Dokumentenmanagement


Seminararbeit, 2001

23 Seiten, Note: 1


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen
2.1 Das Dokument
2.2 Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagement Systeme

3 Dokumentenmanagement Systeme
3.1 Allgemeines
3.2 Funktionen
3.2.1 Dokumenteneingabe4
3.2.2 Dokumentenablage7
3.2.3 Recherche und Ausgabe10
3.2.4 Administration11
3.3 Rechtliche Aspekte
3.4 Vor- und Nachteile von DMS

4 DMS in der Praxis
4.1 Beispiel 1: Universitätsklinikum Ulm
4.2 Beispiel 2: P&O Trans European

5 Ausblick

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Grundstruktur eines Dokumentenmanagement-Systems

Abbildung 2: Ablage in Meta-/Indexdatenbank und Archiv

Abbildung 3: Optisches Speichermedium CD

Abbildung 4: Terastore Jukebox CDR74

1 Einleitung

Informationen bedeuten Macht und können im Wettbewerb als strategische Waffe eingesetzt werden. Sind diese Informationen auch noch sofort abrufbar, hat das Unternehmen einen unschätzbaren Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Gerade im Dienstleistungssektor stehen Kundenorientierung und Service an erster Stelle. Hierbei spielt insbesondere die Bearbeitungszeit eine große Rolle, wenn zum Beispiel bei einer Kundenreklamation nach (häufig bereits abgelegten) Verträgen, Rechnungen oder Kundendaten gesucht werden muss.

Auch in Produktionsbetrieben ist ein schneller Informationsfluß erstrebenswert. Dokumente wie Lieferscheine, Bestell- und Stücklisten, Meß- und Konstruktionsdaten, müssen ständig verfügbar sein, damit z.B. Kunden- und Lieferantenanfragen ohne Zeitverlust durch Recherche bearbeitet werden können. Die zügige Abwicklung solcher Vorgänge sollte für jedes Unternehmens selbstverständlich sein, denn sie trägt einerseits zur Kundenzufriedenheit und dadurch zur Verbesserung des Unternehmensimages bei. Andererseits liegt in der schnellen Informationsbeschaffung und dem schnellen Informationsaustausch ein nicht zu unterschätzendes Kostensenkungspotential.

Das "papierlose Büro" ist ein Schlagwort, welches in diesem Zusammenhang oft gebraucht wird. Tatsache ist aber, dass in den Unternehmen nur ca. 7-10% aller vorliegenden Informationen digital verfügbar sind.1 Häufig lagern die gewünschten Informationen zudem noch an unterschiedlichen Orten. Die Kundendaten befinden sich beispielsweise online in der Kundendatenbank, während Verträge und Rechnungen auf Papier in Ordnen und Aktenschränken abgelegt sind.

Ein Dokumentenmanagement System (DMS) bietet Unternehmen die Möglichkeit, sämtliche Unterlagen effizient online zu archivieren, zu verwalten und bei Bedarf sofort wieder zu reproduzieren. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments, vom Entwurf bis hin zu dessen Vernichtung kann im System gespeichert werden.

Die vorliegende Arbeit gibt einen Überblick über die Grundfunktionen eines Dokumentenmanagement Systems, erläutert rechtliche Vorschriften und zeigt einige Vor- und Nachteile, sowie praktische Anwendungsbeispiele von DMS auf.

2 Grundlagen

2.1 Das Dokument

Der Begriff Dokument kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „Urkunde, schriftliche Unterlage, Beweisstück.“2 Hier wird unter einem Dokument nur die materielle, das heißt, die greifbare Papierversion eines Belegs verstanden. Im Dokumentenmanagement jedoch wird der Begriff Dokument weiter gefasst. Auch E-Mails, Videos, gescannte Bilder, Audiodateien etc., also digitale Informationen, werden hier als Dokumente bezeichnet.

2.2 Dokumentenmanagement und Dokumentenmanagement Systeme

Das Dokumentenmanagement befasst sich im weitesten Sinne mit der Erfassung, Archivierung, Verwaltung und dem Wieder-Abruf gespeicherter Dokumente.3 Es dient der Verkürzung und Optimierung von Arbeitsabläufen und hilft, doppelte Informationen, sogenannte Redundanzen, zu vermeiden.

Unter einem Dokumentenmanagement System versteht man ein „System zur Verwaltung von Organisationseinheiten eines Unternehmens. Ziel ist die voll- ständige und dauerhafte Konvertierung aller Dokumente in digitalisierte Form, so dass alle Dokumente unabhängig von ihrer Quelle und der ursprünglichen Verarbeitungsform am Computer eingesehen und bearbeitet werden können. Für das Unternehmen soll eine Reduzierung der Archivierungsmenge, eine Beschleunigung der Geschäftsprozesse und eine Erhöhung der Produktivität erreicht werden.“4

3 Dokumentenmanagement Systeme

3.1 Allgemeines

Ein Dokumentenmanagement System muss in der Lage sein, verschiedenste Dokumente einzulesen, zu archivieren und sie bei Bedarf dem Anwender wieder in der richtigen Form zur Verfügung zu stellen. Für diese Aufgaben kommen je nach System unterschiedliche Ein-/Ausgabesoftware und Speicher- medien zum Einsatz.

