschreibungen ... 17
4.3.1.1 Die Funktion „Dia“ - Die artihmetisch-degressive Abschreibung einer Periode ermitteln ... 17
4.3.1.2 Die Funktion „Gda“ - Die geometrisch-degressive Abschreibung einer Periode ermitteln ... 18
4.3.1.3 Die Funktion „Vdb“ - Die geometrisch-degressive Abschreibung eines Zeitraums ermitteln ... 19
4.3.1.4 Die Funktion „Lia“ - Die lineare Abschreibung einer Periode berechnen ... 21
4.3.2 Funktionen zur Tilgungsrechnung ... 22
4.3.2.1 Die Funktion „Ispmt“ - Die Zinsen eines Tilgungsdarlehens berechnen ... 22
4.3.2.2 Die Funktion „Rmz“ - Die Annuität eines Annuitätendarlehens berechnen ... 22
4.3.2.3 Die Funktion „Kapz“ - Die Tilgungsrate eines Annuitätendarlehens ermitteln ... 24
4.3.2.4 Die Funktion „Kumkapital“ - Die kumulierten Tilgungsraten eines Annuitätendarlehens berechnen ... 25
4.3.2.5 Die Funktion „Zinsz“ - Die Zinsen eines Annuitätendarlehens berechnen ... 26
4.3.2.6 Die Funktion „Kumzinsz“ - Die kumulierten Zinsen eines Annuitätendarlehens berechnen ... 28
4.3.3 Funktionen zur Investitionsrechnung ... 28
4.3.3.1 Die Funktion „Nbw“ - Den Barwert zukünftiger periodischer Zahlungen und den Kapitalwert einer Investition bei periodischen Zahlungen berechnen ... 28
4.3.3.2 Die Funktion „Xkapitalwert“ - Den Kapitalwert einer Investition bei nicht periodischen Zahlungen berechnen ... 31
4.3.3.3 Die Funktion „Ikv“ - Den internen Zinsfuß einer Investition bei periodischen Zahlungen berechnen ... 32
4.3.4 Funktionen zur Rentenrechnung ... 33
4.3.4.1 Die Funktion „Zw“ - Den Endwert einer Investition bei periodischen Zahlungen und konstantem Zinssatz berechnen ... 33
4.3.5 Funktionen zur Zinsrechnung ... 35
4.3.5.1 Die Funktion „Zw“ - Den Endwert einer Investition bei konstantem Zinssatz berechnen ... 35
4.3.5.2 Die Funktion „Zw2“ - Den Endwert einer Investition bei variablem Zinssatz berechnen ... 36
4.4 Funktionen der Kategorie „Logik“ ... 38
4.4.1 Die Funktion „Oder“ - Wahrheitsprüfung logischer Sachverhalte ... 38
4.4.2 Die Funktion „Und“ - Wahrheitsprüfung logischer Sachverhalte ... 39
4.4.3 Die Funktion „Wenn“ - Eine logische Entscheidung treffen lassen ... 40
4.5 Funktionen der Kategorie „Mathematik“ ... 42
4.5.1 Die Funktion „Abrunden“ - Zahlen abrunden ... 42
4.5.2 Die Funktion „Aufrunden“ - Zahlen aufrunden ... 42
4.5.3 Die Funktion „Potenz“ - Eine Zahl potenzieren ... 43
4.5.4 Die Funktion „Runden“ - Zahlen kaufmännisch runden ... 44
4.5.5 Die Funktion „Summe“ - Die Summe aus Zahlenwerten bilden ... 45
4.5.6 Die Funktion „Summewenn“ - Die Summe aus Zahlenwerten mit einer logischen Prüfung bilden ... 45
4.5.7 Die Funktion „Summewenns“ - Die Summe aus Zahlenwerten mit mehreren logischen Prüfungen und Prüfbereichen bilden ... 46
4.5.8 Die Funktion „Teilergebnis“ - Teilergebnisse beim Filtern im Datenbereich ... 48
4.5.9 Die Funktion „Wurzel“ - Die Quadratwurzel einer Zahl ziehen ... 50
4.5.10 Die Funktion „Zählenwenn“ - Die Anzahl der Zellen mit einer logischen Prüfung zählen ... 50
4.5.11 Die Funktion „Zählenwenns“ - Die Anzahl der Zellen mit mehreren logischen Prüfungen und Datenbereichen zählen ... 51
4.6 Funktionen der Kategorie „Statistik“ ... 53
4.6.1 Zählfunktionen ... 53
4.6.1.1 Die Funktion „Anzahl“ - Zellen mit Zahleninhalt zählen ... 53
4.6.1.2 Die Funktion „Anzahl2“ - Zellen mit Inhalten zählen ... 54
4.6.2 Funktionen zu Lagemaßen ... 55
4.6.2.1 Die Funktion „Max“ - Den größten Wert einer Zahlenreihe ermitteln ... 55
4.6.2.2 Die Funktion „Min“ - Den kleinsten Wert einer Zahlenreihe bestimmen ... 56
4.6.2.3 Die Funktion „Modalwert“ - Den häufigsten Wert der Zahlenreihe anzeigen ... 56
4.6.2.4 Die Funktion „Median“ - Den Median einer Zahlenreihe bestimmen ... 57
4.6.2.5 Die Funktion „Mittelwert“ - Das arithmetische Mittel ermitteln ... 58
4.6.2.6 Die Funktion „Getutztmittel“ - Den Mittelwert ohne Ausreißer wiedergeben ... 59
4.6.2.7 Die Funktion „Geomittel“ - Den geometrischen Mittelwert ermitteln ... 60
4.6.2.8 Die Funktion „Harmittel“ - Den harmonischen Mittelwert errechnen ... 61
4.6.3 Funktionen zu Streuungsmaßen ... 61
4.6.3.1 Die Funktion „Stabw“ - Die Standardabweichung einer Stichprobe ... 61
4.6.3.2 Die Funktion „Stabwn“ - Die Standardabweichung der Grundgesamtheit ... 62
4.6.4 Rangfunktionen ... 63
4.6.4.1 Die Funktion „Kgrösste“ - Den K-größten Wert einer Zahlenreihe ermitteln ... 63
4.6.4.2 Die Funktion „Kkleinste“ - Den K-kleinsten Wert einer Zahlenreihe finden ... 64
4.6.5 Funktionen zum Zusammenhang zweier Variablen ... 65
4.6.5.1 Die Funktion „Korrel“ - Daten auf gegenseitige Abhängigkeit prüfen ... 65
4.6.5.2 Funktionen zur einfachen linearen Regressionsanalyse ... 67
4.6.5.2.1 Die Funktion „Steigung“ - Die Steigung einer einfachen linearen Regression bestimmen ... 70
4.6.5.2.2 Die Funktion „Achsenabschnitt“ - Den Achsenabschnitt einer einfachen linearen Regression bestimmen ... 72
4.6.5.2.3 Die Funktion „Schätzer“ - Die endogene Variable einer einfachen lineraren Regression schätzen ... 73
4.6.5.2.4 Die Funktion „Bestimmtheitsmass“ - Das Bestimmtheitsmaß einer einfachen linearen Regression errechnen ... 75
4.7 Funktionen der Kategorie „Tabelle“ ... 78
4.7.1 Die Funktion „Hyperlink“ - Einen Hyperlink mit Beschriftung einfügen ... 78
4.7.2 Die Funktion „Index“ - Werte aus einer Datenmatrix auslesen ... 82
4.7.3 Die Funktion „Pivotdatenzuordnen“ - Werte aus Pivot-Tabellen übernehmen ... 83
4.7.4 Die Funktion „Spalten“ - Die Anzahl der Spalten eines Zellbereiches zählen ... 90
4.7.5 Die Funktion „Sverweis“ - Spalten durchsuchen und analogen Spaltenwert ausgeben ... 91
4.7.6 Die Funktion „Vergleich“ - Werte in einem Datenbereich suchen ... 92
4.7.7 Die Funktion „Wverweis“ - Zeilen durchsuchen und analogen Zeilenwert ausgeben ... 94
4.7.8 Die Funktion „Zeilen“ - Die Anzahl der Zeilen eines Zellbereiches zählen ... 96
4.8 Funktionen der Kategorie „Text“ ... 97
4.8.1 Die Funktion „Glätten“ - Überflüssige Leerzeichen entfernen ... 97
4.8.2 Die Funktion „Gross“ - Text in Großbuchstaben umwandeln ... 97
4.8.3 Die Funktion „Gross2“ - Text mit großen Anfangsbuchstaben erstellen ... 98
4.8.4 Die Funktion „Identisch“ - Zellinhalte auf Übereinstimmung prüfen ... 98
4.8.5 Die Funktion „Klein“ - Text in Kleinbuchstaben umwandeln ... 99
4.8.6 Die Funktion „Links“ - Zellendaten von links übernehmen ... 100
4.8.7 Die Funktion „Rechts“ - Zellendaten von rechts übernehmen ... 101
4.8.8 Die Funktion „RÖMISCH“ - Arabische in römische Zahlen umwandeln ... 102
4.8.9 Die Funktion „TEIL“ - Zellendaten aus der Mitte übernehmen ... 103
4.8.10 Die Funktion „VERKETTEN“ - Zellendaten miteinander verbinden ... 103

