Projektmanagement. Fallstudie anhand eines Beispielprojektes


Hausarbeit, 2018
24 Seiten, Note: 1,3

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Einführung in das Beispielprojekt
1.2 Projektdefinition und deskriptive Fakten

2. Projektauftragsklärung und Formulierung eines Projektauftrags

3. Projektumfeldanalyse und Stakeholder Analyse

4. Projektphasen und -meilensteine
4.1 Definitionsphase
4.2 Konzeptphase
4.3 Planungsphase
4.4 Projektdurchführungsphase
4.5 Folgephase
4.6 Projektabschluss

5. Projektstrukturplan

6. Arbeitspakete

7. Projektorganisation

8. Kommunikationsmatrix

9. Fazit und Reflexion des Gelernten

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung

1.1 Einführung in das Beispielprojekt

Das gewählte Referenzprojekt bewegt sich im Umfeld eines mittelständischen Unternehmens der IT-Branche, welches sich mit der Sondierung und Konzeptionierung von IT-Entwickler-Teams sowie dem dazugehörigen Projekt- und Servicemanagement zur erfolgreichen Durchführung des jeweiligen Projektes befasst. Das spezifische Projekt vom Auftraggeber an das Unternehmen, welches im Verlauf dieser Arbeit als Basis zur Bearbeitung der Fallstudie als Referenz verwendet wird, beläuft sich auf die Projektplanung, die Erstellung eines kompetenten Entwicklerteams, welches eine webbasierte Applikation im gewünschten Zeitrahmen fertigstellen soll. Beginnend mit der Sondierung von passenden Entwicklerressourcen für das Projekt bis hin zum geplanten Ende des Projektes, umfasst dieses reale Beispiel alle Instanzen des Projektmanagements und eignet sich daher als Beispielprojekt für diese Fallstudie. Um das Non-Disclosure-Agreement (NDA) der Firma zu wahren, wird das Beispielprojekt anonymisiert und die einzelnen Parteien folgt beschrieben:

Auftraggeber = „Firma XY“

Mittelständisches Unternehmen der IT-Branche = Beauftragte Projektmanagement-Firma = ServiceFactum GmbH

Bezeichnung des Projektes = Projekt „Applikation 2019“

1.2 Projektdefinition und deskriptive Fakten

Wie bereits erwähnt, soll im Rahmen dieses Projektes eine Internetapplikation in einem Zeitrahmen von drei Monaten zur öffentlichen Präsentation fertig gestellt werden. Um einen weiteren Einblick in dieses Projekt zu geben, werden die Rahmenbedingungen im Folgenden näher beschrieben. Start dieses Projektes ist der 01.10.2018 und hat damit begonnen – da es ein neues Projekt darstellt und viel Vorarbeit fehlt – ein entsprechendes agiles Scrum-Entwicklerteam mit den notwendigen Kompetenzen zur erfolgreichen Bearbeitung dieser Aufgabe aufzustellen. Das Team setzt sich aus drei Entwicklern, einem Product-Owner sowie einem Scrum Master zusammen. Hierfür sind zunächst aufgrund mangelnder interner Ressourcen des Auftraggebers externe personelle Ressourcen über die ServiceFactum GmbH und deren Pool an potenziellen Kandidaten gesucht und im Rahmen eines Auswahlprozesses sondiert worden. Zeitliche Vorgabe zur finalen Fertigstellung dieses Projektes ist der 08.01.2019 und das inhaltliche Ziel umfasst die Fertigstellung der Internet-Applikation zur Präsentation auf einer öffentlichen Software-Messe. Da die Zeit für die Entwicklung einer Applikation sehr knapp bemessen ist, ist es umso wichtiger, dass die Planung der Projektes mit umso mehr Sorgfalt und Detail durchgeführt wird, um den Erfolg unter zeitkritischen Umständen dennoch gewährleisten zu können.

2. Projektauftragsklärung und Formulierung eines Projektauftrags

Das strukturierte Vorgehen bei der Bewältigung einer komplexen oder atypischen – beispielsweise einer noch nie da gewesenen - Aufgabe ist der Inbegriff von Projektmanagement. Zu Beginn muss also erstmal klar sein, ob ein Auftrag als Aufgabe der Linienorganisation oder als Projekt angesehen und dementsprechend unterschiedlich bearbeitet werden soll. In einigen Unternehmen wird jeder Auftrag projektiert, sofern er nur ein wenig von den gängigen Aufgaben abweicht und in anderen Unternehmen hingegen finden Projekte nur im seltensten Fall Anwendung. Fest steht, um ein Projekt handelt es sich immer dann, wenn eine komplexere Aufgabe bewältigt werden muss, die mit bisher bekannten Strukturen und Methoden nicht effizient erledigt werden kann.1 Diesbezüglich gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, einen Projektauftrag eindeutig zu definieren. Im Wesentlichen ist jedoch unerheblich, dass diese Definition einige Attribute wie Detailtreue, Verständlichkeit oder Struktur aufweist. Dieser Prozess des Projektmanagements wird im Grunde überall ähnlich strukturiert und durchläuft klassisch die folgenden sechs Phasen:2

