Fehler bei Personalgesprächen. Folgen und Möglichkeiten der Vermeidung


Einsendeaufgabe, 2018
16 Seiten, Note: 2

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. EINLEITUNG UND PROBLEMSTELLUNG

2. SINN UND ZWECK EINES PERSONALAUSWAHLGESPRÄCHES
2.1. Vorbereitungen eines Auswahlinterviews
2.1.1. Die Beteiligten eines Auswahlinterviews
2.1.2. Verhalten und Merkmale von Interviewern und Bewerbern
2.1.2.1. Fehler bei Personalauswahlgesprächen und deren Folgen
2.1.2.2. Wahrnehmungsfehler und Verzerrungen
2.2. Fehleranalyse

3. FEHLERVERMEIDUNG DURCH STRUKTUR
3.1. Fehlervermeidung durch die Möglichkeit eines strukturierten Gespräches
3.2. Fehlerbehebung und –vermeidung durch Selbstreflexion

4. LITERATURVERZEICHNIS

5. ABBILDUNGSVERZEICHNIS

1. Einleitung und Problemstellung

Jordan et al. definieren in ihren 2013 erschienenen Werk, das Einstellungsgespräch als Kunst! Kunst deshalb, die Bewerbungsgespräche so erfolgreich durchzuführen, dass man am Ende den am besten passenden Bewerber für die offene Stelle besetzt, welches sich im Endeffekt in einer höheren Kundenzufriedenheit niederschlagen soll. Die Entscheidung für einen neuen Mitarbeiten hat weitreichende Konsequenzen, da immer die Mitarbeiter fast ausschließlich zum Erfolg oder Misserfolg einer Unternehmung beitragen (vgl. S. 8f)

In der nachfolgenden Arbeit möchte ich auf die Wichtigkeit des Personalauswahlgespräches eingehen, den Sinn und Zweck und vor allem auf Fehler aufmerksam machen, welche gemacht werden, bzw. gemacht werden können. Ich werde aufzeigen, welche Folgen diese Fehler haben können aber auch Ansätze bieten, sie zu vermeiden.

Ich gehe in diesem Zusammenhang auf die Sichtweisen des Unternehmens aber auch auf die des Bewerbers ein, welcher sich das Unternehmen schließlich ausgesucht hat. Es soll deutlich gemacht werden, dass auch das Unternehmen sich professionell präsentieren muss, um einen geeigneten Bewerber zu bekommen, da sich dieser sonst womöglich einen „besseren“ Arbeitgeber sucht. Die Sichtweisen werden durch die beteiligten und handelnden Personen wiedergespiegelt.

Im Endeffekt handelt es sich um einen wissenschaftlichen Vorgang der Kompetenz verlangt, einen komplexen Vorgang darstellt und Kenntnisse verschiedener wissenschaftlichen Disziplinen, wie z.B. der Psychologie abverlangt. Ich werde in dieser Arbeit darauf hinweisen, dass „nur“ fachliche Erfahrung, bzw. langjährige Berufsd und Lebenserfahrung meist nicht ausreicht, um diese konsequenzbehaftete Entscheidung zu treffen. Ein Personalauswahlgespräch ist ein komplexes Gebilde und besteht nicht nur aus Fragen und korrekt gegebenen Antworten.

Ich bitte um Entschuldigung bei der weiblichen Leserschaft für die Verwendung der männlichen Personenformen. Dies ist der besseren Lesbarkeit geschuldet ist aber selbstverständlich und im gleichen Maße an die Frauen gerichtet.

2. Sinn und Zweck eines Personalauswahlgespräches

„Das Bewerberinterview ist in der Regel nur ein Element, wenn auch in den meisten Fällen der wichtigste Baustein innerhalb des Rekrutierungsprozesses“ (Brenner, 2014, S.3). Im Personalauswahlgespräch wird intensiv auf die in den vorher gesichteten Bewerbungs-­‐ unterlagen dargestellten Kenntnisse und Fähigkeiten eingegangen. Hinzu kommen die persönlichkeitsbezogenen Merkmale eines Bewerbers wie Sympathie, Erscheinung, Haltung und Ausstrahlung aber auch Interaktionen in der sozialen Kompetenz sowie grundlegenden Verhaltensweisen (vgl. Brenner, 2014, S. 3f).

Prinzipiell gibt es zwei Seiten zu betrachten, damit eine Stelle besetzt werden kann, die Sicht und Ziele des Bewerbers und im Gegenzug die des Unternehmensvertreters. Für einen Bewerber ist es wichtig den potentiellen Fachvorgesetzten kennenzulernen, das konkrete Anforderungsprofil der Stelle kennenzulernen, mehr über das Unternehmen und deren Werte und Ziele zu erfahren, welche Entwicklungsmöglichkeiten gegeben sind in Verbindung mit Gehaltsstrukturen und Sozialleistungen, um diese Daten abzugleichen mit potentiellen anderen Arbeitsangeboten anderer Firmen.

