Wie wird eine Projektplanung durchgeführt?

Darstellung anhand des Projekts der Textilware GmbH und Tankstellen AG


Hausarbeit, 2018
24 Seiten, Note: 2,0

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1. Problemstellung
1.2. Zielsetzung und Aufbau der Arbeit

2. Konzeptionelle Grundlagen zur Projektplanung .
2.1. Projekt
2.2. Einordnung der Projektplanung
2.3. Definition des Terminus Projektplanung

3. Meilensteine der Projektplanung
3.1. Analyse der Stakeholder
3.2. Zieldefinition und Zielhierarchie eines Projekts
3.3. Erstellung eines Projektauftrags
3.4. Projektstrukturplan
3.5. Balkenplan
3.6. Ressourcenplanung

4. Anwendung der Projektplanung für die Einführung von Textilware der Textil GmbH in die Tankstellen AG

5. Fazit

Literaturverzeichnis

Anhang

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Phasenmodell eines Projekts

Abbildung 2: Bermuda Dreieck

Abbildung 3: Zielhierarchie

1. Einleitung

„Ein Werk erfordert umso mehr Vorarbeit, je bedeutender und schwieriger es ist.“1

Das Zitat von Henri de Saint-Simon kann auf die Bedeutung der Projektplanung übertragen werden. Nur mit einem vollständigen und realistisch durchdachten Projekt können Ziele optimal erreicht werden. Der Bau der Strecke für Züge von Berlin nach München in nur vier Stunden, welcher erfolgreich im Dezember 2017 nach 25 Jahren Projektverlauf abgeschlossen wurde, zeigt trotz seiner Komplexität einen positiven Projektabschluss.2 Als negativ kann dagegen der Bau des neuen Willy Brandt Flughafens in Berlin gekennzeichnet werden. Wegen seiner mangelnden Planung und folglich fehlerhaften Baukonstruktionen konnte er im Jahr 2012 nicht eröffnet werden und kostet den Staat nach einer Auswertung im Jahr 2017 monatlich 35 Millionen Euro. Ein Ende ist dabei noch nicht in Sicht.3

1.1. Problemstellung

Die beiden erwähnten Beispiele sollen verdeutlichen, dass Projekte nicht immer optimal durchgeführt werden können. Werden in der Projektplanung einzelne Faktoren nicht berücksichtigt, kann ein zufriedenstellendes Ziel nicht gewährleistet werden. Deshalb müssen mehrere relevante Grundüberlegungen in die Projektplanung mit einbezogen werden, um anschließend mit der Projektdurchführung beginnen zu können. Werden Faktoren falsch geplant oder sogar vergessen, kann ein Projektabschluss wie im Fall des Willy Brandt Flughafens in Berlin nicht erreicht werden.

1.2. Zielsetzung und Aufbau der Arbeit

Mit Hilfe der Arbeit sollen diese einzelnen Schritte für die Projektplanung erwähnt werden. Dazu werden zunächst die konzeptionellen Grundlagen zur Projektplanung angeschnitten, um ein Verständnis für die Thematik erwecken zu können. Die Definition des Terminus Projekt sowie die Einordnung der Projektplanung sollen dazu aufgezählt werden. Anschließend kann der Begriff Projektplanung fokussiert werden, indem die Bedeutung sowie die einzelnen Meilensteine aufgezählt werden. Mit Hilfe dieser theoretischen Grundlagen kann anschließend näher auf die einzelnen Prozesse der Projektplanung eingegangen werden. Hier sollen die Stakeholder Analyse, Zieldefinition und Zielhierarchie des Projekts, der Projektauftrag, Projektstrukturplan, Balkenplan sowie die Ressourcenplanung detaillierter behandelt werden. Anschließend kann mit Hilfe der theoretischen Fundierung eine Planung in der Praxis für das Projekt „Einführung von Textilware des Unternehmens Textil GmbH in die Tankstellen AG“ begonnen werden. Mit Hilfe der Kenntnisse, welche im Verlauf der Arbeit erzielt werden, soll nochmal im Schlussteil auf das Projekt des Willy Brand Flughafens und die möglichen Gründe für die Verzögerung eingegangen sowie die Wichtigkeit einer Projektplanung erläutert werden.

