Elektronische Beschaffung und Vergabe (Public E-Procurement) - eine Chance für die Stadt Friedrichshafen?


Diplomarbeit, 2004
91 Seiten, Note: 13 Punkte

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

TABELLENVERZEICHNIS

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

1 EINLEITUNG

2 BEGRIFFSBESTIMMUNGEN

3 RECHTLICHE GRUNDLAGEN
3.1 Oberhalb der Schwellenwerte
3.2 Unterhalb der Schwellenwerte

4 ELEKTRONISCHE VERGABEVERFAHREN
4.1 Öffentliche Ausschreibung bzw. Offenes Verfahren
4.1.1 Vorinformation
4.1.2 Erstellung der Vergabeunterlagen
4.1.3 Bekanntmachung
4.1.3.1 Unterhalb der Schwellenwerte
4.1.3.2 Oberhalb der Schwellenwerte
4.1.4 Übergabe der Vergabeunterlagen an die Bewerber
4.1.4.1 Bereitstellung auf der Homepage des Auftraggebers
4.1.4.2 Kostenerstattung
4.1.5 Angebotsabgabe
4.1.5.1 Zulässigkeit elektronischer Angebote
4.1.5.1.1 Digitale Signatur
4.1.5.1.2 Verschlüsselung
4.1.5.2 Ausschließlich elektronische Angebote
4.1.5.3 Recht der Bieter auf Abgabe eines elektronischen Angebotes ...
4.1.5.4 Zurückziehung von Angeboten
4.1.6 Eröffnungstermin
4.1.6.1 Aufbewahrung der Angebote bis zum Eröffnungstermin
4.1.6.2 Öffnung der Angebote
4.1.6.3 Niederschrift über den Eröffnungstermin
4.1.6.4 Vier-Augen-Prinzip
4.1.7 Prüfung der Angebote
4.1.8 Wertung der Angebote
4.1.9 Zuschlag
4.1.10 Information der nicht berücksichtigten Bieter
4.1.11 Erstellung des Vergabevermerkes
4.2 Besonderheiten der Beschränkten Ausschreibung bzw. des Nichtoffenen Verfahrens
4.2.1 Beschränkte Ausschreibung ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb
4.2.2 Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb
4.2.3 Nichtoffenes Verfahren
4.3 Besonderheiten der Freihändigen Vergabe bzw. des Verhandlungsverfahrens nach der VOB/A und VOL/A
4.3.1 Freihändige Vergabe
4.3.2 Verhandlungsverfahren
4.4 Das Verhandlungsverfahren nach der VOF
4.4.1 Bekanntmachung
4.4.2 Antrag auf Teilnahme
4.4.3 Angebotsabgabe
4.4.4 Verhandlungsgespräch
4.4.5 Prüfung und Wertung
4.5 Zusammenfassung

5 BESCHAFFUNG IN FRIEDRICHSHAFEN
5.1 Ist-Aufnahme
5.1.1 Untersuchungsbereich
5.1.2 Artikelsortiment
5.1.2.1 Verwaltungshaushalt
5.1.2.2 Vermögenshaushalt
5.1.3 Beschaffungsprozess
5.1.3.1 Beschaffung von Büroartikeln
5.1.3.2 Beschaffung der restlichen Artikel
5.1.3.3 Bedarfsbündelungen
5.2 Ist-Analyse
5.3 Soll-Konzept
5.3.1 Verringerung der Prozesskosten
5.3.2 Weitere Optimierungsabsichten

6 ELEKTRONISCHE BESCHAFFUNG
6.1 Geeignete Artikel
6.2 Allgemeine Anforderungen an die Beschaffungslösung
6.2.1 Rechtskonformität
6.2.2 Prozessunterstützung
6.2.3 IT-Anbindung
6.2.4 Betriebssicherheit
6.2.5 Wirtschaftlichkeit
6.3 Elektronische Beschaffungslösungen
6.3.1 Online-Shops
6.3.2 Elektronische Marktplätze
6.3.3 Elektronische Kataloge
6.3.4 Workflow-Management-Systeme
6.4 Lösungsvorschlag
6.4.1 Systemauswahl
6.4.2 Betreibermodell

7 WIRTSCHAFTLICHKEIT DER ELEKTRONISCHEN BESCHAFFUNG
7.1 Kosten
7.1.1 Einmalige Kosten
7.1.2 Betriebskosten
7.1.3 Nicht monetär messbare Kosten
7.2 Nutzen
7.2.1 Niedrigere Prozesskosten
7.2.2 Günstigere Einkaufspreise
7.2.3 Nicht monetär messbarer Nutzen
7.3 Vergleich der Kosten und Nutzen
7.4 Ergebnis

8 EINKAUFSGEMEINSCHAFTEN
8.1 Rechtslage
8.2 Fazit

9 RESÜMEE UND AUSBLICK

Anlage 1: Untersuchungsbericht zu den Interviews: Erfassung der Beschaffungsvorgänge bei der Stadt Friedrichshafen

Anlage 2: Berechnung der Prozesskosten

Anlage 3: Bewertungsschema für die Systemauswahl

LITERATURVERZEICHNIS

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Schwellenwerte für den kommunalen Bereich

Tabelle 2: Sicherheitsanforderungen und -maßnahmen bei elektronischen Angeboten

Tabelle 3: Beschaffungen im Verwaltungshaushalt 2003

Tabelle 4: Beschaffungen im Vermögenshaushalt 2003

Tabelle 5: Charakteristik der A-, B- und C-Artikel

Tabelle 6: Gegenüberstellung der Kosten und Nutzen des TEK-Systems

Tabelle 7: Artikel und Lieferanten

Tabelle 8: Lieferantensuche, -auswahl und -beurteilung

Tabelle 9: Beurteilung der Beschaffung über die zentralen Dienste

Tabelle 10: Beschaffung von Rechten und Leistungen

Tabelle 11: Arbeitsplatzkosten der Materialverwaltung

Tabelle 12: Durchschnittliche Prozesskosten der Beschaffung über die Materialverwaltung