5 Funktionen kombinieren – erlaubt und wichtig ! ... 105
5.1 Die Spannweite einer Zahlenreihe ermitteln ... 105
5.2 Verschachtelte Wenn-Funktionen – Komplexe logische Entscheidungen ... 105
5.3 Kombination von Wenn-Oder und Wenn-Und – Komplexe logische Entscheidungen ... 106
5.4 Kombination der Funktion „Index“ mit der Funktion „Vergleich“ – Werte automatisch in einer Datenmatrix suchen und ausgeben ... 107

6 Daten aufbereiten ... 110
6.1 Filter ... 110
6.1.1 AutoFilter ... 110
6.1.2 Standardfilter ... 112
6.2 Sortieren ... 115
6.3 Spalten und Zeilen ausblenden ... 119
6.3.1 Die Ein- und Ausblendoption ... 119
6.3.2 Gruppieren ... 120
6.4 Pivot-Tabellen ... 122
6.5 Diagramme ... 131
6.6 Bedingte Formatierung ... 145
6.7 AutoFormat ... 147
6.8 Makros ... 149

7 Tipps und Tricks ... 151
7.1 Apache OpenOffice® zwingen Zellinhalte unverändert zu übernehmen ... 151
7.2 Fenster fixieren und teilen ... 151
7.3 Effektiv markieren ... 151

8 Extensions ... 152

9 Probleme und Fehler ... 154
9.1 Die Funktionen „Quantil“ und „Quartil“ ... 154

Schlussbemerkungen ... 156

Quellenverzeichnis ... 157

Vorwort

Nachdem ich über Jahre hinweg im privaten Bereich mit der Software OpenOffice® gearbeitet habe und auch im Studium OpenOffice® Calc gelehrt wurde, habe ich mich gefragt, ob es nicht an der Zeit ist auch in Unternehmen diese Freeware vermehrt einzusetzen?