2. Konzeptionelle Grundlagen zur Projektplanung

Das folgende Kapitel beschäftigt sich mit den konzeptionellen Grundlagen zur Projektplanung. Dazu soll zunächst eine Definition zum Projektbegriff aufgestellt werden, um die Projektplanung einzuordnen und anschließend näher auf diese eingehen zu können.

2.1. Projekt

Der Terminus „Projekt“ findet seinen Ursprung im lateinischen Begriff „proiectum“ und kann mit „nach vorne geworfen“ übersetzt werden. Außerdem ist er in der DIN-Norm 69901-5 niedergelegt. Dort wird der Begriff als Vorhaben, welches durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Vollständigkeit charakterisiert ist, beschrieben.4 Darunter kann z.B. die Definition des Ziels, die zeitlichen, finanziellen und personellen Einschränkungen, die Abgrenzungen gegenüber anderen Absichten sowie die projektspezifische Organisation gezählt werden.5

J. Rodney Turner fasst das Projekt folgendermaßen zusammen:

„Ein Vorhaben, welches die Organisation von menschlichen, materiellen und finanziellen Ressourcen zur Abarbeitung eines individuellen Arbeitsprogramms bedingt, unter Berücksichtigung von zeitlichen und finanziellen Randbedingungen, mit dem Ziel, eine positive Veränderung zu erreichen und bestimmte qualitative und quantitative Ziele zu erfüllen“.6

2.2. Einordnung der Projektplanung

Projektplanung bildet einen Teil des Projektmanagements. Dieses umfasst zeitlich befristete Formen der Zusammenarbeit, die neuartige, komplexe oder einzigartige Aufgaben enthalten.7 Um ein Projekt durchführen zu können, müssen Führungsaufgaben, eine Projektorganisation und -techniken aufgestellt werden. Die Organisation und Leitung von Problemlösungsprozessen, welche durch Abstimmung mit den Projektinteressierten, -verantwortlichen und den -beschäftigten erfolgen sollen, sind dabei die Aufgaben des Projektmanagements. Dadurch können das Verständnis und die Motivation für die Durchführung und Zielerreichung erlangt werden.8

Der Projektmanagementprozess setzt sich aus mehreren Bereichen zusammen. Dazu zählen der Projektstart, die Koordination, das Controlling, das Management der Projektdiskontinuitäten und der Projektabschluss. Dabei werden die Projekt- und Teilziele, die Leistungen für das Projekt, die Termine, Ressourcen, Kosten, Organisation, Kultur und Kontext gebildet. Das Management der Projektdiskontinuitäten beschäftigt sich mit dem Risikomanagement während des Projektverlaufs.9

2.3. Definition des Terminus Projektplanung

In der Projektplanung soll der detaillierte Ablauf eines Projektes festgelegt werden, welcher für zukünftige Handlungen im Projektverlauf relevant ist.10 Die Projektplanung beginnt mit der Grobplanung, in der die Arbeitspakete definiert werden. Gleichzeitig müssen die zeitlichen und inhaltlichen Abhängigkeiten der einzelnen Teilprojekte bestimmt werden. Ein weiterer Faktor ist die Planung der Ressourcen, Termine, Fristen sowie Meilensteine und die Aufstellung eines Projektstrukturplans. Liegt der Verlaufsplan des Projektes vor, können die Arbeiten und Verantwortlichkeiten auf die Projektteilnehmer verteilt werden.11 Abbildung 1 soll zusammenfassend nochmal das Phasenmodell eines Projekts und somit die Bedeutung der Projektplanung darstellen. Sie kennzeichnet den Projektstart und bildet die Grundlage für die Durchführungsphase sowie den Projektabschluss.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Phasenmodell eines Projekts

Eigene Darstellung, in Anlehnung an: Haunerdinger, M./Probst, H. (2012), S. 26.