Dem Unternehmensvertreter ist wichtig, wie passt der Bewerber zu der ausgeschriebenen Stelle, welches Entwicklungspotential steckt in ihm, welche Motivationen veranlassen ihn zu dieser Bewerbung – im Endeffekt, welchen messbaren Nutzen bringt ihm die Einstellung.

Für beiden Seiten gilt der gleiche Ansatz, Vorteile und Bedürfnisse darzustellen, um somit auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen (vgl. Brenner, 2014, S. 5-7).

Gleichzeitig gilt das Personalauswahlgespräch als wichtigste Hürde, welche durch den Filter des Interviewers entsteht, der andere vorhergehende oder nachfolgende Auswahlelemente beeinflussen kann. In einigen Fällen bildet das Personalauswahlgespräch neben der Probezeit das einzige Auswahlkriterium (vgl. Hell, 2006, S. 62ff, Cook, 2004, S.15).

Lang-von Wins et al betonen in dem 2008 erschienenen Werk, dass Personalauswahl-gespräche mindestens zwei Ziele verfolgen. Zum Einen erhält man ein angemessenen Gesamtüberblick von dem Bewerber, in welchem seine Stärken aber auch seine Schwächen erkennbar werden und möchte ihn andererseits zufrieden aus dem Gespräch entlassen. Es geht also weniger darum Informationen herauszufinden, welche der Bewerber nicht preisgeben möchte. Transparenz und partnerschaftliche Atmosphäre entstehen somit aus einem erkennbaren Anforderungsbezug, gute Gespräche verlaufen auf einer pragmatischen und sachlichen Grundlage mit gegenseitigen Respekt (vgl. S. 138f).

2.1. Vorbereitungen eines Auswahlinterviews

Die professionelle Vorbereitung, so Brenner in Ihrem 2014 erschienenen Werk, bestimmt die Qualität des Auswahlgespräches. Es gilt klar zu bestimmen, auf welchen Kriterien das Hauptaugenmerk liegt, welche Unklarheiten bei der Bewerberdokumentation hinterfragt werden müssen und wer welche Rolle, auf Unternehmerseite, übernimmt. Die Frage stellt sich spätestens dann, wenn mehrere Personen verschiedener Abteilungen anwesend sind (vgl. S. 9).

Die Einladung sollte so früh als möglich erfolgen, damit ausreichend Zeit vorhanden ist, das Gespräch vorzubereiten, in Hinsicht auf eine mögliche Raumreservierung, Zeit zum nochmaligen Einlesen, der Gesprächsbeisitzer, in die Unterlagen sowie eine angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen zu können. Bedeutet, der Personalist, bzw. die Führungskraft sollten nicht gestresst und/oder mit einem größeren Problem behaftet sein.

Wenn möglich, sollten die Mitarbeitergespräche zeitnah abzuhandeln sein, wenn möglich sogar an einem Tag, um eine bessere Vergleichbarkeit gewährleisten zu können. Als Örtlichkeit ist ein Neutraler Raum zu wählen, um Ablenkungen oder voreilige Schlüsse, wie z.B. Bewerberstapel, zu entkräften. Ablenkung ist prinzipiell zu vermeiden, wie Störungen durch Mitarbeiter, freies Blickfeld durch z.B. Glastüren usw.. Die professionelle Vorberei-­‐ tung der Räumlichkeiten, das Vorhandensein von Getränken, das Bereitliegen von Firmenbrochüren zählen ebenso zum positiven Erscheinungsbild wie die Vorbereitung des Gesprächsfragebogens. (vgl. Schulz, 2014, S. 78ff).