Der erste Vorteil liegt auf der Hand, die Software ist kostenlos und darf auch geschäftlich genutzt werden, 1 während Lizenzen anderer Anbieter viel Geld kosten. Für Unternehmen liegt hier ein enormes Einsparpotenzial vor. Als auch versierter Anwender anderer Tabellenkalkulationssoftware weiß ich jedoch auch, dass die meisten Features dieser Programme auch in Apache OpenOffice® verfügbar sind. Zudem hält sich ein Schulungsaufwand in Grenzen, da selbst das Systemhandling und die Features von anderen Tabellenkalkulationsprogrammen und Apache OpenOffice® in vielen Fällen identisch oder ähnlich sind.

Aufgrund meiner Beobachtungen und der Tatsache, dass ich Controlling sehr interessant finde, kam ich zu der Frage ob Controller Tabellenkalkulation nicht zukünftig mit Apache OpenOffice® durchführen könnten? Dies wiederum brachte mich auf die Idee, ein Buch für Controller über die Tabellenkalkulation mit Apache OpenOffice® zu verfassen. Dabei spornte mich besonders an, zu zeigen, dass auch mit dieser Freeware effektiv gearbeitet werden kann.

Bei meinen Ausführungen setze ich grundlegende Kenntnisse in Tabellenkalkulation und mit Computersoftware voraus. Deshalb werde ich auf Grundlegendes nicht eingehen, wie z.B. wozu ein Tabellenkalkulationsprogramm da ist oder was Icons bedeuten, die aus anderen Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen hinreichend bekannt sind. Ich empfehle das Buch der Reihe nach zu lesen, da einmal erklärte Sachverhalte an späterer Stelle nicht erneut erklärt werden. Alle Sachverhalte und Beispiele wurden mit der Apache OpenOffice® Version 4.1.1 erstellt und getestet.

Ich wünsche Ihnen jetzt viel Spaß mit meinen folgenden Ausführungen über die Tabellenkalkulation mit Apache OpenOffice® für Controller.

Arnstadt, den 15. Juni 2016
Alexander Kuhne

1 Download und Installation

Die Tabellenkalkulation ist Teil des Bürosoftwarepaketes „Apache OpenOffice® 4“ und nennt sich „Calc“. Die freie Bürosoftware „Apache OpenOffice®“ kann unter dem Link „https://www.openoffice.org/de/downloads/index.html“ kostenlos erworben werden. Neben der Standardversion gibt es auch eine Portable-Version z.B. zum Mitführen auf einem USB-Stick, um an jedem Computer mit Apache OpenOffice® arbeiten zu können.

Auf der Webseite „http://www.openoffice.org/de/marketing/referenzkunden.html" kann eine Referenzliste von Unternehmen und Institutionen eingesehen werden die bereits mit Apache OpenOffice® arbeiten. Erfahrungsberichte von Unternehmen und Institutionen über die Arbeit mit Apache OpenOffice® finden Sie über den Internetlink „ http://www.openoffice.org/de/marketing/stories".

Die Installation ist unkompliziert und an einem Rechner in 5 Minuten erledigt. Nach dem Starten des Setups werden die Installationsdateien in ein Zielverzeichnis entpackt, welches nach der Installation wieder gelöscht werden kann. Dann startet automatisch das Setup zur Installation. Anschließend kann zwischen der typischen und der angepassten Setup-Art ausgewählt werden. Bei der typischen Setup-Art wird das Bürosoftwarepaket „Apache OpenOffice® 4“ mit den üblichen Programm-Modulen und optionalen Komponenten installiert. Bei der angepassten Setup-Art lassen sich die gewünschten Programm-Module (Textverarbeitung mit „Writer“, Tabellenkalkulation mit „Calc“, Präsentationssoftware mit „Impress“, …) und die optionalen Komponenten auswählen. So kann auch lediglich die Tabellenkalkulation mit Calc installiert werden, wenn nur diese gewünscht ist. Weiterhin kann danach der Installationspfad und die Festlegung getroffen werden, ob Apache OpenOffice® das Standardprogramm zum öffnen von Microsoft Word®-, Excel®- und Powerpoint®- Dokumenten sein soll.

2 Überblick über die Benutzeroberfläche

Zu Beginn möchte ich einen kurzen Überblick über die Benutzeroberfläche geben, um damit Begriffe zu klären, mit denen ich immer wieder in diesem Buch arbeiten werde, z.B. was die Menüleiste ist. Deshalb finden Sie in Abb. 1 die Benutzeroberfläche von Apache OpenOffice® Calc 4.1.1 dargestellt und mit roter Farbe einige Begriffe kenntlich gemacht.

