II

1  EINLEITUNG  1

2  THEORETISCHER TEIL  2

2.1  Einführung in das Thema Projektarbeit  2

2.2  Projektdefinition  4

2.3  Projektplanung  8

2.4  Projektkontrolle  12

2.5  Projektabschluss  14

3  PRAKTISCHER TEIL  15

3.1  Übersicht  15

3.2  Erklärung der benutzten Hilfsmittel  15

3.3  Beschreibung der Notes Datenbank zur Projektsteuerung  16

3.4  Definition des Teilprojekts  18

  Vorgaben 18 3 4  1

3.4.2  Erläuterung der Vorgaben  19

3.5  Lösungsansatz  19

3.5.1  Teilprojekt 1: Eingabehilfe  19

3.5.2  Teilprojekt 2: Erweiterungen  20

3.5.3  Empfehlung  20

3.6  Umsetzung  21

3.6.1  Teilprojekt 1: Erzeugen neuer Aufträge  21

3.6.2  Teilprojekt 2: Anzeigen zugehöriger Dokumente  22

4  FAZIT  24

5  ABBILDUNGSVERZEICHNIS  25

6  ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS  26

7  LITERATURVERZEICHNIS  27

8  ANHANG  28

1

1 Einleitung

Im Rahmen meines vierten Praxissemesters habe ich mich intensiv mit dem Thema Projektarbeit beschäftigt.

Ungefähr 80% aller Aufträge, die derzeit von meinem Ausbildungsunternehmen, der PROTECH Consult AG, bearbeitet werden, sind in Projekten organisiert. Da die PROTECH, wie viele andere Firmen der Branche auch, begrenzte Kapazitäten hat, kommt es in der Praxis häufig vor, dass ein Mitarbeiter mehreren Projekten zugeteilt ist.

Um diesen Problemen zu begegnen wurde innerhalb der PROTECH, unter dem Namen PROTECH PROJECT, eine Anwendung zur Projektsteuerung entwickelt. Ziel meiner Tätigkeit, während meiner Praxisphase, war es die Anwendung benutzerfreundlicher zu gestalten.

• Eingabehilfen sollten in Form von Eingabedialogen umgesetzt werden, mit deren Hilfe der Benutzer mit Basisdaten gefüllte Dokumente erstellen kann.

• Verschiedene Navigationshilfen sollten in Form verschiedener Schaltflächen, die es dem Benutzer ermöglichen sollen zwischen den verschiedenen Projektbausteinen hin und her zu springen, realisiert werden.

Diese Arbeit ist in einen theoretischen und einen praktischen Teil gegliedert. Der theoretische Teil befasst sich mit den Aufgaben des Projektmanagements, sowie dem Projektablauf. Im praktischen Teil möchte ich auf die Funktionen der Anwendung, sowie auf die Umsetzung der oben genannten Aufgaben eingehen.

Meine erste Aufgabe war es mich in die Funktionen der PROTECH PROJECT einzuarbeiten. Die Beschäftigung mit den Anforderungen an eine Anwendung zur Projektsteuerung, ermöglichte es mir die Funktionen der Software angemessen zu beurteilen. Ich begann damit, indem ich mich anfangs mit den theoretischen Ansätzen der Projektarbeit befasste.

2

2 Theoretischer Teil

2.1 Einführung in das Thema Projektarbeit

Aufgrund der immer komplexer werdenden, oft zeitlich begrenzten Aufgabenstellungen und der immer kürzer werdenden Produktlebenszyklen hat die Bedeutung von Projektarbeit in den letzten Jahren permanent zugenommen.

Projektarbeit bietet heute die Möglichkeit

• Schnell und flexibel auf sich ergebende Chancen und Bedrohungen auf den Märkten zu reagieren.

• Abteilungsübergreifend Probleme zu lösen.

• Die Motivation der Mitarbeiter durch unkonventionelle Personalentwicklung zu erhöhen.

Unter dem Begriff Projekt versteht man:

„Ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“ ¹ Eine andere Definition lautet:

„Ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Erreichung eines vorher definierten Ziels“ 2

Das heisst ein Projekt wird gekennzeichnet durch:

• Einmalige fest definierte Zielvorgaben 3

• Zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen

• Abgrenzung gegenüber anderen Aufgaben im Unternehmen 4

• Projektorganisation

Man unterscheidet Projekte nach ihren Einsatzgebieten. So gibt es :

• Forschungsprojekte Ziel bei Forschungsprojekten ist es, durch neue Entwicklungen, langfristig auf den verstärkten Wettbewerb zu reagieren.