Tabelle 13: Arbeitsplatzkosten der zentralen Dienste

Tabelle 14: Durchschnittliche Prozesskosten der Beschaffung über die zentralen Dienste

Tabelle 15: Arbeitsplatzkosten der Büromaterialbeschaffung mit dem TEK-System

Tabelle 16: Durchschnittliche Prozesskosten der Beschaffung mit dem TEK-System

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Anwendung der Verfahrensarten 8

Abbildung 2: Ablauf elektronischer Vergabeverfahren 10

Abbildung 3: Der Beschaffungsprozess über die Materialverwaltung 29

Abbildung 4: Der Beschaffungsprozess über die zentralen Dienste 31

Abbildung 5: Elektronische Beschaffungssysteme 40

Abbildung 6: Der Beschaffungsprozess 61

Abbildung 7: Beurteilung der Beschaffung über die Materialverwaltung 63

1 Einleitung

Die Beschaffungsmaßnahmen öffentlicher Auftraggeber sind von großer volkswirtschaftlicher Bedeutung. Dem Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit zufolge vergeben rund 30.000 öffentliche Auftraggeber Aufträge im Gesamtwert von ca. 250 Mrd. Euro pro Jahr (dies entspricht einem Anteil von etwa 13 % am Bruttosozialprodukt);1 europaweit bewirtschaften ungefähr 500.000 Auftraggeber ein Auftragsvolumen von etwa 720 Mrd. Euro.2

Trotz dieser beeindruckenden Zahlen haben öffentliche Auftraggeber in der Vergangenheit kaum auf die Effizienz der Beschaffung geachtet.3 Industrieunternehmen dagegen unterstützen ihren Einkauf schon seit einigen Jahren durch IuK-Technologien, wie E-Procurement. „Ihre Motivation kann dabei auf eine zentrale Formel reduziert werden: Im Einkauf liegt der Gewinn.“4

Öffentlichen Auftraggebern wurde durch die Umsetzung europäischer Richtlinien in der Vergabe- und Vertragsordnung, den Verdingungsordnungen und der Vergabeverordnung in den Jahren 2000 und 2001 erstmals erlaubt, elektronische Angebote zuzulassen.5 Angetrieben durch die ersten Erfahrungsberichte öffentli- cher Verwaltungen und die Erfolgsmeldungen der Privatwirtschaft, prüfen derzeit viele Kommunen die Chancen und Potentiale der elektronischen Beschaffung und Vergabe, gerade im Zusammenhang mit Maßnahmen zur Haushaltskonsolidie- rung.

Die Idee dieses Thema zu bearbeiten entstand während meiner Praxiszeit bei der Stadt Friedrichshafen, als der Leiter der EDV- und Organisations-Abteilung von der Absicht berichtete, ein E-Procurement-System einzuführen. Deshalb lautet die zentrale Frage dieser Arbeit: Public E-Procurement - eine Chance für die Stadt Friedrichshafen?

Die vorliegende Diplomarbeit möchte der Stadt Friedrichshafen als Entscheidungshilfe dienen und den kleinen Fundus an praxisorientierten Publikationen, die rechtliche, technische und ökonomische Aspekte berücksichtigen, erweitern. Hierzu werden zunächst im Folgenden Kapitel die grundlegenden Begriffe erklärt und von verwandten Ausdrücken abgegrenzt.

Kapitel drei führt den Leser in die umfangreichen Vergabevorschriften ein. Erwähnung finden die Zweiteilung des Vergaberechts, die Vergabegrundsätze und die Verfahrensarten.

Das vierte Kapitel beurteilt die Zulässigkeit elektronischer Vergabeverfahren in allen Prozessphasen. Dabei werden sowohl die Besonderheiten und Schwierigkei- ten als auch die Vorteile der elektronischen Vergabe ausführlich dargestellt.

Im fünften Kapitel werden die Beschaffungsprozesse dokumentiert und in Hinsicht auf Optimierungsmöglichkeiten geprüft, um ein Änderungskonzept zu erstellen.

Kapitel sechs beschäftigt sich mit der elektronischen Beschaffung (dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen aus Rahmenverträgen und Freihändigen Vergaben). Es wird untersucht welche Artikel E-Procurement-fähig sind, welche Anforderungen ein elektronisches Beschaffungssystem erfüllen muss und welche Beschaffungslösung die Geeignetste ist.

Darauf aufbauend stellt das siebte Kapitel die Wirtschaftlichkeit der elektroni- schen Beschaffung am Beispiel der Kataloglösung von TEK-Service fest.

Anschließend folgt eine Empfehlung, wie die Stadt Friedrichshafen ihre Beschaffungen idealerweise abwickeln sollte.

Das achte Kapitel ist der Zulässigkeit interkommunaler Einkaufsgemeinschaften gewidmet, deren Vorteile zuvor mehrfach angesprochen wurden.

Schließlich fasst Kapitel neun die wichtigsten Erkenntnisse zusammen.