Da dieses Buch für Anwender geschrieben wurde, die grundlegend mit Computer-software und Tabellenkalkulationssoftware vertraut sind, werde ich nicht jedes Icon einzeln erklären. Viele der Icons in der Standard-Symbolleiste, der Format-Symbolleiste und der Seitenleiste im Bereich „Eigenschaften“ sind auch selbst-erklärend. Sollte dies nicht reichen, können Sie in der Menüleiste unter „Extras > Einstellungen“ im Bereich „OpenOffice > allgemein“ die Tipps und die erweiterten Tipps aktivieren. Haben Sie dies getan können Sie mit der Maus über alle Icons fahren und bekommen eine genaue Beschreibung dieser angezeigt. Alternativ können Sie insbesondere bei den Icons in der Format-Symbolleiste und der Seitenleiste im Bereich „Eigenschaften“ einfach durch ausprobieren sehen was passiert, wenn Sie etwas in eine leere Zelle geschrieben haben und diese mit dem Cursor angewählt ist.

Abb. 1: Benutzeroberfläche von Apache OpenOffice® Calc 4.1.1 mit wichtigen Begriffen

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

3 Formeln

In diesem Kapitel geht es um wichtige Details mit der Formelarbeit. In Abschnitt 3.1 soll auf die verschiedenen Arten von Bezügen und ihre Wirkungsweise eingegangen werden. Im darauf folgenden Abschnitt möchte ich zeigen, wie über die Eingabe einer Formel in die Rechenleiste potenziert und radiziert werden kann.

3.1 Relative, absolute und gemischte Bezüge

Obwohl dies eigentlich zum Grundwissen eines Tabellenkalkulationsprogramms gehört, herrscht immer wieder Unklarheit über Zweck und Anwendung der Bezüge, welche relativ, absolut oder gemischt sein können.

Anhand eines Beispiels soll nun gezeigt werden, wofür wir diese Bezüge benötigen. In Abb. 2 soll der Ausschuss von Maschinen mit unterschiedlichen Herstellungszahlen durch Formeln berechnet werden. Die Maschinen sind vom selben Hersteller und haben alle eine Ausschussrate von drei Prozent. In Zelle „C5“ wurde eine Formel erstellt, welche die hergestellte Stückzahl der Maschine mit der Ausschussquote multipliziert. Diese Formel müsste nun durch gedrückt halten der linken Maustaste mit dem Rechteck am rechten unteren Cursorrand (roter Kreis) in die Zellen nach unten kopiert werden (oder durch Kopieren/Einfügen).

Abb. 2: Beispiel zu Bezügen

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Das Ergebnis des Kopiervorganges der Zelle „C5“ sehen wir in Abb. 3.

Abb. 3: Beispiel zu Bezügen2

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Die Abb. 3 zeigt uns, dass Maschine II und Maschine III einen Ausschuss von „0“ produzieren. Das kann aber gar nicht sein oder? Um dem Problem auf den Grund zu kommen, müssen wir uns ansehen, was Apache OpenOffice® beim Kopieren der Zelle „C5“ in die Zellen „C6“ und „C7“ getan hat. Die ursprüngliche Formel in Zelle „C5“ in Abb. 2 lautete „=B5*B1“. Die kopierte Formel in Zelle „C6“ der Abb. 3 lautet „=B6*B2“. Die kopierte Formel der Zelle „C7“ heißt „=B7*B3“. Jetzt wird klar das Apache OpenOffice® beim Kopieren einer Formel in eine tiefere Zeile den Zeilenwert um eins erhöht. Dies macht Apache OpenOffice® bei so genannten relativen Bezügen und ist grundsätzlich sinnvoll, aber nicht in jedem Fall. Das Apache OpenOffice® beim Kopieren der Zelle „C5“ nach „C6“ den ersten Bezug von „B5“ auf „B6“ erhöht hat, ist sinnvoll, da Maschine II sonst auf die hergestellte Stückzahl von Maschine I zurückgreifen würde, was falsch wäre. Apache OpenOffice® hat aber auch den zweiten Bezug von „B1“ auf „B2“ erhöht und dies war nicht sinnvoll, da Zelle „B2“ leer ist und der Ausschuss immer mit Zelle „B1“ berechnet werden muss. Folglich kann die Formel in der dargestellten Art und Weise nicht kopiert werden. Die Lösung des Problems besteht darin, die ursprüngliche Formel in Zelle „C5“ noch einmal zu überarbeiten. Diese hieß „=B5*B1“. Die „1“ in dieser Formel darf sich nicht verändern und muss beim Kopieren gleich bleiben. Dies wird dadurch gelöst ein „$“ vor die „1“ zu setzen, es wandelt die „1“ von einem relativen in einen absoluten Wert. Dies kann auch durch mehrmaliges Drücken der Tastenkombination „Shift + F4“ erreicht werden. Unsere Formel muss also „=B5*B$1“ heißen, um korrekt kopiert werden zu können. In Abb. 4 sehen wir nun die richtigen Ergebnisse für Maschine II und III.