3. Meilensteine der Projektplanung

Wie bereits in Punkt 2.3. erwähnt wurde, ist es wichtig, die Planung von Ressourcen, Terminen, Fristen und Meilensteinen vorzunehmen sowie einen Projektauftrag- und strukturplan aufzustellen. Im Folgenden soll das Vorgehen dieser einzelnen Faktoren näher geschildert werden.

3.1. Analyse der Stakeholder

Ein wichtiger Punkt der Projektplanung ist es, die Persönlichkeiten zu ermitteln, welche als potenzielle Stakeholder des Projektes bezeichnet werden müssen.12

Unter Stakeholder werden Personen, Gruppen oder Organisationen verstanden, welche mit einem Projekt in einer Beziehung stehen und Erwartungen gegenüber dem Projekt stellen, weil sie interessiert, beteiligt oder betroffen sind. Sie nehmen dabei Einfluss auf die Entscheidungen innerhalb des Projekts. Gleichzeitig sind sie bei einem Investment in die Firma beteiligt und besitzen das Interesse am Erfolg gewisser Operationen des Unternehmens.13

Es kann zwischen internen und externen Stakeholdern unterschieden werden. Interne beschreiben Personen, welche in direkter Verbindung mit dem Projekt stehen, wie z.B. der Projektleiter oder Projektmitarbeiter. Sie verfügen dabei über unmittelbare Gestaltungsmöglichkeiten. Externe Stakeholder hingegen stehen zwar mit dem Projekt in einer Beziehung, nehmen aber nur indirekt Einfluss. Dazu zählen unter anderem Kunden, der Wettbewerb oder Fremdkapitalgeber.14

Erkenntnisse der Stakeholder Analyse sollen sein, welche Handlungsmuster der Stakeholder zu erwarten sind und in welchem Bereich notwendige Maßnahmen mit Hilfe des Projektmarketings ergriffen werden müssen. Auch können geeignete Strategien im Umgang mit den Projektbetroffenen entwickelt werden sowie zu berücksichtigende Ziele, Bedürfnisse und Visionen bei der Lösungsfindung. Potenzielle Konflikte und kritische Erfolgsfaktoren bzw. Risiken, welche auftreten können, werden mit der Stakeholder Analyse ebenfalls erkannt.15

Da die Stakeholder unterschiedlich Einfluss auf das Projekt nehmen, soll mit Hilfe einer Stakeholder Analyse deren Bedeutung ermittelt werden, wann und mit welcher Macht die jeweiligen Stakeholder projektentscheidend sind. Folgende Aspekte müssen dabei geklärt werden: Zu Beginn müssen die Personen bestimmt werden, welche die Rahmenbedingungen des Projekts festlegen und welche erfolgsabhängig sind. Außerdem müssen die Ergebnis- und Nutzbetroffenen des Projekts ermittelt werden. Daraufhin kann festgelegt werden, wer im besonderen Maß miteinbezogen werden muss und wer in regelmäßigen Abständen informiert werden soll. Personen, welche überzeugt werden müssen, werden in diesem Schritt ebenfalls erkannt. Die Stakeholder Analyse soll folglich Machtgegner und -befürwörter sowie Projektunterstützer eruieren. Die jeweilige Machtbasis wird hierbei analysiert, um feststellen zu können, auf wen besonders Rücksicht genommen werden muss.16