2 Begriffsbestimmungen

Electronic- oder E-Procurement1 wurde in erster Linie für den Bereich der Geschäftsbeziehungen zwischen Wirtschaftsunternehmen (Business to Business oder B2B) entwickelt und benennt „eine neue Form des Handels über elektronische Medien und das Internet, die die Beteiligten einer Wertschöpfungskette auf einer Plattform zusammenbringt und die Standardprozesse zwischen ihnen weitestgehend automatisiert und online abwickelt, wodurch Einkaufsprozesse effektiver und preisgünstiger gestaltet werden sollen.“2

Mit dem Begriff des Public E-Procurement3 ist ein bedeutender Aspekt der E-Government-Entwicklung im öffentlichen Sektor gemeint, der für Handelsbe- ziehungen zwischen Wirtschaftsunternehmen und dem Staat bzw. der öffentlichen Verwaltung verwendet wird (Government to Business oder G2B). Die Kommuna- le Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt) versteht darunter „die Abwicklung von internen und externen Prozessen der öffentlichen Auftrags- vergabe und Beschaffung i.S. eines Beschaffungsmanagements unter Berücksichtigung aller Vergabearten und weitestgehender Nutzung der Informati- onstechnik.“4

Beim Public E-Procurement ist zwischen dem elektronischem Beschaffungspro- zess (E-Ordering) und dem elektronischen Vergabeprozess (E-Sourcing) zu unterscheiden. Während die elektronische Beschaffung den elektronisch unterstützten Einkauf von Waren und Dienstleistungen aus Rahmenverträgen und Freihändigen Vergaben bezeichnet,1 ist mit der elektronischen Vergabe die Abwicklung der formgebundenen Vergabeverfahren gemeint.2

Der Begriff E-Tendering wird häufig als Synonym für Public E-Procurement benutzt obwohl er lediglich die elektronische Unterstützung der Vergabephase beschreibt.3 E-Tendering und Public E-Procurement sind Bestandteile des E-Commerce, das als ein „Konzept zur Nutzung von bestimmten Informationsund Kommunikationstechnologien zur elektronischen Integration und Verzahnung unterschiedlicher Wertschöpfungsketten oder unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse und zum Management von Geschäftsbeziehungen“4 verstanden wird. E-Business geht über E-Commerce hinaus und bezeichnet „die Unterstützung sämtlicher Prozesse und Beziehungen zwischen Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Kunden durch elektronische Medien.“5

3 Rechtliche Grundlagen

Bei der Anwendung der Vergabevorschriften muss unterschieden werden, ob der geschätzte Auftragswert (ohne Umsatzsteuer) den entsprechenden Schwellenwert erreicht oder ob er darunter liegt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Schwellenwerte für den kommunalen Bereich

3.1 Oberhalb der Schwellenwerte

Erreicht oder übersteigt der Auftragswert den Schwellenwert, ist das Vergaberecht durch EU-Richtlinien geprägt, die in den folgenden Vorschriften umgesetzt wurden:1

- §§ 97 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB),
- die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV)
- den 2., 3. und 4. Abschnitt der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB),
- den 2., 3. und 4. Abschnitt der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) und
- die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF).

Während das GWB allgemeine Dinge auf der Ebene eines Gesetzes regelt, geben die übrigen Vorschriften - auf der Ebene einer Rechtsverordnung - konkrete Anweisungen zur Durchführung der Vergabeverfahren.2

Der Anwendungsbereich der VOL umfasst alle Lieferungen und Leistungen, mit Ausnahme von Bau- und freiberuflichen Leistungen. Bauleistungen fallen unter den Geltungsbereich der VOB, freiberufliche Leistungen unter die VOF.

Das gesamte öffentliche Beschaffungs- und Vergabewesen folgt allgemeinen Grundsätzen, die im Wesentlichen in § 97 GWB festgelegt sind. Dazu gehören das Wettbewerbsprinzip, das Transparenzgebot, der Gleichbehandlungsgrundsatz, die Berücksichtigung mittelständischer Interessen, die Vergabe an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen sowie die Zuschlagserteilung auf das wirtschaftlichste Angebot. Diese Prinzipien werden unterhalb der Schwellen- werte analog angewendet.1

Für öffentliche Auftraggeber gilt der Grundsatz der Vergabe im Wettbewerb. Infolgedessen ist das Offene Verfahren gegenüber dem Nichtoffenen vorrangig und das Verhandlungsverfahren die Ausnahme. Die Unternehmen haben einen Rechtsanspruch auf die Einhaltung der Bestimmungen, den sie vor den Nachprü- fungsbehörden geltend machen können. Erstaunlicherweise werden trotzdem - einer Studie unter 34 öffentlichen Institutionen zufolge - 41 % der Aufträge beschränkt ausgeschrieben, 36 % freihändig vergeben, 22 % öffentlich ausgeschrieben und nur 1 % EU-weit ausgeschrieben.2

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Anwendung der Verfahrensarten1

3.2 Unterhalb der Schwellenwerte

Unterhalb der Schwellenwerte gelten anstelle der oben genannten Vorschriften landesgesetzliche Vergaberegelungen.2 Nach § 31 GemHVO i.V.m. der Verwal- tungsvorschrift des Innenministeriums über die Vergabe von Aufträgen, (VergabeVwV) müssen kommunale Auftraggeber die VOB/B und den 1. Abschnitt der VOB/A anwenden. Für die Teile A und B der VOL wie auch für die VOF besteht keine Anwendungspflicht, lediglich eine Empfehlung. Die Vergabe- und Vertragsordnung/Verdingungsordnungen haben nur noch den Stellenwert innerdienstlicher Weisungen.3 Daraus wird gefolgert, dass „kommu- nale Auftraggeber Lieferungen, Dienst- und freiberufliche Leistungen nach eigenen Grundsätzen (unter Beachtung des Grundsatzes der Öffentlichen Aus- schreibung) vergeben können“.4 Die Stadt Friedrichshafen hat davon im Bereich der Lieferleistungen Gebrauch gemacht. Nach der entsprechenden Dienstanwei- sung sind bis zum Auftragswert von 15.000 Euro Freihändige Vergaben durchzuführen, zwischen 15.000 und 25.000 Euro Beschränkte Ausschreibungen und darüber hinaus Öffentliche Ausschreibungen. Diese Beträge harmonieren mit der Einschätzung des baden-württembergischen Gemeindetages, dass sich der Mehraufwand für Öffentliche Ausschreibungen erst ab einem Auftragswert von 25.000 Euro durch den Wettbewerb unter den Anbietern amortisiert.1

