Methoden des IT-Projektmanagements


Projektarbeit, 2016

37 Seiten, Note: 2,1


Leseprobe

I. Inhaltsverzeichnis

II. Abbildungsverzeichnis

III. Tabellenverzeichnis

IV. Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Theoretische Grundlagen zum IT-Projektmanagement
2.1 Projektphasen
2.1.1 Grundidee des Phasenkonzepts
2.1.2 Beschreibung der Projektphasen
2.2 Projektbeteiligte und Stakeholder
2.2.1 Stakeholder
2.2.2 IT-Projektleiter
2.2.3 Fachbereich
2.2.4 IT-Experten
2.2.5 Lenkungskreis
2.2.6 Endbenutzer
2.3 Projektplanung, -steuerung und –überwachung
2.3.1 Umfang
2.3.2 Zeit
2.3.3 Kosten
2.3.4 Risiken
2.3.5 Qualität
2.3.6 Kommunikation

3 Fazit

V. Literatur- und Quellenverzeichnis

II. Abbildungsverzeichnis

Projektphasen mit Meilensteinen

Allgemeines Schema einer Projektorganisation

Allgemeine Stakeholdermatrix

Der Regelkreislauf des Projektcontrollings

Magisches Dreieck des Projektmanagement

Änderungen im Projektverlauf

III. Tabellenverzeichnis

Typische Befragungstechniken zur Anforderungsermittlung

Projektkostenarten

Risikokategorien

SMART-Modell

Meetings zur Kommunikation mit dem Projektteam

Meetings zur Kommunikation mit dem Lenkungskreis

Kanäle zur Kommunikation mit den Endbenutzern

IV. Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Ein Projekt ist ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und eine projektspezifische Organisation.“[1] Alle Projekte haben gemeinsam, dass sie einmalig sind und individuelle Eigenschaften besitzen.

Es wird zwischen verschiedenen Projekttypen unterschieden, die sich in Inhalt, sowie der Projektorganisation unterscheiden. So werden unter anderem Bauprojekte, Forschungsprojekte, Produktentstehungsprojekte, Organisationsprojekte und IT-Projekte voneinander abgegrenzt. IT-Projekte beschäftigen sich generell mit der Weiterentwicklung von Kommunikations- und Informationstechnologie. Hierbei wird weiter zwischen IT-Strategie-, IT-Organisations-, IT-Infrastruktur- und Softwareprojekten differenziert. Ein Softwareprojekt hat das Ziel, ein neues IT-System zu entwickeln oder ein bestehendes IT-System anzupassen. Diese Arbeit konzentriert sich gezielt auf Projekte aus dem Bereich der Softwareentwicklung.

Softwareprojekte haben die spezielle Herausforderung, dass sie immateriell sind und das Ergebnis lange Zeit nicht sichtbar ist. So ist diese Projektart besonders schwierig zu planen und zu steuern. Um Softwareprojekte handhabbarer zu machen, wurden unterschiedliche Methoden und Vorgehensweisen entwickelt, die im Rahmen des Projektmanagements die Komplexität des Projekts reduzieren sollten. „Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Projektmanagement umfasst hierbei die Identifizierung von Anforderungen, Festlegen klarer Ziele, Abwägung der konkurrierenden Anforderungen für Zeit, Qualität und Kosten, Anpassung der Spezifikationen, Pläne und Konzepte an die unterschiedlichen Anliegen und Erwartungen der verschiedenen Interessengruppen.“[2] Diese Methoden und Werkzeuge sollten den Projektleiter in seinen Aufgaben im Projekt unterstützen. Der Projektleiter konzipiert zu Beginn das Regelwerk des Projekts unter Berücksichtigung der individuellen Rahmenbedingungen des Projekts. Doch welche Methoden sind sinnvoll und wertschöpfend für die erfolgreiche Umsetzung und welche Methoden sind möglicherweise hinderlich?

Die Hausarbeit enthält drei Kapitel, die wie folgt unterteilt sind: Strukturell beginnt die Arbeit in Kapitel eins mit der hier niedergeschriebenen Einleitung. Das zweite Kapitel beschreibt detailliert die theoretischen Grundlagen des IT-Projektmanagements. Hierbei wird vor allem auf die Projektphasen, die Projektorganisation, sowie die Projektsteuerung eingegangen. Das Kapitel vier bildet den Schluss und rundet mit dem Fazit die vorliegende Arbeit ab.