3.2. Zieldefinition und Zielhierarchie eines Projekts

Die Stakeholder-Analyse bildet eine gute Grundlage für die Vereinbarung des Projektziels, da die Interessensgemeinsamkeiten und -gegensätze durch die unterschiedlichen Prioritäten der Projektteilnehmer bewusst werden. Gleichzeitig werden die wichtigen Stakeholder für den Projekterfolg deutlich.17 Ziele müssen explizit, transparent und klar definiert werden, um die Motivation der Projektteilnehmer durch die Attraktivität und Herausforderung erwecken zu können.18 Die Faktoren Qualität, Kosten und Termine spielen als Schlüsselfaktoren für den Projekterfolg mit ein und müssen deshalb schon in der Zieldefinition berücksichtigt werden. Anhand des Bermudadreiecks in Abbildung 2 soll die Erreichung zum Projekterfolg verdeutlicht werden. Nur Ressourcen in einer erwartenden Qualität zu einem vereinbarten Termin gewähren ein positives Ergebnis und beeinflussen somit wechselseitig das Projektergebnis und somit den Projekterfolg.19 So muss bei der Festlegung der Zeit für die einzelnen Prozesse eine Flexibilität vorliegen, um neue, ursprüngliche oder nicht eingeplante Schritte jederzeit einbauen zu können (z.B. Personalausfall). Außerdem muss verhindert werden, dass negative Zusammenhänge zwischen den Teilzielen zur Erreichung des Globalziels vorliegen. Das bedeutet, dass die Realisierung eines Teilziels nicht die des anderen erschweren oder unmöglich machen darf, da der Projekterfolg folglich stark gefährdet wird (z.B. muss verhindert werden, dass durch einen Personalausfall ein Teilprozess nicht vollständig ausgeführt werden kann).20 Gleichzeitig muss die Abhängigkeit der einzelnen Teilziele bezüglich der Ressourcennutzung eingeplant werden.21

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Bermuda Dreieck

Eigene Darstellung, in Anlehnung an Haunerdinger, M./Probst, H. (2012), S. 19.

Der sachliche Geltungsbereich soll den Zielinhalt konkretisieren. Dazu wird das Betätigungsfeld für die Realisierung des Ziels bestimmt. Der letzte Punkt ist das Zielausmaß, welches das Ausmaß des Zielinhaltes bestimmt. Mit einem Wert wird angegeben, wie viel bei einem Teilziel erreicht werden soll (z.B. hohe Qualität liegt bei 80%).22

[...]


1 Motivation. Umsetzung. Erfolg (2015).

2 Vgl. Tageschau (2017).

3 Vgl. BZ-Berlin (2017).

4 Vgl. Zimmermann, J./Stark, C., Rieck, J. (2010), S. 2.

5 Vgl. Burghardt, M. (2012), S.19.

6 Herzog, B. (2008), S. 1.

7 Vgl. Dillerup, R./Stoi, R. (2016), S. 487.

8 Vgl. Ehrlenspiel, K./Meerkamm. H. (2013), S. 221 f.

9 Vgl. Hofbauer, G./Sangl, A. (2011), S. 429.

10 Vgl. Schels, I. (2008), S. 93.

11 Vgl. Logge, T. (2017), S. 40.

12 Vgl. Pfetzing, K./Rhode, A. (2009), S. 207.

13 Vgl. Bamberger, I./Wrona, T. (2012), S. 392.

14 Vgl. Dillerup, R./Stoi, R. (2016), S. 120.

15 Vgl. Pfetzing, K./Rhode, A. (2009), S. 209.

16 Vgl. Meier, H. (2015), S. 106.

17 Vgl. Pfetzing, K./Rhode, A. (2009), S. 209.

18 Vgl. Echterhoff, G./Neumann, B. (2006), S. 22.

19 Vgl. Haunerdinger, M./Probst, H. (2012), S. 19.

20 Vgl. Ebenda, S. 24 f.

21 Vgl. Becker, J./Luczak, H. (2003), S. 58.

22 Vgl. Vorbach, S. (2015), S. 55.

Ende der Leseprobe aus 24 Seiten

Details

Titel
Wie wird eine Projektplanung durchgeführt?
Untertitel
Darstellung anhand des Projekts der Textilware GmbH und Tankstellen AG
Hochschule
AKAD University, ehem. AKAD Fachhochschule Stuttgart
Note
2,0
Autor
Jahr
2018
Seiten
24
Katalognummer
V459012
ISBN (eBook)
9783668900080
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Innovationsmanagement, internationales Innovationsmanagement, Projektplanung, Projekt, Planung, BWL, Balkenplan, Ressourcenplanung, Projektstrukturplan, Stakeholderanalyse, Zielplanung, Zielhierarchie, Projektauftrag
Arbeit zitieren
Saskia Schwab (Autor), 2018, Wie wird eine Projektplanung durchgeführt?, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/459012

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