¹ Zitat: Quelle Heinz Schelle „Projekte zum Erfolg führen“

² Zitat: Quelle Marc K. Peter „Internet Projekte“

³ Quelle Heinz Schelle „Projekte zum Erfolg führen“

⁴ Quelle Heinz Schelle „Projekte zum Erfolg führen“

3

• Entwicklungsprojekte Bei Entwicklungsprojekten steht die Entwicklung eines neuen Produkts im Vordergrund. Die Ziele sind klar definiert und es bestehen klare Vorgaben

• Rationialisierungsprojekte Bei Rationalisierungsprojekten sollen Organisationsformen und Abläufe effektiver gemacht werden. So werden z.B. bei einem Rationalisierungsprojekt nach einer Unternehmensfusion die Gesamtstruktur und die Abläufe reformiert und optimiert.

Begriffsdefinition:

• Projektmanagement bedeutet Projekte planen, kontrollieren und zum Erfolg führen.

• Ein Prozess beschreibt eine einzelne Phase innerhalb eines Projekts.

• Das Produkt ist das Ergebnis eines Projekts

Abb.1 Bestandteile eines Projekts 5

Der Ablauf eines Projekts gliedert sich in vier Abschnitte, die in den nachfolgenden Kapiteln näher erläutert werden.

• Projektdefinition

• Projektplanung

• Projektkontrolle

• Projektabschluss

Zunächst wird näher auf das Kapitel Projektdefinition eingegangen, da die Projektdefinition die Grundlage für die Durchführung eines Projektes darstellt.

⁵ Quelle: Burghardt, Manfred, Projektmanagement

4

2.2 Projektdefinition

Die Projektdefinition findet vor dem eigentlichen Projektstart statt. Während dieser Phase werden alle Grundlagen für das Projekt festgelegt.

Die Projektdefinition gliedert sich in die Teilbereiche:

1. Festlegen der Rahmenbedingungen

2. Projektauftrag

3. Definition der Projektziele und der Anforderungen

4. Risikomanagement

5. Wirtschaftlichkeitsrechnung

6. Projektorganisation

7. Prozessorganisation

1. Festlegen der Rahmenbedingungen In Gesprächen mit dem Auftraggeber werden die Rahmenbedingungen und Ausgangsfragen geklärt Anschliessend wird ein Projektauftrag erstellt, dem eine umfassende Problemfeldanalyse zugrunde liegt. Mit Hilfe der Problemfeldanalyse werden grobe Werte zu den verschiedenen Einflussfaktoren wie z.B. Kosten oder Termine ermittelt.

2. Der Projektauftrag Im Projektauftrag werden alle Eckdaten und Rahmenbedingungen des Projektes schriftlich definiert und von beiden Seiten bestätigt.

Er bildet die Grundlage für alle weiteren Massnahmen, die zur Durchführung des Projekts durchgeführt werden müssen.

3. Definition der Projektziele und der Anforderungen Um Ziele definieren zu können, müssen zuerst die Anforderungen an das Produkt festgelegt werden. Unter Anforderungen versteht man: alle Erwartungen, die der Auftraggeber an das fertige Produkt hat. Dazu können gehören:

• Einsatzanforderungen an das Produkt und erwartete Funktionalitäten des Produkts

• Wartungsanforderungen an das Produkt

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Unter dem Begriff Projektziel versteht man den Zustand, der am Ende eines Projekts erreicht werden soll. ⁶ Ziele müssen präzise definiert werden. An der Definition der Ziele müssen Auftraggeber und Projektleitung, sowie Teile des Lenkungsausschusses teilnehmen, da es sonst schnell zu Missverständnissen und Zielkonflikten kommen kann.

Ziele innerhalb eines Projekts können oft widersprüchlicher Natur sein. So möchte der Auftraggeber z.B. ein Produkt mit sehr hoher Qualität zu sehr niedrigen Kosten.