1. Definitionsphase
2. Konzeptphase
3. Planungsphase
4. Projektdurchführungsphase
5. Folgephase
6. Projektabschluss

Diese Phasen werden in Punkt 3 genauer beschrieben. In anderen Definitionen können die Phasenanzahl oder die Phasenbeschreibungen abweichen, in dieser Fallstudie stellen die beschriebenen sechs jedoch den Standard für den weiteren Verlauf der Arbeit dar.

3. Projektumfeldanalyse und Stakeholder Analyse

Da ein Projekt nicht isoliert werden kann und immer über den unternehmerischen Rahmen hinaus geht, ist es notwendig, das geplante Projekt zunächst generell und zusätzlich dazu auch auf das Projektumfeld zu untersuchen, um über eine ausreichende Datenbasis zu verfügen. Somit wird geprüft, ob die organisatorischen Rahmenbedingungen des Projektumfeldes, welche vom Management nicht beeinflusst werden können, überhaupt ein erfolgreiches Projekt ermöglichen. Die essentiellen Analyse- und Prognosefelder können wie folgt klassifiziert werden:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Projektumfeld des Unternehmens3

Neben den klassischen internen Faktoren eines Unternehmens – welches bei unserem Beispielprojekt die die mit dem Projekt beauftragte ServiceFactum GmbH darstellt - gibt es die beiden externen Analysegebiete der Mikro- und Makro-Umwelt. Zur Mikro-Umwelt zählen Faktoren wie Lieferanten, Stakeholdern bestehende Kunden oder Konkurrenzfaktoren – zum Beispiel wenn eine zusätzliche Konkurrenz-Firma der Firma XY Interesse an einer Kollaboration mit der ServiceFactum GmbH hat, diese jedoch ablehnen müssen, da sonst ein Interessenskonflikt mit Firma XY entsteht. Zur Makro- Umwelt zählen hingegen folgende Faktoren4:

- Technologische Faktoren
- Ökologische Faktoren
- Politische oder rechtliche Faktoren
- Gesellschaftliche Faktoren
- Ökonomische Faktoren
- Etc.

Anhand der Abbildung 1 lässt sich gut erkennen, dass die Mikro-Umwelt näher am Unternehmen dran ist als die Makro-Umwelt. Dies bringt auch zum Ausdruck, dass das Unternehmen kontinuierlich mit den bereits erwähnten Stakeholdern in Berührung ist. Des Weiteren kann das Unternehmen seine Beziehungen zu den Faktoren der Mikro- Umwelt pro-aktiv pflegen. Im Gegenzug dazu ist anhand der Abbildung ebenfalls gut ersichtlich, dass die Makro-Umwelt weiter vom Unternehmen entfernt ist als die Mikro- Umwelt und bedeutet im Umkehrschluss auch, dass die gelisteten Faktoren der Makro- Umwelt und die kohärente Beziehung zum Unternehmen nicht so gut gepflegt werden kann, wie es bei der Mikro-Umwelt der Fall ist.5

Die Umweltanalyse versucht einen Überblick über die aktuellen Umweltbedingungen in Hinblick auf eine mögliche Veränderung in der Zukunft zu geben. Als Werkzeug der Umweltanalyse wird im Projekt „Applikation 2019“ eine SWOT-Analyse herangezogen, um die „Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats“ sowohl im internen als auch im externen Umfeld des Unternehmens – der ServiceFactum GmbH – zu ermittteln.