2 Theoretische Grundlagen zum IT-Projektmanagement

2.1 Projektphasen

2.1.1 Grundidee des Phasenkonzepts

Die Grundidee des Phasenkonzepts ist die Unterteilung des Gesamtprojektvorhabens in kleine, überschaubare Abschnitte, um die Komplexität des Gesamtprojekts zu reduzieren. Diese Einzelabschnitte des Projekts werden Phasen genannt. Sie sind inhaltlich voneinander abgegrenzt, bauen aber logisch aufeinander auf. Innerhalb jeder Phase sind bestimmte Aufgaben vom Projektteam zu erledigen. Die Phase wird mit einem definierten Projektergebnis am Ende der Phase abgeschlossen, dem sogenannten Meilenstein. Erst wenn das Ergebnis vom Lenkungskreis[3] genehmigt wurde, ist der Meilenstein abgenommen und es darf in die nächste Folgephase übergegangen werden. Mit dieser Vorgehensweise können auch große Projekte einfach und übersichtlich strukturiert werden.

Typisch verwendete Projektphasen sind die Initialisierungs-, die Planungs-, die Durchführungs-, die Einführungs- und die Abschlussphase. In der Initialisierungsphase werden der Projektauftrag und die erste Grobplanung erstellt. In der Planungsphase werden die Anforderungen an das Projekt analysiert und eine detaillierte Feinplanung konzipiert. Während der darauf folgenden Durchführungsphase wird das eigentliche Projekt umgesetzt und anschließend in der Einführungsphase dem Endbenutzer zugänglich gemacht. Die Abschlussphase dient dazu, das Projekt abzuschließen und die Projektorganisation aufzulösen.

Projektphasen mit Meilensteinen [4]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1

Die Standardisierung des Projektvorgehens hat nicht nur die Reduzierung von Komplexität als Vorteil, sondern es wird auch eine Vergleichbarkeit der Projekte erreicht. Durch die standardisierte Erstellung von Projektdokumenten, können Projektergebnisse aus verschiedenen Projekten einfach miteinander verglichen werden. Zusätzlich schafft das einheitliche Verständnis der Projektphasen eine einfachere Kommunikation zu den Stakeholdern, den Projektbeteiligten und den Endbenutzern. Da alle mit den Projektphasen vertraut sind, benötigt es keine weitere Erläuterung in der Kommunikation zum aktuellen Stand und zum weiteren Projektvorgehen. Die Qualität lässt sich durch die Kontrolle vor jedem Meilenstein steigern, da so jedes Projektartefakt bereits während des Projektverlaufs überprüft wird. So lassen sich Qualitätsmängel schnell erkennen und beheben, bevor sie in die nächste Phase mitgenommen werden.

2.1.2 Beschreibung der Projektphasen

Die einzelnen Projektphasen sind logisch voneinander abgetrennt und haben unterschiedliche Inhalte, Aufgaben und Ziele. Es können fünf allgemeingültige Phasen im Hinblick auf Projekte genannt werden. Auf die Spezifika der einzelnen Projektphasen wird im Folgenden genauer eingegangen.

Initialisierungsphase

Das Ziel der ersten Projektphase ist es, den Projektauftrag vom Management zu erhalten. In dieser Phase wird entschieden, ob die Projektidee weiterverfolgt werden soll oder ob das Projekt möglicherweise am Ende dieser Phase bereits abgelehnt und beendet wird. Bevor die Entscheidung vom Management getroffen werden kann, muss zuvor eine Grobplanung für das Management als Entscheidungsgrundlage vorbereitet werden. Die Verantwortlichkeit der Vorbereitung kann in der ersten Phase, je nach Fortschritt des Projekts, entweder beim Auftraggeber oder beim IT-Projektleiter liegen. Wurde noch kein IT-Projektleiter für das Projekt ernannt, liegt die Verantwortung für die erste Projektplanung beim Auftraggeber bzw. dessen Fachbereich. Gibt es bereits einen Projektleiter, so hat er die Aufgabe, die Grobplanung zu erstellen.

Die Grobplanung des Projekts besteht aus einer rudimentären Kosten[5] - und Zeitschätzung[6], einer Stakeholderanalyse[7] und dem daraus resultierenden Vorschlag der Projektorganisation[8], der Durchführung einer ersten Risikoanalyse[9] und der Abgrenzung des Projektumfangs[10]. Sollte die Umsetzbarkeit des Projekts oder der Lösungsweg noch nicht geklärt sein, kann zusätzlich noch eine Vorstudie bzw. eine Machbarkeitsanalyse durchgeführt werden. Während der Machbarkeitsanalyse werden mehrere Lösungsvarianten geprüft und bewertet. Das Ergebnis der Machbarkeitsstudie ist die Erkenntnis des idealen Lösungswegs für das Projekt.