Abb. 4: Beispiel zu Bezügen3

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

In der Formel „=B5*B$1“ haben wir nun mit „B5“ einen relativen Bezug. Bei dem Teil „B$1“ handelt es sich um einen gemischten Bezug, da „B“ relativ und die „1“ durch das Dollarzeichen absolut ist. Daneben gibt es noch die absoluten Bezüge bei denen sowohl Spalte als auch Zeile absolut und somit unveränderlich sind wie z.B. „$A$1“. Je nachdem was Sie für eine Aufgabe zu lösen haben, müssen Sie selbst überlegen, ob ein Bezug relativ, gemischt oder absolut sein muss, diese Tätigkeit kann Ihnen Apache OpenOffice® leider nicht abnehmen. Die verschiedenen Bezugsarten und ihre Wirkungsweise wollen wir uns nun noch einmal übersichtlich in Tab. 1 ansehen.

Tab. 1: Bezugsarten und deren Wirkung in Apache OpenOffice®

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3.2 Potenz und Wurzel

In der Regel wissen die Einsteiger in ein Tabellenkalkulationsprogramm nur das über die Rechenleiste Formeln mit den Grundrechenarten eingegeben werden können. Aber wie ist es möglich zu potenzieren und radizieren?

Um die Potenz einer Zahl zu bilden, wird das Zeichen „^“ auf der Tastatur verwendet. Das Zeichen liegt über der Tabulatortaste. Um die Potenz von 2 hoch 2 zu errechnen, wird in der Rechenleiste einfach „=2^2“ eingegeben und dies führt zum Ergebnis „4“. Abb. 5 zeigt das Potenzieren noch einmal an einem Beispiel, dort wurde die Zelle „B1“ mit „2“ potenziert.

Abb. 5: Beispiel zum Potenzieren

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Nun stellt sich natürlich auch die Frage der umgekehrten Rechenoperation, des Radizierens, also dem ziehen einer Wurzel. Dafür gibt es in Apache OpenOffice® kein Zeichen zum eingeben in die Rechenleiste, wie das „^“ beim Potenzieren. Hier können Sie sich jedoch einfach mit einem mathematischen Trick behelfen. Aus der Mathematik wissen wir, dass die Wurzel einer Zahl mit dem Kehrwert deren Potenz gezogen werden kann. Wollen wir also die zweite Wurzel aus 4 ziehen, können wir in die Rechenleiste einfach „=4^1/2“ eingeben und erhalten „2“ als Ergebnis. Dies soll Abb. 6 noch einmal verdeutlichen.

Abb. 6: Beispiel zum Radizieren

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Potenziert und radiziert werden kann auch mit den Funktionen „Potenz“ und „Wurzel“, siehe dazu Abschnitt 4.5.3 und 4.5.9. Allerdings bildet die Funktion „Wurzel“ ausschließlich die Quadratwurzel.

4 Wichtige Funktionen für Controller

In diesem Kapitel möchte ich eine theoretische und praktische Übersicht über die Funktionen von Apache OpenOffice® geben, welche für Controller relevant sind.

4.1 Aufrufen des Funktions-Assistenten

Der Funktions-Assistent unterstützt Sie bei der Formelerstellung. Er kann über die Menüleiste „Einfügen > Funktion“ aufgerufen werden. Einfacher geht es noch über das Symbol mit der Bezeichnung „fx“ in der Rechenleiste. Zwar kann jede Funktion auch über die Rechenleiste manuell eingegeben werden, dies empfiehlt sich aber eher für fortgeschrittene Benutzer. Das Einstiegsbild des Funktions-Assistenten zeigt Abb. 7.

Abb. 7: Einstiegsbild des Funktions-Assistenten

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Quelle: ASF (Hrsg.) (2014)

Unter der Registerkarte „Funktionen“ können Sie alle Funktionen von Apache OpenOffice® finden, wie auch die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Funktionen. Bei „Kategorie“ können die Funktionen auf eine bestimmte Kategorie eingegrenzt werden. Die folgenden Kapitel sind nach diesen Kategorien gegliedert. Unter „Funktion“ wählen Sie eine bestimmte Funktion aus. In der Mitte des Einstiegsbildes sehen Sie den Namen der aktuell gewählten Funktion. Darunter steht deren Funktionsaufbau mit ihren einzelnen Kriterien in Klammern. Noch ein Stück tiefer steht eine Beschreibung der Funktion. Mit einem Klick auf „Weiter“ gelangen Sie in die Detailansicht einer Funktion. Dort können die einzelnen Kriterien einer Funktion, wie sie im Folgenden ausführlich beschrieben werden, eingegeben werden.

4.2 Funktionen der Kategorie „Datum&Zeit“

4.2.1 Die Funktion „Arbeitstag“ - Ein zukünftiges Datum unter Berücksichtigung von Wochenende und Feiertagen bestimmen

Mit der Funktion „Arbeitstag“ kann ein in der Zukunft liegendes Datum unter Berücksichtigung freier Tage berechnet werden. Dafür wird im Funktionsassistenten ein Ausgangsdatum, die Tage, die diesem hinzugerechnet werden sollen und die freien Tage (z.B. Feiertage) angegeben. Bei der Berechnung des zukünftigen Datums wird das Wochenende automatisch als freier Tag gezählt.

Tab. 2: Beschreibung der Funktion „Arbeitstag“

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In einem Beispiel soll nun das Enddatum eines Projektes mit der Funktion „Arbeitstag“ bestimmt werden. Das Projekt beginnt am 15.12.2016 und benötigt ein Arbeitsvolumen von 20 Arbeitstagen. In Spalte „E“ sind die freien Tage erfasst. Das Wochenende und die Feiertage sind keine Arbeitstage.

