Selbstorganisation für Projektleiter - So bewältigen Sie die Arbeitsflut


Seminararbeit, 2007
24 Seiten, Note: 2,0

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein Projekt?
1.1 Das Projektmanagement
1.2 Die Rolle des Projektleiters
1.3 Die Aufgaben des Projektleiters

2. Selbstorganisation für Projektleiter
2.1 Allgemeine Arbeitsmethoden
2.1.1 „10 Regeln für jeden Tag“
2.1.2 Die ALPEN-Methode
2.1.3 Die Eisenhower-Matrix
2.1.4 Die GTD-Methode
2.2 Teambildung und Teamführung
2.2.1 Kick-Off-Meeting
2.2.2 SWOT-Analyse
2.2.3 Projektstrukturplan
2.3 Werkzeuge zur Terminplanung
2.3.1 Balkendiagramm
2.3.2 Meilensteinplan
2.3.3 Wochenplan
2.4 Kommunikation im Projekt
2.4.1 Projektsitzungen
2.4.2 Projektstatusbericht
2.4.3 Projektdokumentation
2.5 Projektcontrolling

3. Probleme bei der Selbstorganisation

Literaturverzeichnis

1. Was ist ein Projekt?

In nahezu allen Unternehmen werden heute Projekte durchgeführt. Das Wort Projekt begegnet uns fast täglich. Doch nicht bei jedem Vorhaben, das als Projekt bezeichnet wird, handelt es sich um ein echtes Projekt. Auch in der Literatur findet man zahlreiche Begriffsbestimmungen für ein Projekt. Eine sehr kurze und eindeutige Definition liefert hier die DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e.V.:

„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.

- Zielvorgabe,
- zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen,
- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und
- projektspezifische Organisation.“ (vgl. STÖGER 2004, S. 7)

Projekte können in mehrere Abschnitte gegliedert werden. Zu Beginn liegt ein Projektauftrag vor, mit diesem startet das Projekt. Danach folgen die Projekt-analyse und die Projektplanung. Erst dann beginnt die Umsetzung, und am Ende der offizielle Abschluss des Projekts.

Projekte werden häufig anhand verschiedener Kriterien in kleine, mittlere und große Projekte eingeteilt. Je nach Auftragswert, benötigter Arbeitszeit, Dauer des Projekts, Mitarbeiterzahl und Anzahl der Projektleiter.

(vgl. WISCHNEWSKI, S. 25)

Die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg eines Projekts, egal wie groß es ist, oder in welcher Phase es sich befindet, ist gutes Projektmanagement.

1.1 Das Projektmanagement

Die wenigsten Projekte scheitern an technischen Dingen, vielmehr sind es Mängel und Fehler im Projektmanagement, die diese zum Scheitern bringen. Das Projektmanagement beinhaltet die gesamte Planung, Steuerung und Überwachung zur zielgerichteten Umsetzung des Projekts. Die Leitung und Steuerung des Projekts wird, je nach Projektumfang, durch einen oder mehrere Projektleiter übernommen.

1.2 Die Rolle des Projektleiters

Der Projektleiter trägt die gesamte Verantwortung für das Projekt, er vertritt das Vorhaben nach innen und außen und ist das Bindeglied zwischen Auftraggeber und Projektteammitgliedern. Bei ihm laufen alle Fäden zusammen. Sein Aufgabengebiet ist sehr vielfältig und umfangreich. Durch den bereits definierten Charakter eines Projekts ist klar, dass seine Aufgaben nur in sehr begrenztem Umfang standardisiert sein können. Er wird häufig mit neuen und überraschenden Situationen konfrontiert, denen er sich rasch anpassen muss, auftretende Probleme gilt es schnell zu lösen.

1.3 Die Aufgaben des Projektleiters

Die Hauptaufgabe des Projektleiters besteht aus der Steuerung des Gesamtprojekts, die vom Beginn bis zum Abschluss dauert. In den einzelnen Projektphasen kommen dann noch situationsbezogene Aufgabenstellungen dazu. Am Anfang muss das Projekt in einzelne Arbeitspakete aufgeteilt und die richtigen Mitarbeiter für das Projektteam müssen ausgewählt werden. Dabei spielt nicht nur fachliches Wissen eine Rolle, sondern auch die richtige Mischung des Teams, aus unterschiedlichen Hierarchiestufen, Abteilungen und Altersgruppen. Um die erfolgreiche und kooperative Zusammenarbeit im Projektteam zu fördern, ist es von Anfang an wichtig, mit geeigneten Maßnahmen Gruppendynamik zu entwickeln. Schließlich ist es für den Projektleiter unbedingt notwendig, dass alle Mitarbeiter hinter dem Projekt und hinter ihm als Führungskraft stehen. Ein weiterer Schwerpunkt der Projektleiterarbeit ist die gesamte Terminplanung vom Start bis zum Ende, alle Schritte müssen sorgfältig geplant werden. Damit der Projektleiter jederzeit in der Lage ist, Auskunft über den Status Quo des Projekts, sowohl an Auftraggeber als auch seine Mitarbeiter zu geben, darf auf die Dokumentation des Projekts nicht verzichtet werden. Dafür müssen stets alle Informationen zum Verlauf des Projekts nachvollziehbar archiviert werden. Auch das Projektcontrolling kann nur durch den Projektleiter erfolgen, schließlich ist er verantwortlich für die Projektsteuerung und darf das „magische Dreieck“ zwischen Kosten, Dauer und Kapazität des Gesamtprojekts in keiner Phase aus den Augen verlieren.

