Inhaltsverzeichnis

Einleitung   3

Identifikation  von Stakeholdern  3

Interview-  Phase  4

Vorgehen  beim Interview  4

Projektumfeldanalyse   5

Erstellen  eines Kommunikationsplans  6

Fazit   6

Literaturverzeichnis   7

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Einleitung

Im Rahmen von Projekten gibt es immer eine Reihe von Personen oder Personengruppen, die von Durchführung oder Ausgang des Projekts ein Interesse haben - sowohl in Bezug auf positive, als auch negative Auswirkungen.

Stakeholder können in Projekten einen großen Einfluss haben und sollten daher zu jeder Zeit des Projektes gut gemanagt werden, insbesondere aber zu Beginn des Projektes. Gerade das fehlende Committment von Stakeholdern ist einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten, wie Gaulke (2004) schreibt.

Identifikation von Stakeholdern

Um also dieses Scheitern zu verhindern, ist es zunächst wichtig, die Stake Holder zu identifizieren. Hierzu ist - am besten zusammen mit bereits bekannten Stakeholdern - in Form eines Brainstormings zu fragen:

• Wer hat ein Interesse an Projektdurchführung und / oder Projektergebnis? • Aus welchem Grund/ mit welcher Motivation?

Dies mag zunächst lapidar klingen, allerdings kann der Autor aus eigener Erfahrung anbringen, dass bestimmte Kern- Interessenten nicht im ersten Schritt mit einbezogen werden.

Typische Beispiele für Stakeholder sind nach Friedman und Miles (2006): • Auftraggeber • Sponsor

• Eigentümer/ Anteilseigner (Shareholder) • Lenkungs- und Steuerkreise (bei größeren Projekten) • Projektleiter • Projektmitarbeiter • Linienvorgesetzte der Projektmitarbeiter • Nutzer des vom Projekt erstellen Produktes

• Andere Projekte die Auswirkungen auf Ressourcen, Themen, Ergebnisse des Projektes haben

• Externe (Wirtschaftsprüfer, Berater, IT Spezialisten) • Fachabteilungen • IT Abteilung

• Support Abteilungen (HR, Rechnungswesen, Controlling, Recht, Marketing etc.) • Gremien (Aufsichtsrat, Betriebsrat/ Personalvertretung, Revision etc.) • Behörden

Hierbei kann es allerdings sehr wohl sein, dass einzelne der hier genannten Punkte gar nicht vorkommen, andere aber hingegen Raum für mehrere Stakeholder bieten. Daher ist es notwendig, die gefundenen Stakeholder genauer zu analysieren.

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Interview- Phase

Nach der Identifikation der einzelnen Beteiligten werden diese wenn möglich persönlich angesprochen.

Ziele dieser persönlichen Gespräche ist es, herauszufinden, welche Ziele die jeweiligen Stakeholder haben.

In einer Zielvereinbarung werden mit den Stakeholdern in einem persönlichen Treffen weitergehende Ziele vereinbart. Diese Ziele betreffen nicht unbedingt das Projekt selbst, sondern vor allem die Zusammenarbeit von Projekt und Stakeholder. Ziel- „Vereinbarung“ ist hier wörtlich zu nehmen. Es besteht kein Grund, dass eine Partei der anderen einen Wunschzettel diktiert, der dann zu Weihnachten (oder zum Ende des Projekts) in Erfüllung gehen soll.

Konkrete Beispiele für die Inhalte dieses Gesprächs sind: Wie wünscht er die Zusammenarbeit? Welche Informationsbedürfnisse hat er? Möchte er an der Kick-off Veranstaltung teilnehmen? Mithilfe dieser Fragen kann ein Level of Interest festgehalten werden, der die weitere Zusammenarbeit bestimmt.

Weiter ist es wichtig festzulegen, was die (gute) Absicht des Stakeholders in Bezug auf das Projekt ist und was für Nachteile er erleidet, wenn das Projekt kein Erfolg wird, aber auch, wenn es ein voller Erfolg wird (zum Beispiel weniger Macht durch Verkleinerung der Abteilung durch Automatisierung) und welche Risiken allgemein für das Projekt gesehen werden, bzw. ob es (Ziel-)konflikte mit anderen Stakeholdern gibt. Traditionelle Risiken in Projekten sind Ressourcenkonflikte. Wenn der Stakeholder ein Vorgesetzter für Projektressourcen ist, sollte im Rahmen der Zielvereinbarung auch eine Ressourcenzusage gegeben werden.

Last but not least sollen alle Themen besprochen werden, wie die Projektleitung den Stakeholder unterstützen kann.

Vorgehen beim Interview

Es ist notwendig, die allgemeinen Regeln professioneller Kommunikation anzuwenden und vor allem:

• eine angenehme Gesprächssituation herstellen, den Interviewpartner entspannen lassen • kurze Fragen zu stellen

• den Stakeholder reden zu lassen und aktiv zuzuhören • Nachfragen und insbesondere bei der Motivation in die Tiefe gehen Hierzu empfiehlt es sich, einen Interview- Leitfaden zu erstellen, anhand dessen man vorgeht, an den man sich aber natürlich auch nicht buchstabengetreu halten muss. Bei großen Projekten ist es sinnvoll, diese Gespräche nicht alleine zu führen (also nicht nur der Projektleiter, sondern auch ein wichtiger Teilprojektleiter oder der stellvertretende Projektleiter). Auf diese Weise erkennt der Stakeholder die Wichtigkeit des Projekts. Bei der Auswertung der Ergebnisse tut man sich dann ggfs. auch leichter, da man mehrere Meinungen konsolidieren kann.

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