Um aber das Personalauswahlgespräch zielgerichtet führen zu können, bedarf es eines Anforderungsproliles, welches die Stelle klar definiert. Hier werden die Qualifikationen, die Kann-­‐ und Muss Anforderungen festgelegt, welche dann mit den fachlichen Kompetenzen, wie z.B. den Ausbildungs-­‐ und/oder Studienabschluss, den methodischen Kompetenzen, wie z.B. im Projektmanagement, den sozialen Kompetenzen, wie z.B. der Teamfähigkeit aber auch den persönlichen Kompetenzen, wie z.B. einer ausgeprägten Kundenorientiertheit, abgeglichen werden sollten. Ebenso zählt natürlich auch der Gehaltsrahmen sowie dessen Spielraum zu den Anforderungen, welche bereit stehen müssen. Dieses Anforderungsprofil greift schon viel eher in den Rekrutierungsprozess ein, da mit ihm bereits eine zielgerichtete Kandidatenansprache vollzogen werden kann (vgl. Brenner, 2014, S. 9ff). Krings erwähnt in seinem 2017 erschienenen Fachbuch, das telefonische Vorabinterview als Vorstufe zum eigentlichen Personalauswahlgespräch. Dieser dient, so Krings, als Filter und klärt offene Fragen aus der Unterlagenanaylse mit geringem Aufwand. Auch hier ist eine gründliche Vorbereitung und anschließende Analyse notwendig, da sich auch aus einem Telefonat schon wertvolle Ableitungen schließen lassen (vgl. S. 61)

2.1.1. Die Beteiligten eines Auswahlinterviews

Schulz (2014, S.78) betont, dass „Wenn es möglich ist, einen zweiten Interviewpartner mit einzubeziehen; [...]“ Sinn macht und wenn möglich „[...] einen Partner des anderen Geschlechts hinzuziehen kann. Denn wie heißt es doch: Was ein Mann sieht, sieht eine Frau nicht und vice versa“.

Der Interviewer sollte perfekt vorbereitet sein, da er das Unternehmen präsentiert. Motivation und Begeisterung sollte dem Bewerber den Eindruck vermitteln, dass die in der Firmenbrochüre ersichtlichen Firmenwerte auch gelebt werden. Auch die weiteren teilnehmenden Gesprächspartner firmenseits, sollten dieses Gefühl transferieren, zuzüglich sollten diese dann noch die jeweilige Fachkompetenz ausstrahlen, um auch hier ein Gefühl von Sicherheit zu erzeugen (vgl. Brenner, 2014, S.12ff).

Schulz ist auch in seinem 2014 erschienenen Fachbuch der Auffassung, dass der Kandidat von einem Mitarbeiter abgeholt und in den Besprechungsraum geführt werden sollte, der somit noch nicht das Gefühl bekommt, dass das Auswahlgespräch bereits begonnen hat, dadurch aber schon wichtige Erkenntnisse, wie Umgangsformen oder der Fähigkeit zum Smalltalk erkannt werden und im Anschluss mit in die Bewertung einfließen können. Optimalerweise befinden sich die Interviewpartner bereits im Raum und haben die Sitzordnung bereits festgelegt. Der Vorteil beruht auch auf einer entspannten Atmosphäre, welche einige freundliche aber selbstbewusste Einleitungsworte noch optimieren lassen (vgl. S. 120).

Und selbstverständlich ist der Bewerber Teil des Personalauswahlgespräches, er ist die Hauptperson, welche umworben wird, sollten die Parameter stimmen. Genau wie Personalisten des Unternehmens, sollte er bestens vorbereitet sein, denn es gilt, die Stärken darzustellen und das Beste, auch in Hinsicht Gehaltsvorstellungen, herauszuholen. Hierfür ist es notwendig die Firma, die Firmenphilosophie, die Produkte und Firmenziele zu kennen, und sich damit identifizieren zu können und einen Mehrwert für die Firma darzustellen.

Schuler(2014a, S.277) definiert das Einstellungsinterview mit seinen beteiligten Personen folgendermaßen: „Unter einem Interview als Methode der Personalauswahl ist eine Gesprächssituation zwischen zwei und mehreren Personen – Repräsentanten der ausgewählten Organisation einerseits und Stellenbewerber andererseits [...]“.

2.1.2. Verhalten und Merkmale von Interviewern und Bewerbern

Um für absolute Transparenz während des Personalauswahlgespräches zu sorgen, sollte der Interviewer einen erkennbaren Anforderungsbezug der Fragen erkennbar werden lassen. Ebenso ist für eine sachliche und pragmatische Gesprächsgrundlage zu sorgen und selbstverständlich mit einem grundsätzlichen Respekt dem Bewerber gegenüber aufzutreten (vgl. Lang-­‐von Wins et al, 2008, S.142).

Der Interviewer sollte dem Kandidaten gegenüber selbstbewusst und entspannt auftreten, um somit für eine freundliche Atmosphäre sorgen zu können. Der Gesprächsführer ist für die Vorstellung weiterer Gesprächsteilnehmer verantwortlich, auch für die Platzzuweisung, die Abnahme der Kleidung und der Nachfrage nach Getränken (vgl. Schulz, 2014, S.121f).

