Prüfen von Eingangsrechnungen. Gesetzlich vorgeschriebene Mindestangaben und ordnungsgemäße Registratur (Unterweisung Industriekaufmann/-kauffrau)


Unterweisung / Unterweisungsentwurf, 2007

16 Seiten, Note: 2,0

Martin Gustav (Autor)


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Beschreibung der Ausgangssituation

2. Präzise Lernzielbeschreibung

3. Ausbildungsmethode

4. Anlagen
Anlage 1) betriebliches Prüfschema für Eingangsrechnungen
Anlage 2) Abschrift § 14 UStG. über die Anforderungen an Rechnungen
Anlage 3) Muster-Rechnungen: Peterson

Schmitzger

1. Beschreibung der Ausgangsituation

An der Ausbildungsmaßnahme nimmt 1 Auszubildende teil.

Das Unterweisungsthema lautet:

„Prüfen von Eingangsrechnungen auf die gesetzl. vorgeschrieben Mindest-angaben und anschließende ordnungsgemäße Registratur (Vorsortierung)“

Die Eingangsrechnungen werden noch vor ihrer weiteren Bearbeitung (sachliche + rechnerische Prüfung, Anweisung zur Zahlung usw.) mit einem Eingangsdatum versehen und auf die gesetzlichen Mindestangaben (vgl. Anlage) überprüft. Abschließend werden diese alphabetisch nach Firmennamen in einen Vorordner sortiert, was einem späteren raschen Zugriff zur weiteren Sachbearbeitung dient.

(Rechnungen ausländischer Lieferanten sind aufgrund der Andersartigkeit der Prüfung (IBAN und BIC Codes. usw.) zunächst zu vernachlässigen. Diese wurden in Stufe 1 der Unterweisung, dem Vorbereiten aussortiert. Ihre Behandlung ist Gegenstand der nächsten Unterweisung.)

Die Unterweisung findet in den Räumlichkeiten der Abt. Einkauf statt. Terminiert wird sie auf etwa 10 h. Hier ist aufgrund der menschlichen Biorhythmuskurve mit einer hohen Aufmerksamkeit der Auszubildenden zu rechnen. Weiterhin ist dies erfahrungsgemäß ein Zeitpunkt, zu dem die erste Arbeitbelastung des Tagesgeschäftes abgeklungen ist, so dass man die nötige Zeit und Ruhe hat, um sichergehen zu können, die Unterweisung ungestört durchführen zu können. Anrufe werden in dieser Zeit auf einen Kollegen umgeleitet.

Als Arbeitsmittel liegen die aktuellen Eingangsrechnungen und der Vorordner bereit. Als Hilfsmittel dienen ein betriebliches Prüfschema mit den Mindestangaben für Rechnungen, sowie Schreibutensilien. Für die gesamte Unterweisung sind je nach Verständnis und Aufnahme durch die Auszubildende etwa 10 - 20 Minuten angesetzt.

Ausbildungsberuf: Industriekaufmann/-frau

Alter der Auszubildenden: 19 Jahre

Schulische Vorbildung: Mittlere Reife nach Besuch der Realschule, sowie schulischer Teil der Fachhochschulreife durch Abschluss der Höheren Handelschule mit Schwerpunkt Sprachen.

Ausbildungsstand: Die Auszubildende hat ihre duale Ausbildung im August dieses Jahres aufgenommen. Sie befindet sich nun im 4. Ausbildungsmonat.

Sie hat bereits für einen Zeitraum von 2 Monaten die Abteilung Lager Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe durchlaufen, in welcher sie mit den Aufgaben der Lagerhaltung, den betriebsinternen Lagerarten und typischen kfm. Tätigkeiten vertraut gemacht worden ist.

Seit Beginn des 3. Ausbildungsmonats ist sie der Abteilung Beschaffung unterstellt, was auch einen sachlogischen Zusammenhang zur Abteilung Bevorratung darstellt.

Die Auszubildende wurde in vorherigen Unterweisungen in den grundsätzlichen Arbeitsablauf im Eingangslager unterwiesen und ist mit den Vorprodukten und Zukaufteilen im Wesentlichen vertraut. Betriebliche Unterlagen beider Abteilungen sind ihr klar. Die allgemeinen Unfallverhütungsvorschriften (UVV) sind ihr bekannt.

Vorbildung zum Thema

Rechnungsprüfung: Die Auszubildende verfügt durch den Besuch der Höheren Handelsschule über grundlegende Kenntnisse von wirtschaftlichen und verwaltungstechnischen Prozessen und erkennt deren Zusammenhänge und Zielsetzungen.

Sie ist, wie eingangs erwähnt mit verschiedenen Unterlagen aus dem Bereich der Lagerhaltung und nun auch aus dem Bereich Beschaffung vertraut, hat aber bis dato an keiner Rechungsprüfung und der Registratur der Eingangsrechnungen teilgenommen. Die Begriffe Umsatzsteuer, Vorsteuer und deren Unterschied sind ihr aus ihrem vorherigen Bildungsabschluss geläufig.

