Kurzfassung ii

KURZFASSUNG

Alfresco ist ein modernes und kostengünstiges Enterprise Content Management System. Bisher wurde dieser Markt von teuren Allround Solutions wie Documentum und Open Text dominiert. Die KRVWHQ IU HLQ (&06 EHUVWHLJHQ VFKQHOO ¼ 'HVKDOE VLQG diese Lösungen für KMUs meist nicht geeignet.

Mit Alfresco gibt es nun das erste kostenfreie Pendant, von dem diese Arbeit prüfen möchte, ob es bereits in einer produktiven Umgebung eingesetzt werden kann. Im Fokus dieser Ausarbeitung stehen vor allem die Teilkomponenten Dokumenten Management System und Web Content Management. Aber auch Randthemen wie Collaboration und Record Management werden angeschnitten.

Im Fazit wird versucht, die gewonnen Erkentnisse zu interpretieren und einen Ausblick auf die zukünftige Entwicklung zu geben.

Summary iii

SUMMARY

Alfresco is a modern and cost-effective Enterprise Content Management System. Till now the market was dominated by expensive all-round solutions like Documentum and 2SHQ7H[W7KHFRVWVIRUDQ(&06HDVLO\SDVV¼7KDW¶VZK\VPDOODQGPHGLXP sized companies are not acquiring such products.

Alfresco is the first freeware Opponent to the exclusive ECMS family. This paper wants to clarify, if Alfresco can compete with the commercial products. The focus of this validation process is on the Alfresco document management system and the web content management. But also the parts record management and collaboration are treated in this paper.

The conclusion aims on interpret the results and give a forecast on possible development of the system.

Inhaltsverzeichnis iv

Inhaltsverzeichnis   

Kurzfassung   ii

Summary   iii

Inhaltsverzeichnis   iv

Abk  ürzungsverzeichnis  vi

Abbildungsverzeichnis   vii

1  Einleitung  1

1.1  Vorgehensweise und Zielsetzung  1

1.2  Quellenproblematik  1

2  Enterprise Content Management Systeme  3

2.1  Relevanz  3

2.2  Einsatzgebiete  5

3  Alfresco Labs 3  6

3.1  Dokumenten Management System  6

3.1.1  Versionierung  6

3.1.2  Integration in Microsoft Office Open Office.  7

3.1.3  Suchfunktion  7

3.1.4  Business Regeln zur Content Verwaltung  9

3.1.5  Zugriff auf Dateisystem Ebene  11

3.2  Web Content Management  12

3.2.1  SURF Technologie  12

4  Alfresco Evaluierung  14

4.1  Testumgebung  14

4.2  Problemfelder  14

4.2.1  Erfassung von Dokumenten  15

v

Inhaltsverzeichnis

4.2.2  Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung  15

4.2.3  Bearbeitung von Vorgängen  16

4.2.4  Ablage und Archiv  17

4.2.5  Liefern, Bereitstellen, Ausgeben  17

5  Performanceanalyse Usability  18

5.1  Allgemeine Evaluierungsfragen.  18

5.2  Erfassung von Dokumenten in Alfresco  20

5.3  Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung des Systems  20

5.4  Bearbeiten von Vorgängen  22

5.5  Ablage und Archiv  24

5.6  Liefern, Bereitstellen, Ausgeben  24

6  Fazit  26

6.1  Praktische Erfahrungen mit Alfresco  26

6.2  Kritische Betrachtung  26

6.3  Ausblick  27

Literaturverzeichnis   29

Anhang A  Alfresco Labs 3 Installation  31

Anhang B  Backup Solution  33

Abkürzungsverzeichnis vi

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

Abbildungsverzeichnis   

ABBILDUNGSVERZEICHNIS   

Abbildung  1: Versionshistorie in Alfresco (Eigene Darstellung)  

Abbildung  2: Alfresco Suchmaske (Eigene Darstellung)  

Abbildung  3: einfacher jBPM Prozess  

Abbildung  4: komplexer Workflow  

Abbildung  5: Alfresco Repository  

Abbildung  6: Business Rules in Alfresco Labs 3  

1

Einleitung

1 EINLEITUNG

Ziel der Arbeit ist es, zu prüfen ob Open Source Enterprise Content Management Systeme bereits ausgereift genug sind, um produktiv in Unternehmen eingesetzt zu werden. Für diesen Zweck wurde Alfresco Labs 3 ausgewählt, da es momentan bei den Open Source ECMS die größte Community besitzt und von einigen großen Unternehmen wie Electronic Arts, Shimano und Activision bereits eingesetzt wird.

1.1 Vorgehensweise und Zielsetzung

Zuerst werden die Relevanz des Themas herausgestellt, sowie Einsatzgebiete definiert. Anschließend werden die Begriffe Dokumenten Management System und Web Content Management anhand von Alfresco Labs 3 definiert und erörtert. Um die zentrale Frage der Arbeit, ÄSind OpenSource ECMS bereits ausgereift genug für den produktiven Einsatz in Unternehmen?³ DXVUHLFKHQG EHDQWZRUWHQ ]X N|QQHQ ZHUGHQ Anforderungen an ein ECMS gestellt und danach anhand eines Testsystems sowie Literatur zum Thema beantwortet.

Das Ziel dieser Arbeit ist, die Ergebnisse zusammenzufassen und zu versuchen, eine praxisnahe Aussage zu treffen, ob Alfresco Labs 3 bereits als produktives ECMS in Unternehmen eingesetzt werden kann.

1.2 Quellenproblematik

'D $OIUHVFR HUVW VHLW 2NWREHU PLW GHU (LQIKUXQJ GHU .RPSRQHQWH Ä6KDUH³ Wettbewerbsfähig wurde, gibt es bisher lediglich zwei Veröffentlichungen zu diesem 7KHPD %HLGH :HUNH VRZRKO GHU Ä'HYHORSHU *XLGH³ YRQ -HII 3RWWV DOV DXFK GDV %XFK Ä$OIUHVFR³YRQ0XQZDU6KDULIIKDEHQHLQHQJUR‰HQ$QWHLODQGLHVHU$UEHLW 'LHIKUHQGHQGHXWVFKVSUDFKLJHQ)DFK]HLWVFKULIWHQÄ:LUWVFKDIWVLQIRUPDWLN³ ¹ XQGÄ+0'³ ² haben bisher keinerlei Artikel zu der Thematik Alfresco bzw. Open Source Enterprise Content Management Systeme veröffentlicht (Stand Juni 2009).

¹ Siehe http://www.wirtschaftsinformatik.de [Zugriff: 29.06.2009]