Inhaltsverzeichnis III

INHALTSVERZEICHNIS   

Inhaltsverzeichnis   III

Kurzfassung   IV

Summary   V

Abk  ürzungsverzeichnis  VI

Abbildungsverzeichnis   VII

1  Einleitung  1

1.1  Motivation  1

1.2  Zielsetzung  2

1.3  Vorgehensweise  2

2  Alfresco 3 vergleichbare Systeme  4

2.1  DMS  4

2.1.1  Funktionen des Dokumenten Management System  5

2.1.2  Migration Services  8

2.1.3  Common Internet File System (CIFS)  9

2.1.4  Import / Export  10

2.2  Web Content Management (WCM)  10

2.2.1  Alfresco WCM  10

2.2.2  Documentum WCM  12

2.3  Records Management  13

2.4  Collaboration  14

3  Risiken  16

4  Changeprozesse im Rahmen der Implementierung  19

4.1  Evaluierung  20

4.2  Konzeption Implementierung  21

4.3  Bestandsdaten Import  22

4.4  Nutzer Schulung  23

5  Fazit  24

Literaturverzeichnis   VIII

Kurzfassung   IV

KURZFASSUNG   

Der  digitale Content in Unternehmen wächst extrem schnell an. Daher haben viele KMUs  

mittlerweile  den Bedarf, diesen Content systematisch zu verwalten. Während  

kommerzielle  Enterprise Content Management Systeme in der Anschaffung für KMUs zu  

teuer  waren, hat sich hierdurch die kostenlose Open Source Alternative Alfresco einen  

neuen  Markt geschaffen.  

Die  Einführung eines ECMS in einem Unternehmen benötigt weitreichende Planung und  

eine  entsprechend angepasste technische Umsetzung.  

Die  Teilbereiche des Unternehmens werden durch die Untersysteme im Enterprise Content  

Management  System abgebildet. So werden Dokumente effizient gespeichert und  

aufbereitet  , Web Content im World Wide Web bereitgestellt und verwaltet und das  

Bearbeiten  von gemeinsamen Aufgaben ermöglicht.  

Hierbei  gilt es zu beachten, das vorhandene Daten, Prozesse und Arbeitsschritte in das  

neue  System übernommen werden müssen, bzw. das Ausführen dieser möglich sein muss.  

Die  Risiken, die hierbei auftreten können, sind überschaubar und können durch detaillierte  

Planung  minimiert werden.  

Der  Mehrwert eines ECMS für ein KMU ergibt sich aus dem Bedarf an der jeweiligen  

Softwarel  ösung und der Reduzierung von Arbeitsaufwand durch die automatisierte  

Unterst  ützung  

Summary   V

SUMMARY   

Digital  content is growing extremely fast in modern enterprises. Therefore many SMEs  

realized  the need for a solution to handle and manage this content. Whereas commercial  

solutions  are too expensive to acquire, the cost free Open Source alternative solution  

Alfresco  built a new market for SMEs.  

The  implementation of a new ECMS into a company needs wise planning and an adopted  

technical  realization of the concept.  

The  sub parts of the company are represented through sub systems in the Enterprise  

Content  Management System. Therefore documents are stored efficiently and conditioned.  

Web  content is published and managed for the World Wide Web and there is also a part for  

doing  tasks in collaboration mode between groups of employees.  

The  important thing is to import all current data, processes and tasks that occur in the  

company  into the new system. The risks that can arise in this cases can be handled and  

minimized  smoothly if there is enough and detailed planning.  

The  value of an ECMS to a SME can be measured through the need for a software solution  

and  the reduction in working tasks for certain processes that are supported by the ECMS  