Der validierte Lösungsweg, sowie die Grobplanung des Projekts, werden dann dem Management präsentiert. Auf Basis dieser Informationen wird die Entscheidung über den Fortgang des Projekts entschieden. Fällt die Entscheidung zugunsten des Projekts, so wird die Freigabe erteilt und es kann in die nächste Projektphase übergegangen werden. Sollte die Entscheidung negativ ausfallen, wird das Projekt entweder komplett abgelehnt oder es wird ein alternativer, modifizierter Lösungsansatz vom Management gefordert. Dieser muss anschließend wieder vom IT-Projektleiter aufbereitet und vom Management geprüft und genehmigt werden.

Planungsphase

Nachdem die Grobplanung genehmigt wurde, kann nun in die detaillierte Feinplanung übergegangen werden.

Die IT-Projektleitung hat nun die Aufgabe, das Projektteam auf Basis der in der Initialisierungsphase abgenommenen Projektorganisation zusammenzustellen. Die Projektmitarbeiter werden idealerweise von den jeweiligen Vorgesetzen über die Mitarbeit im Projekt informiert. Falls die Vorgesetzten dieser Aufgabe nicht nachgehen, sollte der IT-Projektleiter diese Aufgabe übernehmen und die Projektmitarbeiter in einem persönlichen Gespräch darüber informieren. Das persönliche Kennlerngespräch hilft sowohl dem IT-Projektleiter als auch dem Projektbeteiligten eine erste Beziehung für die zukünftige Zusammenarbeit zueinander aufzubauen. Sollte der Projektmitarbeiter möglicherweise eine ablehnende Haltung gegenüber dem Projekt zeigen, so hat der Projektleiter die Aufgabe, dieser Reaktion entgegenzuwirken und zu versuchen, ihn vom Projekt zu überzeugen. Ziel ist es, den Mitarbeiter für das Projekt zu gewinnen und ihn von den Vorteilen der Projektergebnisse zu überzeugen. Sollte ein Mitarbeiter dennoch eine ablehnende Haltung gegenüber dem Projekt zeigen, sollte eine Umbesetzung des Projektteams in Betracht gezogen werden. Wurde das Projektteam final zusammengestellt, so steht die Besetzung des Lenkungskreises noch aus. Idealerweise werden der Auftraggeber des Projekts und ein Vertreter des Unternehmensmanagements zum Lenkungskreis benannt. Diese sollten ihrer Rolle ebenfalls zustimmen und im Rahmen ihrer Funktion das Projekt zu unterstützen. Wichtig ist, dass alle Projektbeteiligten vor dem Kick Off[11] -Termin über ihre Funktion im Projekt Bescheid wissen und ihre Rolle annehmen, sodass im Kick Off-Termin keiner der Projektmitarbeiter mit seiner Projektaufgabe überrascht wird.

Der Kick Off-Termin selbst hat zum Ziel, dass sich das Projektteam und der Lenkungskreis kennenlernen, die Erwartungshaltung an das Projekt zu besprechen und die erste Planung vorzustellen. Der Qualitäts-, Risiko- und Kommunikationsplan sollte vom IT-Projektleiter im Vorfeld bereits ausgearbeitet sein und dem Projektteam zusätzlich zur groben Umfang- und Zeitplanung im Kick Off-Termin präsentiert werden. Anschließend werden das Projektziel und die Erwartungshaltung an das Projekt besprochen. Der Kick Off-Termin ist der Startschuss für das Projekt.