Leistung und Verhalten

Interesse: Der bisherige Verlauf der Ausbildung zeigt, dass die Auszubildende sehr engagiert arbeitet und ein großes Interesse an betriebliche Prozessen aufweist.

Lern- und Arbeitsleitungen: Sie ist geübt in der Nutzung und Anwendung von EDV-Anlagen. Alle mitausbildenden Fachkräfte bescheinigen ihr eine rasche Auffassungsgabe und eine zügige Arbeitsweise. Sie hat insbesondere Interesse an mathematisch-betriebswirtschaftlichen Fragestellungen.

Selbständiges Arbeiten: Die Auszubildende kann nach geeigneter Unterweisung Arbeiten i. d. R. eigenständig ausführen; jedoch sollte gerade bei neuen Tätigkeiten zu Beginn oft das Arbeitsergebnis überprüft werden.

Arbeitssystematik: Übereinstimmend führten viele Fachkräfte an, dass die Auszubildende zwar ein hohes Arbeitstempo anführe, aber die Sorgfalt oft vernachlässigt werde.

2. Präzise Lernzielbeschreibung

Richtlernziel: gemäß: Ausbildungsrahmenplan für die Berufsausbildung zum Industriekaufmann/-frau Lfd. Nr. 6 Beschaffung und Bevorratung § 4 Abs. 1 Nr. 6

b) Bestellungen bei Lieferanten vorbereiten, durchführen und nachbereiten

weiterhin

Nr. 9 Leistungsabrechnung § 4 Abs. 1 Nr. 9.1

c) Vorgänge des Zahlungsverkehrs und des Mahnwesens bearbeiten

Groblernziel: Die Auszubildende bearbeit selbständig Eingangsrechnungen.

Feinlernziele Die Auszubildende prüft eigenständig Eingangsrechnungen auf die vorgeschriebenen Mindestangaben. Sie kennzeichnet geprüfte Rechnungen mittels Stempel als geprüft. Abschließend sortiert sie die Rechnungen in einen Vorordner alphabethisch ein. Bemängelte Rechnungen sortiert sie aus und übergibt diese zwecks Rücksendung an den Lieferer dem zuständigen Sachbearbeiter.

Lernbereiche des Feinlernziels

Kognitiver Bereich: Nach erfolgter Unterweisung weiß die Auszubildende, warum Eingangsrechnungen auf bestimmte Angaben hin geprüft werden müssen und warum diese nach einem bestimmten Schema abzulegen sind und wie dies zu erfolgen hat.

Affektiver Bereich: Die Auszubildende soll zu einem wertvollen, selbstständig arbeitenden Mitglied des Unternehmens heranreifen. Die Unterweisung dient dazu, sie dahingehend zu trainieren, eigenständig Dokumente auf geforderte Kriterien zu überprüfen und deren Erfüllungsgrad bewerten zu können. Die Arbeit soll ihre Methodenkompetenz stärken, da sie hier erlerntes systematisches Vorgehen auch in anderen Bereichen anwenden kann.

Psychomotorischer Bereich: Psychomotorische Fähigkeiten werden hier nicht vermittelt, Ggf. kann die Stempelung an vorgeschriebener Stelle hier angesetzt werden.

3. Ausbildungsmethode

Als Methode wurde die 4-Stufen Methode gewählt. Dies macht hier besonderen Sinn, da es sich bei der Eingangsrechnungskontrolle und Ablage um eine repetetive Tätigkeit nach einem immer gleichem Handlungsschema ist. Alternativ ist auch die Methode „Anleitung bei Bedarf“ anwendbar.

1. Stufe: Vorbereitung des Arbeitsplatzes durch den Ausbilder; die Auszubildende wird informiert und motiviert
2. Stufe: Der Ausbilder macht den Arbeitsgang vor und erläutert sein Vorgehen und die Hintergründe.
3. Stufe: Die Auszubildende macht die Tätigkeit nach und erklärt dabei, warum sie etwas tut. So kann der Ausbilder direkt das Verständnis und somit die sichere Wissensvermittlung prüfen.
4. Stufe: Der Auszubildende übt eigenständig weitere Durchläufe; zu einem späteren Zeitpunkt kontrolliert und bewertet der Ausbilder den Unterweisungserfolg mittels Fragen und der Sichtung der Arbeitsergebnisse und gibt ein Feedback an die Auszubildende.

Stufe 1:

Der Ausbilder bereitet den Arbeitsplatz vor, legt die zu prüfenden Rechnungen ordentlich bereit, hält das Prüfschema „Eingangsrechnungsdaten“, einen Stift und Papier (für evt. Notizen der Auszubildenden) und einen Stempel mit Tagsdatum (Zur Kennzeichnung der durchgeführten Prüfung des Dokumentes und Belegung des Eingangsdatums) parat.