Summary VI

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

Abbildungsverzeichnis   

ABBILDUNGSVERZEICHNIS   

Abbildung  1: CMIS 1.0 Implementierung  

Abbildung  2: Repository Zugriff auf Dateisystem Ebene  

Abbildung  3: Alfresco SURF Stack  

Abbildung  4: Sharpoint Support  

Abbildung  5: Alfresco Q A  

Abbildung  6: eEPK neues ECMS  

Abbildung  7: Blockdiagramm ECMS Evaluierung  

Abbildung  8: Blockdiagramm Konzept Implementierung  

Abbildung  9: Blockdiagramm Bestandsdaten Import  

1 EINLEITUNG

Seit computerbasierte Systeme in Unternehmen die Verwaltung von Prozessabläufen, Dokumenten und Informationen übernommen haben, wurden Schritt für Schritt neue Bereiche, wie zum Beispiel das Verwalten von Dokumenten, durch Management Systeme abgebildet. Im Laufe dieser Entwicklung wurden Systeme geschaffen, die den gesamten Content, also das Wissen, die Inhalte und die Prozesse verwalten. Diese Systeme werden Enterprise Content Management Systeme genannt. Sie sind ein CMS für das komplette Enterprise (Unternehmen). Im Gegensatz zu einem CMS, das nur den Content eines Teilbereichs verwaltet (zum Beispiel joomla, welches nur für den Content von Webseiten zuständig ist), bedient ein ECMS alle Teilbereiche eines Unternehmens, in dem Content vorhanden ist, der durch ein IT System verwaltet werden kann bzw. die Generierung dessen unterstützt werden kann.

1.1 Motivation

Durch den Aufschwung des Open Source Enterprise Content Management Systems Alfresco wurde das Anwendungsgebiet der ECMS zunehmend auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) relevant. 1

Während kommerzielle Systeme in der Anschaffung mindestens einen sechsstelligen Euro Betrag kosten, ² bietet zum Beispiel Alfresco eine kostenfreie und adaptierbare Lösung in diesem Segment an.

Die Motivation dieser Arbeit entstand aus dem sehr jungen Aufgabengebiet der Implementierung von Open Source ECMS in KMUs.

Die Implementierung von Open Source Systemen kann nicht mit einer Software Installation verglichen werden, sondern erfordert Konzeptionierung und Adaptierung des Systems an das jeweilige Unternehmen und dessen Bedürfnissen, was mit teilweise sehr hohem Zeitaufwand verbunden ist.

¹ Vgl. (Shariff, et al., 2009) S. 1

² Vgl. Total Cost of Ownership http://www.alfresco.com/products/whitepapers/ [Zugriff am 28.06.2010 00:49 Uhr]

1.2 Zielsetzung

Ziel dieser Arbeit ist, zu untersuchen, in wie weit die Implementierung eines ECMS in ein bestehendes KMU möglich ist. Hierfür wird Alfresco 3, der Marktführer im Segment Open Source ECMS, als Referenzsystem verwendet. ³ Des weiteren soll der Implementierungsprozess genauer analysiert werden, um Stärken und Schwächen der jeweiligen Systeme bzw. Lösungen aufzudecken.

Relevant sind hierbei vor allem unternehmenskritische Prozesse sowie gesetzliche Richtlinien und Auflagen. Ebenso werden technische Anforderungen wie zum Beispiel Vorgaben des IT Management evaluiert und bewertet.

Das Hauptaugenmerk der Arbeit im Bezug auf die Implementierung liegt bei den Aspekten Produktivität, Usability und Funktionsumfang.

1.3 Vorgehensweise

Nachdem es sich bei Open Source ECMS im Allgemeinen und Alfresco im Speziellen um ein sehr junges Themengebiet handelt, existieren zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Arbeit nur wenige Monografien, die referenzierbar sind.

Daher wird diese Arbeit vermehrt durch Fachzeitschriftenartikel und Konferenzpaper sowie durch aktuelle Internetquellen getragen.

Ebenso wird auf allgemeine ECMS Literatur ausgewichen soweit dies möglich ist. Zur Verdeutlichung der theoretischen Konstrukte werden Praxiserfahrungen des Autors in diese Arbeit einfließen.

Da Alfresco unter den frei verfügbaren Enterprise Content Management Systemen das funktionsstärkste und am häufigsten genutzte System ist, dient es dieser Arbeit als Referenzsystem. 4

Die vier ECMS Teilbereiche werden am Beispiel Alfresco kurz dargestellt. Der Fokus wird hierzu auf Funktionen gelegt, die bei der Systemintegration und Migration eine Rolle spielen, wie z.B. die Übernahme von vorhandenen Dokumenten in das DMS oder eine

³ http://www.cmscritic.com/resource-lists/ecm-list/ [Zugriff am 26.06.2010 11:04 Uhr]

⁴ http://www.thevarguy.com/the-open-source-50/the-open-source-50-ranked-1-to-25-2010-edition/ [Zugriff am: 18.06.2010 16:36 Uhr