Abb. 8: Beispiel zur Funktion „Arbeitstag“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Das Projekt wird bei 20 Arbeitstagen am 13.01.2017 fertig gestellt werden.

4.2.2 Die Funktion „Brteiljahre“ - Den Bruchteil eines Jahres bestimmen

Die Funktion „Brteiljahre“ ermittelt eine Dezimalzahl für die Anzahl der Jahre zwischen zwei Datumsangaben. Dies soll das folgende Beispiel zeigen.

Abb. 9: Beispiel zur Funktion „Brteiljahre“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Zwischen dem 01.01.2017 und dem 01.07.2019 liegen also 2,50 Jahre. Die folgende Tab. 3 zeigt die Funktionsbeschreibung. Mit dem Kriterium „Basis“ kann die Berechnungsmethode spezifiziert werden.

Tab. 3: Beschreibung der Funktion „Brteiljahre“

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4.2.3 Die Funktion „Heute“ - Automatisch aktualisierendes Datum einfügen

Mit der Funktion „Heute“ kann das aktuelle Datum in einem Tabellendokument angezeigt werden. Das Datum wird vom Betriebssystem übernommen und aktualisiert sich bei jeder Öffnung des Tabellendokumentes.

Abb. 10: Beispiel zur Funktion „Heute“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

4.2.4 Die Funktion „Jahre“ - Die Jahre zwischen zwei Datumswerten ermitteln

Mit der Funktion „Jahre“ kann die Anzahl der Jahre bestimmt werden, welche zwischen zwei Datumsangaben liegen. 2 Tab. 4 zeigt die Funktionsbeschreibung.

Tab. 4: Beschreibung der Funktion „Jahre“

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Mit dem Kriterium „Art“ kann die Berechnungsart festgelegt werden. Bei „0“ werden die vollen Jahre gezählt, bei „1“ wird gezählt, wie viele Jahre vom Datumszeitraum angesprochen werden. Für beide Berechnungsarten folgt nun ein Beispiel zur Verdeutlichung.

Im Beispiel in Abb. 11 werden die vollen Jahre für den Zeitraum vom 01.06.2017 bis 01.03.2022 ermittelt. Im Ergebnis führt dies zu vier vollen Jahren, das angefangene fünfte Jahr wird nicht gezählt.

Abb. 11: Beispiel zur Funktion „Jahre“ - Berechnungsart „0“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Im Beispiel der Abb. 12 werden nun die angesprochenen Jahre für den Zeitraum vom 01.06.2017 bis 01.03.2022 berechnet. Es ergeben sich fünf Jahre, da nun das angefangene fünfte Jahr mitgezählt wird. Nicht gezählt werden hierbei die tangierten Kalenderjahre, sonst müsste das Ergebnis „6“ sein in diesem Datumszeitraum.

Abb. 12: Beispiel 2 zur Funktion „Jahre“ - Berechnungsart „1“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

4.2.5 Die Funktion „Jetzt“ - Automatisch aktualisierende Uhrzeit und Datum einfügen

Mit der Funktion „Jetzt“ kann die aktuelle Uhrzeit und das Datum in einem Tabellen-dokument angezeigt werden. Die Daten werden vom Betriebssystem übernommen und bei jeder Öffnung des Tabellendokumentes aktualisiert.

Abb. 13: Beispiel zur Funktion „Jetzt“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

4.2.6 Die Funktion „Kalenderwoche“ - Die Kalenderwoche eines Datums bestimmen

Die Funktion „Kalenderwoche“ kann die Kalenderwoche eines Datums wiedergeben.3 Die Funktionsbeschreibung stellt sich folgendermaßen dar:

Tab. 5: Beschreibung der Funktion „Kalenderwoche“

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Mit dem Kriterium Modus wird der Wochenanfang und die Art der Berechnung ausgewählt.4 Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel.

Abb. 14: Beispiel zur Funktion „Kalenderwoche“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

4.2.7 Die Funktion „Monate“ - Die Monate zwischen zwei Datumswerten ermitteln

Die Funktion „Monate“ kann die Anzahl der Monate bestimmen, welche zwischen zwei Datumsangaben liegen.5 In der folgenden Abbildung wird die Funktion beschrieben.

Tab. 6: Beschreibung der Funktion „Monate“

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Das Kriterium „Art“ bestimmt die Berechnungsart. Bei „0“ werden die vollen Monate gezählt, bei „1“ wird gezählt, wie viele Monate vom Datumszeitraum angesprochen werden. Für die Berechnungsarten folgt nun je ein Beispiel.

Es soll zunächst die Anzahl der vollen Monate für den Zeitraum vom 25.06.2017 bis 02.07.2018 ermittelt werden. Es ergeben sich zwölf volle Monate, der dreizehnte angefangene Monat wir nicht gezählt.

Abb. 15: Beispiel zur Funktion „Monate“ - Berechnungsart „0“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Wird dasselbe Beispiel mit dem Kriterium „Art“ mit dem Wert „1“ durchgeführt ergeben sich dreizehn Monate, weil auch der letzte angefangene Monat gezählt wird.