4 Elektronische Vergabeverfahren

Als elektronische oder digitale Vergabe wird die Abwicklung der formgebunde- nen Vergabeverfahren bezeichnet. Die Einhaltung der komplexen Vergabevorschriften stellt schon beim konventionellen Verfahren eine Herausfor- derung dar und erst recht beim IT-gestützten. In diesem Kapitel soll prozessorientiert auf die rechtlichen Besonderheiten und technischen Schwierig- keiten, aber auch auf die Vorteile der elektronischen Vergabe eingegangen werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Ablauf elektronischer Vergabeverfahren1

4.1 Öffentliche Ausschreibung bzw. Offenes Verfahren

4.1.1 Vorinformation

Bauleistungsaufträge ab den Schwellenwerten sind in Vorinformationsverfahren bekannt zu machen. Die entsprechenden Formulare werden im Internet auf der „Auftraggeber-Seite“ der Europäischen Union unter http://simap.eu.int bereitge- stellt. Sie sind dem „Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaft“ zu übermitteln. Dies geschieht bereits heute per E-Mail. Anschließend werden sie im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaft und in der Datenbank TED bekannt gemacht.1

Bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen muss die Information nicht vor jeder Ausschreibung stattfinden, sondern nur einmal im Jahr, über alle Aufträge deren Wert 750.000 Euro übersteigt. Die elektronische Form genügt für die Erstellung und Übermittlung.2

4.1.2 Erstellung der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen bestehen aus dem Anschreiben, den Verdingungsunterla- gen und gegebenenfalls den Bewerbungsbedingungen. Nach § 10 Nr. 5 Abs. 2 Buchstaben h) - j) VOB/A muss der Auftraggeber im Anschreiben angeben, ob digitale Angebote zulässig sind, welche Verfahren zu ihrer Ver- und Entschlüsse- lung eingesetzt werden, wie die Angebote zu bezeichnen sind und die Anschrift, an die sie zu richten sind. Die VOL/A trifft keine derartigen Regelungen.

Die Verdingungsunterlagen werden von dem Auftraggeber, den Bietern sowie möglicherweise von Architekten und Ingenieuren benötigt. Deshalb ist es für eine reibungslose Kommunikation unerlässlich, standardisierte Datenformate zu verwenden. Aus diesem Grund hat der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) ein Format entwickelt, das sich für den Austausch von Leistungsverzeichnissen im Baubereich etabliert hat. Gegenwärtig ist dieses Format nur mit einer Software nutzbar, deren Kosten gerade kleine und mittelständische Unternehmen abschrecken könnte.1

4.1.3 Bekanntmachung

4.1.3.1 Unterhalb der Schwellenwerte

§ 17 Nr. 1 Abs. 1 VOL/A verpflichtet zur Bekanntmachung Öffentlicher Ausschreibungen in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder Fachzeitschriften. Im Anwendungsbereich der VOB/A sind diese Veröffentlichungsmedien nur beispielhaft genannt, so dass auch die elektronische Bekanntmachung zulässig ist.2 Sowohl dem Auftraggeber als auch den Bietern würde es zeitliche und monetäre Vorteile bringen, die Vergabeunterlagen in die elektronische Bekanntmachung aufzunehmen.3

Der Bekanntmachungstext kann entweder auf der eigenen Homepage oder über Online-Dienste publiziert werden. Allen interessierten Online-Diensten müssen dieselben Informationen über Ausschreibungen zugänglich sein, um einen möglichst umfassenden Wettbewerb zu erreichen.4

Während Malmendier der Formulierung „gegebenenfalls auch“ aus § 17 Nr. 1 Abs. 2 Buchstabe l) VOB/A sowie dem Wortlaut des § 17 Nr. 1 Abs. 1 VOL/A folgt, und das digitale Verfahren als fakultativ einstuft,5 vertritt Weyand einen konträren Standpunkt: Die ausschließliche elektronische Bekanntmachung reiche aus, da inzwischen fast alle Betriebe über Internetanschlüsse und E-Mail-Konten verfügen. “Wollen öffentliche Auftraggeber möglichst rasch die rechtliche Zulässigkeit der alleinigen elektronischen Bekanntmachung sicherstellen, müssen sie an einer einfach zu findenden Stelle auf ihrer Homepage einen Link zu den Veröffentlichungen setzen und über sonstige allgemeine Bekanntmachungen (...) auf die Änderung des Bekanntmachungsmediums hinweisen.“1 Auf die konventi- onelle Ausschreibung kann dann nach einem Übergangszeitraum von 6 Monaten verzichtet werden.2

Nach einer Studie aus dem Jahr 2001 kostet eine Ausschreibung - ohne Berücksichtigung der Ausschreibungsart - durchschnittlich 477 DM (ca. 244 €).3 Beide Kostenbestandteile, die internen Prozesskosten und die eigentlichen Publikationskosten, können durch die elektronische Bekanntmachung gesenkt werden. Zudem sind infolge der größeren Reichweite günstigere Angebotspreise zu erwarten. Wird auf der Homepage des Auftraggebers veröffentlicht, sparen sich die Bieter den Preis der Printveröffentlichung bzw. des Online-Dienstes.4

4.1.3.2 Oberhalb der Schwellenwerte

Offene Verfahren sind zusätzlich durch das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaft im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaft und der Datenbank TED bekannt zu machen. Der dafür erforderliche Datenaustausch erfolgt bereits elektronisch.5

Die Beschränkung der Bekanntmachung auf 650 Wörter verhindert eine Aufnah- me der Vergabeunterlagen in die Bekanntmachung. Dies gilt dann auch für die nationale Veröffentlichung, da sie keine weitergehenden Angaben enthalten darf, als die Bekanntmachung vom Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäi- schen Gemeinschaft.6

