I

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis   III

1  Einleitung  1

2  Grundlagen des Projektcontrolling  2

2.1  Projektmanagement  2

2.2  Controlling  3

2.3  Projektcontrolling  3

3  Ziele und Aufgaben des Projektcontrolling  4

3.1  Ziele des Projektcontrolling  4

3.2  Aufgaben des Projektcontrolling  4

4  Methoden und Instrumente des Projektcontroling  5

4.1  Methoden des Projektstrukturplans  6

4.1.1  Kosten-Nutzen-Analyse  6

4.1.2  Nutzwertanalysen  6

4.2  Methoden zur Kontrolle des Plans  8

4.2.1  Meilenstein-Trendanalyse  8

4.2.2  Abweichungsanalyse  10

5  Phasen des Projektcontrolling  12

5.1  Projektplanung  13

5.1.1  Aufgaben und Ziele der Projektplanung  13

5.1.2  Der Magische Dreieck der Projektplanung  14

5.2  Projektkontrolle  16

5.2.1  Ziele und Aufgaben der Projektkontrolle  16

5.2.2  Terminkontrolle  17

5.2.3  Aufwand- und Kostenkontrolle  18

5.2.4  Qualitätskontrolle  18

5.3  Projektsteuerung  19

5.3.1  Ziele und Aufgaben der Projektsteuerung  19

5.3.2  Terminsteuerung  19

5.3.3  Kostensteuerung  20

6  Personale Aspekte des Projektcontrolling  21

6.1  Träger des Projektcontrolling  21

6.2  Aufgaben und Selbstverständnis des Projektcontrollers  22

6.3  Anforderungen des Projektcontrollers  24

7  Fallstudie: ThyssenKrupp Stahl AG.  24

7.1  Unternehmensdarstellung  24

7.2  Empirische Befunde  25

7.2.1  Phase 1: Ideensammlung  25

7.2.2  Phase 2: Ideenbewertung.  25

7.2.3  Phase 3: Projektvorbereitung  26

7.2.4  Phase 4: Entscheidung  26

II

7.2.5  Phase 5: Projektplanung  27

7.2.6  Phase 6: Projektüberwachung und -steuerung  27

7.3  Beiträge zur Verbesserung des Referenzmodells  28

8  Zusammenfassung  28

Literaturverzeichnis   30

III

Abbildungsverzeichnis   

Abbildung  1: Koordinationsaufgaben des Projektcontrolling.  

Abbildung  2: Systematische Vorgehensweise für die Zielfindung  

Abbildung  3: Ein Beispiel von Meilensteintrendanalyse  

Abbildung  4: Phasen des Projektcontrolling  

Abbildung  5: Magisches Dreieck  

Abbildung  6: Meilenstein-Trendanalyse  

Abbildung  7: Träger des Projektcontrolling  

Abbildung  8: Aufgabenschwerpunkte des Projektcontroller  

1 Einleitung

Projekte wie z.B. Autobahnbau, Einführung eines einheitlichen DV-Systems in einem weltweit tätigen Elektrokonzern, usw. sind meist komplexe Vorgänge, von denen oft der Erfolg oder Misserfolg eines ganzen Unternehmens abhängt. Aus diesem Grund müssen Projekte von Anfang an koordiniert durchgeführt werden, d.h. sie sind von Beginn an zu analysieren und kontrollieren. Diese Aufgabe fällt dem Projektmanagement zu. Weil die Innovationszyklen aufgrund des technischen Fortschritts immer kürzer werden, steigt auch der Termin- und Kostendruck auf die Unternehmen. Hier greift das Projektcontrolling, Teil des Projektmanagements, ein. Es überwacht ständig den Kostenaspekt eines Projektes und schlägt rechtzeitig Alarm um Korrekturen vorzunehmen.

Projektrelevantes Controllingwissen benötigt nicht nur der Controller, sondern auch das Management und die Projektverantwortlichen. Über das reine Projektmanagement hinausgehende Grundkenntnisse des Projektcontrolling sind ebenso für viele Projektmitarbeiter zur Voraussetzung für die erfolgreiche Bewältigung ihrer Aufgaben geworden.

In dieser Seminararbeit werden vor allem die Grundlagen des Projektcontrolling (Abschnitt 2) erläutet. Dann im Abschnitt 3 werden die Ziele und Aufgaben des Projektcontrolling kurz beschreibt. Des weiteren werden die Methoden und Instrumente des Projektcontrolling im Abschnitt 4 in zwei Hauptaspekte dargelegen. Abschnitt 5 bildet die Phasen des Projektcontrolling, nämlich Projektplanung, Projektkontrolle und Projektsteuerung. Anschließend im Abschnitt 6 werden Personale Aspekte des Projektcontrolling behandelt. Um die theoritische Grundlagen zu erfassen, führen wir ein Praxisbeispiel im Abschnitt 7 an. Zum Schluss kommt die Zusammenfassung des ganzen Textes.