Nachfolgend wird ein kurzer Überblick über die grundlegenden Funktionen eines Dokumentenmanagement Systems und über einige der verwendeten Programme, Speicher- und Ausgabemöglichkeiten gegeben.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Grundstruktur eines Dokumentenmanagement-Systems 5

3.2 Funktionen

3.2.1 Dokumenteneingabe

Der erste Schritt der Dokumenteneingabe ist die Dokumentenerfassung. Hier wird zwischen CI-Dokumenten (Coded Information) und NCI-Dokumenten (Non-Coded Information) unterschieden. Liegt ein Dokument in EDV-lesbarer, digitaler Form z.B. als E-Mail oder als Datei einer Office Anwendung vor, spricht man von einem CI- bzw. einem strukturierten Dokument. Das Dokumentenmanagement System muss in der Lage sein, diese Art von Dokumenten direkt aus der Anwendung (z.B. Word) heraus zu übernehmen.

Dokumente, die in Papierform vorliegen, z.B. Rechnungen, handschriftliche Notizen, Korrespondenz etc. müssen gescannt werden, damit das System sie lesen und verarbeiten kann. Solche Dokumente werden NCI- oder auch nicht strukturierte Dokumente genannt.6

Grundsätzlich kann die Scanner-Erfassung im Unternehmen selbst, durch Mitarbeiter, oder extern über einen Dienstleister durchgeführt werden. Eine Auslagerung der Dokumentenerfassung bietet sich insbesondere bei groß- formatigen Dokumenten wie technischen Zeichnungen oder Bauplänen an. Auch bei großen Dokumentenmengen, wenn zum Beispiel ein Papierarchiv erfasst werden soll, ist die Beauftragung eines Spezialisten sinnvoll.

Die extern eingelesenen Dokumente werden, auf Datenträgern gespeichert, an das Unternehmen zurückgegeben und dort in das DMS eingepflegt. Diese Variante hat gegenüber der internen Erfassung zwei Hauptvorteile für das Unternehmen. Erstens werden durch die Auslagerung die Kapazitäten des unternehmenseigenen DMS nicht durch aufwendige Erfassungsarbeit einge- schränkt. Zweitens arbeitet der Spezialist effizienter, daher oft kostengünstiger.7

Bei der Dokumentenerfassung über einen Scanner kommt häufig das OCR- Verfahren (Optical Character Recogniction = optische Zeichenerkennung) zum Einsatz. Damit kann ein NCI-Dokument in ein CI-Dokument geändert werden. Das OCR-Programm erkennt den Dokumententext im Rasterformat und wandelt ihn in "eine codierte, vom Rechner verarbeitbare Zeichenfolge"8, ein CI-Dokument, um. Anschließend kann der Text im System elektronisch weiter- bearbeitet werden.9

Darüber hinaus bietet das OCR-Verfahren auch bei der Indizierung, also bei der Vergabe von Attributen zur eindeutigen Identifikation eines Dokuments, einige Vorteile. Auf diese soll aber später näher eingegangen werden.

Eine Besonderheit bei der Erfassung von Informationen stellen die COLD- Dokumente dar (Computer Output to Laser Disk = "Verfahren zur Massendaten- archivierung auf digitalen optischen Speichern"10 ). Bei diesen Dokumenten handelt es sich um Formblätter, die ganz oder teilweise ausgefüllt sind. Solche Vordrucke (z.B. Rechnungen, Lieferdokumente, Antragsformulare) haben häufig das gleiche Format und unterscheiden sich nur im Inhalt. Um Speicherplatz im System zu sparen, können sie getrennt nach Formblatt und Inhalt gespeichert werden.

Bei der Ausgabe und Reproduktion dieser COLD-Dokumente gibt es zwei Möglichkeiten, die beiden Elemente Formblatt und Inhalt wieder zusammen- zuspielen. Wurde das Formblatt als Grafik hinterlegt, kann der Text später auf das Blatt eingedruckt werden. Dies ist das sogenannte Hard-COLD Verfahren. Die andere Möglichkeit ist, den Vordruck mittels eines Textverarbeitungs- programmes aufzurufen und den Text direkt in die Felder des Formblattes einzugeben.11 Letzteres, das Soft-COLD Verfahren bietet dem Anwender eine größere Flexibilität und wird in den moderneren DMS verwendet.