4.1.4 Übergabe der Vergabeunterlagen an die Bewerber

4.1.4.1 Bereitstellung auf der Homepage des Auftraggebers

Die Vergabeunterlagen können entweder auf den Webseiten des Auftraggebers zum unbegrenzten Download bereitgestellt oder auf Antrag per E-Mail zugesendet werden. Darin liegt kein Verstoß gegen § 8 Nr. 2 Abs. 1 VOB/A bzw. § 7 Nr. 2 Abs. 1 VOL/A, der die Abgabe auf solche Bewerber beschränkt, die sich ge- werbsmäßig mit der Ausführung von Leistungen der ausgeschriebenen Art befassen, da die Eignungsprüfung auch in der Wertungsphase erfolgen kann.1

Die Bundesregierung wendet in ihrem „Leitprojekt E-Vergabe“ eine Methode an, bei der die Eignung der Bewerber einmalig während der Registrierung überprüft wird. Zudem müssen sich die Bieter vor jedem Download der Unterlagen durch die elektronische Signatur authentifizieren. Dieser Prozess gewährleistet z.B., dass auch bei einer Änderung der Unterlagen im laufenden Vergabeverfahren, alle Bewerber benachrichtigt werden können, wie es § 17 Nr. 7 Abs. 2 VOB/A fordert.2

4.1.4.2 Kostenerstattung

Bei Öffentlichen Ausschreibungen kann der Auftraggeber vom Bieter die Selbstkosten für die Vervielfältigung der Vergabeunterlagen verlangen. Im Geltungsbereich der VOB/A hat er darüber hinaus einen Anspruch auf Erstattung der Versandkosten. Während § 20 Nr. 1 Abs. 2 Halbsatz 2 VOB/A die Kostener- stattung auch bei digitaler Übermittlung zulässt, enthält die VOL/A keine vergleichbare Regelung. Praktisch fallen nur geringfügige Kosten an, die nicht erstattungsfähig sind.3 Somit sparen sich die Bieter die Druck- und Portokosten und können obendrein sofort mit der Angebotserstellung beginnen.

4.1.5 Angebotsabgabe

4.1.5.1 Zulässigkeit elektronischer Angebote

Nach § 15 VgV können die Auftraggeber oberhalb der Schwellenwerte elektroni- sche Angebote zulassen, wenn die Vergabe- und Vertragsordnung/ Verdingungsordnungen keine Regelungen enthalten. § 21 Nr. 1 Absatz 1 Satz 2 VOB/A zufolge kann der Auftraggeber mit digitaler Signatur im Sinne des Signaturgesetzes versehene digitale Angebote zulassen, die verschlüsselt einge- reicht werden müssen. § 21 Nr. 3 VOL/A fordert ebenfalls eine digitale Signatur im Sinne des Signaturgesetzes und die Sicherheit, dass der Inhalt der Angebote erst mit Ablauf der für ihre Einreichung festgelegten Frist zugänglich wird.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 2: Sicherheitsanforderungen und -maßnahmen bei elektronischen Angeboten1

4.1.5.1.1 Digitale Signatur

„Unter einer digitalen Signatur wird man verordnungskonform nur eine qualifizierte elektronische Signatur i.S.d. § 2 Nr. 3 SigG zu verstehen haben“.2 Die §§ 126 und 126a BGB sowie § 6Abs. 2 SigG bekräftigen diese Auslegung, da die eigenhändige Unterschrift nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden kann.3

Für die digitale Signatur wird eine eindeutige Prüfsumme berechnet, die sich bei einer Änderung des Angebots ebenfalls ändern würde. Diese Prüfsumme ver- schlüsselt der Absender mit seinem privaten Schlüssel. Beim Empfänger wird die Prüfsumme neu berechnet und mit dem öffentlichen Teil des Schlüsselpaares entschlüsselt. Stimmen beide Summen überein, ist bewiesen, dass das Angebot vom Inhaber des Schlüsselzertifikates signiert und danach nicht verändert wurde.

Den öffentlichen Schlüssel stellen so genannte Zertifizierungs-Dienste-Anbieter (TrustCenter) über Verzeichnisdienste im Internet zur Verfügung. Der private Schlüssel wird i.d.R. auf einer Krypto-Karte abgelegt und durch eine Geheimzahl (PIN) oder ein Passwort geschützt. Der Anwender erzeugt die elektronische Unterschrift, indem er die Karte in ein Kartenlesegerät einführt und die PIN bzw. das Passwort eingibt.1

4.1.5.1.2 Verschlüsselung

Aufgrund des wirtschaftlichen Vorteils, „der sich aus der Kenntnis von Angebo- ten ergibt“,2 sind Spionage-Aktivitäten zu erwarten. Da bei digitalen Vergabeverfahren hauptsächlich über das Internet kommuniziert wird, können die Daten leicht angegriffen werden. Zum Schutz davor sind Verschlüsselungstechni- ken einzusetzen.

Für die Verschlüsselung (Kryptografie) ist keine bestimmte Technik vorgeschrie- ben.3 Üblicherweise erfolgt sie - ebenso wie die digitale Signatur - mit einem öffentlichen und privaten Schlüssel. Die Daten werden mit einer Zufallszahl verschlüsselt, die ihrerseits mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers kodiert wird, so dass der Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Lediglich der Inhaber des passenden privaten Schlüssels kann die Daten wieder lesbar machen.4

4.1.5.2 Ausschließlich elektronische Angebote

Nachdem die VOL/A oberhalb des Schwellenwertes keine Regelung trifft, ist § 15 VgV anzuwenden. Ob der Auftraggeber schriftliche Angebote ausschließen kann, ist nicht eindeutig geregelt, aber laut Malmendier nicht rechtmäßig. Auch i.S.d. § 21 Nr. 3 VOL/A ist das digitale Verfahren - angesichts der Formulierung „auch auf andere Weise“ - nur fakultativ.1 Die VOB/A trifft in § 21 Nr. 1 Abs. 1 VOB/A unterhalb wie oberhalb der Schwellenwerte eine einheitliche Regelung, die es „ausdrücklich verwehrt (‚daneben’), ausschließlich elektronische Angebote zuzulassen.“2