Abb. 16: Beispiel 2 zur Funktion „Monate“ - Berechnungsart „1“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Als Hinweis möchte ich noch erwähnen, dass keine der Berechnungsarten die Anzahl der tangierten Kalendermonate berücksichtigt, denn sonst müsste das Ergebnis „14“ in unserem Beispiel sein, wie sich durch Nachzählen erweist.

4.2.8 Die Funktion „Nettoarbeitstage“ - Die Anzahl der Arbeitstage zwischen zwei Datumsangaben unter Berücksichtigung von Wochenende und Feiertagen bestimmen

Die Funktion „Nettoarbeitstage“ berechnet wie viele Arbeitstage innerhalb eines Datumszeitraumes liegen.6 Dabei werden Samstag und Sonntag sowie eigens definierbare Feiertage außen vor gelassen. Tab. 7 zeigt die Funktionsbeschreibung.

Tab. 7: Beschreibung der Funktion „Nettoarbeitstage“

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In einem Beispiel sollen nun die Arbeitstage im Zeitraum vom 15.12.2016 bis 28.02.2017 mit der Funktion „Nettoarbeitstage“ bestimmt werden, um zu klären ob genug Arbeitstage für ein Projekt zur Verfügung stehen. In Spalte „E“ sind die freien Tage erfasst. Das Wochenende und die Feiertage sind keine Arbeitstage.

Abb. 17: Beispiel zur Funktion „Nettoarbeitstage“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Im Zeitraum vom 15.12.2016 bis 28.02.2017 stehen 53 Arbeitstage für unser Projekt zur Verfügung.

4.2.9 Die Funktion „Tage“ - Die Tage zwischen zwei Datumswerten ermitteln

Die Funktion „Tage“ gibt die Anzahl der Tage wieder, die innerhalb eines Datumszeitraumes liegen.7 Die Beschreibung der Funktion zeigt Tab. 8.

Tab. 8: Beschreibung der Funktion „Tage“

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Als Beispiel soll die Anzahl der Tage zwischen dem 01.06.2017 und dem 31.05.2018 berechnet werden. Dies zeigt Abb. 18. In unserem Datumszeitraum liegen 364 Tage.

Abb. 18: Beispiel zur Funktion „Tage“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

4.2.10 Die Funktion „Wochen“ - Die Wochen zwischen zwei Datumswerten ermitteln

Die Funktion „Wochen“ errechnet die Anzahl der Wochen zwischen einem Datums-zeitraum.8 Die folgende Abbildung zeigt die Funktionsbeschreibung auf.

Tab. 9: Beschreibung der Funktion „Wochen“

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In einem Beispiel soll nun die Anzahl der vollen Wochen im Intervall für den Zeitraum vom 12.01.2017 bis 30.01.2017 bestimmt werden. Im Ergebnis führt dies zu zwei vollen Wochen. Die dritte angefangene Woche löst keine Zählung aus, da sie noch nicht vollendet ist.

Abb. 19: Beispiel zur Funktion „Wochen“ - Berechnungsart „0“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

In einem weiteren Beispiel soll das Kriterium „Art“ den Wert „1“ haben, also so viele Wochen, wie angesprochen, gezählt werden. Hier löst auch die dritte angefangene Woche eine Zählung aus, sodass es zum Ergebnis „3“ kommt.

Abb. 20: Beispiel zur Funktion „Wochen“ - Berechnungsart „1“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Nicht berechnet wird hier die Anzahl der angesprochenen Kalenderwochen, den sonst müsste das Ergebnis „4“ sein, wie ein Blick auf den Kalender zeigt.

4.2.11 Die Funktion „Wochentag“ - Den Wochentag eines Datums ausgeben

Die Funktion „Wochentag“ gibt zu einem Datum den entsprechenden Wochentag aus.9 Der Wochentag wird als Ziffer wiedergegeben.10 Die Beschreibung der Funktion stellt sich folgendermaßen dar:

Tab. 10: Beschreibung der Funktion „Wochentag“

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Das Kriterium „Art“ bestimmt, welcher Tag der Wochenanfang ist. Beim Wert „2“ wird Montag als erster Wochentag behandelt und im Ergebnis als „1“ angezeigt. Für die Wochentage Dienstag bis Sonntag erhöht sich die Ziffer entsprechend um eins je Tag.

In einem Beispiel soll nun der Wochentag des 01.02.2017 bestimmt werden, wobei Montag der erste Wochentag und dieser als „1“ angezeigt werden soll. Als Ergebnis ergibt sich „3“, folglich handelt es sich beim 01.02.2017 um einen Mittwoch.

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Abb. 21: Beispiel zur Funktion „Wochentag“

Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Tipp: Mit einer verschachtelten Wenn-Funktion kann die Ausgabe des Wochentages auch als Text erfolgen, wenn die Funktion „Wochentag“ in diese integriert wird. Für die grundsätzliche Funktionsweise einer verschachtelten Wenn-Funktion vergleichen Sie Abschnitt 5.2.