2 Grundlagen des Projektcontrolling

2.1 Projektmanagement

Um das Projektcontrolling genau kennenlernen, wird zunächst der Begriff "Projekt" erklärt und dann anschließend eine Abgrenzung zum Begriff "Projektmanagement" darstellen.

Von Ekbert Hering ist ein Projekt gekennzeichnet durch Einmaligkeit, eindeutige Zielvorgabe und zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen ¹ . Um ein Projekt erforgreich durchzuführen, nutzt man das Projektmanagement. Was genau Projektmanagement ist, wird unterschiedlich definiert: Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes ² . Oder, das Projekt führen, koordinieren, steuern und kontrollieren ³ .

Häufig ein Projekt werden in viele Phasen aufgeteilt, welche die iterative Vorgehensweise im Projektmanagement unterstreichen. Normal enden die Projektphaden mit definierten Punkt. Ein Beispiel für allgemeines Phasenmodell ist: Projektdefinition, Projektauftrag, Projektplanung, Projektdurchführung,

Projektabschluss ⁴ . Um erforgreichen Projekt zu durchführen, gibt Projektmanager viele Anforderungen. Sie muss nanach Wissen verwalten: Kenntnisse des Projektmanagements, Ausdauer und Belastbarkeit, sozial kommunikation und sozialkompetente Fähigkeit usw. Die Projektmanagement hat die Aufgabe, die Erwartungen der Aufgabegeber an das Projekt soweit wie möglich zu erfüllen. Sie bewegt sich dabei zwischen den Größen Termine, Kosten, Inhalt und Umfang des Projekts. Das Endziel ist Realisierung des erforg Projektmanagements. Allgemein gesagt, Projektmanagement ist die Bezeichnung für die Gesamtheit aller Methoden zur Durchführung von Projekten.

¹ Vgl. Hering, E. (2002), S. 299.

² Vgl. Pinnells, J. R. (2007), S. 79.

³ Vgl. Stöger, R. (2007), S. 126.

⁴ Vgl. ebd., S. 254.

2.2 Controlling

Controlling ist, bei einer vorausgesetzten systemtheoretischen Sichtweise, ein Führungssubsystem innerhalb der Unternehmung, dessen Kernfunktion in der Koordination liegt ⁵ .

Nach diese Begriffsdefinition kann Controlling als die „Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten zur Vorbereitung zielsetzungsgerechter Entscheidungen“ ⁶ verstanden werden. In Abgrenzung der Managementtätigkeit ist Controlling als eine entscheidungsunterstützende Tätigkeit zu begreifen. Der Controllingbegriff verstehen als sowohl funktionale als auch institutionelle Aspekte.

Unter allgemeinem Umstand, es gibt fünf Aufgaben in Controlling: Plannungsaufgaben, Informationgs und Dienstleistungsaufgaben, Steuerungsaufgaben, Kontrollaufgaben und Koordinationsaufgaben ⁷ . Controlling ist Kontrolle im Voraus.

Projektcontrolling ist eine Teil von Controlling in Projektmanagement.

2.3 Projektcontrolling

Das Projektcontrolling wird als Unterstützung dem Projektmanagement gestellt, um die Plannung, die Realisationg und den Abschluss des Projekts zu begleiten ⁸ . Es kann auch als Projektsteuerung verstehen.

Der Begriff Projektsteuerung wurde 1977 in der HOAI erstmals verwendet und grenzt sich klar von anderen Projektmanagementleistungen ab ⁹ . Projektsteuerung im Sinne der HOAI ist die Auftraggeberfunktionen, wie z.B. Erstellen und Koordinieren des Programms für das Gesamtprojekt. Aufstellen und Überwachen von Organisation-, Termin- und Zahlungsplänen bezogen auf Projekt und Projektbeteiligte. Laufendes Informieren des Auftraggebers über die Projektabwicklung und rechtzeitiges Herbeiführen von Entscheidungen des Auftraggebers.

Projektcontrolling ist zuständig diese Zielvorgaben mit laufenden Projekt zu vergleich,

⁵ Vgl. Friedl, B. (2003), S. 56.

⁶ Vgl. Horvath, P. (2006), S. 85.

⁷ Vgl. ebd., S. 275.

⁸ Vgl. Demleitner, K. (2006), S. 106.

⁹ http://de.wikipedia.org/wiki/HOAI, Stand: 28.04.2008.