Der Ausbilder begrüßt die Auszubildende freundlich und bittet sie, Platz zu nehmen. Er beginnt einen Smalltalk um eine eventuelle Befangenheit abzubauen und die Motivation/ Aufnahmefähigkeit sicherzustellen. Er verweist kurz auf die vorab in anderen Unterweisungen/ in der Berufsschule vermittelten Kenntnisse und den Wissensstand, den sich die Auszubildende in der Abteilung bis dato angeeignet hat.

Der Ausbilder nennt nun das Thema der anstehenden Unterweisung und betont die Wichtigkeit der korrekten Ausführung der Arbeit und führt Gründe hierfür an.

Des Weiteren teilt der Ausbilder der Auszubildenden das Lernziel mit und gliedert die Tätigkeit in den betrieblichen Kontext des Geschäftsprozesses ein.

Stufe 2:

Der Ausbilder erklärt der Auszubildenden mittels des bereit liegenden Prüfschemas[1], welche Mindestangaben eine Rechung aufzuweisen hat (Vgl. Anlage). Er verweist darauf, dass eine fehlerhafte Rechnung vom Finanzamt bei einer Prüfung bemängelt würde und somit eine Vorsteuerabzugsfähigkeit verhindere.

Er teilt ihr mit, dass eine solche fehlerhafte Rechnung dem Lieferanten mit der Bitte um Nachbesserung zurückgesandt werden müsse. Hierzu sind die fehlerhaften Belege gesondert zu sortieren und später der zuständigen Sachbearbeiterin zu übergeben, welche diese mit der höflichen Bitte um Korrektur zum Lieferer zurück sendet.

Jede vorgeschriebene Rechnungsangabe wird abgehakt; die Summe der Häkchen muss mit der Summe der Angaben auf dem Prüfschema übereinstimmen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Stufe 3:

Die Auszubildende verlässt den eher passiven Part und wird zum aktiven Handeln und Umsetzen des Gezeigten animiert. Sie wendet das Gezeigte an und erklärt ihr Vorgehen. Der Ausbilder animiert sie bei Problemen zu fragen.

Er übergibt ihr das Prüfschema und den Stempel. Er betont noch einmal die Wichtigkeit der Prüfung und weist daraufhin, dass Sorgsamkeit an diese Stelle Priorität vor Schnelligkeit (und somit der Gefahr der Fahrlässigkeit und der Gefahr, Fehler zu übersehen) hat.

Weiterhin weist er sie an, fragliche oder beanstandete Rechnungen gesondert zu stapeln, so dass sie von einer sachkundigen Person später weiter bearbeitet werden können.

Der Ausbilder steht ratgebend und kontrollierend zur Seite, um die Angewöhnung von Fehlern zu vermeiden. Hat sich fehlerhaftes Vorgehen oder eine falsche Anwendung aufgrund von Missverständnissen oder Unverständnis erst eingeprägt, ist es zu einem späteren Zeitpunkt schwer abzustellen, daher ist ein früher Eingriff ratsam.

Der Ausbilder erkundigt sich danach, ob die Auszubildende die Unterweisung verstanden hat. Er gibt ihr die Möglichkeit Verständnisfragen zu stellen und stellt selber auch Fragen, die der Kontrolle der Wissensvermittlung dienen sollen

[...]


[1] Siehe Anlage 1

Ende der Leseprobe aus 16 Seiten

Details

Titel
Prüfen von Eingangsrechnungen. Gesetzlich vorgeschriebene Mindestangaben und ordnungsgemäße Registratur (Unterweisung Industriekaufmann/-kauffrau)
Veranstaltung
IHK Prüfung
Note
2,0
Autor
Jahr
2007
Seiten
16
Katalognummer
V89953
ISBN (eBook)
9783638044004
ISBN (Buch)
9783638940900
Dateigröße
443 KB
Sprache
Deutsch
Anmerkungen
Unterweisungsentwurf für die Ausbilderprüfung AdA gemäß AEVO der IHK: 4 Stufen Methode am Beispiel: Rechnungsprüfung auf steuerlich vorgeschriebene Merkmale und Ablage
Schlagworte
Prüfen, Eingangsrechnungen, Mindestangaben, Registratur, Industriekaufmann, Prüfung
Arbeit zitieren
Martin Gustav (Autor), 2007, Prüfen von Eingangsrechnungen. Gesetzlich vorgeschriebene Mindestangaben und ordnungsgemäße Registratur (Unterweisung Industriekaufmann/-kauffrau), München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/89953

Kommentare

  • Noch keine Kommentare.
Im eBook lesen
Titel: Prüfen von Eingangsrechnungen. Gesetzlich vorgeschriebene Mindestangaben und ordnungsgemäße Registratur  (Unterweisung Industriekaufmann/-kauffrau)



Ihre Arbeit hochladen

Ihre Hausarbeit / Abschlussarbeit:

- Publikation als eBook und Buch
- Hohes Honorar auf die Verkäufe
- Für Sie komplett kostenlos – mit ISBN
- Es dauert nur 5 Minuten
- Jede Arbeit findet Leser

Kostenlos Autor werden