4.3 Funktionen der Kategorie „Finanzen“

4.3.1 Funktionen zu Abschreibungen

4.3.1.1 Die Funktion „Dia“ - Die artihmetisch-degressive Abschreibung einer Periode ermitteln

Mit der Funktion „Dia“ kann die arithmetisch-degressive Abschreibung einer Abschreibungsperiode ermittelt werden. 11 Die arithmetisch-degressive Abschreibung ist eine Abschreibung, bei welcher im ersten Wirtschaftsjahr ein hoher Abschreibungs-betrag abgeschrieben wird, welcher in den Folgejahren kontinuierlich fällt. Das besondere dieser Abschreibungsmethode sind die um einen konstanten Degressions-betrag fallenden Abschreibungen im Abschreibungsverlauf. Dies zeigt auch das Beispiel zur Funktion „Dia“ in Abb. 24, der Degressionsbetrag ist dort 10.000 Euro. Der Degressionsbetrag und die darauf basierenden Abschreibungsbeträge können mit den in den folgenden beiden Abbildungen dargestellten Formeln errechnet werden, welche Wöhe/Döring (2013) anwenden. Die Berechnungsergebnisse nach Wöhe/Döring (2013) decken sich mit Apache OpenOffice®.

Abb. 22: Berechnung des Degressionsbetrags der arithmetisch-degressiven Abschreibung

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Quelle: In Anlehnung an Wöhe/Döring (2013), S. 712

Abb. 23: Berechnung des Abschreibungsbetrags der arithmetisch-degressiven Abschreibung

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Quelle: In Anlehnung an Wöhe/Döring (2013), S. 712

Tabelle 11 zeigt nun die Beschreibung der Funktion „Dia“ in Apache OpenOffice®. Als Kriterien nutzt die Funktion die Anschaffungskosten, den Restwert, die Nutzungsdauer und die Periode, für welche die arithmetisch-degressive Abschreibung berechnet werden soll. Wird kein Restwert erzielt, kann dort einfach „0“ eingegeben werden.

Tab. 11: Beschreibung der Funktion „Dia“

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Im Folgenden soll die arithmetisch-degressive Abschreibung mit der Funktion „Dia“ anhand eines Beispiels gezeigt werden. Wir kaufen eine Maschine zu 150.000 Euro Anschaffungskosten, diese hat eine wirtschaftliche Nutzungsdauer von 5 Jahren. Daraufhin werden die Abschreibungsbeträge je Nutzungsjahr mit der Dia-Funktion ermittelt.

Abb. 24: Beispiel zur Funktion „Dia“

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Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von ASF (Hrsg.) (2014)

Problematisch wird es bei anteiligen Perioden, wenn z.B. ein Vermögensgegenstand zur Jahresmitte des Wirtschaftsjahres angeschafft wurde. Hier müssten in der ersten Periode 6/12 der Abschreibung der ersten Periode und in der zweiten Periode 6/12 der Abschreibung der ersten Periode sowie 6/12 der Abschreibung der zweiten Periode berücksichtigt werden usw.. Dieses Problem lässt sich jedoch durch einfügen einer weiteren Spalte „Abschreibung in Wirtschaftsjahr“ mit einer einfachen mathematischen Formel lösen.

4.3.1.2 Die Funktion „Gda“ - Die geometrisch-degressive Abschreibung einer Periode ermitteln

Die Funktion „Gda“ berechnet die geometrisch-degressive Abschreibung einer Abschreibungsperiode. Im Funktionsassistenten und in der Apache OpenOffice® Hilfe steht, dass die Funktion die arithmetisch-degressive Abschreibung berechnet, dies ist jedoch ein Schreibfehler. Bei der geometrisch-degressiven Abschreibung wird im ersten Jahr ein hoher Abschreibungsbetrag abgeschrieben, welcher in den Folgejahren stetig sinkt. Die Abschreibungen fallen um einen konstanten Prozentsatz, welcher immer auf den Restbuchwert des Vorjahres erhoben wird. Dieser Abschreibungs-prozentsatz wird in der Funktion „Gda“ mit dem Kriterium „FA“ definiert. Ein Wert von „2“ bedeutet, dass das doppelte des linearen Abschreibungssatzes abgeschrieben wird.


1 Vgl. ASF (Hrsg.) (o.J.)
2 Vgl. ASF (Hrsg.) (2014b)
3 Vgl. ASF (Hrsg.) (2014b)
4 Vgl. ASF (Hrsg.) (2014b)
5 Vgl. ASF (Hrsg.) (2014b)
6 Vgl. ASF (Hrsg.) (2014b)
7 Vgl. ASF (Hrsg.) (2014b)
8 Vgl. ASF (Hrsg.) (2014b)
9 Vgl. ASF (Hrsg.) (2014b)
10 Vgl. ASF (Hrsg.) (2014b)
11 Vgl. ASF (Hrsg.) (2014a)

Ende der Leseprobe aus 177 Seiten

Details

Titel
Einführung in die Tabellenkalkulation mit Apache OpenOffice für Controller
Untertitel
Ein praktischer Leitfaden zu Calc in Apache OpenOffice 4
Autor
Jahr
2016
Seiten
177
Katalognummer
V336205
ISBN (eBook)
9783668266841
ISBN (Buch)
9783668266858
Dateigröße
4017 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Apache OpenOffice, Tabellenkalkulation, Calc-Funktionen, Calc-Datenaufbereitung, Controlling, OpenOffice, Controller
Arbeit zitieren
Alexander Kuhne (Autor), 2016, Einführung in die Tabellenkalkulation mit Apache OpenOffice für Controller, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/336205

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