Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Kaufmann/frau Büromanagement)


Unterweisung / Unterweisungsentwurf, 2016
9 Seiten, Note: 1

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Deckblatt „Das Anlegen einer Personalakte"

2. Lernziele
2.1 Hauptziel
2.2 Richtziel
2.3 Groblernziel
2.4 Feinlernziel
2.5 Auszug aus dem Ausbildungsrahmenplan

3. Ausbildungssituation

4. Aufgabenstellung

5. Unfallverhutung und Sicherheitsvorschriften
5.1 Arbeitssicherheit
5.2 Hygiene
5.3 Umweltschutz
5.4 Datenschutz

6. Vier-Stufen-Methode
6.1 Stufe 1: Vorbereiten
6.2 Stufe 2: Vormachen und erklaren
6.3 Stufe 3: Nachmachen und erklaren lassen
6.4 Stufe 4: Selbststandiges Uben

2. Lernziele

2.1 Hauptziel

Der Azubi soli laut Ausbildungsordnung den Beruf des Kaufmanns fiir Buromanagement erlernen und dabei alle zu dieser Ausbildung gehorenden beruflichen Handlungskompetenzen erlangen, urn die Ausbildung erfolgreich zu absolvieren.

2.2 Richtziel

Das Richtziel ist die Aneignung aller Fertigkeiten, Kenntnisse und Fahigkeiten der Personalsachbearbeitung. (§3, Nr. 6.1 Verordnung iiber die Berufsausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann fur Buromanagement).

2.3 Groblernziel

Das Grobziel ist Personalakten unter Berucksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit zu fuhren.

2.4 Feinlernziel

Das Feinziel ist das Anlegen einer Personalakte.

2.5 Auszug aus dem Ausbildungsrahmenplan : Betrifft Punkt 6.1 b)

Diese Kenntnisse werden dem Azubi im 2. Ausbildungsjahr vermittelt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3. Ausbildungssituation

Der Azubi befindet sich im 2. Ausbildungsjahr zum Kaufmann fur Buromanagement. Die Unterweisung findet innerhalb des zweiten Ausbildungsjahres statt. Der Azubi ist 17 Jahre alt und hat mittlere Kenntnisse im Personalbereich. Er ist bereits seit 6 Wochen in dieser Abteilung und hat alle grundlegenden Bausteine theoretisch erlernt und soli nun einiges auch praktisch kennenlernen.

4. Aufgabenstellung

Der Azubi soil nach der Unterweisung in der Lage sein, selbststandig eine Personalakte anzulegen.

Als Hilfestellung bekommt er zusatzlich dieses Register und diese Checkliste:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

5. Unfallverhiitung und Sicherheitsvorschriften

5.1 Arbeitssicherheit

- Zum Anlegen einer Personalakte wird keine spezielle Schutzkleidung o. a. benotigt.
- Ein realistisches Verletzungsrisiko ist durch Schneiden am Papier, Einklemmen im Ordner oder bei der Handhabung des Lochers durchaus gegeben.
- Der Arbeitsplatz sollte ausreichend beleuchtet sein.

5.2 Hygiene

- Der Arbeitsplatz und die Arbeitsmittel werden sauber gehalten und pfleglich behandelt.
- Es empfiehlt sich die Hande wahrend des Arbeitstages immer mal wieder zu waschen.

5.3 Umweltschutz

- Arbeitsmaterialien sollen umweltbewusst eingesetzt werden. Bevor ein neuer Ordner verwendet wird, sollte gepruft werden ob ein gebrauchte Ordner in guten Zustand eingesetzt werden kann.

- Mulltrennung nach Papier, Plastik und Restmull ist stets zu beachten.

5.4 Datenschutz

- Jegliche Personen-, Geschafts-, Bank-, Mitarbeiter- und Kundendaten sind stets geheim zu halten und vertrauensvoll zu behandeln. Die Weitergabe an Dritte ist gesetzlich verboten.

6. Vier-Stufen-Methode

Stufe 1: Vorbereiten (ca. 3 min)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Arbeitsmaterialien bereitstellen:

Auf dem Schreibtisch werden die benotigten Arbeitsmaterialien wie Aktenordner, ABC-Register und Mitarbeiterunterlagen bereitgestellt.

Begruflung des Azubis und Hemmungsabbau:

Der Azubi wird freundlich mit einem Nicken begruRt. Um dem Azubi die Angst zu nehmen, erkundige ich mich nach seinem Wohlbefinden und fuhre ein auflockerndes Gesprach.