Dem entgegen sieht Weyand in der elektronischen Angebotsabgabe eine echte Alternative (wie schon bei der Bekanntmachung3 ), da sich Internet und E-Mail mittlerweile bei einem Großteil der Unternehmen durchgesetzt haben. Für die Unterlagen zur Eignungsprüfung der Bieter und die Erläuterungsunterlagen (Prospekte, Ablaufbeschreibung usw.) sollte allerdings eine Ausnahme gemacht werden, da sie häufig nicht in digitaler Form vorliegen.4

Dem Willen der europäischen Kommission zufolge soll künftig jeder Auftragge- ber selbst entscheiden, ob er ausschließlich elektronische Mittel zulässt. Das entsprechende Legislativpaket vom 10.05.2000 soll in Kürze verabschiedet werden.5

4.1.5.3 Recht der Bieter auf Abgabe eines elektronischen Angebotes

Die Bieter haben kein Recht auf Abgabe eines elektronischen Angebotes; es handelt sich um eine Auswahlmöglichkeit zugunsten der Auftraggeber.6 Die Mitgliedstaaten der EU sind zwar durch die Richtlinie über den elektronischen Geschäftsverkehr (E-Commerce-Richtlinie) „verpflichtet, rechtliche Hindernisse für die Verwendung elektronischer Verträge zu beseitigen - nicht jedoch praktische Hindernisse, die dadurch entstehen, dass in bestimmten Fällen elektronische Mittel nicht genutzt werden können.“1

4.1.5.4 Zurückziehung von Angeboten

Nach § 18 Nr. 3 VOB/A bzw. VOL/A können Angebote bis zum Ablauf der Angebotsfrist auch elektronisch zurückgezogen werden. Zum Schutz vor Manipulationen sollte in die besonderen Vertragsbedingungen eine Klausel aufgenommen werden, nach der die Zurückziehung nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zulässig ist.2 Aus Sicht von Malmendier ist dieser Schutz unnötig, weil ein „Fax keine größere Sicherheit verschafft“.3

4.1.6 Eröffnungstermin

4.1.6.1 Aufbewahrung der Angebote bis zum Eröffnungstermin

Die eingegangenen Angebote sind zu kennzeichnen und bis zum Eröffnungstermin unter Verschluss zu halten; entsprechend sind digitale Angebote bis zum Eröffnungstermin unter Verschluss zu halten bzw. verschlüsselt aufzubewahren (§ 15 VgV, § 22 Nr. 1 VOB/A bzw. VOL/A).

Um die Verschlüsselung aufrecht zu erhalten, ist der Zugang zum aufbewahren- den E-Mail-Konto oder zum privaten Schlüssel zu verhindern. Zur Feststellung des Abgabezeitpunkts werden die Angebote beim Eingang automatisch durch einen qualifizierten Zeitstempel i.S.d. Signaturgesetzes gekennzeichnet.4

4.1.6.2 Öffnung der Angebote

Der Verhandlungsleiter kontrolliert zunächst, ob die elektronischen Angebote verschlüsselt sind. Anschließend öffnet (entschlüsselt) er die Angebote durch die Eingabe der PIN mit seinem privaten Schlüssel, überprüft das Vorliegen einer digitalen Signatur und verliest die wichtigsten Angaben.1

Die Angebote werden in allen wesentlichen Teilen gekennzeichnet (gelocht). Digital signierte Angebote sind bereits durch die Signatur gekennzeichnet. Manipulationsversuchen kann der Auftraggeber vorbeugen, indem er an das Angebot einen Zeitstempel anbringt und es auf einem unveränderlichen Medium - wie einer CD-R - speichert oder durch ein Passwort schützt.2

4.1.6.3 Niederschrift über den Eröffnungstermin

Für die Niederschrift schreibt § 22 Nr. 4 VOB/A bzw. VOL/A den Auftraggebern keine Form vor. Somit steht es ihnen frei, das Protokoll schriftlich oder digital zu fertigen. Das digitale Protokoll ist vom Verhandlungsleiter elektronisch zu signieren und sinnvollerweise mit einem Zeitstempel zu versehen. Anwesende Bieter (im Geltungsbereich der VOL/A dürfen Bieter nicht am Eröffnungstermin teilnehmen) sind berechtigt, mit zu unterzeichnen. Die digitale Umsetzung dieser Regelung ist noch mit technischen Schwierigkeiten verbunden.3 Denkbar wäre es, auf einem Touchscreen zu unterschreiben oder als nachrangige Alternative, das Protokoll auszudrucken und im Anschluss an die Unterschrift wieder einzuscan- nen.

4.1.6.4 Vier-Augen-Prinzip

Das Vier-Augen-Prinzip ist keine vergaberechtliche Vorschrift, sondern eine Verfahrensregel. Danach müssen mindestens zwei Mitarbeiter bei der Angebots- öffnung zugegen sein.4 Beim Leitprojekt E-Vergabe verschlüsselt der Bieter das Angebot mit zwei öffentlichen Schlüsseln, so dass zur Entschlüsselung zwei private Schlüssel (zwei Bedienstete) erforderlich sind.1 Dies lässt sich ebenso wie eine Vertretungsregelung mit der Definition von Benutzerrechten in das Vergabe- system integrieren.2

4.1.7 Prüfung der Angebote

Nach dem Eröffnungstermin kann mit dem öffentlichen Schlüssel die Authentizi- tät des Bieters überprüft werden. Dies ist aber nicht vorgeschrieben, sondern „von dem Vertrauen auf die Sicherheit der digitalen Signatur abhängig“.3 Den größten Teil der rechnerischen Prüfung erledigt die Software (sie erstellt eine Bieterliste und einen Preisspiegel), sofern einheitliche Dateiformate verwendet wurden. Die technische und die wirtschaftliche Prüfung unterscheiden sich dagegen kaum vom konventionellen Ablauf.4

4.1.8 Wertung der Angebote

Einige Systeme sind in der Lage Angebote automatisch zu bewerten, wenn zuvor Beurteilungskriterien festgelegt wurden. Grenzen der Automatisierung sind sicherlich erkennbar, da beispielsweise Nebenangebote berücksichtigt werden müssen.