Der Bewerber sollte ab dem Zeitpunkt, in welchem er das Firmenareal betritt, sich respektvoll gegenüber jedermann der ihm begegnet verhalten. Sollte der Bewerber von einem Mitarbeiter zum Besprechungsraum geführt werden, sollte er in eine Smalltalk – Phase gehen, um bereits ein kommunikativ gutes Bild abzugeben. Da wahrscheinlich seine Verhaltensweisen beobachtet werden, ob er z.B. seinen Mantel ungefragt auf einem Stuhl ablegt oder unaufgefordert Platz nimmt (vgl. Schulz, 2004, S. 120), ist es in diesem Augenblick sinnvoller sich führen zu lassen, da das gute Manieren erkennen lassen.

Im Endeffekt befinden sich beide Parteien in einer Art Verkauf der eigenen Werte, mit dem Ziel herauszufinden, ob man mental und fachlich zusammen passt.

2.1.2.1. Fehler bei Personalauswahlgesprächen und deren Folgen

In diesem Absatz werde ich auf die Fehler und deren Folgen eingehen. Ich werde die Fehler und auch die Folgen jeweils aufeinanderfolgend aufführen. In folgenden Bereichen können, bzw. werden Fehler gemacht:

Bei der Stellenbeschreibung, bzw. beim Anforderungsprofil werden bereits im Vorfeld zum Personalauswahlgespräch Fehler gemacht. Auch wenn dieser Bereich noch nichts mit dem eigentlichen Gespräch zu tun hat, werden die gemachten Fehler spätestens im Interview sichtbar. Grundbedingung, so Krings in seinem 2017 erschienen Werk, ist eine aussagekräftige Stellenbeschreibung mit Angabe der Ziele, in der definiert wird, was jemand können muss, um die für die Stelle qualifiziert zu sein. Es handelt sich also um eine rein qualitative Definition der Anforderungen. Diese qualitativen Daten lassen in weiterer Folge dann die Netzwertanalyse zu, um die Bewerber zu ranken.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Mehrstufiges Auswahlverfahren – Erfolgsfaktoren Effektiver Personalauswahl

Dieses mehrstufige Auswahlverfahren wird aufgesetzt auf die Auswahlplanung sowie die Auswahlbeteiligten. Auf die Auswahlvorbereitung wozu das gezielte Auswerten von Zeugnissen, Lebensläufen, Anschreiben und Zusatzqualifikationen zählt, folgt die Vorauswahl, das sogenannte Ranking der Bewerber, worauf wiederrum die Gesprächsplanung Anwendung findet. Dieser zeitintensive Prozess, bildet die Grundlage für das Auswahlgespräch und durchzieht sich durch den gesamten Auswahlprozess. Die falsche Einschätzung von Unterlagen, die Überbewertung wird durch den Anteil qualifizierter Bewerbungen definiert, so Jetter. Fehler die in der Vorauswahl gemacht werden, so Jetter weiter, können meist nicht revidiert werden. Mit den richtigen Anforderungen kann sich auf ein zielführendes Gespräch konzentriert werden, mit konkreten Fragestellungen, wodurch wiederrum die Antworten messbar werden, was nicht möglich ist bei unzureichender Ausarbeitung (vgl. S. 5ff).

Ein weiterer, meist organisatorischer Fehler sind ungünstige Rahmenbedingungen beim nun folgenden Einstellungsinterview. Wie bereits erwähnt und laut Jetter nochmals zusammengefasst, ist eine Offenheit und Wertschätzung, eine offene und konstruktive Atmosphäre dem Bewerber gegenüber mit verantwortlich, um einen effektiven und erfolgreichen Auswahlprozess zu durchlaufen zu können (vgl. S. 49), welcher gestört wird, wenn Personalisten dieses nicht beachten. Fehler stellen zum Einen nicht vorhandene interne Terminkoordinationen aber auch zu eng gesetzte Gesprächstermine mit dem potentiellen Bewerber dar. Fehler, bzw. Unprofessionalität signalisiert die falsche Raumbuchung. Gar nicht vorbereitete, zu enge, unaufgeräumte aber auch zu wenig repräsentative Räume sind für ein Interview ungeeignet und vermitteln nicht unbedingt Wertschätzung dem Bewerbung gegenüber.

[...]

Ende der Leseprobe aus 16 Seiten

Details

Titel
Fehler bei Personalgesprächen. Folgen und Möglichkeiten der Vermeidung
Hochschule
Middlesex University in London  (KMU Akademie AG)
Note
2
Autor
Jahr
2018
Seiten
16
Katalognummer
V497894
ISBN (eBook)
9783346030689
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Personal, Personalauswahl, Personalgespräch
Arbeit zitieren
Dirk Osada (Autor), 2018, Fehler bei Personalgesprächen. Folgen und Möglichkeiten der Vermeidung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/497894

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