Etwas unterschiedlich aber dennoch mindestens genauso wichtig verhält es sich mit der Stakeholderanalyse. Diese ist elementar für das geplante Projekt, da die beteiligten Parteien (Interessensgruppen) unterschiedliche Interessen, Ansprüche oder Ziele verfolgen. Alle internen und externen Personengruppen, die von den unternehmerischen Tätigkeiten gegenwärtig oder in Zukunft direkt oder auch indirekt betroffen sind, werden als Stakeholder bezeichnet.6 Optimale Rahmenbedingungen im Projektumfeld sind gegeben, wenn beispielsweise die Stakeholder an einer engeren Zusammenarbeit interessiert sind. Ein weiterer positiv treibender Faktor für die Stakeholder-Beziehung ist dann gegeben, wenn das Projektteam nur für das vorgegebene Projekt arbeitet. Im eigenen Referenzbeispiel kommt für diesen Fall der Begriff „dediziertes Team“ zum Einsatz und findet in der heutigen Zeit immer mehr Nachfrage, da Auftraggeber - gerade bei der Suche nach externen personellen Ressourcen – sowie auch die Projektbeteiligten das „commitment“ des Teams einholen wollen, um den Projekterfolg zu sichern. Zudem ist es von Vorteil, wenn das projektbeteiligte Team – im Optimalfall also ein dediziertes Team – selbstorganisiert arbeiten darf. Dies sollte unter gewissen Vorschriften und mit ausreichend Reviews und Meetings zur Prüfung der Arbeitsergebnisse erfolgen.7 Zusammengefasst verfolgt die Stakeholderanalyse also nicht das Ziel, alle Projektbeteiligten ihre einzelnen individuellen Wünsche für das geplante Projekt zu erfüllen, sondern vielmehr die Werte, Einflüsse, gemeinsame Ziele und Interessen eines Projektes zu definieren.

4. Projektphasen und -meilensteine

Wie in Kapitel 3 bereits erwähnt, ist es im Projektmanagement sinnvoll, den Ablauf in einzelne Phasen zu untergliedern, um zu gewährleisten, dass die im Projektauftrag definierten Ziele eingehalten und auch erreicht werden. Hierfür werden die folgenden sechs Phasen herangezogen8:

1. Definitionsphase
2. Konzeptphase
3. Planungsphase
4. Projektdurchführungsphase
5. Folgephase
6. Projektabschluss

Diese Phasen können durch die Bestimmung von diversen Meilensteinen festgelegt werden, wobei ein Meilenstein als Abschluss der jeweiligen Phase anzusehen ist und somit das Ergebnis der vorausgehenden Phase darstellt. Meilensteine können Ereignisse sein, bei denen beispielsweise:

- Ein Arbeitsergebnis abgeschlossen ist
- Über die zukünftige Vorgehensweise im Projekt entschieden wird
- Ein Teilziel erreicht worden ist
- Uvm.

Im Folgenden werden die einzelnen Phasen genauer erläutert und in Bezug auf das Beispielprojekt näher betrachtet.

[...]


1 Vgl. Litke, H.-D., Kunow, I., Schulz-Wimmer, H. (2016), Projektmanagement, 3. Aufl., Haufe Verlag, S. 10

2 Vgl. Prof. Dr. Behm, W., Prof. Dr. Berger, T., Wolfsteiner, A. (2015), Projektmanagement, 7. Aufl., Studienbrief der SRH Fernhochschule, Riedlingen, S. 14

3 Eigene Darstellung in Anlehnung an Froschauer, U. (2015), Projektmanagement mal anders – humorvoll und leicht verständlich, 1. Aufl., Diplomica Verlag, S. 75

4 Vgl. Froschauer, U. (2015), Projektmanagement mal anders – humorvoll und leicht verständlich, 1. Aufl., Diplomica Verlag, S. 75

5 Vgl. Froschauer, U. (2015), Projektmanagement mal anders – humorvoll und leicht verständlich, 1. Aufl., Diplomica Verlag, S. 77

6 Gabler Wirtschaftslexikon (2018), Anspruchsgruppen, Zugriff am 13.12.2018, Verfügbar unter https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/anspruchsgruppen-27010

7 Vgl. Preußig, J. (2015), Agiles Projektmanagement, Aufl. 1, Haufe Verlag, S. 38

8 Vgl. Prof. Dr. Behm, W., Prof. Dr. Berger, T., Wolfsteiner, A. (2015), Projektmanagement, 7. Aufl., Studienbrief der SRH Fernhochschule, Riedlingen, S. 14

Ende der Leseprobe aus 24 Seiten

Details

Titel
Projektmanagement. Fallstudie anhand eines Beispielprojektes
Hochschule
SRH Hochschule Riedlingen
Note
1,3
Autor
Jahr
2018
Seiten
24
Katalognummer
V476794
ISBN (eBook)
9783668939776
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Projektmanagement, Umfeldanalyse, Konzeption, Planung, Durchführung, Projektabschluss, Arbeitspakete, Kommunikation, Projektphasen, Stakeholder
Arbeit zitieren
Oliver Koch (Autor), 2018, Projektmanagement. Fallstudie anhand eines Beispielprojektes, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/476794

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