4. Risikomanagement Unter dem Begriff Risikomanagement versteht man:

„Alle Massnahmen, die verhindern, dass Risiken innerhalb eines Projekts zu Problemen werden“. 7 Risiken, die in vielen Projekten auftreten sind z.B.:

• Ständige, nicht im Projektauftrag enthaltene, Sonderwünsche von Seiten des Auftraggebers während des Projektverlaufs

• Qualitätsmängel

• Ständige Korrekturen wegen mangelhafter Entwürfe

• Jeder Projektmitarbeiter hat seine eigenen Vorstellungen, wie das Projekt am besten

zum Erfolg führt

Abb.2 Risikomanagement

Zur Vorbeugung der typischen Projektrisiken ist es wichtig, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen, zu analysieren und zu minimieren.

⁶ Quelle Heinz Schelle „Projekte zum Erfolg führen“

⁷ Zitat: Quelle: Prof. Dr. J. Schwille, Skript Projektmanagement

6

5. Wirtschaftlichkeitsrechnung Die Wirtschaftlichkeitsrechnung innerhalb eines Projekts ist notwendig um vorab herauszufinden, ob die Durchführung des Projekts rentabel ist. Ist der Nutzen grösser als die Kosten, ist das Projekt als rentabel einzustufen. Übersteigen die Kosten von Anfang an das Budget des Projekts muss über eine Überarbeitung der Kostenstruktur, oder eine Erhöhung des Budgets nachgedacht werden.

6. Projektorganisation Die Projektorganisation unterscheidet sich von der herkömmlichen Linienorganisation.

• Da Projekte zeitlich begrenzt sind, ändert sich, je nach Anforderung und Auslastung, die Zusammensetzung der Teams. 8

• Die einzelnen Projektteams können ideal auf die gestellten Anforderungen zugeschnitten werden und dadurch flexibel agieren.

• Bei der Linienorganisation liegt die fachliche und disziplinarische Führung oft bei einem Vorgesetzten, während bei der Projektorganisation die Mitarbeiter aus allen Abteilungen „entliehen“ werden. Dadurch werden die Verantwortlichkeiten der Vorgesetzten aufgeteilt. Während der Projektleiter die fachliche Führung übernimmt, obliegt die disziplinarische Führung in den meisten Fällen nach wie vor dem Abteilungsleiter. Dies führt häufig zu Zuständigkeitskonflikten. 9

Bevor ein Projekt geplant und durchgeführt werden kann, muss zunächst ein Projektteam gebildet werden.

Ein Projektteam besteht üblicherweise aus:

• mindestens einem Projektleiter, der an ein übergeordnetes Gremium berichtet, den sogenannten Lenkungsausschuss.

Der Lenkungsausschuss unterstützt den Projektleiter bei der strategischen Planung, der Steuerung und der Kontrolle des Projekts.

• Den Mitarbeitern des Projektteams, die aus allen Abteilungen eines Unternehmens oder von ausserhalb des Unternehmens, gemäss den Anforderungen des Projekts ausgewählt werden.

⁸ Quelle Heinz Schelle „Projekte zum Erfolg führen“

⁹ Quelle: Prof. Dr. J. Schwille, Skript Projektmanagement

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Bei der Planung des Projekts orientieren sich Projektleitung und Lenkungsausschuss an verschiedenen Einflussfaktoren, sowie an Erfahrungen aus früheren Projekten. Die wichtigsten Einflussfaktoren werden durch das magische Dreieck (Abb.3) dargestellt.

Abb.3 Magisches Dreieck 10

8. Prozessorganisation (s.a. Kapitel 2.3 Projektstrukturplanung) Die Prozessorganisation unterteilt das Projekt in folgende Einheiten:

• Projektphasen:

Unter Projektphasen versteht man die Aufteilung des Gesamtprojekts in einzelne Entwicklungsabschnitte

• Arbeitspakete:

Unter Arbeitspaketen versteht man die Stückelung der Gesamtaufgabe des Projekts in mehrere Teilaufgaben.

• Meilensteine:

Meilensteine sind Zeitpunkte innerhalb des Projekts zu dem schriftlich vordefinierte Ergebnisse vorliegen müssen. In der Regel werden Meilensteine am Ende jeder Projektphase gesetzt. Man unterscheidet interne und externe Meilensteine Interne Meilensteine:

¹⁰ Grafik: Quelle: Prof. Dr. J. Schwille, Skript Projektmanagement