Falls Angebotsinhalte aufgeklärt werden müssen, sind keine Formerfordernisse zu beachten, so dass die Aufklärung auch digital erfolgen kann. Die Ergebnisse der Aufklärungen sind („sollen“ nach der VOB/A) schriftlich niederzulegen. Nach § 126 a BGB kann die Schriftform durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Bei der digitalen Form, ist das Dokument von beiden Seiten zu signieren und mit einem Zeitstempel zu versehen.5

4.1.9 Zuschlag

Während der Zuschlag nach der VOL/A schriftlich zu erteilen ist, bestimmt die VOB/A keine Form. Nach dem BGB kann wiederum der elektronische Weg gewählt werden. „Aus Gründen der Sicherheit und Beweisbarkeit sollte der Auftraggeber in jedem Fall eine qualifizierte Signatur und einen qualifizierten Zeitstempel verwenden.“1

4.1.10 Information der nicht berücksichtigten Bieter

Ab den Schwellenwerten sind die Bieter, die nicht berücksichtigt werden sollen, vor dem Vertragsabschluss zu informieren, damit sie die Gelegenheit haben ein Nachprüfungsverfahren einzuleiten. Unterhalb der Schwellenwerte besteht im Bereich der VOL/A keine Informationspflicht. Über die Vergabe von Bauleistungen unterhalb der Schwellenwerte sind die Bieter erst nach dem Zuschlag zu verständigen. Die Benachrichtigung kann auf elektronischem Weg stattfinden, da nichts Abweichendes vorgeschrieben ist. Beim Leitprojekt E-Vergabe wird die Mitteilung digital signiert und verschlüsselt.2

4.1.11 Erstellung des Vergabevermerkes

Nachdem der Vergabevermerk keiner Formvorschrift unterliegt, ist die elektroni- sche Form zulässig.3 Gute elektronische Systeme dokumentieren alle Vorgänge, erstellen den Vergabevermerk, archivieren ihn und erzeugen Controllingdaten.4

[...]


1 Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit http://www.bmwi.de/bmwa/Navigation/ministerium,did=9362.html, 29.11.03.

2 Vgl. Notheis, Klaus (2002) Beschaffungs- und Vergabewesen, preisrechtliche Vorschriften, in: Faiss/ Giebler/ Lang/ Notheis/ Schmid (Hrsg.): Kommunales Wirtschaftsrecht in Baden- Württemberg, 7. Auflage, Stuttgart/ München/ Hannover/ Berlin/ Weimar/ Dresden, Boorberg Verlag, S. 215.

3 Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit (2003) Elektronische Vergabe von Aufträgen der Bundesverwaltung, Berlin, S. 8.

4 MATERNA GmbH Information und Communications (2003) e-Procurement - Elektronische Vergabe und Beschaffung für öffentliche Auftraggeber, Dortmund, S. 5.

5 Vgl. KGSt-Bericht 4/2003, Elektronische Vergabe und Beschaffung in Kommunalverwaltungen - Grundlagen und Umsetzungshilfen, Köln, S. 16 (im Folgenden zitiert als „Grundlagen und Umsetzungshilfen“).

1 Das "E" wird in der Literatur uneinheitlich klein- bzw. großgeschrieben.

2 BüroSpezial - Das Fachmagazin für Ergonomie im Büro, http://www.buerospezial.de/Lexikon/lexikonon.htm, 30.08.2003.

3 Experten sprechen auch im öffentlichen Bereich meist nur von „E-Procurement“ (so auch der Verfasser).

4 KGSt-Materialien 2/2003, Elektronische Vergabe und Beschaffung in Kommunalverwaltungen - Beispiele aus der Praxis, Köln, S. 9 (im Folgenden zitiert als „Beispiele aus der Praxis“).

1 Vgl. KGSt, von: Grundlagen und Umsetzungshilfen, S. 26.

2 Vgl. Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik e.V. (BME) und Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) (2002) Grundlagen der elektronischen Vergabe, o.O., S. 10 f.

3 Vgl. Schäfer, Peter W. (2002) Public E-Procurement im Rahmen der europäischen Vergaberechtsreform, in: Gehrmann, Schinzer, Tacke (Hrsg.): Public E-Procurement - Netzbasierte Beschaffung für öffentliche Auftraggeber, München, Verlag Vahlen, S. 51.

4 WEBAGENCY E-Commerce AG, http://www.webagency.de/infopool/e-commerce- knowhow/ak981021.htm, 23.11.2003.

5 Ecademy - Kompetenznetz Schweizer Fachhochschulen, http://www.ecademy.ch/ecademy/cp.nsf/0/dc99a72ca63c4dd8c1256d2000244.htm, 23.11.2003.

1 Vgl. Boesen, Arnold (1998) EG-Vergaberecht - Konsolidierte Fassung der EG-Richtlinien/ Textsammlung mit erläuternder Einführung, Köln, Bundesanzeiger Verlag, S. 19.

2 Vgl. Notheis, Klaus S. 225.

1 Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 12.

2 Jansen, Stephan A. (2001) Public Electronic Procurement - Empirische Ergebnisse zum Beschaffungswesen der Öffentlichen Hand im Internet, Universität Witten/Herdecke, S. 13.

1 In Anlehnung an KGSt, von: Grundlagen und Umsetzungshilfen, S. 19.

2 Vgl. Notheis, Klaus S. 221.

3 Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 13.

4 Vgl. Notheis, Klaus S. 222.

1 Vgl. Ruf, Dietmar (2003) Das Communal Cockpit als Mittel der Beschaffung von Waren im ITBereich, in: Die Gemeinde (BWGZ), Heft 9/2003, S. 345.