Nach dem Projektstart kann mit der Anforderungsanalyse begonnen werden. Die Verantwortlichkeit liegt dabei bei den Fachbereichsprojektmitarbeitern. Der grobe Rahmen wurde bereits in der Initialisierungsphase festgelegt. Nun geht es darum, alle fachlichen Prozesse und Daten aufzunehmen, die im neuen System umgesetzt werden sollen. Ziel der Analyse ist die Sammlung aller Informationen, die für die Planung und Realisierung des zukünftigen Systems von Bedeutung sind. Dazu gehören Informationen über Arbeitsabläufe, Ausbaustrukturen, Organisationskonzepte oder Datenflüsse. Um den Umfang so detailliert wie möglich zu definieren, sollte in der Analysephase sehr strukturiert und methodisch gearbeitet werden.[12] Nach der Anforderungsermittlung sind alle funktionalen[13] sowie nicht-funktionalen[14] Anforderungen bekannt, um diese im Lastenheft niederzuschreiben. Das Lastenheft ist das Ergebnisdokument, in dem die fachlichen Anforderungen an ein neues System beschrieben werden. Es wird sowohl die Ist-Situation, als auch der gewünschte Soll-Zustand dargestellt. Um die Inhalte des Projekts klar abzugrenzen, sollte auch dokumentiert werden, welche Themen im Rahmen des Projekts nicht umgesetzt werden sollen. Das Lastenheft ist die Grundlage für die Feinplanung, eine mögliche Ausschreibung, die Systemspezifikation und die spätere Umsetzung des Projekts. Daher ist es wichtig, dass die Qualität des Dokumentes geprüft und freigegeben wird, bevor weitere Schritte im Projekt eingeleitet werden. Ein erster Qualitätscheck sollte durch den IT-Projektleiter stattfinden. Da er allerdings wenige Kenntnisse über die fachlichen Prozesse hat, sollte er das Lastenheft vor allem auf Formulierungen, die Form, mögliche Widersprüche und Logikfehler prüfen. Um die finale Genehmigung des Lastenheftes durch den Lenkungskreis einzuholen, sollte an dieser Stelle eine Abnahme in einem gemeinsamen Meeting erfolgen.

Nachdem die fachlichen Anforderungen vollständig aufgenommen, dokumentiert und freigegeben wurden, startet die Phase der Systemspezifikation. Verantwortlich für diese Phase sind die IT-Projektmitarbeiter. Es kann direkt mit der Erstellung begonnen werden, falls die IT-Projektmitarbeiter aus der internen IT-Abteilung besetzt werden. Wird die Entwicklung durch einen externen Dienstleister durchgeführt, so beginnt nun der Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess. Das Lastenheft dient als Grundlage der Ausschreibung, um das geeignete System und Dienstleister zu finden.[15] Wurde der passende IT-Dienstleister gefunden und beauftragt, kann dieser mit dem Spezifizieren der technischen Umsetzung beginnen.

Auf Basis des Lastenhefts wird ein vollständiges, umfassendes Lösungskonzept entwickelt, das Pflichtenheft. Darin ist die konkrete Umsetzung des Systems auf Basis der fachlichen Anforderungen beschrieben. Inhalt der Spezifikation sind die Entscheidungen zur IT-Infrastruktur wie die einzusetzende Plattform, mögliche Anpassungen einer Standardsoftware, Schnittstellen zu anderen Systemen, sowie die Server- und Datenbankarchitektur. Die Qualitätsprüfung des Pflichtenheftes wird zuerst vom Fachbereich auf Inhalt und Richtigkeit von fachlichen Fragen vorgenommen. Anschließend sollte der IT-Projektleiter einen Blick auf die IT-spezifischen Themen des Pflichtenheftes werfen, um mögliche technische Mängel zu erkennen. Wurde das Pflichtenheft sowohl vom Fachbereich als auch vom IT-Projektleiter freigegeben, wird das Ergebnisdokument ebenfalls vom Lenkungskreis abgenommen.

Auf Basis der erstellten Spezifikation kann der Projektleiter im Anschluss die Feinplanung erstellen. Dazu wird der gesamte Projektumfang in einzelne Arbeitspakete aufgeteilt und der jeweilige Aufwand geschätzt.[16] Auf Basis der Aufwandsschätzung kann anschließend die Zeitschiene geplant werden.[17] Die Aufwandsschätzung liefert auch die Grundlage zur Kalkulation der Kostenplanung.[18] Wurde ein externer Dienstleister beauftragt, so werden die Kosten maßgeblich auf dem zuvor beauftragten Angebot berechnet. Sollten interne Ressourcen das Projekt erarbeiten, so werden interne Verrechnungssätze zur Berechnung der Projektkosten verwendet. Zusätzlich sollte der Risiko-[19], Qualitäts-[20] und Kommunikationsplan[21] geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. Die Initialplanung von Umfang, Zeit, Qualität, Risiken und Kommunikation wird im sogenannten Projektplan zusammengefasst und während des Projektverlaufs aktualisiert. Der Projektplan wird ebenfalls vom Lenkungskreis geprüft und abgenommen. Nach der Genehmigung des Projektplans kann die Planungsphase abgeschlossen und in die Durchführungsphase übergegangen werden.