Zur Dokumenteneingabe gehört neben der eigentlichen Erfassung auch die Indizierung bzw. Verschlagwortung. Dabei handelt es sich um die Vergabe von Attributen, die ein Dokument möglichst genau und eindeutig beschreiben. Nach diesen festgelegten Attributen, die in einer Indexdatenbank gespeichert sind, können die Dokumente dann gezielt recherchiert werden.12

Die Indizierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Die manuelle Indizierung durch einen Mitarbeiter ist sehr zeit- und kostenintensiv. Ausserdem birgt sie eine hohe Fehlerquote, da der Mitarbeiter selbst die Schlagwörter festlegt und dadurch die Qualität der Indizierung von ihm abhängt. Sind mehrere Mitarbeiter mit der Indizierung beauftragt, werden häufig unterschiedliche Begriffe für ein und dasselbe Dokument vergeben. Das erschwert später die Recherche nach den Dokumenten und kann dazu führen, dass die gesuchten Informationen nicht mehr auffindbar sind.13

Die automatische Indizierung kann, wie bereits oben erwähnt, auch mit Hilfe des OCR-Verfahrens erfolgen. Hierbei werden die Dokumente gescannt und der gesamte Inhalt oder auch nur ein Teil davon in recherchierbarer (codierter) Form in der Indexdatenbank gespeichert.

Zur automatischen Indizierung zählt die Methode der Volltextindizierung. Alle wichtigen Wörter eines CI-Dokuments (Substantive, Verben, aber keine Füll- wörter) werden in den Index aufgenommen. Die Volltextsuche bietet dann die Möglichkeit, alle Dokumente nach einem bestimmten Schlagwort zu durchsuchen und dem Anwender die relevanten Dokumente zur Verfügung zu stellen. Vorteile der automatischen Volltextindizierung sind die größere Voll- ständigkeit und die höhere Geschwindigkeit des Indizierungsvorgangs. Eine Briefseite kann je nach Vorlage und Rechner innerhalb weniger Sekunden verschlagwortet werden.14 Ein Nachteil ist allerdings der enorme Speicherplatz, den ein Index in Anspruch nehmen kann.

In der Praxis wird die Dokumentenrecherche weniger über den Volltext sondern eher über die Profildaten erfolgen. Diese Daten können zum Beispiel Kunden- namen oder Rechnungs- und Auftragsnummern sein. Sie befinden sich in bestimmten Feldern eines Dokuments, die mit einem Index versehen werden. Die Indizierung nach Profildaten erfordert jedoch nicht die gesamte Indizierung aller Felder - es ist ausreichend, die am häufigsten genutzten Felder mit einem Index zu belegen.

Bei der Verwendung von Profildaten ist es sinnvoll einen Thesaurus zu integrieren. Er verhindert die willkürliche Auswahl an Feldinhalten und minimiert Fehler bei der Indizierung. Dem Anwender werden bei der Eingabe mögliche Feldinhalte vorgegeben aus denen er wählen kann.15

3.2.2 Dokumentenablage

Zur Dokumentenablage gehört die Verwaltung der Dokumente. Schlagwörter werden in einer sogenannten Meta- bzw. Index-Datenbank abgelegt. In ihr finden sich auch Informationen, die das jeweilige Dokument beschreiben (Attribute) sowie Verweise, wo dieses Dokument gespeichert ist. Im Dokumentenarchiv hingegen sind die eigentlichen Dokumente hinterlegt.16

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Ablage in Meta-/Indexdatenbank und Archiv17

[...]


[1] Vgl. Gulbins u.a. (2001) S. 6.

[2] Vgl. www.wissen.de, 31.10.2001.

[3] Vgl. Götzer u.a. (1998) S. 19.

[4] Vgl. www.wissen.de, 31.10.2001.

[5] Götzer u.a. (1998) S. 21.

[6] Vgl. Klingelhöller (2001) S. 10-11.

[7] Vgl. Gulbins u.a. (1999) S. 29.

[8] Götzer u.a. (1998) S. 315.

[9] Vgl. Götzer u.a. (1998) S. 23-24.

[10] Klingelhöller (2001) S. 164.

[11] Vgl. Pfaff (1995), S.48 und Götzer u.a. (1998) S. 24.

[12] Vgl. Götzer u.a. (1998) S. 25.

[13] Vgl. Götzer u.a. (1998) S. 26, 27 und 153.

[14] Vgl. Pfaff (1995) S.52 und Götzer u.a. (1998) S. 28.

[15] Vgl. Pfaff (1995) S. 62+65.

[16] Vgl. Götzer u.a. (1998) S. 14-15.

[17] Vgl. Gulbins u.a. (1999) S. 49.

Ende der Leseprobe aus 23 Seiten

Details

Titel
Dokumentenmanagement
Hochschule
Hochschule für angewandte Wissenschaften Kempten  (Wirtschaft und Technik)
Veranstaltung
Seminar für Logistik
Note
1
Autor
Jahr
2001
Seiten
23
Katalognummer
V6015
ISBN (eBook)
9783638137126
Dateigröße
548 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Dokumente, DMS, Dokumentenmanagement
Arbeit zitieren
Cornelia Michel (Autor), 2001, Dokumentenmanagement, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/6015

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