2. Selbstorganisation für Projektleiter

Neben dem eigentlichen Projektziel ist der Projektleiter auch immer mit einer Reihe anderer Ziele in seiner Umgebung konfrontiert. Da sind beispielsweise Unternehmensziele, Gruppenziele, Kundenziele, persönliche Ziele und Umweltziele (vgl. WISCHNEWSKI 2001, S. 156). Den perfekten Weg für die Arbeit des Projektleiters wird es nie geben können, schon allein aus dem Grund, dass jedes Projekt völlig neu ist und einmaligen Charakter besitzt. Es existieren jedoch unterschiedliche Methoden und Werkzeuge, mit denen man in den oben beschriebenen Aufgabenbereichen arbeiten kann und als Projektleiter, auch in turbulenteren Phasen des Projekts, stets den Überblick über alle Geschehnisse behalten kann.

2.1 Allgemeine Arbeitsmethoden

Die nachfolgenden allgemeinen Methoden sind für die tägliche Büroarbeit, des Projektleiters gedacht, also alle Arbeiten, die er von seinem Schreibtisch aus erledigt.

2.1.1 „10 Regeln für jeden Tag“

Schon das Einhalten von einigen einfachen Regeln kann die Arbeit sehr erleichtern und verhindern, dass sich unerledigte Dinge stapeln und Chaos entsteht. Die nachfolgenden „10 Regeln für jeden Tag“ beschreibt NIKLAS (2002) ausführlich in ihrem Artikel „Zeitmanagement und Selbstorganisation in der täglichen Praxis“.

1) Lesen Sie Ihre E-Mails täglich und arbeiten Sie diese sofort ab.
2) Geben Sie Informationen sofort weiter.
3) Räumen Sie erledigte Vorgänge „aus dem Weg“.
4) Sammeln Sie herumliegende Schmierzettel ein und übertragen Sie
diese.
5) Schreiben Sie Gesprächsnotizen sofort auf, nachdem Sie den Hörer
weggelegt haben.
6) Beginnen Sie den Arbeitstag in Ruhe.
7) Beenden Sie den Arbeitstag in Ruhe.
8) Erledigen Sie Kleinigkeiten sofort, sonst kommen Sie nie dazu.
9) Erledigen Sie unangenehme Dinge morgens.
10) Nutzen Sie feste Termine zum Informationsaustausch, und tragen Sie diese im Kalender ein.

Zusätzlich zu diesen Regeln empfiehlt es sich, gute Arbeitsmittel in Form von Büromaterial zu besorgen. Das bedeutet ein Ringbuch oder Notizbuch anstatt losen Blättern und themenbezogene Ablagemappen an Stelle von einzelnen Papierstapeln, die schon beim kleinsten Windstoß vom Schreibtisch geweht werden.

2.1.2 Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode (http://www.vnr.de/08.03.2007) hilft, wie der Name schön zum Ausdruck bringt, Berge von Arbeit zu organisieren. Haben sich viele Vorgänge und Unterlagen auf dem Schreibtisch gestapelt, ist es häufig schwer einen Anfang zur Bezwingung des Berges zu finden. Mit der ALPEN-Methode kann man jedes Chaos wieder gut in den Griff bekommen, dazu geht man in folgenden Schritten vor:

[...]

Ende der Leseprobe aus 24 Seiten

Details

Titel
Selbstorganisation für Projektleiter - So bewältigen Sie die Arbeitsflut
Hochschule
Hochschule für angewandte Wissenschaften Kempten
Veranstaltung
Projektmanagement
Note
2,0
Autor
Jahr
2007
Seiten
24
Katalognummer
V79572
ISBN (eBook)
9783638868624
ISBN (Buch)
9783640827367
Dateigröße
626 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Selbstorganisation, Projektleiter, Arbeitsflut, Projektmanagement
Arbeit zitieren
Claudia Steinhauser (Autor), 2007, Selbstorganisation für Projektleiter - So bewältigen Sie die Arbeitsflut, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/79572

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