1 Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 15.

1 Vgl. BME und BMWi, S. 27.

2 Vgl. Weyand, Rudolf (2000) Leitfaden electronic public tendering - Der Prozess der elektronischen Ausschreibung und Vergabe im Rahmen der Verdingungsordnungen VOB, VOL, VOF, Riegelsberg, S. 162 (im Folgenden zitiert als „Leitfaden electronic public tendering“).

1 Vgl. Weyand, Rudolf (2002) Prozess der elektronischen Ausschreibung und Vergabe öffentlicher Aufträge bei den formellen Vergabeverfahren der VOB/A und VOL/A, in: Gehrmann, Schinzer, Tacke (Hrsg.): Public E-Procurement - Netzbasierte Beschaffung für öffentliche Auftraggeber, München, Verlag Vahlen, S. 30 - 32 (im Folgenden zitiert als „Prozess bei den formellen Vergabeverfahren“).

2 Vgl. BME und BMWi, S. 23.

3 Vgl. Weyand, Rudolf von: Leitfaden electronic public tendering, S. 81.

4 Vgl. Derselbe von: Prozess bei den formellen Vergabeverfahren, S. 37.

5 Vgl. Malmendier, Bertrand (2001) Rechtliche Rahmenbedingungen der elektronische Vergabe, in: VergabeR, Ausgabe 3/2001, S. 185.

1 Weyand, Rudolf von: Prozess bei den formellen Vergabeverfahren, S. 35 f.

2 Vgl. Weyand, Rudolf von: Prozess bei den formellen Vergabeverfahren, S. 35.

3 Vgl. Jansen, Stephan A. S. 15.

4 Vgl. Weyand, Rudolf von: Prozess bei den formellen Vergabeverfahren, S. 33.

5 Vgl. BME und BMWi, S. 27.

6 Vgl. Weyand, Rudolf von: Leitfaden electronic public tendering, S. 91 f.

1 Vgl. Weyand, Rudolf von: Prozess bei den formellen Vergabeverfahren, S. 38.

2 Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 45.

3 Vgl. Malmendier, Bertrand S. 185 f.

1 In Anlehnung an Pawlowski, Hans-Joachim, S. 117.

2 Malmendier, Bertrand, S. 184.

3 Vgl. Pawlowski, Hans-Joachim (2002) Elektronische Signatur - Anforderungen an sichere, vertrauenswürdige und interoperable elektronische Signaturen, in: Gehrmann, Schinzer, Tacke (Hrsg.): Public E-Procurement - Netzbasierte Beschaffung für öffentliche Auftraggeber, München, Verlag Vahlen, S. 117.

1 Vgl. Thome, Rainer und Bieber, Nicolai (2002) Architektur von Beschaffungsportalen für die öffentliche Hand, in: Gehrmann, Schinzer, Tacke (Hrsg.): Public E-Procurement - Netzbasierte Beschaffung für öffentliche Auftraggeber, München, Verlag Vahlen, S. 108.

2 Thome, Rainer und Bieber, Nicolai, S. 108.

3 Vgl. Pawlowski, Hans-Joachim, S. 117.

4 Vgl. Ebenda, S. 123.

1 Vgl. Malmendier, Bertrand S. 186.

2 Ebenda, S. 184.

3 Siehe Ziff. 4.1.3.

4 Vgl. Weyand, Rudolf von: Prozess bei den formellen Vergabeverfahren, S. 43 f.

5 Vgl. Glietsch, Carsten (2003) Rundschreiben des Städtetags Baden-Württemberg R 6092/2003 Anlage S. 1.

6 Vgl. Malmendier, Bertrand S. 180.

1 Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 18.

2 Vgl. Weyand, Rudolf von: Leitfaden electronic public tendering, S. 70 f.

3 Malmendier, Bertrand S. 185.

4 Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 24.

1 Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 24 f.

2 Vgl. Weyand, Rudolf von: Leitfaden electronic public tendering, S. 73.

3 Vgl. Ebenda, S. 73 f.

4 Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 22.

1 Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 45.

2 Vgl. Ebenda, S. 22.

3 BME und BMWi, S. 25.

4 Vgl. Weyand, Rudolf von: Leitfaden electronic public tendering, S. 76 f.

5 Vgl. Ebenda, S. 77.

1 BME und BMWi, S. 25.

2 Vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, S. 25.

3 Vgl. Weyand, Rudolf von: Leitfaden electronic public tendering, S. 80.

4 Vgl. KGSt, von: Grundlagen und Umsetzungshilfen, S. 32.

Ende der Leseprobe aus 91 Seiten

Details

Titel
Elektronische Beschaffung und Vergabe (Public E-Procurement) - eine Chance für die Stadt Friedrichshafen?
Hochschule
Fachhochschule Kehl
Note
13 Punkte
Autor
Jahr
2004
Seiten
91
Katalognummer
V55752
ISBN (eBook)
9783638506243
ISBN (Buch)
9783640360086
Dateigröße
948 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Elektronische, Beschaffung, Vergabe, E-Procurement), Chance, Stadt, Friedrichshafen
Arbeit zitieren
Dipl.-Verwaltungswirt (FH) Marc Schuster (Autor), 2004, Elektronische Beschaffung und Vergabe (Public E-Procurement) - eine Chance für die Stadt Friedrichshafen?, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/55752

Kommentare

  • Noch keine Kommentare.
Im eBook lesen
Titel: Elektronische Beschaffung und Vergabe (Public E-Procurement) - eine Chance für die Stadt Friedrichshafen?


Ihre Arbeit hochladen

Ihre Hausarbeit / Abschlussarbeit:

- Publikation als eBook und Buch
- Hohes Honorar auf die Verkäufe
- Für Sie komplett kostenlos – mit ISBN
- Es dauert nur 5 Minuten
- Jede Arbeit findet Leser

Kostenlos Autor werden