Durchführungsphase

Die Durchführungsphase besteht aus der Implementierungsphase, in der die Umsetzung des Projekts stattfindet und der darauf folgenden Testphase zur Qualitätssicherung.

Das Projektteam startet nun mit der Umsetzung der einzelnen Arbeitspakete. Die Implementierung wird anhand der im Pflichtenheft beschriebenen Spezifikation vorgenommen. Hauptverantwortlich arbeiten in dieser Phase die IT-Projektmitarbeiter am Projekt. Konkret werden nun die Aufgaben zur Installation der Software, dem Programmieren der Anforderungen oder dem Aufsetzen der Konfiguration abgearbeitet. Die Projektmitarbeiter aus dem Fachbereich stehen den IT-Mitarbeitern für Fragen oder Klärungsbedarf zur Verfügung. Durch einen regelmäßigen Jour fixe mit dem Projektteam[22] wird der Projektfortschritt, auftretende Hindernisse und mögliche Entscheidungsbedarfe besprochen. So ist der Projektleiter stetig im Bild über den aktuellen Projektstand. Zur Abarbeitung der Arbeitspakete bietet es sich an, eine Offene-Punkte-Liste zu führen, in der die einzelnen Anforderungen mit Reifegrad dokumentiert werden. So kann der Fortschritt der Umsetzung transparent dokumentiert werden, damit der Projektleiter eine Übersicht über die noch offenen und die bereits abgeschlossenen Punkte hat.

[...]


[1] Quelle: DIN 69901 2009, S.155.

[2] Quelle: PMI 2013, S.6.

[3] Eine ausführliche Beschreibung des Lenkungskreises wird in Kapitel 2.2.5 gegeben.

[4] Quelle: Modifizierte Darstellung nach Mletzko 2009, S.13.

[5] Das Vorgehen zur Kostenplanung ist in Kapitel 2.3.3 beschrieben.

[6] Das Vorgehen zur Zeitplanung ist in Kapitel 2.3.2 beschrieben.

[7] Das Vorgehen zur Stakeholderanalyse ist in Kapitel 2.2.1 beschrieben.

[8] Eine ausführliche Beschreibung der Projektorganisation ist in Kapitel 2.2 gegeben.

[9] Das Vorgehen zur Risikoanalyse ist in Kapitel 2.3.4 beschrieben.

[10] Das Vorgehen zum Umfangsmanagement ist in Kapitel 2.3.1 näher beschrieben.

[11] Eine Definition des Kick Off-Termins befindet sich in Kapitel 2.3.6.

[12] Die Methoden zur Anforderungsermittlung werden in Kapitel 2.3.1 beschrieben.

[13] Funktionale Anforderungen werden in Kapitel 2.3.1 erläutert.

[14] Nichtfunktionale Anforderungen werden in Kapitel 2.3.1 beschrieben.

[15] Die Ausschreibungs- und Beschaffungsprozesse gehören zu einem eigenen Themengebiet und sollen in dieser Arbeit nicht weiter eingegangen werden.

[16] Eine detaillierte Vorgehensweise zur Umfangplanung wird in Kapitel 2.3.1 beschrieben.

[17] Eine detaillierte Vorgehensweise zur Zeitplanung wird in Kapitel 2.3.2 beschrieben.

[18] Eine detaillierte Vorgehensweise zur Kostenplanung wird in Kapitel 2.3.3 beschrieben.

[19] Eine detaillierte Vorgehensweise zur Risikoplanung wird in Kapitel 2.3.4 beschrieben.

[20] Eine detaillierte Vorgehensweise zur Qualitätsplanung wird in Kapitel 2.3.5 beschrieben.

[21] Eine detaillierte Vorgehensweise zur Kommunikationsplanung wird in Kapitel 2.3.6 beschrieben.

[22] Eine Definition des Meetings Jour fixe wird in Kapitel 2.3.6 gegeben.

Ende der Leseprobe aus 37 Seiten

Details

Titel
Methoden des IT-Projektmanagements
Hochschule
Internationale Fachhochschule Bad Honnef - Bonn
Note
2,1
Autor
Jahr
2016
Seiten
37
Katalognummer
V413399
ISBN (eBook)
9783668644465
ISBN (Buch)
9783668644472
Dateigröße
680 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
IT Projektmanagement Methoden Projektphasen Projektorganisation
Arbeit zitieren
Julia Golombek (Autor), 2016, Methoden des IT-Projektmanagements, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/413399

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