Hinfuhrung zum Thema und Vorkenntnisse ermitteln:

Nachfragen, ob der Azubi bereits Kenntnisse im Anlegen einer Personalakte besitzt. Anschliefcend den Sinn der Arbeitsaufgabe erklaren, auch wenn der Azubi bereits Vorkenntnisse besitzt.

Das Lernziel erlautern:

Der Azubi soil am Ende der Unterweisung in der Lage sein, selbststandig eine Personalakte anzulegen.

Den Azubi motivieren:

Dem Azubi selbst motiviert gegenubertreten. Vertrauen soil dem Azubi zugesprochen werden, die Angst vor Fehlern soli genommen werden.

Stufe 2: Vormachen und Erklaren (ca. 5 min)

Vorgehensweise anhand der W-Fragen erklaren und begrunden

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Den Azubi den Vorgang nachmachen und erklaren lassen

Nach Abschluss der Durchfiihrung erhalt der Azubi von mir die benotigten Arbeitsmaterialien mit der Bitte den gesamten Vorgang durchzufiihren. Damit sichergestellt ist, dass der Azubi den Ablauf richtig aufgenommen hat, soil er die Arbeitsschritte in seinen eigenen Worten wiedergeben.

Das Verstandnis durch Kontrollfragen prufen

Durch gezielte W-Fragen das Verstandnis prufen:

- Welcher Arbeitsschritt wird gerade durchlaufen?
- Wie und warum wird dieser durchgefuhrt?

Evtl. Fehler beheben und Verstandnislucken schlieften

Wenn notwendig wird der Azubi bei seiner Ausfuhrung unterstutzt und bekommt Verbesserungsvorschlage zum leichteren Verstandnis und zum Schlieften von Liicken.

Den Azubi loben

Wahrend und nach der Durchfiihrung den Azubi loben und motivieren. Bei Problemen oder Anlaufschwierigkeiten weise ich auf den Ubungseffekt und die damit verbundene Verbesserung hin.

Stufe 4: Selbststandiees Uben (ca. 2 min)

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Ubergabe einer Ubungsaufgabe unter der Angabe der Aufgabe

Dem Azubi wird eine genaue Aufgabe gestellt. Was ist genau zu erledigen? Bis wann ist es zu erledigen? Der Azubi wird darauf hingewiesen, dass die Unterweisung in das Berichtsheft einzutragen ist. Das Fuhren des Berichtshefts ist ein wichtiger Bestandteil der Ausbildung. Hier kann der Ausbildungsstand des Azubi nachvollzogen werden. Das Fuhren des Berichtsheftes ist daruber hinaus unbedingte Voraussetzung um die Abschlusspriifung zum Kaufmann fur Buromanagement ablegen zu durfen.

Selbststandiges Durchfuhren durch den Azubi

Der Azubi fuhrt den Prozess nun selbststandig aus. Durch diesen Wiederholungsgang vertieft und festigt sich das Erlernte. AnschlieGend wird er aufgefordert den Vorgang 3 bis 4 mal zu uben.

Erreichbar bleiben

Um dem Azubi nicht das Gefuhl zu geben alleine gelassen zu werden, bleibe ich in der Nahe und biete meine Erreichbarkeit bei Fragen und Unklarheiten an.

Lob und konstruktive Kritik uben

Nach Durchfuhrung der Arbeitsaufgabe sollte der Azubi gelobt werden. Lob ist als Anerkennung der Arbeitsleistung wichtig und motiviert gleichzeitig das Gelernte selbstsicher und selbststandig anzuwenden.

Hinweis auf die folgenden Aufgaben aufGrund des Erlernten

Ist der Azubi noch aufnahmefahig wird zum Abschluss noch auf die nachste anstehende Aufgabe hingewiesen. Eine Uberforderung ist dabei stets zu vermeiden.

[...]

Ende der Leseprobe aus 9 Seiten

Details

Titel
Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Kaufmann/frau Büromanagement)
Hochschule
IHK für München und Oberbayern
Note
1
Autor
Jahr
2016
Seiten
9
Katalognummer
V346358
ISBN (eBook)
9783668380745
Dateigröße
1636 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
anlegen, personalakte, unterweisung, kaufmann/frau, büromanagement
Arbeit zitieren
Friedemann Beyer (Autor), 2016, Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Kaufmann/frau Büromanagement), München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/346358

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